İşletme İçinden Kullanılan Telekomünikasyon Teknolojileri

İşletmelere Telekomünikasyonun Sağladığı Rekabet Avantajları

Genel olarak telekomünikasyonun işletmelere sağladığı en büyük yarar, onların zaman ve mekan engellerini aşmalarına olanak sağlamasıdır. Böylelikle işletmeler üretim hızlarını artırmış, karar alma sürecinde hız kazanmış, yeni ürün fikirlerini hızla belirlemiş, yeni pazarlara girme hızını ve becerisini artırmışlardır. Sonuç olarak müşterileri ve onlara tedarik sağlayan işletmelerle yeni bir iletişim yöntemi geliştirmiş olurlar. Bu işleri kolaylaştıran uygulamalar aşağıda anlatılmaktadır.

Elektronik Posta

Bilgisayardan başka bir bilgisayara mesaj gönderilmesini sağlayan uygulamadır. Elektronik postanın ne olduğu ve nasıl mesaj gönderilebildiği konusunda temel bilgi teknolojisi dersinizde ayrıntılı bilgi sahibi olmuştunuz. Burada daha çok işletmelerin elektronik postayı nasıl kullandığı üzerinde duracağız. Günümüzde bireylere mesajlaşma olarak hız avantajı sağlayan elektronik posta, aynı avantajı işletmelere de sağlamaktadır. Bir işletmenin günde yaptığı telefon konuşması sayısı ya da yazışma sayısını düşünürseniz, bu mesajların elektronik ortama aktarılması sayesinde işletme günlük işlerini yapmada büyük hız kazanmış olacaktır. Özellikle günümüzün büyük ölçekli işletmelerini göz önüne alırsanız, başlangıçtaki “Örnek Olayda” da gördüğünüz gibi bir işletmenin Türkiye’nin pek çok yerinde şubesi bulunmakta, ayrıca bazı işletmeler yurtdışında temsilcilikler açmakta ya da yurtdışındaki müşterileriyle yazışmak ya da telefon trafiğiyle işlerini yürütmek zorunda kalmaktadırlar. Ülkemizde bankacılık kesimindeki şubelerin sayısını düşünürseniz, bankalar arasında telekomünikasyon ağlarının sağladığı sistem olmasaydı, bir banka şubesine yatırmış olduğunuz mevduatınızı başka şubelerden çekmek için neler yapmak zorunda kalabilirdiniz.

Bu türdeki uygulamaların işletmelere sağladığı yararlar çok büyük olmakla birlikte, bu uygulamaların son derece güvenli bir telekomünikasyon altyapısı ve hatalara karşı duyarlı bir işleyiş biçimi geliştirilerek kullanılması gerekmektedir. Örneğin, bir banka şubesinden çekilen bir para, başka bir banka şubesinden tekrar çekilebilir mi? Bu tür uygulamalar, işletmelere kolaylık sağlamasına karşın henüz İnternet üzerinde yapılan ticari işlemlerin geçerliliği konusunda yasalarda halen boşluklar bulunmakta, bazı durumlarda taraflar mağdur durumda kalabilmektedirler.

Sesli Mesaj

Sesli mesaj sistemi göndericinin sesli olarak size gönderdiği mesajı alarak, önce onu dijital hale dönüştürür. Daha sonra ise, bu mesajı ulaşılmak istenen kimsenin daha sonra dinleyebilmesi için bir telekomünikasyon ağı üzerinden mesajın hedefine gönderilmesini sağlar. Gönderilen mesajı bir diske kaydeder ve onu hedefin dinleyebileceği bir biçimde saklar. Mesajın ulaşması gereken kimse, mesajı dinlemek istediği zaman, mesaj yeniden ses dalgası biçimime dönüştürülür. Bu işin yapılması sırasında kullanılabilecek pek çok mekanizma bulunmaktadır. Ya da mesajın gönderildiği kimsenin mesajı dinlemek için farklı seçenekleri de bulunabilir. Alıcılar isterlerse bu mesajları gelecekteki kullanımları için kaydedebilir, silebilir ya da mesajlar, ilgilenebileceklerini düşündükleri başka kimselere yönlendirebilir.

Faks Mesajları

Faks metin resim ya da grafik gibi özellikler içeren belgeleri normal telefon hatlarını kullanarak analog hatlarıyla iletmeye yarayan bir araçtır. Faks gönderen makine, belge üzerinde yer alan şekillerin yazıların ya da imzaların tamamını tarayarak onları telefon hatlarıyla gönderilebilecek biçime getirir. Bu belge, bir ses dalgası gibi telefon hatlarından iletilir ve karşı tarafta telefon hattından gelen ses dalgasının yeniden yazılar, şekiller ya da imzalar haline dönüştürülmesi ve doğrudan kağıt üzerine aktarılmasını sağlayan bir başka faks makinesine iletilmesini sağlar. Böylelikle belgenin aynısından uzak mesafelere gönderilmesi bir kopyasının oluşturulması ve bu işin çok kısa bir zaman içerisinde yapılması sağlanmış olur. Faks mesajları, İnternet ya da elektronik posta mesajlarına göre yasal geçerliliği daha fazla olan belgelerdir. Özellikle kişisel imza gibi nitelikler içeren belgelerin gönderilmesinde kullanılırlar.

