Form Yönetimi İlkeleri

Formlardan beklenen yararları sağlayabilmek için formların biçimleri, işleyiş şekilleri ve bürolar arasında izledikleri yol, verimliliği büyük ölçüde etkiler. Etkili bir yönetici formlarla ilgili bazı ilkelere uymak zorundadır. Verimliliği sağlayacak bir form yönetimi, dört temel ilke üzerine yapılandırılmalıdır.
Bunlar;
1) Formların etken kullanımı ilkesi,
2) Formların standardizasyonu ilkesi,
3) Etken form dizaynı ilkesi ve
4) Merkezi kontrol ilkesidir.

Formların Etken Kullanımı İlkesi

Form yönetiminin temel ilkesi, sadece etkenlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması olmalıdır. Bir form, sadece şu koşullarda kullanılmalıdır:
– İdari sistemlerde kullanılmak üzere sipariş, talep, emir, talimat vb. toplanması gereken bilgiler olduğunda.
– Aynı tip verinin tekrar tekrar kaydedilmesi gerektiğinde. Formun her kopyası üzerine sürekli bilgi önceden basılarak, veri süreçleme zamanından tasarruf sağlanır.
– Formun her kopyası üzerinde aynı yerde kaydedilmiş bilginin tümüne sahip olmak gerektiğinde. Bu düzenleme tüm kopyalar üzerinde aynı tip bilgi sağladığı gibi, kaydın tamamı üzerinde kontrol olanağı da sağlar.
– İşin sorumluluğunun üstlenildiğini gösteren alan (imza yeri) bulundurmak suretiyle, yapılan işin sorumlusunun saptanması istendiğinde.

 

Örnek olayı formların kullanımı ilkesi açısından inceleyiniz.

Formların Standardizasyonu İlkesi

Tüm formlarda faaliyet etkililiğini artırmak ve maliyeti düşürmek için formların büyüklüğü, kağıt kalitesi, renk ve baskı stili gibi fiziksel özellikleri standartlaştırılmalıdır.

Formun Büyüklüğü

Formun büyüklüğü (boyutu); içermesi ya da kaydedilmesi gereken bilgi miktarına, ekonomik kağıt boyutunun ne olduğuna, büro makinelerinin türü, kullanılması gereken zarf, dosya, klasör ve diğer donanımın büyüklüğü gibi mekanik gereklere göre belirlenir.

Gerek yazışmalarda gerekse formlarda uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B ve C standart boy kağıtlar kullanılmaktadır. A Serisi kağıtların A0 standart boyutu, bir forma olarak adlandırılmaktadır ve alanı 1 m 2 (841 x 1189) dir. A ve B serisinden çeşitli boyutlarda standart kağıt elde edilebilir. Bunun için, A ve B serilerinin her biri (Bkz. Şekil 10.7 ) kendinden bir önceki büyük formanın küçük kenarına paralel olarak iki eşit parçaya bölünmesiyle oluşturulan formalar dizisidir. Aşağıda A ve B serisi kağıtların boyutları görülmektedir. Harf (yani A, B gibi) forma serisini; sayı ise (yani 1, 2, 3 gibi) sıfır sayısını taşıyan temel formanın kaç kez katlandığını gösterir. Örneğin, A2 standart boyutu, A0 formasının iki kez; A4 standart boyutu ise dört kez katlanmasıyla elde edilir.

Standart kağıttan israfsız/firesiz bir şekilde form elde edebilmek gerekir. Form boyutlarının standart bir kağıttan firesiz kesilemeyecek şekilde standartlara uymayan bir ölçüde ya da küsürlü olarak belirlenmesi sakıncalıdır. Bu tip formlar baskı ve kağıt maliyetlerini arttırır. Bunun yanı sıra, örneğin, dosyalama için donanım ve onlara uygun zarf satın alınmasını gerektirerek ya da postalamada sorunlar çıkararak kullanım maliyetini de yükseltir.

Kağıdın Kalitesi

Büro formlarının standardizasyonunu etkileyen ikinci unsur, kağıt kalitesidir. Kağıdın kalitesini, kağıt yapımında kullanılan materyal ve teknoloji belirler. Kağıt, odun hamurundan yapılabileceği gibi, kağıt yapımında hammadde olarak pamuk, keten, alfa otu, şeker kamışı ya da kullanılmış kağıt parçaları gibi materyaller de kullanılabilir. Bunların yanı sıra, yapay elyaftan da kağıda benzer maddeler yapılabilmektedir.

