İnsan Kaynakları Planlaması

Mağazalar mal yada hizmet üretip amaçlarına ulaşmak için sermaye, hammadde,  makine, bilgi ve insan faktörünü doğru zamanda doğru yerde doğru miktarda  bulundurmalıdırlar. İşte bu noktadan yola çıkarak bir organizasyonun gelecekteki  insan kaynağı ihtiyacını öngörme ve ihtiyaç duyulacak insan kaynağının tam  sayısını ve tipini sağlayacak programları planlama süreci insan kaynakları planlaması olarak ele alınmaktadır. İhtiyaç duyulan insan kaynağının nitelik ve  niceliklerinin tam olarak önceden belirlenmesi oldukça zor bir süreçtir.

İşte bu zor süreç, mağazanın verimliliği ve karlılığı üzerinde doğrudan  etkili olduğu için başarıyla gerçekleştirilmelidir.

Planlama Kavramı

mağazanın geleceği ile ilgili olan planlama mağazanın nereye, nasıl  gideceğinin belirlenmesidir. Planlama herhangi bir konuyla ilgili olarak; ne, ne  zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi maliyetle ve hangi sürede  sorularına cevap vermeyi ifade eder. Bu sorulara cevap verilebilmesi bir planın  var olduğunu göstermektedir. Yöneticiler mağazanın elinde bulunan beşeri ve  finansal kaynakları en iyi biçimde kullanarak verilen amaçları gerçekleştirmek  zorundadırlar. Plan bu kaynakların ne için ve nasıl kullanılacağını ayrıca iyi  kullanılıp kullanılmadığını belirleyecektir. Planlamacılar, olayların gelişme  eğilimlerini ve özelliklerini inceleyerek belirli varsayımlarda bulunarak,  bunların gelecekte de tekrarlanacağını varsayarak buna göre çeşitli istatistiki  teknikler kullanarak tahminlerde bulunurlar. Tahmin yapabilmek için  yöneticilerin ellerinde bazı bilgilerin bulunması ve saklanması gerekmektedir.  Günümüzde planlama bilgi sistemleri desteğiyle gerçekleştirilmektedir.

İnsan Kaynakları Planlaması Kavramı

İnsan kaynakları planlaması ise ilk akla geldiği biçimde bir mağaza için  sadece gerekli işgücünün sayısının belirlenmesi olarak ele alınmamalıdır. İnsan  kaynakları planlaması kavramı çok daha kapsamlı bir yapıya sahiptir. Kurumsal  kaynak planlamasının insan kaynağı boyutunu, insan kaynağı hareketinin  planlanmasını, yedek planlanmasını, işe alma ve emekliliklerin planlanmasını hatta eğitimin planlanmasını kapsamaktadır. İnsan kaynakları planlaması bir  organizasyonun gelecekteki insan kaynağı ihtiyacını öngörme ve ihtiyaç duyulan  insan kaynağının tam sayısını ve tipini gösterecek programların planlanması sürecidir.

Etkili bir insan kaynakları planlaması organizasyonun başarısının temel  taşıdır. İdeal olarak planlamanın diğer insan kaynakları etkinliklerinden önce  yapılması gerekmektedir. İnsan kaynakları planlamasının etkili olması insan  kaynakları yöneticisinin planlama yöntemlerini organizasyon ihtiyaç ve  kaynaklarına uygun olarak kullanmasına bağlıdır. Birçok mağaza üretim, satış, reklam gibi konularda ayrıntılı planlar yaparlar. Bir organizasyonun başarısı, stratejik bir yaklaşımla hazırlanan insan kaynakları planlamasının diğer  planlara eklenmesine bağlıdır. İnsan kaynakları planlaması yapıldığında  organizasyonun o andaki ve gelecekteki insan kaynağı ihtiyacı saptanıp gereksiz  zaman ve para harcamalarından kaçınılabilir.

İnsan kaynakları planlaması faaliyetinin sonucunda, örgütsel amaçlara  ulaşmayı sağlayacak gerekli niteliklere sahip, gerekli sayıda insan kaynağını gereken zamanda sağlayacak hareket programının hazırlanması amaçlanır.

Mağaza Planlarıyla İnsan Kaynakları Planları Arasındaki İlişki

İnsan kaynakları planlaması organizasyonun insan kaynakları ihtiyaçlarına  temel planlama süreçlerinin uygulanmasını içerir. İnsan kaynakları planlarının  etkili olabilmesi insan kaynakları planlarının organizasyonun uzun dönemli  planlarından ve faaliyet planlarından çıkarılmış olması gerekir. İnsan  kaynakları planlamasının başarısı büyük ölçüde insan kaynakları bölümünün  organizasyonun planlama süreciyle yakından ilgilenmesine bağlıdır. Ne yazık ki  uygulamada insan kaynakları planları işletmeyi kapsayan planlardan uzak  kalmaktadır. Stratejik planlar organizasyonun başarısı için çeşitli faktörleri  bir araya getirmeye çalışır. Genellikle organizasyonun kendi endüstrisinde  rakipleri arasında daha iyi pozisyona gelmesi üzerine odaklanmıştır. İnsan  kaynakları planlama; stratejik yönetim sürecine planlamadan istenilen sonuçların  başarıyla alınması anlamında yardımcı olur. İnsan kaynakları ihtiyacı stratejik  ve faaliyet planlarından çıkarılır ve sonra insan kaynaklarına uygunluğuyla  karşılaştırılır. Daha sonra boş pozisyonlara işe alma, yeniden yerleştirme ile  doldurulur.