Dijital Bilgi Servisleri

Günümüzdeki cep telefonları ve bilgisayar sayısının artması ve İnternet’in gitgide daha yoğun kullanılır hale gelmesi, cep telefonu kullanarak bilgilerin aktarılmasını kolaylaştırmış, cep telefonuyla iletişim sağlayan şirketler kullanıcılara maç sonuçları, güncel haberler, borsa ve döviz piyasası bilgileri, hava durumu, sinemalar ile ilgili bilgiler günlük fal gibi pek çok değişik bilgiyi sunmaya başlamışlardır. Tabii sadece cep telefonuyla değil, eğer İnternet bağlantınız var ise bu tür bilgilerin çok daha fazlasına ulaşma olanağınız bulunmaktadır. GPRS, GSM gibi bilgi servisleri ülkemizde de yaygınlaşmaktadır. Yakın zamana kadar bu türdeki bilgiler sadece yazılı metin olarak gönderilmekteydi. Ancak, ortaya çıkan görüntülü mesaj niteliğinde mesajlar iletmeyi olası kılan teknolojiler sayesinde, dijital bilgi servisleriyle verilen bilgilerin niteliğinde de büyük oranda değişimler olmaktadır. Örneğin, cep telefonunuzdan sinemadaki filme ait fragmanları izlemek mümkün olabilmektedir.

Telekonferans

Birlikte iş yapan kimseler, aralarında kilometrelerce hatta okyanuslar kadar uzaklıklar olsa bile, elektronik olarak bir araya gelerek toplantı yapabilmektedirler. Telekonferans, bir grup insanın telefon hatları ya da elektronik posta yazılımları kullanarak aynı anda karşılıklı konuşabilmeleri; datakonferans ise, telekonferansın daha özel bir biçimi olup, iki ya da daha fazla kişinin aynı veri ya da aynı belge üzerinde çalışabilmeleridir. Böylelikle iki ya da daha fazla farklı bölgeden çalışanlar aynı belgeyi görebilmekte, aynı bilgisayar dosyasını, örneğin bir veritabanı ya da hesap tablosu dosyasını rahatlıkla görerek dosya üzerinde tartışabilmektedirler. Eğer telekonferansla yapılan toplantı tarafların canlı görüntülerinin iletilmesini kapsıyor ise, o zaman bu tür telekonferanslara, videokonferans denilmektedir. Bu tür uygulamalar günümüzde gitgide daha yoğun kullanılmaya başlanmıştır. Uzun mesafe telefon konuşması yapmak yerine İnternet üzerinden telekonferans ile iletişim kurduğunuzda şehir içi İnternet bağlantısı ücreti ödeyerek (bu ücret normal şehir içi telefon konuşması ücretlerine göre çok daha ucuzdur) uzun mesafe konuşması yapabilirsiniz, yaptığınız konuşma için normal telefon konuşmasının çok daha azı bir miktarda ücretlendirilirsiniz.

Elektronik Veri Değişimi (EDI-Electronic Data Interchange)

Birlikte iş yapan işletmeler arasında birtakım standart belgelerin; iş emri satın alma belgesi, fatura malzeme istek formu gibi belgelerin doğrudan işletmelerin bilgisayarlarından transfer edilmesini sağlayan elektronik iletişim sistemidir. Elektronik veri değişimi zaman açısından işlerin yapılmasını son derece hızlandırmaktadır. İki tarafta da yapılması gereken kağıda belgelerin çıktısının alınması işini ortadan kaldırmakta, dolayısıyla kağıt ve mürekkep tasarrufu sağlamaktadır. Aynı zamanda, işlerin yapılması sırasında veri girme aşamasında meydana gelebilecek hataları da en aza indirmektedir. Bir işletmenin bir diğerine hammadde sattığını düşünelim; hammadde gerekli olduğunda işletme bir satın alma emri hazırlayarak bunu kağıda dökmeli ve daha sonra bir zarfa koyarak postalamalıdır. Ya da bu işin daha hızlı yapılabilmesi için faks çekildiğini ya da telefonla satın alma için istekte bulunmalıdır. Ancak, telefon her zaman hatalara daha açık bir sistemdir. Karşı taraf mesajı aldığında gerekli hammaddeyi hazırlamalı ve faturayı bir kağıda basarak hammaddeyle karşı tarafa göndermelidir. İşte EDI bunların hepsinin elektronik olarak telekomünikasyon ağları üzerinden yapılmasını; kağıt, çıktı gibi işlemlerin ortadan kaldırılmasını sağlar.

Grup Çalışması

Çalışma grupları, günümüzdeki işlerin niteliğinin bireylerin tek başına çalışmasını ne kadar azalttığını düşünürseniz; bireylerin ortak olarak bir proje, bir iş üzerinde çalışmalarını sağlayacak araçlara gerek duydukları gerçeğini görebilirsiniz. Örneğin, bir bilgisayar yazılımı geliştirilmesi işinde tek bir yazılım için onlarca ya da bazen yüzlerce kişi ortak olarak çalışmaktadır. Bunların yaptıkları işin verimli olarak yürütülmesi ve işe yarar bir sonuç ortaya çıkması için birtakım kuralların belirlenmesi ve daha sonra çalışmaya devam edilmesi sırasında meydana gelen değişiklerin ya da yeni düzenlemelerin grupta çalışanların tamamına gecikme olmadan iletilmesi gerekmektedir. İşte bilgisayarlar ve telekomünikasyon grup çalışmalarını kolaylaştıran birtakım araçlar sunmaktadır. Sadece bu amaca hizmet eden yazılımlar geliştirilmiştir. Örneğin, Lotus Notes gibi yazılımlar bu işi kolaylaştıran yazılımlara örnek verilebilir.

Günlük yaşantınızda bu telekomünikasyon teknolojilerinden hangilerini ne amaçla kullanıyorsunuz? Bu teknolojilerin sizlere sağladığı kolaylıklar nelerdir? Aslında bu tür yazılımlar almasanız bile, elektronik posta gibi var olan İnternet olanaklarını kullanarak da kendiniz ortak çalışmaların yürütülmesi için etkin yöntemler geliştirebilirsiniz.