Bilgisayar Ortamında Arşivleme

Günümüzde çoğu işletmede arşivleme bilgisayar ortamında yapılmaktadır. Böylece daha etkili bir bilgi ve iletişim sisteminin kurulması mümkün olabilmektedir. Bilgisayarlı arşivleme sistemlerine veri girişi elektronik ortamda yapılır. Veri girişi için klavye, disket, CD, fare, faks, telefon, tarayıcı, e-posta, bilgisayar ağları, video kamera, fotoğraf makinesi, ses, el yazısı ve optik karakter tanıma sistemleri vb. leri kullanılabilmektedir. Elektronik ortama aktarılan verilerin etken bir şekilde faydalı bilgilere dönüştürülebilmesi için öncelikle anlamlı bir şekilde organize edilmeleri gerekir. Bunun için veriler belirli bir düzende gruplandırılır ve depolanır. Bilgisayar ve ağ ortamındaki bilginin temel yapı taşları, veri dosyaları ve veri tabanlarıdır.

Veri Dosyaları

Doğal olarak bilgisayar ortamındaki dosyalar ile manüel sistemdeki dosyalar arasında fark vardır. En belirgin fark, arşivlenecek belgelerin saklandığı dosyaların dışında, bilgisayarın çalışabilmesi ve birtakım uygulamaları gerçekleştirebilmesi için bazı dosyaların bulunması gereğidir. Örneğin, komut dosyası, işlem dosyası, program dosyası, metin dosyası, resim dosyası, font dosyası gibi dosyaların da, tıpkı şirketin gelir ve gider kayıtlarının tutulduğu dosyalar gibi arşivlenmesi gerekir.

Bilgisayar ortamında arşivleme işleminden yararlanılarak bilgisayarın işletim sisteminde dizin (rehber ya da klasör) olarak adlandırılan yeni bölmeler yaratılabilir ve bu bölmelere muhasebe, personel, eğitim vb. pek çok dosya yerleştirilebilir. Bütün bu bölmeler istenen şekilde adlandırılabilir (genellikle manüel sistemde öğrendiğiniz sistematik içinde) ve listelenebilir. Ancak bilgisayarda bir kayıt ortamında (disk ya da disket) aynı adla ve aynı tipte tek bir dosya saklanabilir.

Aynı adla ikinci bir dosya saklanmak istendiğinde, daha önce yaratılan dosya mutlaka silinecektir. Böylece tekrarlar da önlenmiş olur. Belirtilen bölme içindeki dosyaların listelenmesi, hem dosyaların hem de klasörlerin adlarının değiştirilebilmesi, istenen belgelerin bir başka dosyaya ya da bölmeye aktarılabilmesi ya da istendiği anda silinebilmesi mümkündür.

Dosyanın yaratıldığı tarih, saat ve kimin tarafından yaratıldığıyla ilgili bilgiler sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir. Dosyanın kaydedildiği ortamda ne kadar yer kapladığı öğrenilebilir. Başkaları tarafından dosyanın kullanılması istenmediğinde şifrelenebilir ya da başkalarıyla paylaşılabilir. Arşivlenen belgelere belgenin adı; göndericinin adı, belgeyi hazırlayanın adı ya da çeşitli anahtar sözcüklerle ulaşabilmek mümkündür. Bir klasör içindeki dosyalar adlarına, türlerine, kapladıkları alanın büyüklüğüne, yaratıldıkları tarihe göre sıralanabilir. Daha önce gördüğünüz gibi manüel olarak yürütülen bir dosyalama sisteminde de bunun yapılması mümkündür. Ancak manüel sistemlerde, belli bir sisteme göre düzenleme yapıldığında, sonradan başka bir sisteme geçmek (örneğin, alfabetik dosyalamadan numaralı dosyalamaya geçilmesi) pek de mümkün değildir ya da çok zordur. Oysa bilgisayar ortamında birkaç komutla yeni bir sınıflama sistemine geçmek sadece birkaç saniye alır.

Veri dosyalarının çalışma biçimlerini daha iyi anlayabilmek için verinin düzenlenmesi, anahtar alanlar, toplu işlem-gerçek zamanlı işlem ve ana dosya-hareket dosyası kavramlarının bilinmesi gerekir.

– Verinin düzenlenmesi: Verinin bilgisayarda işlenebilmesi ya da yardımcı bellekte depolanabilmesi için gruplar ya da sınıflar içinde düzenlenmesi gerekir.

