Satış Elemanlarının Ayıklanması ve Seçimi

Satış elemanlarının seçim süreci, işletmenin amacına, büyüklüğüne, adayların sayısına, işin (görev) yapısına bağlı olarak değişmektedir. Ancak temelde seçim süreci, olası adayların özelliklerini belirlemek ve işletme amacına uyarlamayı kapsamalıdır.

Yukarıda açıklanan kaynaklardan biri veya birkaçı ya da tümü ile tedarik edilen çok sayıda satış elemanı adayı arasından en uygunlarının seçilebilmesi için her şeyden önce satış elemanı seçimindeki amaçlan (maksatları) kararlaştırmak; satış elemanlarının seçimi için güdülecek politikaları oluşturmak; deneyimi olan kimselerce iyi planlanmış ve uygulanabilir nitelikte seçim sürecini geliştirmek; bunları uygulayacak işgörenleri eğitmek, özellikle yoklamaları (testleri) yorumlayarak ve seçim programını dönem dönem gözden geçirerek, iyi işleyip işlemediğini incelemek ve gözden geçirmek gerekecektir.

Satış elemanlarının seçimi ve işe alınması sürecinin şu aşamalardan oluştuğunu söyleyebiliriz:
– İş Analizi,
– Gerekli Niteliklerin Kararlaştırılması,
– Satış Personelinin Tedariki,
– Adayların Niteliklerinin Kararlaştırılması.

İş Analizi: İlk adım satış çalışmalarıyla ilgili görevlerin sınıflandırılmasıdır. İkinci adım, bu sınıflandırılmış görevler için yapılacak işlerin belirlenmesidir. Bu işler açık olarak tanımlanmalı ve önem derecesine göre sıralanmalıdır. İş tanımında, bu işten beklenen bütün amaçlar, ayrıntılı görev ve sorumluluklar, yetki sınırları, örgüt içi ast üst ilişkileri ile birlikte talep edilen asgari tecrübe, yetenek ve kişisel konular yazılmalıdır. İş analizi yalnızca iyi bir seçim için değil, başarı değerlendirmesi, geliştirilmesi ve motivasyonu için de gereklidir.

Gerekli Niteliklerin Kararlaştırılması: Her iş için gerekli olan kişilerin nitelikleri birbirinden farklıdır. Satış görevinde çalışacak olanlar için de bu nitelikler kararlaştırılmalıdır.

Satış Personelinin Tedariki: İşletmenin bugün gerek duyduğu satış personelinin sayısı ve çeşidi de önemlidir. Ayrıca, şirketin beklentilerine göre, gelecek için gerek duyulacak satış elemanlarının sayısı ve nitelikleri önceden planlanmalıdır. Bu nedenle, şirketin işletme politikası burada önemlidir. Adaylar gazete ilanlarıyla bulunabileceği gibi, üniversite ve yüksekokulların son sınıflarının arasından seçilir veya bu adaylar şirket içinde üst düzeyde çalışanların önereceği kişiler olabilir.

Adayların Niteliklerinin Kararlaştırılması: Satış görevinde çalışmak isteyen kişilerin özelliklerinin, işe alınmadan önce belirlenmesi süreci uzun ya da kısa bir süreçtir. Küçük işletmeler, kısa bir mülâkattan hemen sonra satış elemanını işe alırlar. Büyük işletmelerde ise, bu süreç uzundur. Aday bir mülâkattan geçer, geçmiş deneyimleri tespit edilir, referans verdiği kişilerle temas kurulur, çeşitli testler yapılır ve ancak bu işlemlerden sonra işe alınır.

İşletme yönetimi, bir seçim sürecinde, yukarıda sözü edilen plan ve sürece uygun olarak değişik yöntemlerin ya bir kısmından ya da tümünden yararlanır.

Bunların başlıcaları şunlardır:
– Başvuru Kâğıtları (İş başvuru formlarının doldurulması),
– İş Başvuru Formunun İncelenmesi,
– Görüşme (Ön görüşme, Detaylı görüşme),
– Referansların İncelenmesi,
– Sağlık Yoklamaları (Tıbbi Testler),
– Psikolojik Testler,
– Deneme Süresi.

Bazen uzun bir işe alma sürecinin uygulanmasına karşın, gene de işe alınan satış elemanları iyi seçilmemektedir. Bu konuda, kişi seçimine karar veren satış yöneticisinin bilgi ve deneyimlerinin etkisi önemli olmaktadır. Satış yöneticilerinin, satış gücü devir hızını düşük tutmaları için seçim konusunda dikkatli olmaları gerekmektedir. Ancak, bazen satış yöneticilerinden kaynaklanan seçim hataları da olabilir.

