Veri, Bilgi Kavramları ve İlişkileri

Veri ve Bilgi Nedir?

Bilgi sistemleri, işletme içindeki önemli insanlar, yerler ve nesneler hakkında bilgi içerir. Bilgi ile sözü edilen verinin, işlenerek karar verici için anlamlı ve kullanışlı hale gelmesidir (Gupta, 1996, s. 12). Veri ise, işletme içinde oluşan olayları temsil eden belirli bir işe yarayan ya da yaramayan ham gerçekler, görüntüler, seslerdir. Daha basit tanımıyla, veri bilginin işlenmemiş hali yani ham halidir.

Bilginin tanımında verinin işlenmiş haline bilgi denildiğinden söz edilmektedir. Buna göre, veri aşağıdaki işlem ya da işlemlerden geçerek bilgiye dönüşmektedir (Gupta, 1996, s. 13):
– Toplama
– Sınıflandırma
– Yeniden düzenleme
– Özetleme
– Saklama
– Yeniden elde etme
– İletme

Yapılan işin özelliğine göre veri bilgiye dönüştürülürken, yukarıdaki işlemlerin tamamı ya da bazıları kullanılmaktadır. Birinci basamakta veri, anketlerden, görüşmelerden, belgelerden, gazetelerden ya da benzeri araçlardan toplanmaktadır. Daha sonra, veri sınıflandırılarak ve düzenlenerek anlamlı bir biçim almaktadır. Örneğin, öğrenciler hakkındaki veri, soyadlarına göre alfabetik olarak düzenlenebilir. İşlenen veri bilgiye dönüşünce, karar vericiye yararlı olması için kısaltılabilir ve özetlenebilir. Bu bilgi gelecekte kullanılmak için dikkatlice saklanır. Uygun şekilde saklanmayan bilgiye karar vericinin erişimi zorlaşabilir ya da saklanan bilgi kullanılamaz duruma gelebilir. Son olarak, bilginin yararlı olması isteniyorsa, bilgi doğru biçimde, doğru zamanda, doğru yerde, doğru kişiye iletilmeli ya da dağıtılmalıdır.

 

Veri bilgiye dönüştürülürken hangi işlem ya da işlemlerden geçmektedir?

İyi Bilgi ve Özellikleri

İşletme içinde elde edilen her bilgi herkes için önemli değildir. Birisi için bilgi değeri taşıyan bir konu bir diğeri için bilgi değeri taşımayabilir. Ayrıca, ilgilenilen bir konu ile ilgili olmayan bilginin de değeri yoktur. O halde, bilginin kullanıcı için bir değer taşıması yani iyi bilgi olması için gerekli özellikleri taşıması gereklidir ( Haag, Cummings, Dawkins, 1998, s. 22). Bu özellikler aşağıda açıklanmaktadır.

İlişki: Bilgi, istenilen konuyla ilişkili ise ve karar vericiye yardımcı oluyorsa iyi bilgidir. Kişi, yığın halindeki bilgiden ilgilendiği konuyla ilişkili olanı seçerken gereksiz pek çok bilgiyle karşılaşmamalıdır. Karar vericinin sadece gereksinimi olan bilginin kendisine ulaştırılması ve ilgisiz konular hakkında bilgi verilmemesi, karar konusunda odaklaşarak doğru ve zamanında karar vermesinde önemlidir.

Doğruluk: Bilgi, hatadan uzak ve doğru olmalıdır. Yanlış bilgi doğal olarak bu bilgiyi kullanarak karar verenin de yanlış kararlar ile kendisine ve işletmesine büyük zararlar vermesine neden olabilir. Ancak, bilginin doğruluk derecesi arttıkça maliyeti de artmaktadır. Bu nedenle, işletmelerde parayla ilgili bazı konularda (bordro, fatura, alacaklar, borçlar vb. ) yüzde yüz doğru bilgi istenirken, bazı konularda (uzun dönemli ekonomik göstergeler, istatistiksel raporlar vb. ) ufak hatalar gözardı edilebilmektedir. Ayrıca, bilginin doğru olması, bilginin süreçten doğru geçtiğinin en önemli göstergesidir.

Zamanlama: Bilginin zamanlaması hayatidir. Bilgi doğru zamanda, doğru yerde doğru kişiye ulaşmalıdır. Aksi takdirde, zamanında elde edilemeyen bilginin değeri olmaz ya da çok azalır. Birçok işletme, zamanlamasına ve gereksinimine dikkat etmeden işletmeleri hakkında raporlar sunar. Zamanlaması iyi olmayan bu tür raporlar, içindeki bilginin değerini düşürmekte ve istenilen faydayı sağlamamaktadır.

Tam olması: Elde edilen bilginin doğru ve zamanında kullanılabilmesi için eksiksiz yani tam olması zorunludur. Eksik bilgiyle karar verilmeye çalışılırsa eksiklikler varsayımlar yoluyla tamamlanmaya çalışılır. Bu durumda da verilen kararın doğruluğu varsayımların doğruluğuna bağlı kalır. Bir problemin çözümünde ilgili tüm bilgiye ulaşılmalıdır. Bununla birlikte, eksik bilgi olmaması için çalışılırken karar verici de gerekli gereksiz bilgi yığını içinde boğulmamalıdır. Problemle ilgili bilgi ne eksik ne de fazla olmalıdır; istenen ne ise tam olarak o bilgi ulaştırılmalıdır.

Erişilebilirlik: Gerekli olduğu zaman istenilen şekilde karar vericinin erişemediği bilgi yararlı bilgi değildir. Teknolojideki gelişmeler, günümüzde bilgiye erişmeyi geçmiştekinden daha kolay ve hızlı hale getirmesine rağmen uygulamadaki yanlışlıklar başarısızlığı artırmaktadır. Bazı işletmelerde bilgiye kolay erişim işletmenin varlığını tehlikeye düşürebileceği için bilgiye kolay erişim ile bilginin güvenilirliği çok iyi dengelenmelidir.

Doğru Bilgi Biçimi: Karar vericiye yararlı olması için bilginin doğru biçimde sunulması gereklidir. Bilginin biçimi öyle uygun olmalıdır ki, başka bir işlemden geçmesine gerek olmadan karar verici tarafından kullanılabilmelidir. Bilgi, sunulması sırasında, grafik, resim ve hatta video görüntüleri gibi yardımcı araçlar kullanılarak daha anlaşılır biçime getirilebilir. Bilginin anlaşılır ve kullanılabilir olması açısından doğru bilgi biçiminin seçimi çok önemlidir. Aksi durumda, sunulan bilgi karar verici tarafından ya yanlış anlaşılabilir ya da hiç anlaşılmayabilir.