Dosyalama Süreci

Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesiyle başlayarak işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir. Bu aşamalar Şekil 11.5’de de görüldüğü gibi dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların yok edilmesi ya da arşivlenmesidir.

Dosyalama Sürecinin Planlanması

Bürolarda yapılan işlerin tümünün önceden planlanması gerektiği gibi, dosyalama sürecinin de planlanması gerekmektedir. Planlamayla neyin, kim tarafından, ne zaman, nasıl, hangi olanaklarla, nerede ve niçin yapılacağı ortaya konur. Ancak dosyalama sürecinin planlanmasına ve geliştirilmesine geçilmeden önce bu görevin kim ya da kimler tarafından yürütüleceği belirlenmelidir. Çünkü bu husus oldukça önemlidir. Uzmanların yürütmediği bir planlama çalışmasının istenen sonucu vermeyeceği açıktır. Bu konuda “Organizasyon ve Metot” uzmanından ya da danışmanlardan yararlanılabileceği gibi, bir komite çalışması da yapılabilir. Bir dosyalama süreci planlanırken ya da var olan süreç gözden geçirilirken, bu süreçle ilgili herkesin ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Bu da, sadece sistemi kullanacakların değil, aynı zamanda bilgiyi üreteceklerin de görüşlerinin alınması gerektiği anlamına gelmektedir.

Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk aşama, kuruluşun ve sistemin kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılayacak bir dosyalama sisteminin seçilerek dosya planının hazırlanmasıdır. Seçilen sistem kayıt ve belgelerin kaybolmasını ya da yanlış yerlere konmasını engellemelidir. Ayrıca kuruluşun dosyalama sürecine hız kazandırmalıdır. Çünkü belgelerin gerek dosyalarına konmaları ve gerekse arandıklarında yerlerinin fazla zaman kaybedilmeden bulunması çok önemlidir. Bunun yanı sıra seçilen sistem, az yer kaplamalı, az malzeme ve donanım kullanmalı ve az personelle etkili bir şeklide işleyebilmelidir. Bir başka deyişle ekonomik olmalıdır.

Kuruluşa en uygun olduğu düşünülerek seçilen dosyalama sistemi örneğin, konu esasına göre dosyalama sistemiyse; öncelikle ana konular, ana konuların alt grupları ve en alt grupları tek tek saptanmalıdır. Konu ayırımı yapılırken basit, tutarlı, anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir. Ayrıca, her konuda tek dosya açılmalıdır. Daha sonra konular gruplarına göre sayılarla ya da harflerle kotlanmalıdır. Ek 11.1’de yer alan dosya planı örneğini inceleyebilirsiniz.

Yapılan dosya planı, genellikle kuruluşların tümünde; merkez, şube ve bağlı kuruluşlarda da uygulanarak dosyalama faaliyetlerinin bütünlüğünü ve standardizasyonunu sağlar. Çeşitli durumlarda kararsızlığa yer vermeyecek kuralları koyar ve iyi hazırlanmış bir dosya planı çelişkili durumlara engel olur. Dosyalama hizmeti, kayıtların ve belgelerin daha önceden belirlenen bir düzen içinde korunmasını, bilgiye ihtiyaç duyulduğunda çabuk ve istenen şekilde ulaşılmasını sağlamaktadır. Bu süreçte saklama ve bulma işlevleri çok önemlidir. Dosyalama sürecinde bu işlevlerin gereği gibi yerine getirilmesi için bazı prosedürler ve yöntemler tanımlanmalıdır.

