Büyüklüğü ne olursa olsun her mağazanın insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyacı vardır. İlk olarak işletme, büyüklüğüne ve koşullarına göre insan kaynakları bilgi sistemini kendisi oluşturmaya ya da satın almaya karar vermelidir. Tamamen bir sistemin mağaza içersinde oluşturulması zaman, personel ve para açısından işletmeye büyük bir yük oluşturabilir. Hazır bir insan kaynakları bilgi sistemi yazılımının satın alınması ve organizasyonun ihtiyaçları doğrultusunda işletmeye uyumlu hale getirilmesi de diğer bir seçenektir. Bu seçenekte de yine tasarım için bir zaman, personel ve para harcanacaktır.

Başarılı bir insan kaynakları bilgi sistemi oluşturulması planlama, tasarım ve uygulamayı kapsayan üç farklı çabayı gerektirir. Her aşama bilgi toplamayı, sorunların çözüm önerileri getirmeyi ve karar vermeyi içerir. Bu insan kaynakları bilgi sistemi geliştirme aşamaları, kaliteli bilginin sağlanması, sistemin yüksek derecede fonksiyonel olması, etkili girdinin sağlanması, süreç ve çıktı kapasitesi ve kullanıcı uygunluğunun belirlenmesi gibi pek çok konuyu göz önünde tutmalıdır.

İnsan Kaynakları Planlaması

İnsan kaynakları planlaması mağazanın amaçlarını yerine getirmek için, organizasyondaki karar vericilere bilgi sağlanmalıdır. İşgücü planlaması için gerekli veriler, toplanmalı, organize edilmeli, sentezi yapılmalı ve istenilen biçimde, zamanda ve etkili bir biçimde üretilmelidir. İşgücü planlama süreci gelecekteki personel ihtiyacının organizasyon büyüklüğüne, temel iş gruplarının gerektirdiği becerilere ve bütünsel olarak organizasyonel ihtiyaçlara göre tanımlanması, analiz ve uygulamayı kolaylaştırmak için işgücüne ilişkin verilerin diğer karar destek sistemlerine girdi oluşturabilecek biçimde düzenlenmesi gerekmektedir.

Başarılı bir insan kaynakları yönetimi için iyi bir işgücü planlamasına ihtiyaç vardır. Çağdaş işgücü planlaması kaçınılmaz olarak bilgisayar desteğine gereksinim duyar. İşgücü planlama konusu pek çok değişkeni içerir ve Mağazalar bu karmaşık modelleri manuel olarak yapmak çok güçtür.

Bilgisayar desteği ile gerçekleştirilen işgücü planlaması mağazalara aşağıdaki faydaları sağlayacaktır.
– İnsan kaynağının etkinliğini artırmak,
– Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek,
– Yeni personel sağlanmasında ekonomiği sağlamak,
– İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini sağlamak,
– Personel bulma seçme, kariyer planlama gibi diğer insan kaynakları faaliyetleri arasında koordinasyonu sağlamaktır.

Personel Seçme ve Yerleştirme

Personel seçme ve yerleştirme, insan kaynakları yönetiminde bilgisayarlardan en çok yararlanılan fonksiyonlarından biridir. Pek çok insan kaynakları bilgi sisteminde personel seçme ve yerleştirme modülü büyük bir ağırlığa sahiptir. Bunun en önemli sebebi, personel seçme ve yerleştirme sürecinin mağaza için geniş yer tutan bir süreç olmasıdır. Bilgisayarlı personel seçme ve yerleştirme süreciyle organizasyonlar, günümüz işgücü pazarında eşit iş fırsatlarının yaratılması ve personel bulma konusunda çok daha fazla başarı elde edebilir.

