Bürolarda Verimliliğin Artırılması

Bürolarda verimliliğin artırılması için izlenmesi gereken strateji, sistemin öğelerini, öğelerin birbirleriyle ve çevreleriyle olan ilişkilerini dikkate alan sistem yaklaşımını gerektirir. Bu yaklaşım, sistemin performansını tanımlarken ve değişimini sağlarken, sistemin bu değişime uyum sağlayacak dengesinin kurulmasına da yardım eder.

Verimlilik yönetiminde sistem yaklaşımı iki temel kavrama dayanır. Bunlardan biri dikkati çıktı (sistemin sonuçları) üzerinde yoğunlaştırmak, diğeri ise, örgütün tüm alt sistemlerini bir bütünde birleştirmektir. Yönetim uygulamalarında bu iki kavramın benimsenmesi, girdi ya da sürece yönelik yaklaşımların yerini sonuca yönelik yaklaşımın almasına yardım eder. Girdi ya da sürece yönelik olan yöneticiler, genellikle dokümanlarla, kurallarla ve yönergelerle ilgilenirken, sonuçlara yönelik olan yöneticiler daha çok kaynaklara yeni değerler eklemeye ve daha iyi sonuçlar elde etmeye çalışırlar. Bu tür yöneticiler daha esnektirler ve çıktının artmasına yardımcı olacak örgütsel değişimlere daha yatkındırlar; insanlarla iletişim kurarken ve onları ödüllendirirken izledikleri yollar prosedürlere ve emirlere değil, sonuçlara dayalıdır. Çalışanların yenilikçi davranışlarını ve inisiyatif alma yeteneklerini teşvik ederler. Bu nedenle sonuçlara yönelik olma, bir verimlilik yönetimi sisteminin kurulması ve işletilmesi için en uygun ortamı yaratır.

Verimliliğin artırılmasında yönetimin temel sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir:

– Amaçların belirlenmesi: Herhangi bir verimlilik artırma programını başlatmak için yönetimin verimlilik çabalarıyla gerçekleştirmeyi istediği amaçları (miktar ve kalite artışı ya da müşteri tatmini gibi) belirlemesi gerekir. Ancak her amaç ve hedef sayılabilir ve ölçülebilir şekilde açıkça ifade edilmeli ve bunlar önceliklerine göre sıralanmalıdır.

– Verimlilik artırma programının başlatılması: Bir verimlilik artırma programına gereksinim duyulduğunun ortaya konmasından başlayarak, verimlilik artırma politikasının geliştirilmesine ve uygulamanın başlatılmasına kadar her aşamada üst yönetim kilit rol oynar. Ancak etkili bir verimlilik yönetimi için çalışanların tümünün katılımlarının sağlanması çok önemlidir. Bu nedenle ilgili bütün tarafları kapsayan bir ekip çalışması gerçekleştirilmelidir. Ancak çalışmalara katılmalarının ve verimlilik artırma çabası göstermelerinin temel şartı, çalışanların tümüne gerekli eğitimin verilmesidir. Ayrıca program, sonuçların periyodik olarak gözden geçirilmesini ve değerlendirilmesini sağlayacak şekilde yürütülmelidir.

– Verimlilik ölçme ve değerlendirme sisteminin kurulması: Verimlilik artışında önemli adımlardan biri, büroda bir verimlilik ölçme ve değerlendirme sistemi kurmaktır. Böyle bir sistem kurulurken verimlilik artışının örgütsel biçimleri, verimlilik artırma alanları ve verimlilik artırma yöntemleri belirlenmelidir. Verimliliği artırma alanları, öncelikle sistemde problem yaratan alanlardır. Sistem iyileştirme çalışmalarıyla sistemin işleyişi sırasında ortaya çıkacak problemler en kısa zamanda saptanarak, düzeltici önlemler alınabilir. Ayrıca çevrede oluşan değişikliklere; sistemde ortaya çıkan yeni gereksinmelere zamanında ve gerektiği şekilde uyum sağlanabilir.