Prosedür, dosyalama işlemlerinin tekdüze ve amaca uygun olarak yapılması için planlanan işlemler sırasıdır. Genellikle bir kişiden daha fazla kişi tarafından yürütülen, birbiriyle ilgili kayıt ve yazı işleri dizisi, prosedür olarak tanımlanabilir. Dosyalama sürecinde yer alan dosya açılması, dosyanın saklanması, dosyaya erişilmesi, dosyanın yok edilmesi ya da dosyanın arşivlenmesi prosedürleri tek tek planlanmalıdır. Yöntem, bir ya da daha fazla kayıt ve yazı işlerinden oluşan bir görevi tek bir kişi tarafından yerine getirme yoludur. Her prosedür birbirine eklenmiş ve bütünleşmiş bir seri yöntemden oluşur. Dosyalama sürecinde kullanılması gereken tüm yöntemler tanımlanmalıdır. Bu yöntemler görevin kısa zamanda, az çaba harcanarak başarıyla yapılmasını sağlamalıdır.

Dosyalama sürecinin etkililiğini sağlayacak prosedür ve yöntemler saptandıktan sonra yazılı hale getirilmelidir. Kamu kurum ve kuruluşları bu amaçla hazırlanmış “Dosyalama ve Arşivleme Yönetmeliği” ne göre hareket ederler. (Ek- 11.2’de yer alan yönetmelik örneğini inceleyebilirsiniz.) Planlama aşamasında ayrıca dosyalama için gerekli araç, gereç, makine, malzeme ve yer belirlenir. Dosyalama işlerini kimlerin, nerede yapacakları saptanır; bu kişilerin görev, yetki ve sorumlulukları belirlenir. Böylece dosyalama hizmetlerinin etken ve verimli bir şekilde yönetilmesi sağlanır.

Kuruluşların çoğunda, dosyalama sisteminin nasıl işleyeceği önceden belirlenmemiş ve yazılı hale getirilmemiş olduğu için, pek çok tutarsız, gelişigüzel ve hatalı işlem yapılır. Bunlar şu şekilde örneklenebilir:
– Dosyalama süreciyle ilgili kesin kurallar konmadığı için, belgeler genellikle yanlış dosyalara ve klasörlere konur. Çünkü herkes kendi inisiyatifine göre hareket etmektedir. Belge gerekli olduğu zaman da bulunamaz; çünkü yok olmuştur.
– Hangi belgelerin dosyalanacağı, hangilerinin dosyalanmayacağı bilinmediği için her türlü belge dosyalara konur. Belge sayısı arttıkça bulunmaları daha da güçleşeceği gibi, bunların konacağı yer ihtiyacı artar, var olan personel de bu kadar çok dosyayla başetmekte zorlanır.
– İsteyen herkes dosyaları alabilir. Bunları izlemek için bir prosedür geliştirilmediğinden, çoğu dosyanın geri gelmesi sağlanamaz.
– Gerekli ya da gereksiz yeni dosyalar açılır. Dosya sayısı arttıkça da işin içinden çıkılamaz hale gelir.
– Hangi belgelerin saklanacağı, hangilerinin atılacağı ya da bu sürelerin ne olacağı bir kurala bağlanmadığı için dosyalar güncelleştirilemez. Ya da güncelleştirilirken gereksizler saklanabilir, gerekliler atılabilir.

Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması

Kuruluşlar genellikle gelen ve giden belgelerin teslim edildiği ve ilgili işlemlerin yapıldığı ayrı bir bölüm oluştururlar. Bu bölüme “Muhaberat Servisi”, “Gelen – Giden Evrak Servisi”, “Belge İşleme Bölümü” vb. gibi adlardan biri verilebilir. Böyle bir bölümü bulunmayan küçük kuruluşlarda, belgelerle genellikle sekreterler ya da memurlar ilgilenir.

Bölümlerde, gelen-giden belgeler üzerinde bazı işlemler yapılır. Şekil 11.6’da örneklendirildiği gibi, gelen belgeler görevli memur tarafından teslim alınır. Sıradan belgeler dışındakiler ilgili kişiye genellikle imza karşılığı (zimmetli) olarak teslim edilir. Daha sonra gelen belgelerin hepsi tek tek incelenerek gruplandırılır. Bu gruplandırma belgelerin gizli ve önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olmasına göre yapılır. Gizli, kıymetli ve kişiye özel olanlar ilgililerine gönderilir.