Bilgisayar sistemi bilgiyi bir hiyerarşi içinde düzenler ve her grup bir öncekinden daha karmaşık bir yapıya sahiptir. Bu düzenleme karakter, alan, kayıt, dosya ve veri tabanı şeklinde yapılır. Karakter, tek bir harf (a…z), rakam (0…9) ya da özel bir işaret (.,≈J℅)’dir. Alan, örneğin, öğrenci numarası gibi, bir grup ilgili karakteri içerir. Dosya, birbiriyle ilişkili kayıtların bileşimidir. Örneğin, bir fakülteye kayıtlı tüm öğrencilerin kayıtları, bir dosya oluşturur. Dosyadaki her kayıt, kayıtların ayırdedileceği, değiştirileceği, alınacağı ve sıralanacağı en azından bir alan içerir. Buna anahtar alan denir. Anahtar alan, her bir farklı kayıt için tek tanıtıcı olma özelliğine sahiptir. Genellikle kullanılan ortak alanlara, sosyal güvenlik kurumu sicil numarası, öğrenci numarası, sürücü belgesi seri numarası, vatandaşlık numarası örnek olarak verilebilir. Veri tabanı ise, ilgili dosyalardan oluşan bir kümedir. Örneğin, bir üniversitenin farklı fakültelerinde ve yüksekokullarında öğrenim gören bütün öğrencilerle ilgili dosyalar bir veri tabanını oluşturur.

– Toplu işlem-gerçek zamanlı işlem: Veri, geleneksel olarak toplu ve gerçek zamanlı olmak üzere iki şekilde süreçlenir. Toplu işlemde veri, zaman içinde (farklı saatlerde, günlerde, hatta haftalarda) çevrim dışı (off-line) olarak toplanır. Toplanan verinin tümü belirli bir zamanda birden işlenir. Örneğin, kredi kartınızla bir ay içinde yaptığınız alışverişlerle ilgili veri şirkete gönderilir, veri, burada toplanır ve ay içinde belli bir zamanda toptan işlenir ve size fatura edilir. Gerçek zamanlı işlemde veri, çevrim içi (on-line) olarak girilir ve bilgisayar tarafından hemen işlenir. Buna da bir başka kart türü olan ATM kartı örnek verilebilir. ATM kartınızı bankanın otomatik para çekme makinesine soktuğunuzda, verdiğiniz komutlar doğrultusunda işleminiz hemen (gerçek zamanlı olarak) yapılmaktadır. Daha önceleri veri girişi ve gerçek zamanlı süreçleme yapabilmek için özel terminaller kullanılırdı. Ancak bu amaçla, giderek artan bir şekilde güçlenen mikrobilgisayarlar kullanılmaktadır. Bu nedenle, daha küçük işletmelerin ve büyük şirketlerin departmanları, bir ana bilgisayara bağlanmaksızın, kendi gerçek zamanlı işlem gereksinimlerini karşılamak amacıyla mikrobilgisayarlarını kullanmaktadırlar.

– Ana dosya-hareket dosyası: Bu iki tip dosya verinin güncelleştirilmesi amacıyla kullanılır. Dosya güncelleme, varolan bir dosyaya kayıt ekleme, bu dosyadan kayıt silme ya da bir kaydın (anahtar alan dışında) herhangi bir alanının içeriğini değiştirmedir. Ana dosya, son güncelleme işlemi yapıldıktan sonraki tüm kayıtları içeren dosyadır. Buna ilgili şirketin son ayın telefonuna ya da kredi kartı borcunuza ilişkin faturayı hazırlamak için kullandığı veri dosyaları örnek olarak verilebilir. Hareket dosyası ise, kayıt ekleme, kayıt silme ve kayıt alanı üzerinde değişiklik yapma gibi son değişiklikleri içeren ve ana dosyayı güncellemek için kullanılan dosyadır. Örneğin, içinde bulunduğumuz ay boyunca yaptığınız telefon konuşmalarınızın ya da kredi kartı harcamalarınızın toplandığı geçici dosya, hareket dosyası olarak nitelendirilebilir.

Bilgisayar sistemleri, veriyi, yükleme ortamlarında depolarlar. Veri bu ortamlarda çeşitli şekillerde düzenlenebilir; düzenleme işlemi, kayıtlara nasıl ulaşılacağını belirler. Veri, sıralı erişimli, doğrudan erişimli ya da indeksli erişimli olarak üç şekilde düzenlenebilir. Sıralı erişimli olarak düzenlendiğinde veri, yükleme ortamına birbiri ardına, önceden belirlenen bir düzende fiziki olarak yerleştirilir ve veri, hangi sırada yüklenmişse, o sırada geri alınır. Sıralı erişimli düzenleme disk, disket ve manyetik bant ortamları için kullanılır. Bu yöntem, sadece bir dosyayı oluşturan kayıtların tümünün ya da çoğunun işlenmesi durumunda, çok uygun olduğu halde belirli bir kayda erişilmek istendiğinde kullanışlı değildir. Sıralı erişim için en iyi uygulama örneği, maaş bordrolarıdır.

Doğrudan erişimli düzenlenmede kaydın fiziksel adresini bulmak için anahtar alan kullanılır. Bu uygulamada kayıtlar disk(et) yüzeyi üzerinde belirli bir yere (konuma) yerleştirilir. Yer, anahtar alanla belirlenmiştir. Bu uygulamada anahtar alanın disk(et) üzerindeki fiziksel olarak saklanacağı yere dönüştürülmesi için adres programlarının kullanılması gerekir. Doğrudan erişimli düzenleme, diskler ve disketler için uygundur, manyetik bantlarda kullanılmaz. Bu uygulama belirli bir kayda erişilmek iste