Geleneksel ve Yeni Büroların Özellikleri

Geleneksel büroların temel özellikleri şunlardır:
– Memuriyet görevleri büro çalışmasının en önemli bölümünü oluşturur.
– Çalışma homojendir ve çeşitlendirilmemiştir. Bu nedenle monoton ve sıkıcıdır.
– Fonksiyonların devam etmesini sağlamak ve insanları birbirinden ayırmak için fiziksel bariyerler vardır. Bu şekilde sınırlar mükemmel bir şekilde vurgulanır.
– Her bir çalışanın ne kadar önemli olduğunu gösteren, kimin kime rapor vereceğini ya da kimden emir alacağını vurgulayan katı ve yüksek bir hiyerarşi vardır.
– Bir personel bir iş istasyonuna yerleştirilir ve burada 09.00’dan 17.00’ye kadar çalışır.
– Büyük gruplara, bölümlere ve departmanlara uygun bir örgüt yapısı geçerlidir.
– Genellikle ekip çalışması yapılmaz. Yalnızca çok az sayıda kişinin birlikte çalışması gerekir. Bunlar da çok az inisiyatif kullanırlar ve çok az kaynağı paylaşırlar.
– Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ileri uygulamalarına yer verilmez ya da bu uygulamaların yarattığı potansiyel gerektiği gibi kullanılmaz.

Günümüzde iş dünyasının en değerli varlığı olan bilginin yönetiminde bürolar temel merkezlerdir. 21. Yüzyıl yaşamının en başta gelecek özelliklerinden biri sayılan “bilgi yönetimi”nde, büronun merkezi/temel önemini kabul etmeden başarılı olmak mümkün değildir. Sibernetik (insanlar ile makinelerin birbirine bağlandığı bir bilgisayar türü) bir sistem olarak bürolar yeni bir çehre kazanmıştır. Bu değişimlerde yönetimsel yeniliklerin ivme kazandığı 1990’lara kadar daha çok bilgi teknolojisindeki yenilikler etkili olmuştur. Günümüzde ise, örgüt yapısıyla ilgili yeni fikirler üretilmekte ve büro çalışma alanının tasarımında bir devrim yaşanmaktadır. Standart büro yerleşimi, yeni örgütlenme şekilleri dikkate alınarak radikal bir şekilde değişime uğramaktadır. Artık ev ile büro yaşamı arasındaki ilişkiler dikkate alınmakta, bazen büro bir kulüp türüne dönüştürülmektedir.

Bürolarda çalışma şekilleri de radikal olarak değişmektedir. Bilgi işlem ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere bağlı olarak zaman ve alan kullanımı hakkında hızla yeni ve çok farklı varsayımlara dayalı çalışma yolları ortaya çıkmaktadır. Bu yollar, doğal olarak eski büro rutinlerinden daha interaktiftirler ve insanlara zaman, içerik, araçlar ve büro alanı üzerinde daha fazla kontrol olanağı sağlamaktadırlar. Bürolarda artık çoğu prosedür otomatikleştirilmekte ya da daha ucuza maledileceği ekonomilere ihraç edilmektedir (outsourcing). Çoğu büro çalışması evde, mobil (seyyar), hatta göçebe yapılabilir hale gelmiştir. Genel anlamda değişim hızı daha da arttığı için bundan böyle gizli sınırları olan geleneksel büro binaları ve içlerindeki bürolar daha dinamik ve daha kârlı iş yapmayı mümkün kılacak her yolu denemek zorundadırlar.

Yeni büroların belirgin özellikleri şunlardır:
– Fiziksel özellikleri ve görünümleri güçlü, entegre, iç bağlantıları olan, bilgi ve iletişim teknolojisinin etkin bir şekilde kullanılmasına uygun ortamlardır.
– Zamanı daha iyi kullanmak ve rekabet üstünlüğü elde etmek çok önemlidir.
– Fiziksel sınırlar bulunmaz. Çünkü ileri örgütler, karmaşık problemleri daha hızlı çözebilmek için uzmanlar ve departmanlar arasında daha çok iletişim gerektirir.
– Geleneksel hiyerarşik otoritenin yerini giderek yetenek ve bilgiye dayanan fonksiyonel otorite aldığı için hiyerarşik bir örgüt düzeni kabul edilmez.
– Daha küçük ve daha hızlı değişen örgütsel birimlere doğru bir eğilim vardır. Dış kaynaklardan yararlanılarak sadece çekirdek yetenekler üzerinde odaklanılır.
– Grup ve ekip çalışmasına büyük önem verilir.
– Rutin memuriyet görevleri otomatikleştirildiği ya da dış kaynaklara devredildiği için çoğu memuriyet görevi ortadan kalkmıştır.
– Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirdiği için nitelikli insanlar çalışır.
– Nitelikli kadın çalışanların artmasıyla çalışma tarzına feminen değerler katılmıştır. Bu da daha yumuşak, sakin, insancıl, pozitif ve yapıcı ilişkilerin yerleşmesine neden olmuştur.
– Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları için gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır.
– Çalışanların beklentilerinin değişmesi ve daha fazla bağımsızlık/özgürlük istemeleri nedeniyle esnek çalışma yaklaşımı benimsenir. Çalışmanın zamanlamasında, kullanılan yöntemin ve çalışmanın yapılacağı yerin seçilmesinde çalışanlara esneklik sağlanır.