Sistem, Bilgi Sistemi ve Elemanları

Sistem, bilgi sistemi ve bunların tüm elemanları aşağıdaki şekiller yardımıyla tanımlanarak açıklanmaya çalışılmıştır.

Sistem ve Elemanları

Sistem kavramı, bilgi sistemi alanının temelini oluşturmaktadır. Sistem kavramının anlaşılması teknoloji, uygulama, gelişme ve bilgi sistemlerinin yönetilmesiyle ilgili birçok kavramın anlaşılmasını sağlayacaktır.

Sistem, basit olarak, birbirleriyle ilişkili ya da etkileşimli bir grup elemanın oluşturduğu bütün olarak tanımlanabilir. Fizik ve biyoloji alanında, modern teknolojide ve beşeri toplumda pek çok örnekleri bulunabilir. Güneş sistemi, insan vücudunun biyolojik sistemi, bir işletmenin sosyo-ekonomik sistemi bunlardan bazılarıdır. Bununla birlikte, aşağıdaki farklı sistem kavramı tanımı, bilgi sistemlerini açıklamak için daha uygun bir çerçeve sağlayacaktır. Sistem, girdiler alıp çıktılar oluşturan, organize bir dönüşüm süreciyle ortak bir amaca yönelik beraber çalışan ve birbiriyle ilişkili elemanların oluşturduğu gruptur (Schultheis ve Sumner, 1998, s. 31).

Bu çeşit bir sistemin birbiriyle etkileşimli üç temel elemanı ya da işlevi bulunmaktadır.
– Girdi: Süreçten geçmek için sisteme giren elemanlara denir. Örneğin, hammadde, enerji, veri süreçten geçmek için toplanmalı ve organize edilmelidir.
– Süreç: Girdiyi çıktıya dönüştüren dönüşüm sürecine denir. Üretim süreci, solunum süreci ve matematiksel hesaplamalar buna örnek olabilir.
– Çıktı: Dönüşüm süreciyle oluşan elemanları son gidecekleri yere aktarmaya denir. Bitmiş ürünler, beşeri hizmetler ve yönetim bilgisi kullanacak kişilere gönderilmelidir.

Sistem kavramına iki eleman geribesleme ve denetim ilave edilerek daha faydalı hale getirilebilir. Geribesleme ve denetime sahip sistemlere sibernetik sistem yani kendi kendini gözleyen ve düzenleyen sistem de denmektedir.

Şekil 1 sistem elemanlarının birbirleriyle olan ilişkisini göstermektedir.
– Geribesleme: Sistemin performansıyla ilgili veridir. Örneğin, günlük gerçekleştirilen üretim miktarları üretim sorumlusu için geribeslemedir.
– Denetim: Sistemin amaçları doğrultusunda işleyip işlemediğini belirlemek için geribeslemenin izlenmesini ve değerlendirilmesini kapsar. Denetim fonksiyonu, uygun çıktıların üretimini sağlamak için sistemin girdi ve süreç elemanlarında gerekli düzenlemeleri yapar. Örneğin, üretim miktarları beklenen seviyede değil ise, nedenleri araştırılarak gerekli düzenlemeler yapılır.

Şekilde geribesleme verilerinin denetime akışı ve sonuçta denetimin diğer elemanlarla veri akışı kesikli çizgilerle gösterilmektedir. Bu kesikli çizgilerle gösterilen ilişkiler geribesleme ve denetimin rolünü vurgulamaktadır. Geribesleme ve denetimin rolü ise diğer elemanların girdileri çıktıya dönüştürerek amacına ulaşmasını sağlamaktır.

Bilgi Sistemi ve Elemanları

Sistemin tanımı ve işleyişi açıklandıktan sonra bilgi sisteminin tanımlanması ve anlaşılması çok daha kolay olmaktadır. Basit tanımıyla bilgi sistemi, veri kaynaklarını girdi olarak alıp süreçten geçiren ve çıktı olarak bilgi ürünlerini ortaya çıkaran bir sistemdir. Bu durumda, bilgi sistemi bunu başarırken “Hangi elemanları ve faaliyetleri içermektedir?” sorusu söz konusu olmaktadır.

Şekil 1. 2′de görülen bilgi sistemi, veriyi bilgiye dönüştürmek için girdi, süreç, çıktı, saklama ve kontrol faaliyetlerini yerine getirirken insan, donanım, yazılım, veri ve şebeke kaynaklarını kullanır. Bu bilgi sistemi modeli, bilgi sistemlerinin beş ana kaynaktan oluştuğunu göstermektedir: insan, donanım, yazılım, veri ve şebeke. Gerçek hayattaki tüm bilgi sistemlerinde bu beş kaynak eleman önemli rol oynamaktadır (O’brien, 2002, s. 11).

