İç Halkla İlişkilerde Ortam ve Araçlar

Kurumun varoluş nedeni doğrultusunda, çalışanların kurum vizyonu ve değerleriyle bütünleşerek çalışmaları, ancak güçlü ve etkin bir iletişim sisteminin yapılandırılarak işletilmesine bağlıdır. Kurumun en önemli sosyal paydaşları arasında yer alan çalışanların, her konuda bilgilendirilmesi, kurumsal karar ve uygulamalara ilişkin öneri ve eleştirilerinin öğrenilmesi amacıyla gerçekleştirilen iç halkla ilişkiler çalışmaları, örgütsel iletişimin çok önemli bir boyutunu oluşturmaktadır. İç halkla ilişkiler çalışmalarında kullanılan iletişim araç ve ortamlarını sözlü, yazılı, görsel-işitsel ve diğer başlıklar altında inceleyebiliriz.

İletişim teknolojisindeki inanılmaz gelişmelere karşın, yüz yüze iletişim teknik ve yöntemleri, diğer tüm iletişim ortam ve araçlarından çok daha etkilidir. Çünkü yüz yüze iletişimde, iletişim doğrudan, aracısız bir şekilde gerçekleşmektedir. Diğer yandan, konuşma, giyim biçimi, jestler ve mimiklerle gerçekleşen beden dili de, yüz yüze iletişimin etkisini güçlendirmektedir. İç halkla ilişkilerde yararlanılan sözlü ortam ve araçlar, şu şekilde gruplandırarak açıklanabilir:

Toplantılar

Toplantı, insanların bir araya gelerek iletişim kurmalarını sağlayan son derece etkin bir iletişim ortamdır. Toplantılar, beş kişiyle olabileceği gibi, binlerce kişinin katılımıyla da gerçekleşebilir. Toplantının ne zaman ve nerede olacağı, kimlerin katılacağı, nelerin konuşulacağı, bir başka deyişle toplantının gündemi önceden belirlenerek, katılımcılara bildirilir. Bir kurumda toplantı, çok çeşitli nedenlerle düzenlenebilir. Örneğin yöneticiler, işgörenlerin beklentilerini, eleştirilerini öğrenmek, kurumdaki yeni gelişmelere ilişkin bilgi vermek ya da işgörenlerin de katılımıyla yönetsel kararlar almak amacıyla toplantı yapabilir. Diğer yandan; işgörenler de çeşitli nedenlerle kendi aralarında toplantı düzenleyebilir. Toplantılar hangi amaçla yapılırsa yapılsın, iç halkla ilişkiler açısından son derece önemli bir araç olarak değerlendirilmelidir. Bu nedenle, halkla ilişkiler bölümü, toplantı organizasyonlarına aktif olarak katılmalıdır. Halkla ilişkiler görevlisi, toplantı mekânının düzenlenmesinden, ikramın ne olacağına ve nasıl sunulacağına, toplantı gündeminin önceden katılımcılara bildirilmesinden, toplantı sonrası etkinliklere değin her konuda olayın içinde aktif bir şekilde yer almalıdır.

Danışma ve İşgörenlerle İlişki Büroları

Kurumda halkla ilişkiler birimine bağlı olarak görev yapan bu bürolar, kuruluşa yeni gelen işgörenlerin kuruma uyumlarını kolaylaştırmak ve işgörenler arasında iyi ilişkiler sağlamak amacıyla kurulurlar. Bu büroların görevlerinin başında, işgörenlerin kuruluşla ilgili bilgi gereksinimlerinin tek elden ve doğru bir şekilde karşılanması gelmektedir.

İşe yeni giren işgörenlerin diğer işgörenlerle tanışmasını sağlayarak, olumlu ilişkiler kurmalarını kolaylaştırmak amacıyla yapılacak çalışmalar da bu büroların görevleri arasında yer alır. Örneğin, bu büroların düzenleyeceği çeşitli toplantı, tanışma çayları, kokteyller, yemekler, piknikler, geziler yalnızca işe yeni başlayan işgörenlerin eski işgörenlerle tanışmalarını ve iyi ilişkiler kurmalarını değil, tüm işgörenler arasında olumlu ilişkilerin kurulmasını da sağlar.

Üst Düzey Yöneticilerin Bölümleri Ziyaretleri

Zaman zaman üst düzey yöneticilerin programsız, yani önceden haber vermeden, bölümleri ziyaret etmeleri iç halkla ilişkiler açısından son derece önemli olmaktadır. Ziyaretler, işgörenlerin yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletmelerini sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam yaratır. Üst düzey yöneticilerin, işgörenleri denetlemek için değil, onlarla işlerinin başında tanışmak ve birbirlerini yakından tanımak amacıyla yaptıkları bu ziyaretler, işgörenlerin üzerinde son derece olumlu bir izlenim yaratmaktadır.