Günümüzde bürolarda kullanılan kağıtlar genellikle ağaçların selüloz liflerinden elde edilen kağıt hamurundan ve çeşitli kimyasal maddelerden üretilir. Bu kimyasal maddeler kağıdın cinsine göre farklı miktarlarda kullanılır. Üretimde kullanılan hamura göre kağıtlar; I. hamur kağıt, II. hamur kağıt ve III. hamur kağıt olarak sınıflandırılır. Bu kağıtlar da kendi aralarında çeşitli alt sınıflara ayrılırlar. Kitap, dergi, broşür, defter, mektup kağıdı gibi baskı ve yazı kağıtlarının içindeki odun hamuru oranı % 20’yi geçmeyeceği için nitelikli ve I. hamur kağıt olarak kabul edilir.

Üzerine form basılacak kağıdın seçiminde şu faktörlerin dikkate alınması gerekir:

• Form kağıdı dayanıklı olmalıdır. Formlar elden ele dolaşması sırasında yıpranmamalı, yırtılmamalı ayrıca dosyalama süreleri uzun olmalıdır.

• Kağıt kalınlığına dikkat edilmelidir. Bu faktör genellikle çoklu kopyalı formlar için önemlidir. Çünkü çok kopyalı formlarda, yazılan yazıların her kopyaya çıkabilmesi için kağıdın ince olması sağlanırsa etkenliği artar. Bu tür formlarda ilk sayfa dışında genellikle çok ince ve yarı saydam olan pelür kağıtları tercih edilir.

• Kağıdın kalitesi kullanım yerine göre belirlenmelidir. Örneğin, bir fatura formu göreceli olarak daha ucuz olan sülfit kağıda basılabilir. Fakat işletmenin imajını sergileyen antetli yazı kağıtları, mektup kağıtları, müşteri bilgi formları, anket formları vb. ile onlara uyan zarfların daha pahalı ve daha kaliteli olan pamuk kağıda basılması uygun olur.

• Formun basılacağı kağıt mürekkebi emmeli, fakat dağılma ya da akma yapmamalı ve silinmemelidir.

Kağıdın Rengi

Eğer beyaz hamur elde edilmek isteniyorsa, kağıt hamuru klor ya da oksijen esaslı çeşitli ürünlerle beyazlaştırılır. Kağıt yapımı aşamasında gerçekleştirilen bu işlemlerle değişik kalitede kağıtların, farklı beyazlıkta olmaları sağlanır. Bazı durumlarda form kağıtlarının farklı renklerde basılması istenir. Her kopyanın ayrı renk olması, formları tanımayı kolaylaştırdığı gibi güvenlik ve etkenlik sağlar ve formların yönetimini basitleştirir. Örneğin, beyaz kopya, ilgili bölümün dosyasına; yeşil, muhasebeye ve sarı, personel bölümüne verilir. Özellikle bazı bölümlere gidecek kopyalar üzerine ek bilgiler yazılması gerekiyorsa, bu yöntemle hata yapma oranı azalır. Eğer yanlış kopya ilgili olmayan bölüme giderse, hemen farkedilir. Fakat renkli formların kullanılması durumunda, form maliyetinin artacağına dikkat edilmelidir.

Baskı Tipi

Formlardaki baskı tipini kullanılan font, punto ve stil özellikleri belirler. Baskı tipinin belirlenmesinde okunaklılık ve ayırt edici özellik üzerinde durulmalıdır. Tüm formlarda eşdeğer bilgiyi talep eden maddeler, aynı tipte olmalıdır. Genellikle vurgulanmak istenen kısımlar için italik fontu, bold (koyu renk), altı çizgili ya da renkli yazı stili kullanılmalıdır. Fakat optik okuyucular ya da daha farklı süreçleme yöntemleri kullanılacaksa, baskı tipi bunlara göre belirlenmelidir.

Baskıda kullanılacak mürekkep, kağıtla kontrast sağlamalı, temiz, bütünlüğü sağlayan ve pürüzsüz bir baskıya yardım etmelidir. Belli baskı süreçleri, belli tip mürekkep gerektirmektedir. Örneğin, fotokopi makineleri toner denilen tanecikli mürekkep; baskı makineleri ve risografi matbaa mürekkebi; bilgisayar yazıcıları da manyetik mürekkep kullanır. Bu konuda göz önünde bulundurulması gereken diğer bir husus da, birden çok mürekkep renginin kullanılması durumunda, form maliyetinin yükseleceğidir.

