Örgütsel Disiplin Süreci

Örgütlerde disiplin süreci, performans gerekleri ve çalışma kurallarının oluşturulması ve iletilmesiyle başlar. İşyerindeki bu performans standartlarına ve kurallara çalışanların çoğu uysa da, bazıları kendilerine iletilmediği, bazıları anlamadıkları, bazıları beceremedikleri, bazıları benimsemedikleri için uymazlar. Hatta bazıları ters tepki yoluyla uymama davranışı gösterirler. Ortaya çıkan hatalı davranışları düzeltici önlemlerin alınması ise, cezalı veya cezasız disiplin eyleminin uygulanması yoluyla olur. Daha sonra kuralların kendisinde oluşturulma, ifade edilme veya iletilme biçiminde değişikliklere gidilebilir, cezalar değişebilir. Hatta disiplin yaklaşımı değişebilir.

Kuralların Oluşturulması ve İletilmesi

Örgütlerde disiplin sürecinde ilk adım, performans gerekleri ile çalışma kurallarının belirlenmesi ve personele iletilmesidir. Performans standartları, iş analizleri ve performans değerlemeleri sonucu oluşur. Personelin bu standartlara uygun olmayan kötü performansı elinde olmayan nedenlerden (yeteneksizlik, bilgisizlik) ötürü ise, personel seçimi veya eğitimi aşamasında sorunlar var demektir. Personelin, çalışma kurallarına anlayamadığı veya kendisine iletilmediği için uymaması durumunda da sorun bu kuralların ifade edilme ve iletilme biçimindedir.

Disiplin eylemine konu olacak hatalı davranışlar, bunların dışında kalanlardır. Bazı disiplin yaklaşımlarında (önleyici ve yapıcı disiplin yaklaşımları) bu çemberin daha da genişletildiği; kural ve standartlara gereğince inanılmaması, benimsenmemesi nedeniyle gösterilen uymama davranışlarını da içerdiği görülmektedir. Genellikle işveren (yönetim) tarafından işyeri iç yönetmeliği tarzında hazırlanan kurallar karşısında personelin, işverenin kendisini ezmeye çalıştığını, hiç söz hakkı olmadığını algılaması doğaldır. Disiplin sisteminin kurulmasının İnsan Kaynakları bölümü yöneticisine bırakılması, disiplin sürecinin kurumsallaştığını gösterir. Personelin kural ve standartların oluşturulma sürecine katılması ise görmeme, duymama, anlamama, hatta gerekliliğine inanmama gibi olasılıkları en aza indirecektir. Ayrıca komuta yöneticilerinin, konuyla yakından ilgili, hatta genellikle taraf olmaları nedeniyle kuralların belirlenme sürecine katılmaları gerekir. Personelin davranışlarını denetleyen, kurallara uygun olup olmadığına karar veren, komuta yöneticileridir.

Performans gerekleri ve çalışma kuralları personele genellikle performans değerlemeleri ve oryantasyon eğitimi sırasında iletilir. Sendikasız işyerlerinde işveren veya insan kaynakları bölümü tarafından hazırlanıp panoya asılmış işyeri iç yönetmelikleri bulunur. Personelin en azından bunları görmesine ve anlamasına yardımcı olmak gerekir. Sendikalı işyerlerinde ise bu kurallar genelde toplu sözleşmelere uygun olarak oluşturulur ve sendika bültenleriyle duyurulur. Personele verilecek cezaların sınırları, çalışma yasalarıyla belirlenmiştir. İnsan Kaynakları bölümü, uygulamadaki aksamaları ve yasal değişiklikleri göz önüne alarak kuralları yeniden oluşturmalı veya bu konuda danışmanlık yapmalıdır.

 

Personelin örgütsel kuralların oluşturulma sürecine katılması ne gibi yararlar sağlar?

Düzeltici Uygulamaların Belirlenmesi

Düzeltici uygulamalar (disiplin eylemi) cezalı veya cezasız olabilir. Cezasız disiplin, disiplin yaklaşımları bölümünde Yapıcı Disiplin başlığı altında ayrıntılı olarak açıklandığı için burada, çok daha yaygın olan cezalı disiplinin uygulanma koşullarına yer verilmektedir.

Ceza Öncesi Araştırmalar

Personeli cezalandırmadan önce performansına ve kural ihlallerine ilişkin kayıtların ve personelin dosyasının incelenmesi gerekir. Örneğin, geçmişteki iyi performansı, kıdemi, işletmeye gösterdiği bağlılık vb. durumlar cezayı hafifletebilir (Byars & Rue, 1991).

