Satışta Zaman Yönetimi

Pek çok yönetici için kendisinin ve satış elemanlarının zamanını yönetmek, en önemli görevlerden birisidir. Hem firma hem de satış elemanı için maksimum faydayı sağlamak, zamanı akıllıca kullanmalarına bağlıdır. Kişilerin başarı düzeyi de zamanı ne kadar iyi kullanacaklarına bağlıdır. Bölgesel zaman yönetiminde, satış elemanlarının kısıtlı olan zamanlarını iyi değerlendirmeleri, üretken zamanlarını maksimize etmeleri ve satışla ilgili olmayan boş zamanlarını minimize etmeleri gerekir. Satış elemanlarının çalışma zamanlarının sadece yarısının satış için harcandığını unutmamak gerekir. Satış elemanının, satışla ilgili olarak etkin bir şekilde kullanacağı zaman, müşteriyle yüz yüze ilişkide bulunduğu an, telefon görüşmeleri ve yaptığı hizmetlerdir. Aslında harcanan diğer zamanların üretken olmayan boş zaman olarak adlandırılması yanlış olabilir. Çünkü satış elemanı, müşteriyle görüşebilmek için araştırma ve hazırlık aşamalarını geçirmek ve müşteriye ulaşabilmek için de seyahat etmek zorundadır.

Zaman yönetimi bilgi, beceri ve tecrübe gerektirir. Zaman yönetiminde becerilerin geliştirilmesi 3 temel başlık altında toplanabilir. Bunlar, planlama organizasyon ve disiplindir.

Planlama: Tüm satış elemanları ve satış yöneticileri, sınırlı zamanlarını optimal bir şekilde kullanabilmek için planlı olmak zorundadırlar. Daha iyi bir planlama için şu öneriler sunulabilir:
– Satış yönetimi faaliyetleri için önceliği olan işleri tespit etmek gerekir.
– Gelecekte ortaya çıkacak önemli işleri tahmin etmek
– Yönetici ve satış elemanları için görev belirlemek ve bunlara uymak
– Plan ve programların esnek olmasına özen göstermek

Disiplin: İyi zaman yönetimi kişinin kendi disiplinine ve iyi çalışma alışkanlığı geliştirmesine bağlıdır. Çalışma ile ilgili kötü alışkanlıklardan sakınmak ve zamanı etkin kullanmak, öncelikle satış elemanı ve yöneticinin kendi tarafından istenmelidir.

Bu konuda bazı öneriler şunlardır:
– İşlerinizi ertelemeyin. Bugünün işini yarına bırakmayınız.
– Önemsiz telefon konuşmaları ve sebepsiz ziyaretçilerden (misafirlerden) kaçınınız.
– Öz konuşmayı bilin. Satış yöneticisi ve satış elemanları çoğu kez yazarken ve konuşurken gereksiz detaylarla boşa zaman harcamaktadırlar. Esasları ve özü almayı (anlamayı) ve vermeyi biliniz.
– Özel izin isteklerinden kaçınınız. Özel isteklerin çoğu çalışanın ve şirketin amaçları ile ilgisi yoktur.

Organizasyon: Satış elemanı ve yöneticiler, gerçekleştirecekleri işleri başarmak üzere iyi tanımalı ve dikkatli bir şekilde çalışmalıdırlar. Hatta işleri organize etmek üzere günlük veya haftalık çalışma takvimi hazırlamalıdırlar. Bu konudaki diğer öneriler şunlardır:

– Mümkün olduğunca birden fazla işi bir araya getirmek. Örneğin müşterilerin ziyaretinde uzun bir yol katetmek, çok sayıda kısa ziyaret gerçekleştirmekten iyidir. Bir başka deyişle, azar azar zaman ayırarak çok sayıda müşteri ile görüşüp hiç satış yapmama yerine, birkaç müşteri üzerinde yoğunlaşmak daha iyidir.

– Bazı yardımcılar tarafından işlerin yapılmasına imkân tanımak. Her işi kendisi üstlenmeye kalkışan bir yönetici, önemli yönetim sorumlulukları yerine getirecek yeterli zamanı bulamayabilir.