Personel seçme ve yerleştirme modülünün ana kullanıcıları insan kaynakları personelidir ve sistemi; personel bulma, seçme sürecinde kullanırlar. Bu faaliyet, sadece iş başvuruları değil aynı zamanda yeni işe alınan, mevcut personel, işten ayrılan ve emekli personelle ilgili bilgileri de kapsamalıdır. Sistemde demografik bilgiler yanında beceri ve yeterlilikleri, iş tecrübesi gibi bilgilerde yer almalıdır. Günümüzde internet üzerinden yapılan başvuruları doğrudan sisteme alarak değerlendirmek Mağazalar için büyük bir yük ve zaman kaybını önlemektedir.

Personel seçme ve yerleştirme fonksiyonunun faaliyeti doğrudan organizasyonun diğer faaliyetlerini etkiler. Bu fonksiyonunun en iyi biçimde yapılması, organizasyonun diğer birimlerinde olası en iyi personelin çalıştırılması anlamındadır. Personel seçme ve yerleştirme modülüne sahip bir insan kaynakları bilgi sistemi verimliliğin artmasını sağlayacaktır.

Bu modülün bulunması işletmeye ayrıca şu faydaları sağlayacaktır:
– Veri kaydı, sınıflanması ve hesaplanmasının otomasyonu maliyet tasarrufu sağlayacaktır.
– Daha etkili ve verimli personel bulunmasına yardımcı olur. Bilgisayarlı veriler ile önerilen ve uygun pozisyonlara başvuran çok sayıda elemanın geçmiş performansının analizi ve uygun yerin belirlenmesini sağlayacaktır.
– Önemli sayıda elemana ihtiyaç duyulması gibi durumlarda hız sağlayacaktır ve zaman kaybını önleyecektir. Adayların hızlı ve tüm ayrıntılarıyla düşünülüp elenmesini sağlayacaktır. Pozisyonun açılması ve doldurulması arasında ki zamanın kısalmasını ve uygun elemanın uygun pozisyona getirilmesine yardımcı olacaktır.
– Başvurular ve yeni işe alınanlar ile tam, uygun ve profesyonel bir iletişim yaratılmasını sağlayacaktır.
– İşe yerleştirme listelerinin tutulmasını sağlar. Böylece çalışanların ve insan kaynakları personelinin sisteme karşı güvenlerinin sağlanmasına yardımcı olur. Kapalı pozisyonlara başvuruları ve nitelikli olmayan bireyleri seçim dışı bırakarak doğru listelerin geliştirilmesini sağlayacaktır.
– Belirlenen amaçların, zaman tablolarının, yükselmelerin eşit iş fırsatları yaratılarak gerçekleşmesini sağlayacaktır.
– Seçme ve yerleştirme sürecinin kendi kendini kontrolünü sağlayacaktır.
– Bu süreçte toplanan bilgiler insan kaynakları personelinin ve yönetiminin profesyonel ve etkili bir birim oluşturmasına yardımcı olur.

Ücret Yönetimi

Genellikle yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımı ve yönetimini sağlayan insan kaynakları bilgi sistemi uygulamalarını isteyerek destekler. Ücret yönetimi doğrudan parayla ilgili olduğu için insan kaynakları bilgi sistemleri öncelikle ücret yönetimi modülüne sahiptir.

Ücret yönetimi, özellikle iş değerlemenin manuel olarak yapıldığı bir fonksiyondur. Bilgisayarlı sistemler ise gereksinim duyulan miktarda kantitatif analiz ve hesaplamayı çok doğru ve hızlı bir biçimde gerçekleştirebilirler. Örnek olarak, ücret miktarının belirlenmesi sürecini hızlı ve doğru bir biçimde gerçekleştirirler. Ücret hesaplamaları para cinsinden olduğu için, hız ve doğruluktaki her gelişme örgütsel verimliliği artıracak ve muhtemel hataları en aza indirecektir. Bilgisayarlı ücret yönetimi tüm ücret yönetimi alt fonksiyonlarının da zamanında, uygun ve esnek bir biçimde gerçekleşmesini sağlayacaktır.