Burada satış yöneticisinin bazı sınırlamalarını şu şekilde sıralayabiliriz:
– Satış yöneticisinin görüşme deneyimi az olması,
– Görüş sırasında, başarılı iş performansında temel olacak bütün boyutlara ilişkin bilgi toplanamaması,
– Ayrıntılarla yeterinden fazla zaman harcanması,
– Adayın verdiği bilgilerin doğruluk derecesi,
– Önyargılı ve sabit fikirli olma,
– Adayın sadece tek bir iyi (veya kötü) yönüne göre kesin karar verme,
– Görüşmenin başka konulara kayması,
– Yöneticinin çok hızlı karar vermesi,
– Önceden olumsuz düşünme,
– Boş kadroyu hemen doldurma isteği ve
– Adayların yöneticinin değerlendirilmesini etkilemesi.

Bunları bilerek yapılan bir işe alma görüşmesinde, daha başarılı olmak mümkündür. Ayrıca, satış gücü devir hızıyla, satış başarısı ve iş tatmini arasındaki ilişkilere çeşitli araştırmalarla da dikkat çekilmiştir. Başarı düzeyi düşük satış elemanları, başarı düzeyi yüksek olanlarla karşılaştırıldığında, iş tatmininin şirketten ayrılma kararı üzerinde çok önemli bir etkisi olduğunu göstermektedir. Bu açıdan satış gücünü, düşük ve yüksek başarı gösterenler olarak iki gruba ayırarak çeşitli incelemelerin yapılması, devir hızına etki eden çeşitli etkenlerin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. Bir araştırmanın sonucuna göre, satış yöneticileri, satış gücünün iş tatminini arttırarak, devir hızını düşürebilirler. Ancak, iş tatminini arttırılmasıyla devir hızının düşürülmesi, düşük başarı düzeyi gösteren satış elemanları için söz konusu olmakta ve bütün bu iş tatminini arttırmaya yönelik çabalar, yüksek başarı düzeyindeki satış elemanlarının devir hızlarına az etki etmektedir. Bu nedenle, yüksek başarı gösteren gruptaki satış elemanlarının devir hızına etki eden başka önemli unsurların belirlenmesi için daha fazla araştırmaya gerek olacaktır.

Satış Eleman Seçim Süreci

İş başvurusunda bulunan kişilerin öncelikle başvuru formu doldurmaları gerekir. Başvuru formları daha sonra incelemeye alınır. Bu inceleme sonucu uygun görülen kişiler görüşmeye çağırılırlar. Kişiler hakkındaki referanslar ve sağlık raporları da dikkate alınarak işe alınacak elemanlar tespit edilir. Bu kişiler psikolojik testlere tabi tutularak işe uygunlukları ortaya konur ve işte deneme süresine tabi tutulurlar (Şekil 7. 1).

Başvuru formları, kısa veya ayrıntılı sorularla aday hakkında genel bilgilerin edinilmesine yöneliktir. Kısa olan sorular, başvuran adaylarca doldurulunca, çabucak ilk elemeci tarafından incelenip, elenecekler kolaylıkla elenebilir. Söz gelişi; yaş, cinsiyet, öğrenim veya eğitim ya da deneyim ile ilgili sorulara verilen yanıtlar aranılan temel niteliklere uygun görülmezse, daha sonraki işlemlere gerek kalmadan aday elenmiş olur.

Ayrıntılı (uzun) başvuru formları, özet olmaktan çok objektif olarak adayın uygun özellikleri konusunda ayrıntılı bilgileri kapsar. Kimi durumlarda, medeni durumu ve doğum yeri, tarihi, dini, ulusu, cinsiyeti. . . vb. özellikler de yer alır. Ayrıntılı başvuru kâğıtları yalnızca satış elemanının seçiminde yararlanılan araçların biri olmakla kalmaz; satış elemanının seçilmesi halinde, kendisinin nitelikleri hakkında bilgi derleme kaynağı olarak da kullanılabilir. Ayrıntılı başvuru kâğıdını dolduran aday, sorulara daha kesin ve tutarlı yanıt vermek gereğini duyar.