 

Formların standardize edilmesini gerektiren temel neden nedir?

Etken Form Dizaynı İlkesi

Tipik bir büroya bakıldığında çok sayıda form olduğu görülür. Neden böyle olmaktadır? Bunun nedeni formların, farklı türdeki işlerin basit, hızlı ve düşük maliyetle yapılmasını sağlamasıdır. Fakat büro yöneticilerinin bu noktada hataya düştükleri görülür. Genellikle yararlı araçlardır diye, formların gerekip gerekmediğini ve nasıl bir form dizayn edilmesi gerektiğini hiç araştırmadan her iş için form yaratırlar. Ortada dolaşan ya da bir kenarda uzun süre bekleyen formlara hiç ilgi göstermezler. Bu formların çoğu, gereğinden fazla bilgi içerir. Çoğu da kullanıcının aklını karıştırmak, zamanını çalmak ya da hata yapma oranını arttırmak amacıyla dizayn edilmiş gibidir. Bütün bunlar, verimliliğin düşmesine ve etkensizliğe neden olur. İşte bu ve benzeri koşullar büro formlarının ciddi bir şekilde incelenmesini; üzerinde çalışılmasını ve yeniden dizayn edilmesini gerektirir.

Tutarlı bir form dizaynı, “sistemde sadece etkenlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması” ilkesine dayandırılmalıdır. Ayrıca işletmede bilgi akışının hızlandırılması ve etken kayıt tutmanın sağlanması amaçlanmalıdır. Uygun büro formlarının dizaynı uzmanlaşmış bilgi ve beceri gerektirir. Böyle bir çalışmada genellikle farklı kişilerin katkısı sağlanır. Formların dizaynı, bu kişilerin çalışmalarını koordine eden ve sorumluluğu taşıyan bir kişinin başkanlığında yürütülür. Peki, kimdir bu kişiler? Bu kişiler:

• Form dizaynı konusunda bilgi ve yeteneğe sahip dışarıdan sağlanan dizaynırlar,
• İşletmenin sistem analistleri ve iş basitleştirme uzmanları,
• Görüş ve önerileriyle katkıda bulunan büro çalışanlarıdır. Kendi formlarını kendileri basan büyük işletmelerde, formların dizayn edilmesi sorumluluğunu sadece işletme personeli üstlenir.

Genellikle en iyi form dizaynı, basit bir dizayndır. Dizayn, iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Form, gerekli bilgi türünü ve miktarını içermelidir. Bilginin kaydedilmesi ve kullanılması kolay olmalıdır. Hata yapma olasılığını yok etmeli ya da en alt düzeyde tutmalıdır. Hem hazırlanması, hem kullanılması en düşük maliyetle sağlanmalıdır.

Bu hususlar çerçevesinde büro formlarının dizayn edilmesinde temel fonksiyonel unsurlar;
1) Formun amacı,
2) İçermesi gereken bilgi,
3) Formun yapısı,
4) Kopya sayısı ve
5) Formun türüdür.

Formun Amacı

Form dizaynında dikkate alınması gereken ilk fonksiyonel unsur, formun hangi iş için kullanılacağı, yani formun hangi amaca hizmet edeceğidir. Bir büro formu gerçekte yapılan işin yol haritası gibidir. Bu harita, iş akışını ve izlenmesi gereken aşamaları gösterir. Formların işin başlangıç noktasından en son aşamasına kadar izlediği bu yollar, büro çalışanlarını yönlendirir. Çünkü form üzerinde kimin hangi aşamada, hangi işi yapacağı bellidir.

Bir formun amacı, iş basitleştirme çalışması kapsamında olan form kullanım analizi ve form akış analizi yapılarak belirlenir. Bu çalışmalar sırasında uygun gözlem, iyi hazırlanmış sorular ve gerçeklerin doğru, tarafsız bir şekilde analizi, formun amacının belirlenmesine ve iyileştirme yapılmasına olanak sağlayacaktır. Form kullanım analizinde öncelikle işletmenin tüm bölümlerinde kullanılan formlar toplanır. Bu formlar, kullanım amaçlarına göre sınıflandırılarak örnek formlar şeması hazırlanır. Örnek formlar şeması, bir prosedürde kullanılan tüm formların bir karton üzerine ilk görünüşlerine ve kullanış sırasına göre yapıştırılmasıyla elde edilir. Bu şema, kenar notları koyarak, hareketi göstermek için renkli çizgiler çizerek ve formlara örnek kayıtlar yapılarak ayrıntılı şekilde geliştirilebilir. Bu analiz bilgisayar ortamında da yapılabilir.

