Kurum İçi İletişim

Türkçe sözlüklerde organizasyon-örgüt kavramı, “ortak bir amacı ya da eylemi gerçekleştirmek amacıyla bir araya gelmiş kurumların ya da kişilerin oluşturduğu birlik” olarak tanımlamaktadır. Buna göre üniversiteler, Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma Komutanlığı, belediye, fabrika, toplumsal yarar amacına yönelik dernekler gibi toplumsal birimleri birer organizasyon olarak tanımlayabiliriz. Biçimsel organizasyonlar olarak da adlandırdığımız bu toplumsal birimlerin gerçekleşmesi için organizasyonu oluşturan bireylerin ortak bir amacı, bu bireylerin işbirliği ve iletişim içinde olmaları gerekmektedir. Bu tür organizasyonlarda, kişilerin üstleneceği rol ve yerine getireceği görevler bir plan ve program dâhilinde tanımlanarak düzenlenir. Diğer yandan, aile, arkadaş grubu gibi diğer toplumsal birimleri de organizasyon olarak adlandırabiliriz. Bu tür organizasyonlarda, üyeler arasındaki etkileşim, üyelerin birbirine karşı beslediği duygular, her üyenin rolü, faaliyet ve görevleri zamanla kendiliğinden oluşup gelişir. Toplumsal organizasyonlar olarak adlandırdığımız bu yapılarda insanların davranışları, toplumsal kurallar aracılığıyla düzenlenir.

Tüm organizasyonlar bireylerden oluşur. Dolayısıyla, bir organizasyonun işleyişi, kâğıt üzerinde planlanan yazılı kurallarla belirtilen ilişkilerle istense de sınırlandırılamaz. Yazılı kurallar örneğin, amirle şef, şefle memur arasındaki ilişkilerden, kimin kimden emir alacağından, kimin kimi denetleyeceğinden, işlerin nasıl bir sıra ile yapılacağından söz eder. Oysa amir de, şef de, memur da kendi kişilik özellikleri ile bu kademelerde görev yaparlar. Bu nedenle, organizasyonun günlük işleyişinde karşılıklı ilişkiler, yazılı kuralların belirlediği çizgilerin dışına taşar. İnsan ilişkilerinin doğal bir sonucu olarak kişiler arasında kurulan arkadaşlıklar, çekemezlikler, çatışmalar, çıkar gruplaşmaları yaşanır. Yazılı kurallarla planlanmış, biçimsel yapı içinde kendiliğinden oluşan ve gelişen bu kişisel ilişkilerin sonucunda doğal ya da biçimsel olmayan yapılar meydana gelir. Aslında gerçek bir organizasyon, karmaşık insan ilişkilerinden oluşan yaşayan, dinamik bir varlıktır. Yazılı kurallar, organizasyonun iskeletini oluşturur. Bu nedenle organizasyonlar, biçimsel ve doğal yani biçimsel olmayan organizasyon özellikleri ile karşımıza çıkarlar. Organizasyon bir yapı, yönetim ise onu çalıştıran bir güçtür. Bu güç, organizasyonun işler hale getirilmesi için gereklidir. Yönetim, başkaları aracılığıyla iş yapmak, başkalarının yardımını isteme faaliyeti olarak tanımlanabilir. Yönetimin çalışma alanı, eşgüdümün nasıl gerçekleştirileceği, işin bölümlenmesine ilişkin yöntemleri, bir hiyerarşik yapı ve buna bağlı iletişim ağının kurulması, kurum üyelerinin organizasyona katılma motivasyonlarının oluşturulması, üyelerin organizasyon kurallarına uygun ve etkili davranıp davranmadıklarının denetimi ile ilgili sorunları ve bunların çözümüne ilişkin karar ve uygulamalardan oluşur.