Başvuru kâğıdında gereksiz sorulara ve yorumda kullanılmayacak anlamsız sorulara yer verilmemelidir. İş gerekleri ile ilgili olmayacak soruların değerlemede hiçbir yararı yoktur. Asıl önemli olan, başarı ya da başarısızlık nedenlerini yansıtacak özellikleri açığa çıkaran sorulara yer verilmiş olmasıdır.

Başvuru Formları

Başvuru formları değişik amaçlar için kullanılabilir. İlk elemelerde, daha sonraki değerlendirmeler için, adayların özgeçmişi ya da eğitim ve deneyimleri gibi biyografik iş niteliklerine sahip olup olmadığını belirler. Bu elemeyi yapacak yöneticiyle görüşmek için rehber olabilir. Örneğin; dernek üyeliği olduğunda, adaya niçin üye olduğu, üyeliğin verdiği yararların başarılarına katkısının olup olmadığı sorulabilir. Alınan yanıtlar, adayın kişisel amaçlarını, başarı için isteğinin ve diğer elemanlarla çalışma yeteneğini belirlemekte ışık tutabilir.

Başvuru kâğıtlarında adayın sağlık, deneyim, çevre, düşünsel ve kişilik durumu hakkında bilgiler verecek sorulara yer verilir. Özellikle ilk üç konuya ilişkin yanıtlar aday hakkında önemli bilgiler verebilir. Hatta özenle düzenlenmiş bazı sorulara verilen yanıtların yorumu ile adayın düşünsel ve kişilik özellikleri hususunda da bazı ipuçları sağlanabilir. Sözgelişi; sağlık durumu ile ilgili sorulara adayın boyu, ağırlığı, işitme, görme vb. eksikleri olup olmadığı; geçen yıl hastalıklardan dolayı kaç gün iş kaybının olduğu, en son sağlık yoklamasının ne zaman yapıldığı, firma hesabına yeni bir sağlık yoklaması yaptırılmasını isteyip istemediği gibi sorular sorulabilir.

Başvuru kâğıdının başında, başvuran adayın adı, soyadı, adresi, yaşı, medeni hali, bakmak zorunda olduğu kimseler, ev ve varsa iş telefon numaraları, finansal durumu, dernek üyelikleri, oturduğu ev kendisinin mi yoksa kira mı, son 10 yılda hangi adreslerde, ne süre oturduğu gibi sorular, adayın çevresi hakkında bilgiler vermeye yarar.

Başvuru kâğıtlarında; bu işi niçin istediği, eski işini niçin değiştirmek istediği, istediği ücret, 10 yıl sonra ne yapmayı düşündüğü, seyahat yapmaya, başka yerlere aktarılmaya istekli mi, sürücü ehliyeti var mı, trafik kazası yapmış mı, neden, gibi sorular da adayın ilgileri ve nitelikleri hakkında değerli bilgiler edinmeye yarayabilir. Bu arada, referans vereceklerin listesi ve adresleri de sorulabilir. Başvuru formlarının ölçeklendirilerek doldurulması, ileride standartlarla karşılaştırıldığında, satış elemanının gelişme gösterip göstermediğini anlamaya yardımcı olmaktadır. Örneğin; sigorta firmasına müracaatta bulunan kişiye değişik sorular yönelterek, bunları ölçeklendirmesi istenebilir; ya da eğitim durumuna göre ölçeklendirme (derecelendirme) yapılarak, işletmenin saptadığı standartlarla karşılaştırılıp, başarı elde edip etmediği kontrol edilebilir.

İş Başvuru Formunun İncelenmesi

Başvuru kâğıtları incelenerek, daha ilk adımda bir kısım adaylar elenebilir. Bundan sonra bazı yetenek yoklamalarından yararlanarak da bir kısım adaylar elenebilir. Bundan başka, gerek başvuru kâğıtları incelenerek, gerek yalın bir gözetimle adayların bir kısmı daha elenebilir. Bunun için firma açısından olumsuz sayılan yönler deneyimlerle önceden saptanmış olmalıdır. Özellikle şubelere yapılan başvuruları eleyerek, işe yaramayacak adayların görüşme için merkeze yollanması önlenmiş olabileceği gibi, işe yarama olasılığı yüksek adaylara ayrılabilecek görüşme zamanını çoğaltmak açısından da böyle bir eleme yararlı olabilir.