İnsan kaynakları bilgi sistemi destekli ücret yönetimi; değişkenlere göre içsel ücret araştırmalarını örnek olarak, pozisyona, zaman ya da yıla göre üret araştırmaları verilebilir. Ayrıca, liyakate göre ücret politikalarının sonuçlarını, ücret yönetiminin kontrolünü, sınırlarını ve dışsal ücret araştırmalarını kapsayabilir. Ücret yönetimi modülü genellikle ücret tipleri ve oranlarının her iş grubuna göre gösteren iş sınıflandırma tabloları üretir. Ayrıca, ücret maaş oranları için tablolar oluşturur.

Bunları yaparken genellikle diğer insan kaynakları fonksiyonlarının uygulamalarının oluşturduğu bilgilerden yararlanır. Örnek olarak, bireylerle ilgili veriler seçme yerleştirme modülünden kıdem ve performans bilgileri eğer ayrı birer modül yoksa endüstriyel ilişkiler modülünden gelmektedir.

Ücret yönetimi çoğu zaman ücret dışı maddi yardımları da kapsamaktadır. Ücret dışı maddi yardım yönetimi, ücretten ayrı olarak büyük bir finansal olan ve düzenli olarak yapılan ödemeleri kapsamaktadır. Emeklilik planları, sağlık yardımları, sigorta ödemeleri bu gruba girmektedir.

Eğitim ve Geliştirme

İnsan kaynakları genellikle temel fonksiyonlar olan personel seçme yerleştirme, ücret ve ücret dışı maddi yardım yönetiminden sonra eğitimi ele almaktadır. İnsan kaynakları bilgi sistemi personelin eğitim ihtiyacının etkili yönetimini sağlayabilir. Mağaza yöneticileri, eğitim maliyetlerinin artması sebebiyle insan kaynakları bilgi sisteminin bu alanına önem vermeye başlamışlardır. Örnek olarak, bu konuda bilgiye sahip mağazalarda mağaza politikaları yıllık 7 ya da 10 günlük eğitim ve geliştirme programlarını zorunlu kılar. En çok görülen eğitim uygulaması kurslara katılımdır. Diğer uygulama ise insan kaynakları bilgi sistemi yardımıyla interaktif olarak eğitim ve geliştirmenin sağlanmasıdır.

Mağazalar insan kaynakları bilgi sitemi desteğiyle yaptıkları eğitim programlarından aşağıdaki faydaları sağlayabilirler:
– Eğitim programlarının ve katılımcıların kolaylıkla belirlenmesi
– Personelin ihtiyacı olan uygun eğitimin alınmasının sağlanması
– Bireysel olarak personelin bu güne kadar aldığı eğitimin belirlenmesi
– Eğitim sonrası yapılan değerlemede, eğitim alanlar hakkında daha doğru bilgi elde edilmesi.

Eğitim ve geliştirmenin bazı yönleri, özellikle planlama ve fikir alışverişlerinin bilgisayarla yapılması zordur. Bu anlamda bilgisayar yazılım programları destekleyici bir role sahiptir. Eğitim yazılımları sıklıkla, performans yönetimi, beceri açığı analizleri, kurs geliştirme uygulamalarına veri ve bilgi desteği sağlar.

Endüstriyel İlişkiler

Endüstriyel ilişkiler fonksiyonu yönetim çalışanlar ve sendikalar arasında iletişimi kolaylaştırmaya destek sağlar. Ayrıca ferdi olarak (sendikaya üye olmadan) çalışanlara da yardımcı olur.

Endüstriyel ilişkiler modülünün en temel amacı çalışanlara destekleyici bir iş ortamı yaratmak ve insan kaynaklarının hizmetlerinin karmaşıklığına arabulucu ve rehber olarak hizmet etmektir. Endüstriyel ilişkiler, işe gelmeme problemlerinin çözülmesi, iş ve ödemelerle ilgili kuralların oluşturulması, sendikalarla ilişkilerin sağlanması, personelin maddi sıkıntıları ve ailevi problemleri gibi sorunlarda personele destek olma gibi faaliyetleri yerine getirir. Endüstriyel ilişkiler sisteminin amaçlarını tam anlamıyla yerine getirmesinde bu fonksiyonları içeren bir insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyaç duyarlar.