İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları ve Sınırlılıkları

İnsan kaynakları bilgi sisteminin mağazalara sağladığı birçok faydalar vardır, bunun yanı sıra insan kaynakları bilgi sisteminin sınırlılıkları da bulunmaktadır. Mağazalar insan kaynakları bilgi sisteminin yararlarının ve sınırlılıklarını göz önüne alarak sistemi kurmalı ve kullanmalıdırlar.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları bölümüne sayısız faydalar sağlar. Her insan kaynakları fonksiyonu faaliyetlerinin tümünde ya da bir kısmında bilgisayarlardan yararlanırlar. İnsan kaynakları fonksiyonlarının otomasyonu aşağıda yer alan yararları sağlayacaktır:
– Veri doğruluğunda artış,
– İşlem hızında artış,
– Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar,
– Verimlilikte artış.

Veri Doğruluğunda Artış Sağlaması

Bilgisayar sistemleri genellikle kritik düzenleme ve geçerlilik kurallarını içerir. Bu kurallar sadece sistemin kabul ettiği veri girişine izin verir. Belirli veri alanları için seçilmiş kriterler vardır. Örnek olarak, bir insan kaynakları bilgi sistemi, 31 Kasım tarihini ya da doğum tarihi 1853 olan bir çalışanla ilgili veriyi geri çevirir. Üstelik elle yapılan işlemlerden daha hızlı veri süreçler ve bu sayede kullanıcılar daha geçerli ve doğru verilerle çalışırlar.

İşlem Hızında Artış Sağlaması

Bilgisayarlar; veri girişi, güncelleme, hesaplama, sınıflandırma ve raporlama konularında manuel işlemlerinden hızlı olabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemi çalışanlarla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu hız büyük bir avantaj sağlar.

Kaliteli ve Gelişmiş Sonuçlar Yaratması

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir ve değişkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler elde edebilirler. Örnek olarak, bilgisayar yardımıyla adayları eleyebilirler, ayrıntılı demografik bilgilere ulaşabilirler, maliyet hesaplayabilirler, iş kazası ve hastalıklarıyla ilgili faktörleri belirleyebilirler, kariyer planlamasıyla ilgili tercihleri görebilirler, yedekleme yapabilir ve terfi planlayabilirler, örgüt şemaları hazırlayabilirler.

Verimlilikte Artış Sağlaması

İnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliği arttırmasında üç temel alan söz konusudur. Bunlardan ilki; işgücünün kalitesinin arttırılması, ikincisi düzenleyici işlemlerin kolaylaştırılması, üçüncüsü ise giderlerin kontrolüdür. Bu üç alanın verimlilik üzerindeki etkisi ise aşağıda yer alan unsurlar yardımıyla gerçekleşecektir.

İşgücünün kalitesinin arttırılması;
– Daha uygun kişilerin işe alınmasıyla,
– Daha iyi eğitim ve geliştirmeyle,
– İstekli personelin elde tutulmasıyla sağlanabilir.

Düzenleyici yasal işlemlerin kolaylaştırılması:
– Eşit İş Fırsatları raporlarının hazırlanmasıyla,
– Sendikalar ile ilgili uzlaşmaların ve diğer ilave yardımların raporlanmasıyla,
– İşçi sağlığı ve iş güvenliği raporlarının hazırlanmasıyla gerçekleştirilebilir.

Giderlerin kontrolü ise;
– Tam anlamıyla ücret/yardım yönetimi metotları ve analizlerinin uygulanmasıyla,
– Daha uygun eğitim ve geliştirme yöntemlerinin uygulanmasıyla,
– İsteğe bağlı olarak (Ad Hoc) hazırlanan raporlar yardımıyla tüm soruları cevaplanabilmesiyle ve
– Daha bağımsız kullanıcılara sahip olmayla gerçekleştirilebilir.

 

Bir işletmede gelişmiş bir İKBS’ nin bulunması insan kaynakları yönetiminin başarısı için yeterli midir?

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Sınırlılıkları

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi personel kayıtlarında doğruluğu ve tam zamanlılığı sağlasa bile tek başına insan kaynakları bölümünün başarısını arttıramaz. Pek çok sistem, sınırsız insan kaynakları faaliyetlerini daha iyi duruma getirebilir, fakat mükemmel bir sistem bile verimli bir insan kaynakları bölümünün ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayamayabilir. Bazı insan kaynakları süreçleri ile ilgili kayıtlar hala elle tutulmaktadır. Bu süreçler öncelikle; fikir alışverişi, mülakatlar, denetim ve gözetimleri içeren kişilerarası faaliyetlerdir. Bilgi sistemleri yönetim ve iletişim becerilerinin yerini asla tutamaz. İnsan kaynakları bilgi sistemleri veri ve süreçleri yoğun olduğu ve yönetime karar destek hizmeti verdiği için yaygınlaşmıştır.