Personelin hatalı davranışının işini aksatmamış olması, kasıtlı olarak değil ihmalkârlık sonucu gerçekleşmiş olması, işletmeye ve diğer çalışanlara zarar vermemiş olması vb. durumlar, hafifletici sebep olarak değerlendirilmelidir. Ceza verilmeden önce yapılması gerekenlerden biri de, olayın derinine inmektir. Yöneticinin kızgın olduğu, suç teşkil eden olayı yeterince araştırmadan karar verdiği durumlarda haksızlıklar söz konusu olabilir. Verilmiş cezaya sonradan kılıf uydurmaya çalışmak, yönetime ve disiplin sistemine olan güveni zedeler. Personele, durumu kendi açısından açıklama, delil sunma fırsatı verilmeli, bu amaçla kendisiyle görüşme yapılmalıdır. Aksi takdirde çalışanların disiplin sistemi ne olumlu bakmaları beklenemez. Sendikalı personelin disiplin suçu nedeniyle yönetimle yapacağı görüşmelerde, işverenin izniyle, işyeri sendika temsilcisi de hazır bulunabilir. (İşyeri sendika temsilcisi, sendikalı personelin işyerindeki haklarını korumakla görevlidir.)

 

Hafifletici sebeplerin göz önüne alınması, ceza uygulamalarını adil olmaktan çıkarır mı?

Cezanın Suça Uygunluğu

Personelin kendisine önceden bildirilmiş kuralları isteyerek ihlal ettiği durumlar, ceza uygulanmasını gerektiren disiplin suçları olarak kabul edilir. Suçun önemi, örgütsel etkinlik üzerindeki olumsuz etkisine ve herhangi bir kişinin sağlığına ve güvenliğine verdiği zarara göre değerlendirilir. Cezanın şiddeti, suçun önemi oranında olmalıdır (Geylan, 1992).

mağazalarda personelin işlediği hafif suçlar; mağazanın etkin biçimde çalışmasını engellemeyen ve diğer insanların sağlık ve güvenliğine zarar vermeyen hatalı davranışlardır. Mesai bitmeden işi bırakma, mesai saatleri içinde aylaklık etme, belirli toplantılara katılma konusunda ihmalkâr davranma, işe geç gelmeyi adet haline getirme, temizliğe dikkat etmeme ve çalışırken sağlıksız bir ortam yaratma, mağaza ürünlerini yetkisi dışında satma, makine ve araç gereci amaç dışı kullanma gibi davranışlar hafif suç kategorisine girer. Bu tür suçlarda ceza kademeleri genellikle, ilk suçta sözlü uyarı, ikinci suçta yazılı uyarı, üçüncü suçta ödemesiz bir gün işten uzaklaştırma, suçun dördüncü tekrarında ise işten çıkarma şeklinde olabilir. mağazalarda ağır suç olarak kabul edilen davranışlar, işletmeye ve insanların can güvenliğine zarar veren davranışlardır. Bunlardan bazıları; hırsızlık, sabotaj, yöneticilere ve diğer çalışanlara saldırgan davranışlarda bulunma, görevini kötüye kullanma, emirlere şiddetle başkaldırma, makine ve araç gereci izinsiz olarak mağaza dışına çıkarma olabilir. Bu tür suçlara verilen cezalar genellikle işten çıkarma veya bir hafta ödemesiz işten uzaklaştırma olabilir.

Orta derecede önemli suçlarda (yöneticiden izin almadan işletmeyi terk etme, amirine işle ilgili kasten yanlış bilgi verme, amirinin emrine sebepsiz yere uymama, vb.) sözlü uyarı aşaması atlanabilir. Para cezası ve rütbe indirimi de mağazalarda uygulanan ceza türlerindendir. Para cezasına işyerinden izinsiz ayrılma, işe gelmeme veya geç gelme gibi durumlarda, boşa geçen iş saatlerini telafi etmek için başvurulur. Hatanın karşılığını ödemeye dayalı bir ceza olduğu ve paranın personel için önemi göz önüne alınırsa, bu cezanın oldukça caydırıcı olduğu açıktır. Rütbe indirimi ise personelin bulunduğu statüden bir alt konuma indirilmesi demek olup, genellikle istenmeyen performansını ısrarla sürdürmesi halinde uygulanır. Bu ceza ise kişiyi astlarının ve aynı düzeydeki çalışma arkadaşlarının önünde küçük düşürür ve çoğu kez istifa ile sonuçlanır. İşletmede işten çıkarmalar ve istifa ile sonuçlanabilecek cezalar uygulanmadan önce hatalı davranışın devamı ile ceza sonuçları açısından karşılaştırmalı bir fayda-maliyet analizi yapılmalıdır. Personelin işten ayrılması mağaza için daha maliyetli olabilir (Fisher, Schoenfeldt & Shaw, 1999).

