Büro Türleri

Günlük yaşantımızda ve iş yaşamımızda sıklıkla duyduğumuz ve kullandığımız sözcüklerden birisi de bürodur. Bu sözcük farklı kullanımlarda farklı anlamlar ifade edebilmektedir. Bu nedenle Tablo 1.1’de de görüldüğü gibi yapılan işin amacına, örgüt yapısına ve teknolojiden yararlanılmasına göre her birini ayrı tip bürolar içinde ele almak mümkündür.

Bağımsız Bürolar

Bu tür bürolar kendi başlarına tam bir işyeri şeklinde faaliyet gösterirler. Bağımsız bürolar, genellikle mesleki uzmanlık hizmeti sağlamaktadırlar. Örneğin, emlâk bürosu sadece emlâk alım-satım ve kiralama işlerinin yapıldığı bağımsız bir bürodur. Avukatlık bürosu, mali müşavirlik bürosu, noterlik, mühendislik ve mimarlık bürosu gibi bürolar da bu grup içine girer.

Belli Bir Örgüt Yapısı İçinde Yer Alan Bürolar

Bürolar, özel bir işletmenin, devletin, kamu hizmet kurumlarının ya da diğer kâr amacı gütmeyen kurum ve kuruluşların içinde yer alabilirler.

– Özel işletmelere ait bürolar: Üretim, ticaret ya da hizmet işletmelerinin kayıt yönetimi ve idari işlerinin yürütüldüğü bürolardır. Ticaret ve hizmet işletmelerinde büronun önceliği vardır. Örneğin, banka ve sigorta işletmelerinde yapılan işlerde ağırlık büro işleri yönündedir. Üretim işletmelerinde ise, temel amaç üretim faaliyetleridir. Bununla beraber amaç doğrultusunda belirli büro işlerinin yerine getirilmesi bir zorunluluktur. Örneğin, haftada yüzlerce buzdolabı üreten bir işletmede üretilecek mamullerin tasarlanması; üretim planlarının yapılması; gerekli hammadde ve malzemelerin satın alınması; personelin işe alınması, kontrol edilmesi, ücretlerinin ödenmesi; finansman faaliyetlerinin yürütülmesi; muhasebe ve stok kayıtlarının tutulması vb. burada hepsini sıralayamayacağımız çok sayıda işlem, idari binalarda yer alan bürolarda yapılır.

Genel bir ortaklık altında (holding gibi) farklı şirketlerin yönetimini koordine eden genel başkanlık büroları ve genel idari bürolar; pazarlama, sevkiyat, ihracat büroları vb.leri de bu tip bürolar içine girer.

– Devlet daireleri: Devletin işlemlerini yerine getiren ve hükümetin politikalarını uygulayan bürolardır. Devlet, büyük bir işletme olarak düşünülürse, ona bağlı tüm daireler birer büro niteliği taşırlar. Örneğin, nüfus dairesi, tapu dairesi, vergi dairesi gibi büroların tümünde devlete ait resmi işlemler yürütülür. Nitelikleri farklı olsa da, kamu kurum ve kuruluşlarına ait bürolarda ya da özel işletmelerin bürolarında yürütülen işler ve verilen büro hizmetleri temelde benzerdir. Ancak “Büro Yönetimi” dersinde ele alacağımız büro, özel işletme örgütlerinin yapısında yer alan bürodur. Bu nedenle kamuda yer alan büroların yönetimi konusuna girilmemiştir.

– Kamu hizmet kurumlarının büroları: Toplum gereksinimlerini karşılayan, toplum yararını ya da bu tip büronun özel faaliyet alanını kontrol eden bürolardır. Bunlar, daha çok kamu hizmet kurumlarının bünyelerinde yer alırlar. Örneğin, belediye sular idaresine, elektrik işletmesine, Posta ve Telgraf İşletmesine ait bürolar bu grupta yer alır.

– Kâr amacı gütmeyen diğer kuruluşların büroları: Kâr amacı gütmeyen sosyal ya da genel hizmet merkezi olan bürolardır. Bu bürolar, devlet tarafından kurulup desteklenebileceği gibi, gönüllü kişiler tarafından da kurulup yürütülebilir. Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu, Türk Hava Kurumu ile özel kişilerin kurduğu dernek ve vakıflar gibi kamu yararına hizmet üreten bürolar bu gruba girer.