– Mümkün olduğunca satış çabalarını önemli işler üzerine konsantre etmek. Özellikle çeşitli işleri bir defada yapmaya çalışmamalıdır.

– Daha az önemli konularda zamanı boşa harcamamak için önemli problemleri belirlemek.

Satış elemanlarının zaman kullanımları Şekil 6. 1′de görülmektedir. Satış elemanları zamanlarının büyük bir çoğunluğunu yüz yüze satış dışındaki faaliyetlere ayırmaktadırlar (%20 seyahat, bekleme; %17 idari görevler; %12 servis ziyaretleri ve %21 telefonla satış). Sadece %30′luk bir zaman yüz yüze satışa ayrılmaktadır. Ancak, işletmelerin satış hacimlerinin artması, yüz yüze yapılan etkin satışlarla gerçekleşebilmektedir (Darymple ve Cron, 1995, ss. 226-227). Etkin satış dediğimiz yüz yüze satışın artırılmasında ise, teknolojiden yararlanmanın rolü büyüktür. Elle taşınan bilgisayarlar, elektronik posta, araç ve cep telefonları ve diğer elektronik ve bilgisayara dayalı imkânlar satış elemanlarına sipariş ve ziyaret raporlarını anında yazabilmek, müşteriye daha hızlı ve daha iyi hizmetler sunmak gibi imkânları doğurmaktadır. Özellikle teknoloji kullanımı gelecek için daha fazla önem taşımaktadır.

Zamanı etkin kullanmanın bir yolu, yukarıda sözü edilen teknolojik araçlardan yararlanmak, diğeri ise etkin rota planlamasıdır. Satış yöneticisi için bölgesel zaman yönetimi, mevcut ve yeni müşterilerine zamanı nasıl dağıtacağına ilişkindir. Satış yöneticisi, satış elemanının zaman takvimini ve ziyaret yerlerini belirlemek işlerini üstlenmelidir. Satış elemanı hangi müşterinin ne zaman ve hangi sırayla ziyaret edileceğini (rota planı) bilmelidir. Randevular ve görüşülemeyecek olan müşteriler, bir sıraya konarak maksimum iletişim kurma zamanı sağlanmalıdır. Aksi takdirde, yolda boşa geçirilecek zaman, kötü yönlendirmelerle kayıplara yol açar. Müşteriler gecikmeleri iyi karşılamazlar, hatta satış elemanları geri çevirebilirler. Rota, bir satış elemanı için müşteri ziyaretlerinde bulunacağı zaman, kullanacağı yol planı (modeli) dır. Satış elemanlarının önünde birbirinden farklı pek çok mümkün satış rotası bulunmaktadır. En ideal rotanın bulunması karışık ve zor bir iştir. Ancak, bir harita üzerinde müşterileri tespit ederek sırasıyla, en hızlı şekilde müşterilerin ziyaretinin sağlanabileceği temel bir model geliştirilebilir.

Böylesi bir modelde satış rotasını belirlemeye ilişkin uyulması gereken kurallar şunlardır (Darymple ve Cron, 1995, s. 242):
– Satış rotası hiçbir şekilde birbirini kesmemelidir.
– Satış rotası dairesel olmalıdır.
– Aynı rota üstünde gidip gelinmemelidir.
– Komşu alanlardaki müşteriler sırasıyla ziyaret edilmelidir.