Örnek formlar şemasının analizi sonucunda: – Hangi formun hangi bölüm tarafından kullanıldığı, – Çeşitli bölümler ya da çalışanlar tarafından yaklaşık olarak içeriği aynı olan farklı formların kullanıldığı, – Bir formda yapılacak bazı ilavelerden sonra, iki ya da daha fazla formun yerini alabileceği ve – Hiç yararı olmayan formların olduğu görülebilecektir.

Formların gördükleri işlevlerin, bölümler arasındaki akışlarının ve baştan sona izledikleri yolların incelenmesine form akış analizi denir. Bu amaçla Şekil 10.8 görülen bölümsel dağıtım şeması hazırlanır. Bu şema, bir prosedürde yer alan çeşitli formların dağılımını gösteren ve bir yön haritası da denilebilen resimsel bir araçtır.

Bölümsel dağıtım şeması doldurulmadan önce, ilgili bölümlere ayrılmış bulunan sütunlardan ibarettir. İşlemler ve hareketler birer birer incelenip, prosedür tamamlandıktan sonra iyileştirme için yollar aranır.

Formun İçermesi Gereken Bilgi

Bir form, daha çok ya da daha az değil, gereken bilgi türünü ve miktarını içermelidir. Formun amacının belirlenmesi ve eğer kullanılmakta olan bir form ise, uygulamanın gözlenmesi sonucunda elde edilen veriler formun hangi bilgileri içermesi gerektiğini gösterecektir.

Formun içermesi gereken bilginin neler olduğu araştırılırken sorulabilecek bazı soru örnekleri şunlardır:
– Belirlenen amacı başarmak için gereksinim duyulan bilgiler nelerdir?
– Form hangi aşamada, hangi amaçla ve kim tarafından kullanılıyor?
– Form bir aşamadaki memurdan bir sonraki memura nasıl aktarılıyor?
– Formu kullananların önerileri nelerdir?
– Herhangi bir bilgi basitleştirilebilir ya da elenebilir mi?
– Formun büyüklüğü, içerikteki bilgi için uygun mudur?
– Form basitleştirilir ya da ortadan kaldırılırsa, hangi problemlerle karşılaşılabilir?

Formun Yapısı

Bu faktör altında çeşitli gereklilikler sıralanabilir. Bu gereklilikler formun biçimsel, kullanım ve estetik özellikleriyle ilgilidir. Hangi tür form olursa olsun, formlar temel olarak üç bölümden oluşur. Bunlar; giriş bölümü (tanıtım), asıl bölüm ve sonuç bölümüdür.

Giriş bölümü, genellikle formun amacını, adını, numarasını ve doldurma talimatını içerir ve formun en üst kısmında yer alır. Formun adı, formun gerçek amacını vurgulamalıdır. Örneğin, formun adının “Satış Kayıtları” olarak belirlenmesi yerine “X Bölgesinin ya da Y Mamulünün Haftalık Satış Kayıtları” olması daha açıklayıcı ve doğru olur. Formun adı genellikle en üst kısımda yer alır. İşletmenin adı, adresi ve diğer ilgili bilgi de en üst ortada ya da üst sol köşededir.

Giriş bölümünde yer alan form numarası, formun tanımlanmasına ve hızlı bir şekilde bulunmasına (dosyalardan) yardım eder. Tanımlayıcı sayı, tercihen form adının yanında yer alır. Çoklu kopyalar olduğunda, tanımlayıcı sayının her kopyada olması gerekir.