İnsan kaynakları bilgi sistemlerinin sınırlılıkları,
– Çok geniş bir çevreye hizmet etmek zorunda olması
– Yasal zorunlulukların fazlalığı, karmaşıklığı ve hızla değişmesinin üstesinden gelmek durumunda olması
– Örgütsel veri süreç ve olayların geniş olması
– Zaman kısıtlarına bağımlı olması
– İnsan kaynaklarının ihtiyaçlarına ayak uydurmak zorunda olması sayılabilir.

Çok Geniş bir Çevreye Hizmet Vermesi

İnsan kaynakları pek çok ilgili tarafa hizmet eder. Ortaklar, tüm personel, iş başvurusunda bulunanlar, emekliler kısacası faaliyet alanında çalışan herkes, örnek olarak, her seviyedeki hat yöneticiler, yönetim ve faaliyet alanlarındaki tüm çalışanlar tarafları oluşturur. Her bir ilgili taraf, insan kaynakları bilgi sistemlerinin nasıl başarılı olacağına dair kendi bakış açısına sahiptir ve her biri, özel insan kaynakları bilgisine ihtiyaç duymaktadır.

Yasal Düzenlemelerin Fazla ve Karmaşık Olması

İnsan kaynakları ya da geleneksel anlamıyla personel faaliyetleri konusundaki yasal zorunlulukları fazlalığı insan kaynakları bilgi sisteminin karşı karşıya kaldığı en önemli sorunlardandır. İş hukukuyla ilgili yasal düzenlemelerin çokluğu mağazanın işleyişiyle ilgili verilerin toplanması, saklanması ve raporlanmasıyla ilgili süreçlerde artışa sebep olmaktadır. Personeli ilgilendiren her yasal düzenleme insan kaynakları bilgi sisteminin yapısını da etkilemektedir.

Örgütsel Veri, Süreç ve Olayların Fazla Olması

Veri: İnsan kaynakları; işler, pozisyonlar, iş birimleri, kurslar, birlikler, toplu sözleşmeler, ücretlendirme, ek ödemeler ve diğer pek çok bilgi tipini içerir.

Olay: Yüzlerce insan kaynaklarıyla ilgili olay düzenli bir biçimde insan kaynakları bilgi sistemi için veri üretmektedir. Örnek olarak açık bir pozisyon için bir adayla yapılan görüşme, emekliğe ayrılma, adres değişiklikleri gibi olaylar insan kaynakları için veri üreten olaylardır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri bu olayları tanımlamalı ve bu olaylara karşı planlı yanıtlara sahip olmalıdır.

Süreç: İnsan kaynakları yardımlar, sağlık güvenlik, sosyal faaliyetler, eğitim ve geliştirme işe alma ve örgütsel tasarımlar gibi farklı süreçler açısından sorumluluğa sahiptir. Bazı insan kaynakları süreçleri iyi tanımlanmış ve rutindir. Fakat çoğu esnek analizlere ve her seferinde değişen verilere ihtiyaç duyar.

Zaman Kısıtlarının Bulunması

İnsan kaynakları yönetimi her zaman için kesin bir zaman yönetimi gerektirir. Örnek olarak, iş başvurusunda bulunan bir adaya kesin bir zaman çerçevesinde yanıt vermek gerekmektedir. Bununla birlikte ücret yönetiminden, yasal zorunlulukların yerine getirilmesine kadar pek çok insan kaynakları faaliyeti kesin zaman sınırlamalarıyla karşı karşıyadır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri zaman kısıtlarının yaratabileceği riskleri en aza indirgemek zorundadır.

İnsan Kaynakları Fonksiyonunun Sürekli Gelişmesi

İnsan kaynakları sürekli olarak yeni ve değişen durumlarla karşı karşıya bulunmaktadır. Bu durum genellikle insan kaynakları bilgi sisteminin başarısına etki etmektedir. İnsan kaynakları bölümünün hızla değişen ihtiyaçlarının üstesinden, uyumlu yazılımların oluşturulması, daha geçerli mikrobilgisayarlar, daha güçlü veri tabanı, iletişim ağları ve uzman sistem teknolojileriyle gelinebilir.