Bürolarda iletişim sisteminden, örgüt yapısından, yönetimden ve personelden kaynaklanan çeşitli problemler doğabilir:

– İletişim sistemleriyle ilgili problemler: Bilgi gereksinimlerinin değişmesi ve buna bağlı olarak varolan sistemin yeni gereksinimleri karşılayamaz duruma gelmesi, iş akışının etkili olmayışı, form dizaynında yetersizlikler, dosyalama ve arşivleme problemleri, kayıt ve belgelerin düzenlenmesi ve dağıtılması üzerinde kontrol zayıflığı vb.leridir.

– Örgüt yapısına ilişkin problemler: Örgüt yapısının zayıflığı, teknolojik değişimler, büro alanının etkili kullanılmaması, yetersiz donanım ve makinelerin seçilmiş olması, makinelerin kullanım ve bakım zayıflığı, üretim düzeylerinin ölçülmesi ve saptanmasında başarısızlık, işlerin tamamlanmasında gecikmeler, maliyetlerin yüksekliği, verimlilik düzeyinin düşüklüğü, kaynak savurganlığı nedeniyle işletme kârına katkının azalması, aşırı fazla çalışmalar vb.leridir.

– Yönetimden kaynaklanan problemler: Tutarlı olmayan ya da belirsiz amaçların belirlenmiş olması, yönetim ile çalışanların amaçlarının uyuşmaması, başarısız ya da yetersiz liderlik, kontrol eksikliği, yetki devrinde başarısızlık, yetki ve sorumlulukların tam olarak belirlenmemesi, yönetim ile çalışanlar arasında iletişimin sağlanamaması vb.leridir.

– Çalışanlardan kaynaklanan problemler: Motivasyon eksikliği, eğitim eksikliği, işe geç gelmeler ve devamsızlıklar, personel devir hızının yüksekliği, çalışanların kendi aralarında ve çalışanlar ile yönetim arasında iyi ilişkilerin kurulamaması ya da sürdürülememesi, örgüt içindeki personel hareketi sorunları, yetersiz ücretler vb.leridir.

Büro sisteminin iyileştirilmesini gerektiren problemlerin çoğu sistemin girdi aşamasında (işletmenin alt sistemlerinde görev yapan kişiler tarafından rapor edildiğinde) ve geribildirim aşamasında (çıktının miktarının ve kalitesinin beklenen düzeyde olmadığı fark edildiğinde) görülür ve tanımlanır. Bu iki aşamanın birinde görülen ve tanımlanan problem, büro sisteminin bir problemidir. Böyle bir problemin varlığı sistemi amaçlarına ulaşamaz hale getirebilir. Bu durumda sistem etkenliğini ve verimliliğini yitirmiştir. Fiili performans ile beklenen performans arasındaki fark da problemin büyüklüğünü ve önemini gösterir.

Sistem iyileştirmesi, büro sisteminin etkenliğini ve verimliliğini arttırmak amacıyla bilimsel ve sistematik olarak yürütülen problem çözme faaliyetidir. Tipik bir sistem iyileştirmesi, bilgi kullanıcısı tarafından fark edilen önemli bir problemin çözülmesine yönelik olarak başlar ve genellikle üç ana aşamayı içerir:
1) Mevcut sistemin analiz edilmesi,
2) Yeni sistemin dizayn edilmesi ve
3) Geliştirilen yeni sistemin kurularak faaliyete geçirilmesi.

Sistem analizi, sistem ve onun işlediği çevre hakkındaki tüm bilgileri toplamayı, düzenlemeyi ve değerlendirmeyi içerir. Büro sistem analizinin amacı, daha iyi bir büro sistemi geliştirmeyi sağlayacak şekilde mevcut sistemi tüm yönleriyle incelemektir. Sistem analizi, karar vericiye olası çözümler arasında en iyi çözümü bulmasına yardımcı olan bir süreçtir. Sistem analizi çalışmalarında bilimsel yöntem izlenir. Yapılan çalışma sonucunda büro sisteminin ve buna bağlı olarak prosedürlerinin dizayn edilmesi etkili büro yönetimi için uygun ortamı hazırlar. Bunun yanı sıra büro faaliyetleri, dikkatle dizayn edilen büro sistemleri ve prosedürleri üzerine kurulduğunda, bu faaliyetlerin etken ve verimli olarak gerçekleşeceği söylenebilir.