İşgörenlerin Ailelerine Yönelmek

İşgörenlerin aileleri de iletişim sürecinin içinde yer alan önemli gruplar arasındadır. Sadece işgörenlerin değil, işgören ailelerinin de kuruluş için önemli olduğu duygusunu yaratacak çalışmaların yapılması gerekir. Bu çalışmaların başında; kurum içi yayın organlarında, ailelerin kuruluş hakkında bilgilenmesini sağlayıcı yazılar hazırlamak ve yayınlamak, işgörenlerin çocuklarının çeşitli başarılarını, kutlamak ve bunların kurum içinde duyurulması gibi etkinlikler gelmektedir. İşgörenlerin ailelerinin de katılacağı gezi, piknik gibi organizasyonlar da düzenlenmelidir. Ayrıca, işgörenlerin doğum, sünnet ve evlenme gibi mutlu, hastalık veya ölüm gibi kederli günlerinde de kurum yöneticilerini aralarında görmelerini sağlayıcı organizasyonlara önem verilmelidir.

 

Yüz yüze iletişimin diğer ortam ve araçlardan ayrılan en önemli özellikleri nelerdir?

Geniş kitlelerle her zaman sözlü iletişim kurmak ya mümkün ya da doğru olmayabilir. Özellikle bazı mesajların ilgili hedef kitlelerce daha ayrıntılı incelenmesi, uzun süreli ve kalıcı olması bir belge olarak saklanması istenebilir. Yazılı iletişim araçları bu gibi nedenler açısından son derece önemli iletişim araçları arasında yer alırlar.

Kurum İçi Süreli Yayınlar

Günümüzde halkla ilişkiler birimi olan her kuruluşun, hemen hemen tamamında gazete, dergi gibi süreli yayınlar çıkartılmaktadır. Haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık sürelerle çıkartılan bu yayınlar, kurum içi iletişimi sağladığı gibi, kurumun çevresiyle iletişiminde de önemli bir işleve sahiptir. Ulaşılmak istenen hedef kitle açısından bu tür yayınlar; kuruluş içi, kuruluş dışı, hem kuruluş içi hem de kuruluş dışı olmak üzere üç grupta toplanabilir.

Kuruluş içi gazete, dergi gibi yayınların içeriği, kuruluşun özelliğine göre değişebilir. Bununla birlikte, bu tür yayınlarda yer alabilecek haber ve yazıların konuları şu şekilde sıralanabilir:

Çalışma Yaşamına İlişkin Konular

– Kuruluşun yeni tesis ya da ünitelerine, yeni sahip olduğu teknolojilere ve genişleyen pazar ya da faaliyet alanlarına ilişkin bilgiler.
– Çalışma grupları ya da komisyonlarının iş tanımları ve çalışmalarına ilişkin bilgi ile bu grup ya da komisyon üyelerinin tanıtılması.
– İşgörenlerin toplu olarak yararlandığı kantin, kafeterya, park yeri ve benzeri diğer tesis ya da organizasyonlara ilişkin bilgiler.
– Ücretler, çalışma saatleri, nöbetler, verimliliği artırmaya yönelik projelere ilişkin yapılan görüşmeler ve bu konularda alınan kararlar.

Kuruluşun Ürettiği ya da Sunduğu Ürün ve Hizmetlere İlişkin Bilgiler

– Alınan büyük siparişler ve ihracat sözleşmeleri (özellikle bu iş bağlantıları bazı birimlerin fazla mesai yapması anlamına geliyorsa).
– İşgörenler ürettikleri ürünlerin, tüketicilerin sorunlarını nasıl çözdüğünü, tüketicilerin bu ürünlerden memnun olup olmadıklarını bilmek isterler. Bu nedenle kurum içi yayınlarda tüketicilerin ürün ya da hizmet hakkındaki duygu ve düşünceleri, işgörenlerin ilgisini çeker.
– Üretim, ihracat, vergi gibi konulardaki başarılar.
– Kuruluşun kısa, orta ve uzun dönemli üretim ya da pazar planlarına ilişkin bilgiler.

Güvenlik

– İşgörenlerin ve iş yerinin güvenliği ile ilgili giysi ve araçların kullanılmasını teşvik edici bilgiler.
– Sözgelimi, yangın ve deprem durumunda alınması gereken güvenlik önlemleri gibi.

Sosyal Etkinlikler

– Kuruluş içi spor takımlarının tanıtımı, karşılaşmalara ilişkin bilgiler.
– Kurumda gerçekleştirilen ya da desteklenen konser, tiyatro, sergi, panel, seminer, konferans gibi sanatsal ve kültürel etkinliklere ilişkin bilgiler.
– İşgörenlerin başarılarını ve hobilerini tanıtıcı yazılar.
– Tüm çalışanların, mutlu ve kederli günlerine ilişkin haberler.
– Kuruluşun toplumsal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği hizmetleri hakkında bilgiler.