Genellikle giriş bölümde bulunan form doldurma talimatı, formun nasıl doldurulacağını ve uyulacak kuralları açıklar. Bazı dizaynırlar bu açıklamayı formun en altına ya da arka sayfasına yerleştirirler. Fakat bu durumda yapılan açıklamanın form doldurulup bitinceye kadar görülmeme tehlikesi vardır. Açıklamanın altta ya da arka sayfada olduğunu gösteren bir uyarının (örneğin, “DİKKAT Formu doldurmadan önce ………….deki açıklamayı okuyunuz” gibi) yapılması gerekir. Tercih edilen uygulama, açıklamanın her doldurulacak kısmın yanında yapılmasıdır. Bu yöntem oldukça etkilidir; fakat çok yer gerektirir. Giriş bölümünde yapılan açıklamaların tek bir paragrafta değil, her ayrı açıklamanın ayrı paragrafta yazılması önerilmektedir. Çünkü tüm açıklamaların tek bir paragrafta yapılması okunmasını güçleştirir. Ayrıca form dikey satırlar şeklinde dizayn edilmiş ise, açıklamanın da dikey olarak yerleştirilmesi gerekir.

Formun asıl bölümü, forma kaydedilmesi gereken bilgilerin yer aldığı bölümdür. Bu bölümde; maddelerin sırası, diziliş biçimleri, veri girişi sağlanan yer, sınırlar koyma ve renk tonlamaları yapma gibi biçimsel özellikler üzerinde durulmalıdır. Böylece formun doldurulması kolay olur; temiz ve düzenli bir görüntü verir ve sağlanan verinin değerlendirilmesi kolaylaşır.

Normal iş akışında maddeleri izlemek ve ilgili maddeleri gruplandırmak gerekir. Maddelerin bir formdan diğerine aktarılırken, her iki formda da aynı sıra ve aşamalarla düzenlenmiş olması kolaylık sağlar. Bu durum kopyalamayı hızlandırdığı gibi, arama ve bulma işlemlerini en alt düzeye indirir. Hatta formda yer alan her maddenin numaralanması da başvuruyu kolaylaştırır. Şekil 10.9’da etken olan ve olmayan iki uygulama örneklenmiştir.

Maddelerin sıralanışında diğer bir husus da sorulan soruların mantıklı bir sıra izlemesinin sağlanmasıdır. Örneğin, aşağıdaki örnekte adı soyadı, doğum tarihi, doğum yeri ve adresi gibi bir sıralama mantıklıdır. Bu sıralamanın doğum tarihi, ad soyad, adres ve doğum yeri olarak sıralanması doğru değildir. Gerekli bilgiyi sorgulayan maddelerde de genelden özele doğru bir mantık sırasının izlenmesi gerekir.

Ayrıca maddelerin sıraya dizilmesinde, her maddenin sağa yanaşık olarak dizilmesi önerilmektedir. Yukarıdaki doğru uygulamada görüldüğü gibi maddeler, sağa yanaşık olarak yazılmıştır. Bu durumda daha rahat okunabilir, göze hoş gelen ve bilgisayarda yazma durumunda da tab ayarlarının kolay yapılmasını sağlayan bir form elde edilir. Sağa yanaşık sıralama ister elle ister makineyle doldurulsun, tercih edilen bir uygulamadır.

Formun en alt bölümünde yer alan son bölümde; formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun stok numarası, son basım tarihi, kaç adet basıldığı, vb. gibi bilgiler bulunur. Bunların yanı sıra form birkaç sayfadan oluşuyorsa, formun devamının olduğunu ya da devamında neler bulunduğunu gösteren uyarılar yer alır. Örneğin, dikkat ederseniz çok sayfalı formlarda “Arka sayfaya geçiniz” “Devamı var” ya da sadece “_” şeklinde uyarıların olduğunu görürsünüz.

Formun Kopya Sayısı

Bir formun sadece orijinali gerekiyorsa tek yapraklı olarak hazırlanır. Gerektiği zaman formun fotokopisi çekilebilir. Bazı durumlarda tek kopyalı form yetmez. Bir kez yazarak birden çok belgeyi ekonomik olarak elde etmek ve zaman tasarrufu sağlamak, ayrıca yapılması olası hataları en az düzeye indirmek amacıyla çok kopyalı form kullanılır. Set halinde formlarda genellikle kopya sayısı 5-6 civarındadır. Daktilo ile doldurulacak formlarda sınır 12 kopyadır. 12’inci kopyanın üzerindeki kopyalar oldukça silik ve okunamaz duruma gelir. Bununla beraber kopya sayısını en azda tutmak en iyisidir. Sağduyulu ve dikkatli davranılarak, sadece gerektiği sayıda kopya yapılmalıdır. Çünkü bürolarda kağıt yığılmaları olmaktadır. Bu da etkensizliğin ana sebeplerinden biridir.

