Yönetimde Planlama

Plânlamanın yönetim sürecindeki önceliğini ifade etmek.

Plânlama; amaçların ve bu amaçlara ulaşmak için uygun yöntemlerin belirlendiği bir süreçtir. Plânlama, işletmenin erişmek veya ulaşmak istediği arzu edilen durumu gerçekleştirmeye yöneliktir. Erişilmek istenen durum, yönetim dilinde amaç veya hedef olarak ifade edilmektedir.

Plânlama Süreci

Plânlama, basit bir teknik veya faaliyet değil, işletmenin başarısındaki temel ve öncelikli bir süreçtir. Diğer yönetim işlevlerinde başarılı olabilmek ancak plânlama işlevinin başarılı olmasına bağlıdır. Plânlama çalışmaları belirli bir sistem içinde gerçekleştirilmelidir. Aşağıda plânlama sürecini kısaca açıklayacağız (Şekil 7. 2).

 

Örgütsel Amaçların Belirlenmesi

Örgütsel amaçlar işletmenin genelini ve her bölümü kapsayacak şekilde oluşturulmalıdır. Her bölüm, kendi amaçlarına göre plânlama önceliklerini çıkarmalıdır. İşletmelerde amaçların belirlenmesinden önce, mevcut şartların değerlendirilmesi gerekir. Yönetici mevcut durumu iyi bir biçimde analiz etmeli, işletme içi ve dışı etkenleri değerlendirmelidir. İşletmenin amaçları her bölümde yapılan plânlara yol gösterecek nitelikte olmalıdır. İşletmenin temel amaçlarını iyi bir biçimde anlayan ve yorumlayan bir bölüm yöneticisi, plânlamada daha başarılı olacaktır.

Koşulların İrdelenmesi

Plânlama sürecinde ikinci aşamayı, belirlenen amaçlara ulaşmayı kolaylaştıran ya da sınırlayan koşulların değerlendirilmesi oluşturur. Sözü edilen bu faktör veya koşullar işletme içinden kaynaklanabileceği gibi işletme dışında da yer alabilirler. İşletme içi koşullar, az ya da çok yönetim tarafından denetim altında tutabilen içsel değişkenler niteliğindedir. Örgütlenme biçimi, üretim tekniği, yönetim tarzı, ve personel politikası gibi faktörler içsel faktörlerden birkaçını oluşturur. Buna karşılık, işletme dışı koşullar ya da faktörler çoğu kez işletme yönetiminin denetimi ve etkisi dışında kalmakta ve önceden belirlenememektedir. Banka faizi, işgücü ücretleri, hammadde fiyatları, vergi oranları ve diğer çevre koşulları dışsal koşullara örnek oluştururlar.

Alternatiflerin Geliştirilmesi

Plânlama sürecinin bir sonraki aşamasında, örgütsel amaçlara ulaşmak üzere alternatifler belirlenir. Bu aşamada, mevcut tüm alternatiflere ulaşmaya çalışmak zaman, parasal kaynak ve bilgi düzeyi yönünden mümkün olmayabilir. Bu nedenle, önceki aşamada belirlenen koşullar dikkate alınarak, işletme için gerçekleştirilebilir alternatifler üzerinde durulmalıdır.

Amaçlara Ulaşmak Üzere En İyi Alternatifin Seçilmesi

Yönetim, üçüncü aşamada belirlediği ve kendisini amaca ulaştıracağına inandığı alternatifleri, ayrı ayrı değerlendirdikten sonra çeşitli yönlerden birbirleriyle karşılaştırmaya tabi tutar. Alternatiflerin karşılaştırılmasındaki temel güçlük, değerlerin her zaman sayısal verilerle ifade edilememesinden kaynaklanmaktadır. Alternatiflerin sayısal veriler itibariyle karşılaştırılmaya elverişli olmaları durumunda, bu karşılaştırmalar için; büyük çapta zaman, parasal kaynak ve personele ihtiyaç duyulması ayrı bir güçlük yaratır. Alternatifler arasından yapılacak seçimde temel ölçüt, işletmenin içinde bulunduğu koşullara uygunluktur. Alternatifler arasından mevcut koşullara en uygun olanı seçilir ve uygulama plânı olarak benimsenir.

