Genel

Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesiyle başlayarak işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir. Bu aşamalar Şekil 11.5’de de görüldüğü gibi dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların yok edilmesi ya da arşivlenmesidir.   Dosyalama Sürecinin Planlanması Bürolarda yapılan işlerin tümünün önceden planlanması gerektiği gibi, …

Dosyalamada alfabetik dosyalama, numaralı dosyalama, kronolojik dosyalama ve karma dosyalama sistemleri kullanılır. Alfabetik Dosyalama Sistemi Alfabetik dosyalama sistemi, adından da anlaşılacağı üzere, gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgelerin, gerekse dosyaların, A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmasını gerektirir. İki harf arasına rehberler konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır. Kavalye ya da seperatör de denilen bu rehberler, üzerinde harflerin yazılı olduğu karton ya da plastikten …

Belge sözcüğü yerine genellikle “evrak” denildiğini duymuşsunuzdur. Evrak, Osmanlıca kökenli bir sözcüktür ve sözlük anlamı ile “varak (kâğıt)”ın çoğuludur. Resmi dairelerde yapılan işler sırasında hazırlanan; yazılan ve basılan her türlü kâğıdı ifade etmek için kullanılır. Ancak kitabınızda dosyalama konusunu anlatılırken daha genel bir anlam ifade etmesi ve özel işletmeleri de kapsaması amacıyla “belge” sözcüğünün kullanılması tercih edilmiştir. Çünkü kuruluşlarda sadece …

Dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yönetiminde merkezden yönetim, yerinden yönetim (sorumluluk merkezlerinden yönetim) ve karma yönetim olarak, üç değişik sistem uygulanmaktadır. Şimdi bu yönetim şekillerini ve uygulama açısından yararlarını ve doğurabilecekleri sakıncaları inceleyelim. – Merkezden yönetim: Merkezden yönetim sisteminde dosya ve belgeler, kuruluşun merkezi bürosundan yönetilmektedir. Dokümantasyon merkezi de denen merkez büro, kuruluşa ait bütün belge ve dosyaları tutar ve korur. …

Etkili bir yönetimin en önemli girdilerinden biri “bilgi”dir. Bilgi, bir iş veya konu üzerinde bilinen şey ya da bilgi kullanıcısının bir iş veya konu hakkında bildikleri olarak tanımlanır. Bilginin kullanılmasındaki temel amaçlar bilgilendirme, değerlendirme, ikna etme, problemleri tanıma, problemleri çözme, karar verme, planlama, örgütleme ve kontrol etmedir. Bilgi, mal ve hizmet üretiminde kullanılan emek, malzeme, makine ve para gibi temel …

Formlardan beklenen yararları sağlayabilmek için formların biçimleri, işleyiş şekilleri ve bürolar arasında izledikleri yol, verimliliği büyük ölçüde etkiler. Etkili bir yönetici formlarla ilgili bazı ilkelere uymak zorundadır. Verimliliği sağlayacak bir form yönetimi, dört temel ilke üzerine yapılandırılmalıdır. Bunlar; 1) Formların etken kullanımı ilkesi, 2) Formların standardizasyonu ilkesi, 3) Etken form dizaynı ilkesi ve 4) Merkezi kontrol ilkesidir. Formların Etken Kullanımı …

Gerek özel işletmelerin, gerekse kamu kurum ve kuruluşlarının bürolarında oldukça yaygın olarak kullanılan formlar, sayı ve tür olarak çok fazladır. Birçok iş alanı, veri toplamak için standart formlar kullanır. Bu formlar maliyet raporları, iş başvuruları, sipariş istekleri vb. belgeleri içerebilir. Tipik bir üretim işletmesinde işlemlerin yüzde 75’inin formlar üzerinde yapıldığı tahmin edilmektedir. Hizmet işletmelerinde ise, bu oran yüzde 90’ın üzerine …

Formlar, farklı açılardan sınıflamalara tabii tutulabilirler. Bu bölümde formlar kağıt üzerine hazırlanan ve genellikle elle doldurulan formlar ile elektronik ortamda hazırlanan ve bilgisayar ekranında doldurulan formlar şeklinde iki ana başlık altında incelenecektir. Kağıt Üzerinde Hazırlanan Formlar Kağıt üzerine hazırlanan formları çeşitli şekillerde sınıflandırmak mümkündür. Bu sınıflandırma, formların kopya sayılarına, tasarımlarına ve üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre yapılabilir. Kopya Sayılarına Göre …

Verimliliğin artırılması amacıyla çok sayıda teknik geliştirilmiştir. Bu tekniklerin çoğu endüstri mühendisliği tekniklerini, bir kısmı da ekonomik analizleri içermektedir. Bazı teknikler ise, verimliliği artırmaya insan açısından yaklaşan davranışsal yöntemleri içermektedir. Kitabınızın bu bölümünde iş etüdü, iş basitleştirme, değer analizi, maliyet analizi ve iş tasarımı teknikleri incelenecektir. İş Etüdü İş etüdü, insanların çalışmalarını incelemek ve verimlerini etkileyen faktörleri belirlemek için kullanılan …

Bürolarda verimliliğin artırılması için izlenmesi gereken strateji, sistemin öğelerini, öğelerin birbirleriyle ve çevreleriyle olan ilişkilerini dikkate alan sistem yaklaşımını gerektirir. Bu yaklaşım, sistemin performansını tanımlarken ve değişimini sağlarken, sistemin bu değişime uyum sağlayacak dengesinin kurulmasına da yardım eder. Verimlilik yönetiminde sistem yaklaşımı iki temel kavrama dayanır. Bunlardan biri dikkati çıktı (sistemin sonuçları) üzerinde yoğunlaştırmak, diğeri ise, örgütün tüm alt sistemlerini …