Görüşme

Başvuru formlarından ayıklanan adaylarla kişisel görüşme (interview) yapılarak; adayın kişiliği, iletişim yeteneği, mesleki bilgi ve istekliliği, başvuru formundaki sorulara doğru yanıt verip vermediği, zekâ düzeyi, pratikliği vb. konularda bilgiler alınır. Satış elemanının kişisel görüşme yapılmadan seçilmemesi gereklidir. Ne ayrıntılı ve ağırlıklı başvuru kâğıdı, ne de çeşitli yoklamalar (testler) kişisel görüşümün yerini alabilir.

Görüşmenin ana amacı, görev verilecek kişinin o pozisyon için uygun olup olmayacağının belirlenmesidir. İşe alınacak aday hakkında çeşitli bilgiler saptanmaya çalışılır. Pozisyon doldurmak uğruna işe alım gerçekleşmemelidir. Adaylar sistematik bir şekilde ve yeterli verilere dayandırılarak etraflı bir şekilde değerlendirilmelidirler.

Türkiye’de satış elemanı seçiminde görüşme yönteminden büyük ölçüde yararlanılmaktadır.

Referansların İncelenmesi

Seçim sürecinde en önemli unsur, adayları değerlendirmede yardımcı olacak bilginin sağlanmasıdır. Başvuran adayların başvuru kağıtlarında belirttikleri kişilerden, aday hakkında bilgiler edinilerek, başvuru kağıdında belirtildiği veya görüşmede söylediği hususların doğruluk dereceleri hakkında bir kanıya varmak mümkündür. Çünkü kişiyi en iyi arkadaşları ve daha önceki işvereni tanır. Onun kişiliği, özellikleri, finansal olarak güvenirliliği gibi konularda ayrıntılı bilgi verebilir. Bununla birlikte, çoğu kez, bu yoldan doyurucu ve işe yarayıcı bilgi edinilmesi kolay olmamakta ya adayı tanımış olanlar hatır için ya da iyilik etmek eğilimi dolayısıyla olumlu bilgi vermekte, ya da bunun tersi olmakta ve bu yoldan nesnel (objektif) bilgi sağlanmasında zorluk çekilmektedir.

Sağlık Yoklamaları

Satış, sağlıklı kişilerce yürütülebilecek bir meslek dalıdır. Dolayısıyla, adaylar değerlendirilirken işe uygun olarak sağlıklı satış elemanlarının seçilmesine özen gösterilmelidir. Örneğin; adayın varis, kalp rahatsızlığı vb. varsa, satış elemanlığının verdiği stresle daha da artacağı ve başarısız olabileceği için alınması düşünülemez. Ülkemizde bu tür sağlık yoklamaları çok nadir olarak yapılmaktadır. Zaten bu tür işlemlerin yüksek maliyetli olması, yapılmasını önlemekte ya da firmaların özel doktorları (anlaşmalı klinikler de olabilir) bu işi yerine getirmektedir.

Psikolojik Testler

Testlerden (yoklamalardan) diğer işgören seçimlerinde olduğu gibi satış elemanı seçiminde de geniş ölçüde yararlanılmaktadır. 1940′lardan sonra, satış alanında kullanılmaya başlayan psikolojik testleri daha çok büyük ölçekli firmalar uygulamaktadır. Satış elemanlarının işe alınmasında etkin olup olmadığı sürekli tartışma konusu olmaktadır. Ancak doğru, gerçek anlamda kullanıldığında birçok firma için işe alma değerini arttıracak katkıları olabilmektedir. Ancak şunu da unutmamalıdır ki; gelişmiş ülkelerde uygulanan testlerin, her ülkede aynı sonuçları vereceği ya da yararlı olacağı düşünülmemelidir. Testlerin uygulanarak kullanılması, yararlılığını arttıracaktır.

Testler uyarlanırken şu 4 ilkeye uygun olmalıdır:
– İş analizi (Her test işe göre insan bulunmasını sağlayacak türde olmalıdır),
– Güvenilirlik,
– Geçerlilik,
– Bir örneklik (standardizasyon)

Yoklamalar, usta yöneticilerin gözetimlerini, görüşme yöntemlerini bir yana bırakmaya neden olmazlar. Tersine, bunların bir kısmı ile birlikte kullanılmak koşulu ile adayın birçok nitelikleri hakkında bilgi edinmemizi sağlar. Yoklamalarla, adayın satış eğilimleri, özel bilgileri, kişilik özellikleri, becerileri ve bir ölçüde bu bilgi ve yeteneklerini satışta kullanma isteklerini ortaya koymaya çalışır.