Birer toplumsal sistem olarak organizasyonların oluşturulması ve yaşayabilmesi, içte ve dışta kurdukları ilişkileri belirli bir düzen içinde sürdürmelerine bağlıdır. Bir diğer deyişle, organizasyonun varolabilmesi, belirli bir düzen ve yapı içinde etkili bir iletişim sisteminin varlığını gerektirir. Bir sistem olarak iletişimin en önemli işlevini de kısaca, kurumsal ilişkilerin belirli bir düzen içine sokulması ve böylece kurumsal amaçlarla bireysel amaçlar arasında bilinçli bir dengenin kurulması olarak açıklayabiliriz. Kurum içi iletişim, bir organizasyonun çeşitli birimleri ve çalışanları arasında bilgi, duygu, anlayış ve yaklaşım paylaşımını, bu paylaşma sürecindeki her türlü araç-gereç ve yöntemi, söz konusu aktarma ile ilgili çeşitli iletişim kanalları ve mesaj şeklini içermektedir. Kurum içi iletişim, bireysel, bireyler arası ve gruplar arası iletişim boyutlarının yanı sıra kurumun dış çevre ile olan iletişim boyutunu da kapsar. İletişim, toplumsal yapının temelini oluşturan bir sistem, kurumsal ve yönetsel yapının düzenli işleyişini sağlayan bir araç olarak da tanımlanabilir. Bu yapısıyla iletişimin, kurumun bütünlüğünü sağlayan ve bir sinir sistemi gibi örgütün her yanını saran bir olgu olduğu söylenebilir.

Kurumun işleyebilmesi için, nelerin nasıl yapıldığının, nelerin nasıl yapılacağının doğru olarak bilinmesi gerekir. Kurumda, yapılana ve yapılacağa ilişkin bilginin dolaşması kurumun sağlıklı bir şekilde işlemesi için gereklidir. Bir kurumda görevler ne denli iyi düzenlenirse düzenlensin, görev tanımları ne denli açık olursa olsun, görevleri yürütecek çalışanlar arasında sağlıklı işleyen bir iletişim sistemi olmadan eşgüdüm ve amaçlara yönelik etkileşim olmaz. Yöneticiler ancak, kurumda yeterli bir iletişim ağı kurabildiğinde ve bunu etkili bir şekilde çalıştırabildiğinde; kurumunda neler yapıldığını anlayabilir ve bu bilgilere dayanarak doğru ve etkili kararlar verebilirler.

Kurum içi iletişim, yöneticinin gönderdiği mesajı çalışanlara iletmesini, benimsetmesini, onu eyleme geçirmesini de kapsar. Kurum içi iletişim, kurumsal amaçları gerçekleştirmek için yapılan işlem ve eylemlerden geribildirim yoluyla tepkileri, yanıtları taşımak zorundadır. Böylece kurum içi iletişim, hem yöneticinin çalışanları etkilemesini, hem de çalışanların yöneticiye yanıtını içeren çift yönlü bir iletişim süreci olarak gerçekleşir. Kurumun her köşesinde varlığını ve önemini kabul ettiren iletişim düzeni, aynı zamanda kurum düzeninin başarısını da yansıtır.

 

Kurum içi iletişimin tanımını gözden geçirerek kişilerarası iletişim ile farklılıklarını tartışınız.

Kurum İçi İletişimin İşlevleri

Kurumlarda iyi bir iletişim olmadan, kurum üyelerinin faaliyetleri birbirinden bağımsız ve kopuk bir şekilde gerçekleşeceği için kurumsal amaçlara ulaşmak mümkün olmaz. Bu nedenle kurumlar açısından iletişimin pek çok işlevinden söz edebilmemize karşın, bunların arasında en önemlisi eşgüdüm işlevidir.

Kurum içi iletişimin işlevlerini dört grupta toplayabiliriz:
– Bilgi sağlama işlevi
– Etkileme ve ikna etme işlevi
– Birleştirme işlevi
– Emir verme ve öğretim-eğitim işlevidir.