Plânların Eyleme Geçirilmesi

Alternatifler arasında bir veya birkaçı uygulama plânı olarak seçildikten sonra, yardımcı ve alt plânlarla birlikte eyleme geçirilir. Gerek ana uygulama plânının ve gerekse yardımcı alt plânların beklenen sonucu verebilmesi için, birbirleriyle uyumlu olmaları gerekir. Plânların değişen çevre koşullarına uyum sağlayacak esneklikte olmaları ve kesintisiz uygulanmaları gerekir.

Plân Türleri

Plânlar yazılı veya sözlü; kısa, orta veya uzun süreli olabilir. Plânları; sürekli, bir kerelik, stratejik ve eylemsel plânlar gibi farklı şekillerde sınıflandırmak mümkündür.

Stratejik Plânlar

Genel amaçlara erişmek için örgütsel faaliyet alanlarının ve pazarların belirlenmesi, örgütsel kaynakların bu faaliyet alanlarına yönlendirilmesi çabaları ile ilgilidir. Stratejik plânlar işletmenin üst kademe yöneticileri tarafından ve uzun faaliyet dönemleri için hazırlanır. Diğer plânlar ise, stratejik plânların ayrıntılarını ve stratejik plânları gerçekleştirmeye katkıda bulunmak amacıyla hazırlanırlar.

Stratejik plânlama sürecinde öncelikle işletmenin genel amaçları belirlenir. Daha sonra bu amaçları gerçekleştirmek üzere işletmenin yakın, genel ve uluslararası çevre koşulları analiz edilerek; bu çevreler içinde faaliyette bulunmak, faaliyetleri geliştirmek ve genişletmek için imkanların, fırsatların, tehlikelerin ve sıkıntıların neler olduğu belirlenmeye çalışılır. Bu çevre içinde faaliyette bulunacak olan işletmenin, genel olarak ve işletme fonksiyonları bakımından güçlü ve zayıf yönleri belirlenir diğer bir deyişle, içe bakış veya kendini yoklama ve değerleme yapılır. Bu değerleme sonrasında, işletmeye uygun stratejiler belirlenir.

Strateji seçim faaliyeti de tamamlandıktan sonra, sıra eldeki beşeri kaynakların faaliyet alanlarına, pazarlara dağılımına ve personelin görevlendirilmesine gelecektir. Organizasyon yeniden gözden geçirilirken, izlenecek stratejinin türüne göre, personelin gereken bilgi, beceri ve tecrübeye sahip olmasına özen gösterilmelidir.

Taktik Plânlar

Stratejik plânlar yapıldıktan sonra, bunların uygulamaya konması için taktik plânlara ihtiyaç vardır. Taktik plânlar, işletmenin stratejisinin kısımlara ayrılarak uygulanmasını gerekli kılar. Taktik plânlar, tüm bölüm yöneticilerinin ve plânlamadan sorumlu yönetici var ise onunda hazır bulunacağı, plânlama komitesi toplantısında birbirleriyle uyumlaştırılmalıdır.

Eylemsel Plânlar

Taktik plânların yerine getirilmesini kolaylaştırmak ve onlara destek olmak amacıyla, organizasyonun alt kademe yöneticileri tarafından hazırlanan plânlardır. Bu plânlar, kesin ve somut rakamlarla ifade edilebilen, belirsizlik riskini en az taşıyan eylem programlarından oluşur. Eylemsel plânlar, tek kullanımlı plânlar ve sürekli plânlar olmak üzere ikiye ayrılır.

– Tek Kullanımlı Plânlar, bir defalık kullanılmak amacıyla oluşturulur. Uygulama koşulları zaman içinde değiştiği için, tekrar kullanılamazlar. Bir defada kullanılan plânlara örnek olarak programlar, projeler ve bütçeler gösterilebilir.