Genel

– Kuruluşu ya da kuruluşun bulunduğu bölgeyi ziyaret edecek önemli kişiler hakkında bilgi.
– Kuruluş çalışanlarının yapacağı özel ya da resmi fakat ilginç seyahatlere ilişkin bilgi.
– Bayram, yeni yıl kutlamaları vb.

Kuruluş gazetelerinin hazırlanmasında aşağıdaki ilkelere uyulması gerekir:
– Haberler tam ve doğru olarak verilmelidir.
– Abartılı haber başlıklarından kaçınılmalıdır.
– Haberler elden geldiğince güncel olmalı, olayların gerisinde kalmamalıdır.
– Kurumlar arası ilişkileri geliştirici önerilere ve uygulamalara daha çok yer verilmelidir.
– Kuruluşun kamu yararına yönelik çalışmaları ve hizmetleri öne çıkartılmalı, ama abartıya kaçılmadan aktarılmalıdır.
– Yayın, okuyucuda ilk bakışta kurumun propagandasını yapan bir izlenim yaratmamalıdır.

Kuruluş içi yayınlar aynı zamanda birer basın bülteni olarak da işlev görür. Bu yayınlarda yer alan haberler; gazete, radyo, televizyon gibi ulusal ya da bölgesel yayın kuruluşları tarafından değerlendirilerek, medyada haber olacak şekilde değerlendirilebilir. Bu nedenle haberlerin, haber yazım tekniklerine dikkat edilerek yazılması son derece önemlidir. Sözgelimi “Sayın Genel Müdürümüz Cevat Uğur 2005 yılı Pazarlama Hedeflerini Açıkladı” başlığında olduğu gibi hitaplara yer verilmemesi gerekir.

Mektuplar

Üst düzey yöneticilerin, işgörenleri bilgilendirmek amacıyla, özel olarak kendilerinin kaleme aldığı mektuplar, işgörenler üzerinde son derece olumlu bir etkiye sahiptir. Mektuplar yalnızca işgörenlere değil, zaman zaman onların ailelerine de yazılmalıdır. Böylece, kurumun işgörenlerine olduğu kadar ailelerine de önem verdiği gösterilerek, olumlu bir duygu yaratılır. Mektubun etkili olabilmesi için, inandırıcı, içten, açık ve anlaşılır bir şekilde kaleme alınması gerekir.

Diğer Basılı Yayınlar

Kuruluşun çalışma düzenini tanıtmak, sağlık, izin ve benzeri konulara ilişkin konulardan işgörenleri haberdar etmek amacıyla çeşitli yayınlar hazırlanabilir. Kuruluş yıldönümleri, emeklilik törenleri ve benzeri konularda kitapçıklar, andaçlar yayınlanabilir. Kuruluşun toplumsal sorumluluğu ile ilgili; işgörenlerin çevre bilincini geliştirici, aile planlaması, sigara gibi zararlı alışkanlıklardan kurtulmalarını sağlayıcı ve daha pek çok bu tür konuda da, afiş, pankart, broşür gibi yayınlar hazırlanabilir.

 

Kuruluş içi basılı yayınların içerdiği konuların başlıkları neler olabilir?

Sözlü ve yazılı iletişim ortam ve araçları dışında kalan diğer iletişim ortam ve araçlarından da kısaca şu şekilde söz edebiliriz:

Çeşitli Etkinlikler

İç halkla ilişkiler çalışmaları arasında, işgörenlerin dayanışmasını ve kurum kültürünü güçlendirmeyi amaçlayan faaliyetler önemli bir yer tutar. Bunların arasında, belirli hizmet yılını tamamlamış olanlara ödül, emekli olanları uğurlama törenleri en çok gerçekleştirilen çalışmalardır. İşgörenlerin, eşlerinin ve çocuklarının resim ya da benzeri yaratıcı çalışmalarının değerlendirildiği sergiler ve konserler de işgörenlerce ilgiyle karşılanmaktadır.

Eğitsel Faaliyetler

Kurumlarda, hizmet içi eğitim programları genellikle kuruluşun insan kaynakları bölümüne bağlı eğitim birimi tarafından gerçekleştirilir. Bununla birlikte bu tür faaliyetler, iç halkla ilişkiler çalışmaları açısından da bir fırsat olarak değerlendirilmelidir. Hizmet içi eğitim programlarının, kurum dışında, özellikle de tatil yörelerinde düzenlenmesi; eğitim, eğlence ve dinlenmenin birlikte gerçekleştirilmesi, hem eğitimin daha etkin bir şekilde gerçekleşmesini hem de iç halkla ilişkiler açısından olumlu yansımaların alınmasını sağlar. Bu nedenle, hizmet içi eğitim programları, elden geldiğince ilgi çekici olacak şekilde, eğitim ve halkla ilişkiler birimleri tarafından işbirliği yapılarak düzenlenmelidir.