Bilgi Sağlama İşlevi

Bireylerin olduğu gibi, belli bir çevrede yaşamlarını sürdüren kurumların da çevreleriyle uyumlu bir ilişki içinde amaçlarını gerçekleştirmeleri için bilgiye gereksinimleri vardır. Kurumlar, çevrelerinden amaçları doğrultusunda bilgi alırlar ve bunları işleyerek çevrelerine bilgi verirler. Diğer yandan, kurum çalışanlarının neyi, nasıl ve neden yapacaklarını bilmeleri için de bilgiye ihtiyaç duyarlar. Kurum içi iletişim, bilginin kurum içinde dolaşımını ve paylaşılmasını sağlar. Diğer yandan, bilgi olmadan doğru karar verilemez, belli bir sorunun çözümü bulunamaz. İletişim, kurumlarda belirsizliğin azalmasında da önemli bir işlev üstlenir. Belirsizlik genel olarak “görevi yapmak için gerekli olan bilgi ve eldeki bilgi arasındaki fark” olarak tanımlanır. Belirsizlik arttıkça, görevin etkin ve verimli olması için gerekli bilgi miktarı da artar. Gerekli olan bilgi ise iletişimle sağlanır.

İkna Etme ve Etkileme İşlevi

Kurumlarda çeşitli biçimlerde gerçekleşen iletişim olaylarının önemli bir bölümü, insanların düşünce, tutum ve davranışlarını değiştirilmesi ile ilgilidir. Çalışanların kurumun amaçları doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde çalışabilmesi, büyük ölçüde onların kurumun hedeflerini benimsemelerine, bağlıdır. Bu benimseme durumunun gerçekleşebilmesi ise ikna ya da etkilemeye yönelik iletişim sürecinin işletilmesini gerektirir. Diğer yandan, yöneticinin çalışanlarına yönetim gücünü kullanarak iş yaptırabilmesi de etkileyici iletişim gücünü kullanmasını gerektirir. Günümüzde en önemli yönetsel güç kaynağının bilgi olduğunu, bunun da iletişimle sağlandığını kabul ettiğimizde, yöneticilerin bu iletişim gücüne sahip olmalarının ne kadar önemli olduğu daha iyi anlaşılabilir.

Emredici ve Öğretici İşlevi

Kurumlarda yöneticiler, astlarıyla yalnızca bilgi vermek için değil, neyi, nasıl yapacaklarını söylemek ve onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek amacıyla da iletişimde bulunurlar. Bu tür bir iletişim, çalışanlara görev ve sorumluluklarını bilmelerini sağlar. Yöneticiler astlarına verdikleri emirlerle bazı işlerin yapılmasını isterler ve astlar da yerine getirdikleri bu görevlere ilişkin bilgiyi sözlü ya da yazılı raporlarla üstlerine bildirirler.

Kurum içi iletişimin öğretici işlevi ise iş başında verilen eğitimlerle ilgilidir. Bilindiği gibi, yöneticilerin görevleri arasında astlarını yetiştirme önemli bir yere sahiptir. Astların, kurumsal amaçlar doğrultusunda başarıyla çalışmaları için düzenli olarak eğitimden geçirilmeleri gerekir. Çalışanların, belli bir anlayış düzeyine getirilmesi, emirleri, talimatları doğru biçimde anlamaları ve uygulamalarına yönelik eğitim süreci işbaşında genellikle yöneticiler tarafından verilir.

Birleştirme İşlevi

Bir kurum, birden fazla kişinin bir araya geldiği ve karşılıklı olarak bu kişilerin/birimlerin birbirine bağımlı olduğu ve bundan ötürü aralarında eşgüdümün gerekli olduğu bir toplumsal sistemdir. Eşgüdüm ise iletişimle sağlanır. Bireylerin kurumsal amaçlar etrafında birleşmelerini sağlayan iletişim, aynı zamanda bireyin psikolojik bütünlüğünü ve dengesini de korumada da önemli bir işlev üstlenir. İletişim ile bireyler arasında değer, inanç ve tutum farklılıklarından kaynaklanan çatışmalar da çözümlenir.

Özetlemek gerekirse, kurum içi iletişim, kurumun tüm unsurlarının amaçlar yönünde etkileşimde bulunmasını sağlayarak örgütsel bütünlüğü gerçekleştirmede son derece önemli bir işlev görmektedir. İletişim sistemindeki zayıflıklar, kurumun tüm sistemlerin çalışmasını etkilemekte, kurumun bütünlüğünü bozmakta ve amaçlarından uzaklaştırarak çeşitli sorunların doğmasına neden olmaktadır.