Program: Herhangi bir hedefe ulaşmak için gerekli temel adımları, bu adımların herbirinden sorumlu olarak birey veya örgütü ve nihayet söz konusu adımların tamamlanmasında izlenecek sıra ve zamanlamayı gösterir. Hedefe ulaşmak için gerekli faaliyetlerin yerine getirilmesinde program bir bütçe ile hazırlanıp uygulama yoluna gidilebilir.

Proje: Program kadar fazla faaliyetler dizisini içermeyen ve bir kez kullanılan plân niteliğindedir. Bir proje, bağımsız bir plân olarak formüle edilip uygulanabileceği gibi, bir programın ayrı ve açık-şeçik bir parçası şeklinde de düzenlenip yerine getirilebilir.

Bütçeler: Fonksiyonel plân ve eylem programlarının maliyeti veya bedelini gösterir. Bu bedel yapılacak işin miktarı ve kalitesine göre değişir. Yöneticilerin, zaman içinde programlanan faaliyetlerin miktar ve kalitesini göz önünde bulundurularak; bunları gerçekleştirecek maddi-parasal kaynakların tahsis edilmesi ile ilgili çalışmalarına bütçeleme adını veriyoruz.

– Sürekli plânlar, işletme faaliyetlerinde süreklilik ve düzen sağlanması amacıyla oluşturulur. Politikalar, genyöntem ve kurallar sürekli plân örnekleridir. Politikalar: karar verme sürecine yol gösteren genel açıklamaları kapsar ve kararların tabi olacağı sınırları belirleyerek onları amaçlara yöneltir. Bir işletmedeki tüm davranış ve faaliyetler, o işletmenin amaçlarına yönelik olmalıdır. Ancak böyle bir tutum ve uygulama ile işletmede bütünlük, uyum ve tutarlılık sağlanabilir. Aksi halde, işletmenin bazı kesimlerindeki davranış ve tutumlar, diğer kesimlerindeki tutum ve davranışlarla çelişebilir.

Genyöntemler ise, bir politikayı uygulamak için, ayrıntılı olarak yapılması gereken işleri belirten bir plân türüdür. Genyötemler, ayrıntılara ağırlık vererek, politikaların nasıl ve ne yoldan uygulanacaklarını gösterir. Genyöntemler bir bakıma, politikaların yürütme biçimini belirtir. Buna göre, politika daha genel bir plân türü iken, genyöntem daha özel bir nitelik gösteren ve politikanın gerçekleşmesine hizmet eden bir plân türüdür.

Kurallar, politikalar gibi işletmelerde çalışanların davranışlarını etkileyen ifadelerdir. Ancak politikaların daha geniş kapsamlı ve genel ifadeler oluşturmasına karşılık, kurallar daha dar kapsamlı ve daha kesin ifadelerdir. Genyöntemler ardı ardına gelen ve evre evre birbirini tamamlayan faaliyetler serisini açıklarken, kurallar özel bir faaliyetin yapılmasında uyulması gereken noktaları açıklamaktadır.

 

Plânlama işlevinin, işletmelerin yatırımlarında ve başarılı sonuçlar alınmasında katkıları nelerdir?

Plânlama yatırımların doğru yönlendirilmesinde temel rol oynar. Kauçuk A. Ş. örneğinde, kimyasal ürünlerden hazır giyim alanına yapılacak geçişin iyi plânlanması gerektiğini anlıyoruz. Şirket, iplik satışı nedeniyle hazır giyim sektörüne yabancı değildir, ancak yine de sağlıklı bir plânlama sürecinden geçilmeli ve doğru kararlar alınmalıdır. Hazır giyim yatırımının başarılı olabilmesi için nasıl, nerede, ne zaman, kimlerce yapılacak sorularına plânlama süreci içinde yanıt bulabilir. Bayan Yargıcı’nın da bu konuyu vurgulamaya çalıştığını anlıyoruz.