İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

Personel kayıtlarının tutulması, yasal zorunluluklar gibi rutin işler yöneticilerin zamanını almaktadır. Bu karışık ortamda, ileri teknoloji uygulamaları sayesinde yönetim rutin işlerin üstesinden kolaylıkla gelebilir. Tüm yöneticiler daha iyi kararlar verme konusunda bilgi teknolojilerinin desteğini almalıdırlar. İnsan kaynakları bölümü de bilgi teknolojilerini rutin işleri en aza indirmek ve daha isabetli kararlar almak için kullanmaktadırlar. İnsan kaynakları bilgi sistemi terimi, iş dünyasının günlük yaşamında sık kullanılmaktadır. Bu terim, İKBS şeklinde kısaltılmış olarak da literatüre girmiştir.

 

İnsan kaynakları bilgi sistemleri terimi; İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri İKYS, Personel Veri Sistemleri PVS, Çalışan bilgi sistemleri ÇBS ya da Eleman Veri Sistemleri EVS olarak da kullanılmaktadır.

Hangi terim kullanılırsa kullanılsın anlatılmak istenen yönetim sürecinin bütünleyici bir parçası olarak, çalışanlarla ilgili kayıtların tutulmasından sorumlu olan uzmanların bilgisayar yardımıyla bu işi yapmalarıdır. Tüm bu terimler, sadece çalışanlarla ilgili kayıtların tutulması ve raporlanmasıyla ilgili bilgisayar uygulamalarını içermez, ayrıca yönetsel karar vermeyi de içerir. İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları yönetimini destekleyen bir bilgi sistemidir. Günümüzde işletmeler; bordro ve ödemeleri hazırlayan, personel kayıtlarının sürekliliğini sağlayan, mağaza faaliyetlerindeki personelin analizini yapan personel bilgi sistemlerinden, insan kaynakları fonksiyonunun tamamını kapsayacak geliştirilmiş insan kaynakları bilgi sistemleri gibi farklı yapıda sistemler kullanırlar.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri insan kaynaklarının öncelikli amacını gerçekleştirmek için bir araçtır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri, yönetsel politika ve programlar ile insan kaynakları varlıklarını geliştirmesi için hem otomatik hem manuel veri ve süreçlerden oluşur. İnsan kaynakları bilgi sistemleri, insan kaynakları tarafından kullanılan ve yaratılan manuel ve otomatik verilerin parçalarının toplanması, kaydedilmesi, süreçlenmesi, saklanması, analiz edilmesi, yönetilmesi, yayılması ve iletişiminin sağlanmasını içerir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, “bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, saklanması, korunması ve güncelleştirilmesi için sistematik bir süreç” olarak tanımlayabiliriz.