İletişim sisteminde belli düzeyde zayıflıkları olan bir kurumun karşılaşabileceği olası sorunları ise şu şekilde açıklayabiliriz:
– Emir ve yönergelerin yanlış anlaşmasından doğan hatalar,
– İşyeri kazalarındaki artışlar,
– Disiplin suçlarındaki artışlar,
– Çalışanların işe olan ilgisizlikleri,
– İş başvurusunda bulunan nitelikli işgücü sayısında azalma,
– İşgücü devrinin yüksekliği,
– Çalışanlar ile yöneticiler arasındaki karşılıklı olarak saygı ve sevginin olmadığını gösteren belirtilerde artış,
– Çalışanların hastaneye başvuru sayısında artış,
– Kademe atlama olayları,
– Hizmet kalitesinde düşüş,
– Üretim ya da hizmet maliyetindeki artışlar,
– Orta düzey yöneticilerinde belirgin olarak moral düşüklüklerinin görülmesi,
– Özensiz, formalite gereği hazırlanan rapor sayısında artış,
– Yöneticilerin sorunlardan geç haberdar olması,
– Çalışanları huzursuz edecek nitelikte söylentilerin çıkması,
– Hizmetin kalitesi ile ilgili ortaya çıkan asılsız söylentiler,
– Çalışanların yöneticilerle görüşme konusundaki isteksizlikleri,
– Çalışanlar arasında, yönetimin ve yöneticinin adil olmadığı konusunda kanaatlerin yaygınlaşması,
– Üst düzey yöneticilerin en alt düzeydeki teknik işlerle ilgilenmesi,
– Çalışanlara en yakın amirin ceza ve ödül verme gücünün yok denecek kadar azalması,
– Çalışanların aldıkları emirlerle ilgili olarak sık sık soru sorması,
– Alınan kararların zamanında uygulamaya sokulamaması,
– Kurumun temel politikalarının gerektiği gibi hayata geçirilememesi,
– Bölüm amirlerinin arasında yetki çatışmalarının olması,

 

Kurumda iletişim eksikliğine ve zayıflığına ilişkin belirtiler arasında yukarıdakiler dışında daha pek çok sorun daha sıralanabilir. Kendi kurumunuz açısından bu sıralananları değerlendirerek, bunun nedenlerini tartışınız.

Biçimsel Organizasyonlarda İletişim Sistemi

Biçimsel organizasyon yapısı, konumları ve birimleri, bunların hiyerarşik düzeylerini (içerdikleri yetkiyi), aralarındaki ilişki ve iletişim kanallarını yansıtır. Bu yapı içinde, her üyenin diğerlerininkinden az-çok farklı biçimsel bir rolü ve statüsü vardır. Üyelerden rollerine uygun davranmaları beklenir. Biçimsel yapı, üyelerin davranışlarına yön ve biçim verir, Üyelerin yetki ve sorumluluklarını ve hangi durumda nasıl davranacaklarını önceden bilmemizi sağlar. Kurumda, kişiler değişse de yapı aynı kaldığı ve geçerli olduğu sürece, insanların hangi davranışları niçin ve nasıl yapacakları az ya da çok tahmin edilebilir.