Kullandıkları Teknolojilere Göre Bürolar

Kullandıkları teknolojilere göre bürolar geleneksel bürolar, ev bürolar, mobil bürolar ya da sanal bürolar şeklinde faaliyet gösterebilirler.
– Geleneksel bürolar: Yerleşik ve geleneksel örgüt yapısına sahip olan bürolardır. Küçük, orta ve büyük bürolar ya da şube bürolar şeklinde olabilirler. Bilgisayar, Internet, telefon, faks, e-posta gibi bilgi işlem ve iletişim teknolojilerini ve diğer büro teknolojilerini kullanırlar. Fakat bütün bunlardan birleşik ve bütünleşmiş bir sistem olarak yararlanmazlar.

– Ev bürolar: Çalışanlarına çalışma yerinin seçimi konusunda esneklik veren bir uygulamadır. Bilgi işlem ve iletişim teknolojisinin sağladığı olanaklardan yararlanarak bazı işleri yapan kişilerin evlerinde çalışmalarına olanak sağlar. Tipik bir ev büroda, bir kişisel bilgisayar (masa üstü, dizüstü ya da defter), bir yazıcı ve modem ile telefon bağlantısı gerekli otomasyonu sağlamaktadır. Ayrıca evde çalışan kişinin bilgisayarına bağlı bir kamera aracılığıyla evinden çıkmadan merkez büroyla yüz yüze görüşme yapabilmesi mümkündür.

– Mobil bürolar: İşin hareket halinde yapılabilmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. Mobil ortamda bilginin toplanması, işlenmesi ve gereksinim duyanlara aktarılması zaman ve işgücü kaybını ortadan kaldırması ve hizmet kalitesini artırması açısından büyük önem taşımaktadır. Özellikle nakit para akışının sınırlı olduğu, rekabet koşullarının ağırlaştığı, müşteriye sunulan hizmet kalitesinde ve çeşitlenmesinde farklılaşmanın bir zorunluluk olduğu sektörlerde, mobil ortamlardaki işlemlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekmektedir. Bu tür çalışma, örneğin, satış elemanlarının, ürün tanıtıcılarının, piyasa ya da kamuoyu araştırması yapanların işlerinde geçerli olduğu gibi, tüketicilere ulaşıp yüz yüze iletişim kurmayı gerektiren ve belli bir işyerine bağlı olmadan yürütülebilen faaliyetler için geçerlidir. Mobil iletişim araçları, dizüstü ya da defter bilgisayarlar, el ya da avuç içi bilgisayarlar, e-posta yeteneği bulunan mobil telefonlar ve çağrı cihazlarıdır.

Yakın gelecekte, gerek mobil büroların, gerekse ev büroların daha da yaygınlaşması beklenmektedir. Ancak bu gelişme, fiziksel olarak geleneksel büroları ortadan kaldırmayacaktır. Koordinasyonu sağlamak, müşterilere fiziksel bir imaj sunmak ve çalışanların işle ilgili ya da sosyal amaçlı yüz yüze etkileşimlerini sağlamak üzere fiziksel büro gereksinimi devam edecektir. Hatta çalışanların sürekli büro dışında (evde ya da gezgin) olmaları yerine günün belli saatlerinde ya da haftanın belli günlerinde büro ortamında olacakları şekilde düzenlemeler yapılması tercih edilmektedir.

– Sanal bürolar: Geleneksel örgüt yapısını ve fiziksel yerleşimi ortadan kaldırmayı sağlayan bir uygulamadır. Hizmet, müşteriye bilgisayar ağları ve Internet aracılığıyla bilgisayar ortamında sunulur. Örneğin, bankaların ATM makineleri sanal bir büro örneğidir. Bu makinelerden bankaya gitmeden, bankayla ya da bir memurla iletişim kurmadan günün her saatinde para yatırma, para çekme, hesap durumunuz hakkında bilgi alma, para ya da fon transfer etme vb. işlemleri yapmak mümkündür. Kiosk denilen yeni sistemlerle çeşitli uygulamaları görüntülü olarak yapmak mümkün olabilecektir. Sanal büroların en önemli avantajı müşterinin her zaman, her yerde beklemeden hizmet alabilmesini sağlamaktır. Bunun yanı sıra, işletme de, yerden, personelden ve bunların yaratacağı maliyetten kurtulmaktadır.

Yukarıda tanımlanan farklı amaçlar için kurulmuş olan ve faaliyet gösteren bürolar için ofis, servis, daire, bölüm gibi farklı tanımlamalar kullanıldığı görülmektedir. Örneğin, genel müdürlük ofisi, kambiyo servisi, bütçe dairesi, personel bölümü vb. Burada, kitabımızın adından da anlaşıldığı gibi “büro” sözcüğünün kullanılması tercih edilmiştir. Ancak diğer ifadeler de genel olarak aynı anlamı taşırlar ve birbirlerinin yerine kullanılabilirler.