Burada yapılacak en büyük hata, insan kaynakları planlarını yapanların kısa  dönemli yeniden yerleştirmelere gitmesi ve organizasyonların uzun dönemli  planları ile insan kaynakları planlarını uyumlaştırmamalarından  kaynaklanacaktır. Eğer insan kaynakları planları mağazanın diğer planları göz  önüne alınmadan yapılırsa mağaza kısa vadede krizlerle karşılaşacaktır.

İnsan Kaynakları Planlamanın Süresi

İnsan kaynakları planlama organizasyonun planlama süreciyle yakından ilişkili  olduğu için zaman çerçevesi örgütsel planlarla bağlantılı olarak ele  alınmalıdır. Örgütsel planlar genellikle kısa (0-2 yıl), orta (2-5 yıl), yada  uzun (5 yıllan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel hazırlanmalıdır. Bir organizasyon insan kaynakları planlamasını tam anlamıyla yapmaya yeni başlıyorlarsa öncelikle kısa dönemli  planlar yapabilirler. İnsan kaynakları planlaması konusunda deneyim kazandıkça  ve daha karmaşık ihtiyaçları oldukça orta ve uzun dönemli planlara da  yöneleceklerdir. İdeal olanı, bir organizasyonun her zaman grubuna göre (kısa,  orta ve uzun) plan hazırlamasıdır.

İnsan Kaynakları Planlamasının Kapsamı

İnsan kaynakları planlamasının tasarım aşamasında kimin için yapılacağı konusunda farklı seçenekler ortaya çıkacaktır. Burada anlatılmak istenen  organizasyonun tamamının yada belirli kısımlarının planlama sürecine  alınmasıdır. İlk yaklaşım, “bütüncül düzey” olarak adlandırılan insan  kaynaklarlı planlarıdır. Organizasyondaki işler ve iş grupların tümü yada büyük  bir kısmı için yapılır. Bir başka ifadeyle üst düzey yönetim dışındaki işlerde  ihtiyaç duyulan insan kaynağı sayısı üzerine kuruludur. Örnek olarak bir  organizasyonda 35 elektrik teknisyenine yada 540 işçiye ihtiyaç olduğunun  belirlenmesi gibi. Bir pozisyonu dolduracak insan kaynağının özellikleri bu  düzey planlamada ele alınmaz sadece iş gruplar için gerekli insan kaynağı sayısı önemlidir. Çoğu büyük işletmede tüm iş grupları için gerekli insan kaynağı sayısını belirlemektedir.

İkinci yaklaşım “temel roller” düzeyindedir. Mantıksal yada deneyimler sonucu  problem yaratan işler yada organizasyon için kilit pozisyonlar varsa öncelik bu  gruplara ait olmalıdır. Örnek olarak,büyük bir sanayi işletmesi profesyonel  insan kaynağı bulmada güçlük çekiyorsa mühendisler yada bilim adamları konusunda  dikkatli bir planlama yaparak gerekli sayıyı ve özellikleri belirleyebilir.  Temel roller yaklaşımı, organizasyon için her biri büyük ölçüde stratejik öneme  sahip işleri ifade eder. Diğer tüm işleri ise destek rolünde görür ve işin  gelecekte başarılı olmasında daha az öneme sahip olacağı düşünülür. Geleneksel  olarak rekabet ortamında üst yönetim ve mühendislik işlerinin temel olarak  değerlendirileceği düşünülse de gerçekte böyle olmayabilir. Özellikle son  yıllarda muhasebe müdürlüğü, müşteri hizmetleri gibi işler insan kaynakları planlama kapsamında kritik pozisyonlar olarak değerlendirilmektedir.

İnsan Kaynakları Planlamada İnsan Kaynakları Bölümü Personelinin Rolü

Geleneksel insan kaynakları planları insan kaynakları bölümleri tarafından  başlatılır ve yönetilir. Oysa ki insan kaynakları planlama için tüm bölümlerden  bilgiye ihtiyaç vardır. İleride göreceğimiz bazı planlama yöntemleri, bölüm  yöneticilerinin katılımına göreceli olarak daha fazla ihtiyaç duymaktadır.

Açıktır ki insan kaynakları planlamanın her adımı insan kaynakları personelinin ve organizasyondaki diğer bölüm yöneticilerinin ortak çabasıyla  gerçekleşecektir. İnsan kaynakları personelinin öncelikli rolü süreci koordine  etme, gözlemleme ve sentezlemedir. İnsan kaynakları personeli bölüm yöneticileri  tarafından takip edilen tabloları oluşturur. Bölüm yöneticileri kendi insan  kaynakları ihtiyaçlarını belirleyerek bu bilginin insan kaynakları personeline  ulaşmasını sağlarlar. İnsan kaynakları bölümüne gelen bilgi yığının maksimum  etkinliğe ulaşması tabi ki insan kaynakları personelinin yoğun çabasıyla  gerçekleşecektir.