Duyuru Panoları

İç halkla ilişkiler çalışmalarında sıkça kullanılan etkili araçlardan biri de duyuru panolarıdır. Duyuru panoları, az masraflı fakat hızlı bir kurum içi iletişim olanağı sağlar. Kuruluşta herkesin görebileceği belirli yerlere konulan bu panoları etkili şekilde kullanabilmek için, buralardaki duyuruların güncellenmesi gerekir. Uzun süre asılı kalan kirli ve yıpranmış duyurular, kurum hakkında hiç iyi bir izlenim yaratmaz. Duyuru panoları, renkli kâğıtlar, fotoğraflar, karikatürlerle ilgi çekici kılındığında daha etkili olur.

Kapalı Devre Radyo ve Televizyon

Kapalı devre radyo ve televizyon yayınları, kurum içi bilgi akışının sağlanması, dayanışma ruhunun geliştirmesi bakımından son derece yararlıdır. Kapalı devre radyo ve televizyondan yayınlanacak programlar; işgörenlerin yeni bir teknolojiyi uygulamadaki başarılarını, işe yeni başlayan bir işgöreni tanıtmayı, kurumun yeni iş ya da ihracat bağlantılarını, eğlence ve moral toplantıları gibi pek çok değişik konuda hazırlanabilir. Kapalı devre radyo ve televizyon yayınlarından yalnızca yöneticilerin görüş ve beklentileri, emir ya da talimatları değil, işgörenlerin de çeşitli konulardaki görüşlerinin, beklentilerinin yayınlanmasına özen gösterilmelidir.

İnternet Teknolojileri (İntranet ve Extranet)

İnternet, özellikle 90′lı yılların başından itibaren gündelik hayatımızın vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. İnternet üzerinden sonsuz denebilecek ölçüde bilgiye ulaşmak ve dünyanın her yerindeki insanlarla iletişim kurmak mümkün olmaktadır. Diğer birçok iletişim aracı ile karşılaştırıldığında oldukça ucuz bir araç olan internetten iç ve dış halkla ilişkiler çalışmalarında çok yönlü bir şekilde yararlanılmaktadır.

İntranet

İntranet, kurum içi küçük bir internet ağı olarak tanımlanabilir. İntranet üzerinden yöneticiler; iş akışını denetleyebilir, süreçleri yönetilebilirler. Bir yönetici bilgisayarının başından kalkmadan tüm iç iletişim süreçlerini intranet üzerinden yürütebilir. Çalışanlar da intranet aracılığıyla yöneticileriyle görüşebilmek için kısıtlı randevu seanslarına ihtiyaç duymaktan kurtulur. Çalışanların kurumlarına aidiyetlerinin yaratılmasında da intranet önemli bir görev üstlenir. Çalışanlar kurumla ilgili finansal bilgilere, iş takvimlerine, kendilerine yollanan mesajlara intranet üzerinden ulaşabilir, iş arkadaşları ile haberleşebilirler. Günümüzde, bilgisayarlar ve intranet teknolojisi, etkin bir iç halkla ilişkiler aracı olarak giderek artan bir öneme sahiptir.

Extranet

İç halkla ilişkiler kavramı sadece kurum çalışanlarına yönelik düşünülmemelidir. Kurum, tedarikçileri, bayileri, dış ülkelerdeki iş ortakları ve yatırımcıları gibi pek çok kişi ve kurumla da, birer sosyal paydaş olarak iletişim içinde olması gerekir. Bu paydaşların kurum hakkında bilgilenmeleri ve kuruma ilişkin görüş ve önerilerinin alınması iç halkla ilişkiler açısından son derece önemlidir. Extranet, dışarıdan, yani internet üzerinden ulaşım anlamına gelir. Burada önemli olan güvenlik kavramıdır. İnternet üzerinden kurulan iletişimin istenmeyen kişilerce görülmesinin engellenmesi, bahsi geçen kitlelerin kendilerini güvende hissetmeleri için oldukça önemlidir. Çeşitli güvenlik önlemleri (extranet için üretilen ve izinsiz kişilerin sisteme girmesine engel olan sanal güvenlik duvarları, sadece kullanıcıların bildiği kimlik ve parola bilgileri vb. ) alan kurum, gizli bilgilerinin internet üzerinden dışarıya sızmasına engel olabilir.