Biçimsel iletişim sistemi, biçimsel organizasyon yapısına bağlı olarak ortaya çıkan iletişim ilişkilerini ve kanallarını içerir. Bu kanallar, kurum içinde ve kurumun çevresi arasındaki bilgi ve mesaj alışverişini sağlamak üzere, organizasyonun kuruluş aşamasında belirlenir. Kurumun biçimsel organizasyon yapısı, önceden belirlenmiş resmi kural ve düzenlemelere göre işleyen bir biçimsel iletişim sisteminin ortaya çıkartır. Bu sistem içinde üyeler kendi kişisel isteklerine göre değil, planlanan ve öngörülen şekilde davranmak ve iletişim kurmak durumundadırlar. Organizasyonun biçimsel yapısı, dikey farklılaşma esasına göre oluşturulduğunda bireyler, sahip oldukları otorite ve yetki bakımından, hiyerarşik olarak birbirlerinden farklılaşırlar. Bir kurumda, farklılaşmanın çok olması daha fazla yönetim kademesinin ortaya çıkmasını sağlar. Bu durumda örgüt yapısı daha dik ve merkezi bir görünüm kazanır. Tersi durumda ise basık ve merkezkaç bir yapı ortaya çıkar. Hiyerarşik kademe sayısı ve yönetim alanı özellikle ast-üst arasındaki dikey iletişimi etkiler. Ast-üst iletişiminde kural olarak, kademe atlanmaması öngörülmüştür. Bu yüzden kaynak ile alıcı arasındaki iletişim kanalı uzadığı ölçüde, iletişimin gecikmesi, bozulması ve süzülmesi gibi sorunlar ortaya çıkar.

Diğer yandan, yöneticinin statüsü yükseldiği ölçüde, ast ve üstlerden gelen bilgi miktarı artar. Bu aşırı bilgi yükü altında bunalan yönetici tüm mesajları gereği gibi yanıtlama sorunu yaşayabilir. Bireylerin hiyerarşik kademesi yükseldiği oranda yatay iletişim ilişkileri azalır. Çünkü üst düzeylerde akran veya eşitlerin sayısı azdır. Buna karşılık, görevleri gereği çevre ile olan iletişimleri artar. Yönetim alanının genişliği de ast-üst iletişimini etkiler. Kendisine bağlı ast sayısı arttığı ölçüde yöneticinin tüm astlarıyla aynı sıklıkta iletişimde bulunması zorlaşır. Yöneticileriyle astların bazıları daha sık, bazıları ise daha seyrek iletişim içinde de olabilirler. Bu durum ise biçimsel organizasyon içinde iç ve dış olmak üzere iki alt grubun ortaya çıkmasına neden olur. Böylece, iç grubun yöneticiyi ve alacağı kararları etkileme gücü de doğal olarak artmış olur.

Yatay farklılaşmaya dayalı organizasyon yapılarında ise bireyin göreceği işler, işbölümü ve uzmanlaşma ilkesine göre farklılaşmıştır. bu Yatay yapılanmada da işlerin belli ölçütlere göre gruplanması nedeniyle farklı bölüm veya birimler ortaya çıkmaktadır. Aynı hiyerarşi düzeydeki bireyler arasında astlık-üstlük, söz konusu olmadığı için, yatay ilişkilerde emir türü mesajlar da yoktur. Genellikle bilgi verici ve eşgüdüm amaçlı iletişim söz konusudur. Aynı düzeydeki kişi ve birimlerin sayısının çok, görevlerinin farklı, çalışma yerlerinin uzak olması, yatay iletişim açısından bir engel oluşturabilir. Bu yapısal özelliklerin dışında organizasyonun büyüklüğü, hizmetin türü, kullandığı teknoloji ve çevre koşulları de organizasyon yapısını ve kurum içi iletişimini etkiler.

Yönetim bilgi veya bilişim sistemleri kurumların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarının artması sonucunda ortaya çıkmıştır. Ayrıca, bilgi toplama, işleme, saklama ve iletmede kolaylık sağlayan bilgisayar, telefon, faks gibi iletişim teknolojilerin gelişmesi de bunda etkili olmuştur. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin karar verme sürecinde ihtiyaç duyduğu bilgilerin toplanması, seçilmesi, işlenmesi, iletilmesi, saklanması ve bunlara tekrar ulaşılması için kullanılan insan, yöntem ve süreçlerle, makine ve ekipmanlardan oluşan bir sistemdir. Bu sistem, biçimsel iletişim sisteminin insan, makine, bilgi toplama-işleme prosedürlerini içerir. Hangi veri ve bilgilerin ne zaman, nerede, nasıl, niçin toplanıp, işleneceği ve dağıtılacağı belirli kurallara bağlanmıştır. Yönetim bilgi sisteminin amacı, karar vermede gerekli olan bilgileri yöneticilere sağlamaktır.