Etkin Bir İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Özellikleri

İnsan kaynaklarının çok sayıda amaç ve zorunluluklarıyla karşılaşan organizasyonlar, hızla insan kaynakları bilgi sistemleri çözümleri üretmeye başlarlar. Bu konuda henüz endüstriyel bir standart yoktur, ancak başarılı olabilecek pek çok yaklaşım vardır. Başarılı insan kaynakları bilgi sistemlerinde bulunan ortak özellikler arasında, paket yazılımların kullanılması, veri kaynaklarının belirlenmesi ve yazılımın mağaza koşullarına uyumlaştırılması yer alır.

Paket Yazılımların Kullanılması

Organizasyonlar, başlangıçta bir sistem geliştirmek yerine ticari bir paket satın almayı tercih edebilirler. İnsan kaynakları paketleri piyasada, çok fazla sayıda, kalitede ve çoğunlukla organizasyonların özel ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde tekrar yeni kodlarla yazılmış halde bulunmaktadır. Dahası, stratejik üstünlük sağlama potansiyeline sahip bir uygulama geliştirmek için işletmeler, bilgi teknolojisinin kıt kaynaklarını kullanan ticari yazılımlara güvenmeyi isterler.

Tüm endüstri tarafından paylaşılan insan kaynakları ihtiyaçları açıktır ve insan kaynakları yazılımı satan şirketlerin ürünlerini bu ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde geliştirmeleri gerekmektedir. Çoğu organizasyon kullandığı insan kaynakları bilgi sistemleri paket yazılımının insan kaynakları gereksinmelerini tam anlamıyla karşılamadığını belirtmektedir.

Sağlıklı Veri Kaynaklarının Saptanması

Çalışanlar insan kaynakları bilgisinin öncelikli kaynağıdır, adreslerini değiştirirler, eğitim isteklerini sunarlar. Bu değişiklikleri kâğıtlarda elle tutmaktan çok daha hızlı bir biçimde raporlara bağlı olarak yapabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemini doğrudan kullanan hat yönetici ve bu sistemin verilerini kullananlar, dosyaları elle tutmayı tercih etmezler. Veri toplamada geçerli pek çok teknik söz konusudur. Bunlar; dokunmatik terminaller, sesli tanıma, tarama, ışıklı kalemler, ikonlu emirler gibi ara yüzler kullanılarak sağlanır. Veri kaynaklarının belirlenmesinin çok sayıda yararı vardır. Örnek olarak, hat yönetici işe başvuranlar hakkındaki önceki görüşmelerden sağladıkları alt yapı bilgilerini ve bu görüşmelerin sonuçlarını doğrudan tutabileceklerdir. Veri kaynaklarının belirlenmesi, organizasyondan sağlanan insan kaynakları bilgisinin kalitesini ve değerini artıracaktır.

Uyumlu Yazılım Yapısına Sahip Olunması

Mağazalar arasındaki farklılıklar ve insan kaynaklarındaki değişimlerin fazlalığı nedeniyle insan kaynakları bilgi sistemi yazılımları her ortamda etkin çalışabilecek yapıda olmalıdır. Bir insan kaynakları bilgi sistemi yazılımı pek çok organizasyonun değişik ihtiyaçlarını karşılayabilecek niteliktedir. Etkili bir insan kaynakları bilgi sistemi için, bu yazılım üzerinde mağazanın özel ihtiyaçları göz önüne alınarak değişiklikler yapılabilmelidir.

Tablo 14. 1′de görüldüğü gibi, Leap ve Crino bu özellikleri temel alarak insan kaynakları bilgi sistemini gelişmişlik derecelerine göre sınıflandırmışlardır.
Bu sınıflandırma dört aşamalıdır:
– Gelişmemiş insan kaynakları bilgi sistemi, sınırlı personel ve işle ilgili bilgi manuel olarak dosyalarda tutulur.
– Az gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, bir kısım veri ve bilgiler dosyalarda bir kısmı sistemde tutulur. Gelişmemişe göre nispeten geniş veri söz konusudur ancak organizasyonunu tümünü kapsamaz.
– Gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, yarı ya da tam otomatiktir. Geniş bilgi dosyaları vardır. Hesap ya da tahmin yapabilir.
– Tam gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, tam otomatiktir, geniş bilgi dosyaları vardır, fayda maliyet analizi, işgücü planlama gibi faaliyetleri yerine getirebilir. mağazanın dış çevresiyle ilgili verilere sahiptir.