Bir rota planı hazırlanırken satış yöneticisi ve satış elemanları gerekli olan bilgileri toplamak zorundadırlar. Bu bilgilerden başlıcaları; Satış elemanının her gün ziyaret edeceği müşteri sayısı, her grup müşterinin ziyaret sıklığı, her müşterinin ulaşım mesafesi ve taşımacılık metodudur. Rota modelleri doğrusal veya daireseldir. Doğrusal rotalarda, satış elemanı bürosundan çıkar, müşterileri bir doğrultu üzerinde bölgenin sonuna kadar ziyaret eder. Dairesel rotalarda, satış elemanı bürosundan çıkarak dairesel olarak müşterileri ziyaret ederek bölgeyi tamamlar. Yonca yaprağı ve zikzak rota sistemleri, doğrusal ve dairesel rota sistemlerinin daha kompleks şekilleri olarak karşımıza çıkmaktadır (Şekil 6. 2). Yonca yaprağı rotada, bölge, dairesel alanları içeren komşu alanlara ayrılmakta ve satış elemanı bir dairesel alandaki müşterileri ziyaret ettikten sonra, diğer komşu alanlardaki müşterileri sırasıyla ziyaret etmektedir. Zikzak rota modelinde, satış elemanı, satış bürosundan en uzaktaki müşteriden başlayarak büroya doğru ziyaretini tamamlamaktadır. Satış elemanı, sadece doğrusal hat üzerindeki müşterileri ziyaret ederek büroya döner. Tekrar bürodan diğer hattaki müşterilerin ziyaretini ilkindeki gibi tamamlar. Kaç tane doğrusal hat var ise, bunlar üzerindeki müşterilerin ziyaretleri tamamlanır. Bir başka rota modeli ise, ziyaret sıklıkları birbirinden farklı müşteriler için kullanılan zikzak aralarında durulan rota modelidir. Satış elemanı bir seyahatinde sadece daha kârlı müşterilerini ziyaret ederken, diğer bir seyahatinde geride kalan müşterileri ziyaret etmeyi yeğler.

Bazı şirketler için bölge büyüklüğü sebebiyle rota planlaması çok zor bir iş olarak ortaya çıkmaktadır. Satış elemanlarının seçilen bölgeye göre beş il, ilçe ve hatta köy ziyaret edecekleri düşünülecek olursa, söz konusu yerlerdeki müşterilere ulaşmaları için binlerce km yol kat etmeleri gerekecektir. Bu yolu en kısa mesafeye indirecek bir rota planlamasına ihtiyaç duyulacaktır. Bu konuda çeşitli matematiksel modellerden yararlanılabilir. En geniş açı yöntemi, ziyaret planı modeli, dağıtım modeli gibi. Satış yöneticileri için her ne kadar matematiksel modellerden yararlanma gerekli ise de bu yöneticilerin yargısal kararlarının da önemli olduğu unutulmamalıdır.

Eğitim dönemlerinde rota, genellikle satış yöneticisi ve satış elemanlarınca hazırlanır. Hazırlanan rota satış elemanının sorumluluğundadır. Eğer satış elemanı bulunduğu bölgeyi tanıyorsa, rota satış elemanı için zor bir görev olmaktan çıkar. Fakat hazırlıksız olmak satışın kapatılması veya kaybedilmesine yol açabilir.

Hazırlanan rotaların şu avantajları vardır (Anderson, Hair ve Bush, 1992, ss. 347-348):
– Seyahat zamanı ve satış maliyetini azaltır. Satış elemanları müşterileriyle verimli olarak geçirecekleri daha fazla zamanı yaratmak gerekir. Satış elemanlarının zamanlarının yaklaşık üçte biri seyahatte geçmektedir. Bu sebeple, seyahat zamanını olabildiğince azaltarak etkin satış zamanını artıran herhangi bir yöntem her zaman arzulanmaktadır.
– İletişimi geliştirir. Satış elemanının nerede olduğunu bilen yönetici, ona son andaki değişikliklerle ilgili bilgileri verir veya gerekli uyarılan yapar.
– Bölge takibini geliştirir. Tüm müşterilerin ziyaret sıklıkları, müşteriler hakkında (sayı ve yerleşim gibi) gerekli bilgiler, taşımacılık yöntemleri bilinmelidir. Rota planlaması için gerekli olan bu bilgiler, pazar takibinde önemli rol oynar.

Rota sisteminin en önemli dezavantajı ise, satış elemanlarının nispeten esnek olmayan bir modelle çalışmalarına ve dolayısıyla teşviklerin azalmasına yol açmasıdır. Nitekim satış elemanının yeni koşullar karşısında değişiklik yapmasını önler. Örneğin, rotanın izin vermediği önemli bir müşteri ile biraz daha fazla ilgilenilmesi, daha fazla kazanç sağlayabilir. Bu sebeple rota sistemi, tüm şirketlere, daha esnek davranılması kaydıyla önerilir.