Tüm bilgi sistemlerinin işlemleri için insana gereksinim bulunmaktadır. Bu insan kaynakları sistemin son kullanıcıları olduğu gibi bilgi sistemi uzmanları da olmaktadır. Son kullanıcılar, bilgi sistemini ya da ortaya çıkardığı bilgiyi kullanan insanlardır. Bunlara örnek olarak mühendis, müdür ya da muhasebeci verilebilir. Bilgi sistemlerini yürüten ve geliştiren insanlara bilgi sistemi uzmanı denmektedir. Sistem analistlerine, programcılar, bilgisayar operatörleri örnek verilebilir. Sistem analistleri, son kullanıcıların bilgi gereksinimine göre bilgi sistemlerini tasarlarlar. Programcılar, sistemin özelliklerine göre bilgisayar programlarını hazırlarlar. Bilgisayar operatörleri de bilgisayar sistemini yürütürler.

 

Şekil bilgi sisteminin, ana faaliyetleri ve elemanları için temel bir çerçeveyi çizen bilgi sistemi modelini göstermektedir.

İnternet, intranet ve extranet gibi iletişim teknolojileri ve ağları bilgisayar destekli bilgi sistemleri ve tüm işletmelerin başarılı elektronik işletme ve ticari işlemleri için temel olmaktadır. İletişim şebekeleri; birbirlerine iletişim araçlarıyla bağlı ve iletişim yazılımlarıyla kontrol edilen bilgisayarlar, iletişim işlemcileri ve diğer ekipmanlardan oluşur. Şebeke kaynakları kavramı, iletişim teknolojisi ve şebekelerinin tüm bilgi sistemlerinin temel elemanlarından biri olduğunu vurgulamaktadır. Donanım, bilgi sürecinde kullanılan tüm fiziksel araç ve malzemeleri kapsamaktadır. Özellikle, sadece bilgisayar, hesap makinesi gibi makineleri değil, aynı zamanda verilerin kaydedildiği kağıtlardan manyetik disklere kadar olan tüm veri ortamlarını kapsamaktadır. Merkezi işlem birimi ve birbirleriyle bağlantılı değişik çevre birimlerinden oluşan bilgisayar sistemleri, klavye, hoparlör, yazıcı, manyetik ya da optik diskler, iletişim ağları donanıma örnek olarak verilebilir.

Yazılım, tüm bilgi işleme komutları kümesini içermektedir. Yazılım kavramıyla sadece bilgisayar donanımını kontrol eden ve yönlendiren, işletim talimatları kümesinden oluşan programlardan söz edilmemekte, aynı zamanda, insanların gereksinimi olan bilgi işleme komutları kümesi denilen yöntemlerden söz edilmektedir. Bilgisayar sisteminin işletimini kontrol eden ve destekleyen işletim sistemi programları (windows, unix OS/2 gibi), belirli bir amaçla kullanılan bilgisayarın işletimini yönlendiren programlardan oluşan uygulama yazılımları (muhasebe, istatistik yazılımları gibi) ve bilgi sistemini kullanan insanlar için işletim talimatlarını içeren yöntemler, yazılım kaynaklarına örneklerdir.

Veri kavramı, bilgi sistemlerinin ham malzemesi olmaktan daha fazla anlam taşımaktadır. Veri kavramı, örgütle ilgili değerli bilgilerden oluştuğu için yöneticiler ve bilgi sistemi uzmanları tarafından daha kapsamlı ele alınmaktadır. Bu nedenle, veri işletme içindeki tüm kullanıcıların yararlanmasını sağlamak amacıyla etkili bir şekilde idare edilmelidir. Veri, rakam, harf ve diğer özel şekillerden oluşarak alfasayısal olabileceği gibi cümle ve paragraflardan oluşarak metin de olabilir. Ayrıca, grafik ve resim gibi görsel veriler ile insan ve diğer sesler de önemli veri kaynaklarıdır. Bilgi sistemlerinde veri genellikle işlenmiş ve organize edilmiş şekilde veritabanlarında bulunmaktadır. Böylece, istenilen zamanda istenilen bilgiye rahatlıkla ulaşılabilmektedir. Örneğin, belirli bir döneme ait satış miktarları tüm dönemlere ait satış miktarlarının bulunduğu satış miktarları veritabanından bulunabilir.