 

Örnek olayda form kullanım analizi yapılırken hangi temel soru sorulmuştur?

Merkezi Kontrol İlkesi

Formlar gerekli oldukları zaman yaratılırlar, onlara ihtiyaç kalmadığında da yok edilirler. Formun yaratılmasından yok edilmesine kadar olan süreç, formun yaşam çemberi olarak bilinir. Formun dizaynına izin verilmesini, kullanılmasını, dağıtılmasını, bir başka formun yerine geçmesini, içindeki bilgilerin değiştirilmesini, başka formla birleştirilmesini ve uygulamadan kaldırılmasını içeren formun yaşam çemberi, merkezi bir şekilde kontrol edilmelidir.

Büroların çoğunda, gereklilikleri ciddi bir şekilde sorgulanmadan eski formların tümünün kullanımına devam edilir ya da eskileri kullanılmaya devam edilirken ilave yepyeni formlar dizayn edilir. Bu tür olumsuzlukların önlenmesi için büro yöneticisinin başkanlığında kayıt yönetimi programı uygulanmalıdır. Formların sadece etken bir şekilde dizayn edilmeleri yetmez, aynı zamanda etken kullanımlarının da sağlanması gerekir. Çünkü etken form kullanımı, yararsız formların kullanım dışı bırakılmasını, işletmenin tüm formlarının sürekli gözden geçirilmesini ve kullanılmasını izlemek için sürekli gözden geçirilmesini sağlayacak bir grup oluşturmayı gerektirir.

Form yönetimi için yetkin personel seçilmelidir. Bu konuda ideal olan, baskı teknikleri, form tasarımı, iş basitleştirme, bilgisayar kullanımı ve insan ilişkileri konularında bilgiye sahip bir grubun yetkili kılınması ve sorumlu tutulmasıdır. Bu idari grup ortaya çıkan çeşitli koşullarda form akışları ve form dizaynı üzerinde çalışır ve gerekeni yapar. Peki, bu koşullar nelerdir?

Uygulamada olan ya da yeni kullanılmaya başlanacak bir form üzerinde çalışmayı gerektiren durumlar şu şekilde özetlenebilir:
– İş akışında değişiklik olması ya da iş akışında bir aksaklık ortaya çıkması,
– Formun kullanım amacından uzaklaşması,
– Formun içerdiği bilgilerin eksikliğinin, fazlalığının ya da yanlışlığının ortaya çıkarılması,
– Formun ilgili olduğu prosedürün ortadan kalkmasıyla, artık gereksiz hale gelmesi,
– Tüm büro formlarının standartlaştırılması nedeniyle form hazırlama yöntemlerinin değiştirilmesi. Örneğin, büro otomasyonuna geçilmesi ya da formlar için optik okuyucuların kullanılacak olması ya da işlemlerin çoğunun bilgisayar ortamında yapılmaya başlanması gibi.

• Tasarruf nedeniyle formun fiziksel özelliklerinin değiştirilmesi gereğinin ortaya çıkması. Örneğin, kağıt maliyetinin ya da baskı maliyetinin azaltılması istenebilir.

Bu durumlar, idari grup tarafından ortaya çıkarılabilir. İşletmenin herhangi bir bölümünün isteği olabilir ya da form kullanıcılarının şikayet ve önerileri olabilir. Bunun üzerine idari grup gereken çalışmaları yapar, yeni bir form gerekip gerekmediğine karar verir.

Merkezi kontrolün sağlanmasıyla şu yararlar elde edilebilir:
– Daha düşük büro maliyetine karşılık daha iyi büro hizmeti sağlanır.
– Elde sadece gerekli formların, kopyalarının ve bunlardan elde edilecek bilgilerin kalması nedeniyle yığılmalar önlenir.
– Formlara veri girişinde, dosyalamada ve başvuruda iyileşmeler sağlanır.
– Formlar sadece gereksinim duyan kişilere dağıtılır.
– En elverişli, en etkili ve etken formlar kullanılır.
– Genel amaçlı formlarda artış, sınırlı kullanımlı formlarda azalış olur.
– Sadece gereksinim duyulan formları sağlamak için periyodik gözden geçirme uygulaması yerleşir.