Kuralların önceden oluşturulup personele iletilmesi kadar, kural ihlalleri karşısındaki cezaların neler olduğunun da önceden belirlenmesi ve bildirilmesi uygun olur. Böylece yönetimin bu konuda işgörenler arasında ayırım yapmadığı veya duygularıyla hareket etmediği anlaşılır. Ancak bunun yanı sıra cezalar konusunda bazı esnekliklerin olması, hafifletici durumların göz önüne alınması, personelin lehinedir. Aşağıdaki tablo 11.2′de cezalandırma kararının alınmasını ve verilecek cezanın derecesini belirleyen faktörler sıralanmıştır:

 

Personele işe gelmeme veya geç gelme hallerinde para cezası uygulanması, yaptığı hatanın bilincine varması bakımından neden etkili olur?

Ceza Uygulamasında Sıcak Soba Kuralı

Sıcak soba kuralı, ceza uygulamasının, sıcak sobaya dokunulunca olan yanmaya benzer özellikler taşıması gerektiğine dikkat çeker. Bu kural, ceza uygulamasının önceden uyarma, çabukluk, tutarlılık ve kişisizlik esaslarına dayanan bir eylem olması gerektiğini vurgulayan bir öneriler bütünüdür (Byars & Rue, 1991). Sıcak soba, yaklaşınca hissedilen ısısıyla, kendisine dokunanın yanacağını önceden belli eder. Aynı şekilde, suç sayılan davranışların (kural ihlallerinin) ve bunlara karşılık uygulanacak cezaların personele önceden bildirilmesi ve açıklanması gerekir.

Sıcak sobanın, dokunanın elini hemen o anda, çabucak yaktığı gibi, kural ihlaline ilişkin ceza gecikmeden verilmelidir. Aksi takdirde davranış ile ceza arasındaki bağlantı zayıflar; cezanın hem etkisi (caydırıcılığı), hem de haklı ve yerinde bir uygulama olarak algılanma etkisi azalır.

Sıcak soba herkesi, her zaman aynı derecede yakar. Ceza uygulamaları da böyle tutarlı olmalıdır. Tutarsız uygulamalar personel moralini olumsuz yönde etkiler, yönetime güven ve saygıyı azaltır, itiraza ve hak aramaya yöneltir. Ancak doğal olarak bu konuda sobadan biraz daha ayırt edici olmak gerekir. Sobaya ilk kez dokunan da, onuncu kez dokunan da aynı şekilde yanar. Oysa personelin geçmişteki kural ihlallerini, performans kayıtlarını, hizmet süresini göz önüne almadan herkese aynı cezayı vermek, tutarlılık sayılmaz. Önemli olan aynı koşullar altındaki herkesin aynı şekilde cezalandırıldığının ve bu koşulların objektif, standart ölçütlere (kuralları kaçıncı kez ihlal ettiği, kaç yıl hizmet verdiği, performans düzeyinin ne olduğu…) göre belirlendiğinin personel tarafından bilinmesidir.

Sıcak soba, kim olduğuna bakmadan, herkesi aynı derecede yakar. Onun için kişilerin önemi yoktur. Sadece kendisine dokunulmuş olması önemlidir. Personel de, disiplin eyleminin, kendi kişiliği, kimliği nedeniyle uygulanmadığına, yaptıklarının sonucu olduğuna inanmalıdır. Yöneticiler öfke, intikam, sevgi, merhamet gibi kişisel duygularını bu uygulamaya katmamalıdırlar. Onları, kuralı ihlal edenin kim olduğu değil, ne yaptığı, kaçıncı kez yaptığı, genel başarı durumu, hizmet süresi ilgilendirmelidir. Aşağıdaki tablo 11.3′te ceza uygulamasının haklı ve yerinde olup olmadığına ilişkin bazı göstergeler sıralanmıştır.