Yoklamalarla ilgili olarak öne sürülen bir eleştiri şudur:
Bazı testler, kitaplar veya broşürlerle yayımlanmıştır. Adaylar bunları bulup, önceden üzerlerinde çalışırlar ve olumlu izlenim veya yoruma elverişli yanıtları da önceden öğrenebilirler. Bu tür yoklamalar adayın gerçek durumunu yansıtmaz.

Satışla ilgili olarak uygulanan belli başlı yoklamalar, adayın satış eğilimini, kişiliğini, satış ilgisini, düşünsel veya öğrenme yeteneğini, özel becerilerini, mekanik yeteneğini, girişkenliğini, mesleksel ilgilerini, incelik ve diplomasi yeteneğini, gözlemsel yargısını, sözcük dağarcığını, duygusal dayanıklılığını, nesnelliğini ölçmeye yarayan türde olanlardır. Tüm bunları belli başlı 4 grup haline getirirsek, satış elemanlarının ayıklanması ve seçiminde yaygın olarak kullanılan testler şunlardır:

Zekâ Testleri: Adayın satışta yeterli olup olmayacağını belirtmek amacıyla kelime hazinesi, basit aritmetik yöntemler, konunun akıcılığına ilişkin sorular sorulur. Satış karmaşıklaştıkça, gerektirdiği zekâ düzeyi de artmaktadır. Test sonucunda, düzey düşük çıktığında eğitime gidilir; yüksek olduğunda ise kişi daha farklı pozisyonlar için düşünülebilir. Burada önemli olan, her pozisyon için yeterli zekâya sahip kişilerin yetiştirilmesidir. Aksi takdirde kişisel duyumsuzluk, umutsuzluklar ortaya çıkacaktır.

Yetenek Testleri: Belirli bir konuda satış elemanının bilgisini, deneyimini ya da yeteneğini ölçmeye yöneliktir. Ancak satış yeteneğinin ölçülmesi tartışma konusudur. Çünkü satışta başarılı olmak bu konuda istekli ve ilgili olmakla ilişkilidir. Yetenek testleri satış yeteneğini belirlemeye yönelik olabileceği gibi, yetenekleri ölçmeyi de içerebilir.

Kişilik Testleri: Birçok yönetici, bir kişinin başarısında kişiliğin önemli bir unsur olduğunu kabul eder. Kişiye ilişkin tüm bu özelliklerin (saldırganlık, intibakuyum, duygusallık, kararlılık v. b. ) belirlenmesine yöneliktir. Kişilik testleri çok yararlı olabilir; ancak özenle kullanılması gerekir. Burada üzerinde durulması gereken nokta, sonuçların doğru değerlendirilmesi ve ilgi testleri ile karşılaştırarak, asılsız yanıtların belirlenmesidir.

Bilgi Testleri: Kişinin gerçekten o işi isteyip istemediğini belirlemek amacıyla kullanılır. Örneğin; test sonucu yüksek çıktığında satış elemanlığını meslek olarak algıladığı; düşük çıktığında ise, ileride yükselme şansı olmayan, sıradan bir iş türü olarak kabul edildiği düşünülebilir. İlgi testleri, satıştaki performansı ölçmeye yönelik değildir. Ancak, kimi firmalar, ilgi testi skorlarıyla satıştaki başarı arasında bir ilişki olduğunu varsaymaktadır.

Deneme Süresi

Firma adayları satışta belirli bir süre denendikten sonra esas kadroya alınabilirler. Bu süre, sektörlere/firmalara göre de değişebilir. Örneğin; sigortacılıkta 3 ay olabileceği gibi, perakendeci birimler için bir aylık süre yeterli olabilir. Kuşkusuz ki; bu süre tepe yöneticisince belirlenecektir.

Türkiye’de yukarda sözü edilen bu yöntemlerden en çok ‘görüşme’den yararlanılmaktadır. Testler daha çok endüstri işletmelerinde, endüstri psikologları yanında kullanılmaktadır; satış alanında ise ülkemizde pek kullanılmamaktadır. Tablo 7. 1′de çeşitli ülkelerde yararlanılan yöntemlerden ne oranda yararlanıldığı görülmektedir.

Satış bir bilim midir, yoksa sanat mıdır, denirse bilimsel sanattır, diyebiliriz. Satış ne tamamen doğuştan gelen bir yetenekle, ne de tamamen eğitimle gerçekleştirilecek bir iştir. Unutulmamalıdır ki yetenekli kişilerin daha kolaylıkla üstesinden gelebilecekleri satış işlevi, eğitim sonucunda daha etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.