Belgeler, ayrıca kaydedilecekler ve kaydedilmeyecekler şeklinde ayrılır. Kayıt, bu amaçla hazırlanmış kayıt defterlerine yapılır. Kayıt defterleri her yılın ilk gününde 1 numarayla başlatılır ve 31 Aralıkta yapılan son kayıttan sonra kapatılır. Bu defterde her belgeye birbirini izleyen numaralar verilir. Kayıt yapılırken belgenin numarası, tarihi, nereden geldiği, ekinin olup olmadığı ve belgenin kime ya da hangi bölüme gönderileceği belirtilir. Kayıt defterine kaydedildiğinin işareti olarak belgenin üzerine tarih damgası basılır, kayıt numarası verilir. Daha sonra ilgili kişiye ulaştırılır. İşletmeden dışarıya gönderilen belgeler için de benzer bir prosedür izlenir.

Bölümlerde belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra, belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur. Dosyalamayı yapacak olan sekreter ya da memur yaptığı kontrolde üzerinde “dosyalanabilir” işareti olmayan belgeyi ilgili bölüme ya da kişiye geri gönderir. Bu uygulamanın nedeni, üzerinde işlem yapılmamış ya da yapılan işlem tamamlanmamış olan belgenin, ya da dosyalanmasına gerek görülmeyen bir belgenin dosyaya konmasını önlemektir.

Dosyalanmak üzere bekleyen belgelerin, belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi dosyalama sistemine göre dosyalanacağına göre değişir. Örneğin, dosyalama sistemi, konu adlarına göre alfabetik dosyalama sistemi ise, dosyalanması gereken belgelerin önce konu adlarına göre sınıflandırılması, daha sonra alfabetik sıraya konulması gerekir. Karma bir dosyalama sisteminde ana grup coğrafik bölgelere göre sınıflanır, alt gruplar da müşteri adlarına göre alfabetik sıraya konur. Bu şekilde hazırlanan belgeler, doğru dosyalara, doğru sırayla yerleştirilebilir.

Yapılan sınıflama ve sıralama sırasında dosyalanması gerekmeyen belgeler kolaylıkla bulunarak ayıklanabilir. Çünkü genellikle biriken kayıt ve belgelerin yaklaşık üçte biri atılabilir niteliktedir. Sınıflama ve sıralama işlemleri kurallara uyularak ve titizlikle yapılmazsa, artan belgelerin izlenmesi ve dosyalanması güçleşecektir.

Dosya Açılması

Dosya, içine girecek belge olduğu zaman açılır. Ancak aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az beş tane olması önerilmektedir. Bunun nedeni çok az sayıda belge için gereksiz dosya açılmasına engel olmaktır. Belgeler dosya açılması için yeterli sayıya ulaşıncaya kadar “genel dosya” da bekletilir. Bir dosya yaklaşık 80-100 belge almaktadır. Aynı konuda dosyanın biri dolmadan diğeri açılmaz. Çünkü dosya sayısı arttıkça, dosya yönetimi güçleşir ve hatalar artar.

Yeni bir dosya açılması kararını genellikle çalışanlardan herhangi biri vermez. Bu karar önceden yapılan plan ve alınan politika kararı doğrultusunda, belge ve dosya işleriyle ilgili bölümün yöneticisi tarafından verilir. Yeni bir dosya açıldığı zaman bu dosyanın etiketlenerek kotlanması gerekir.

Etiket, dosya açıldığı zaman dosyaya kimliğini verecek bilgilerin yazıldığı yerdir. Genellikle karton dosyaların sol üst kısmındaki, plastik dosya ve klasörlerin sırtlarındaki etiket çizgileri, bu tür bilgilerin yazılması için hazırlanmıştır. Eğer bunlar yoksa ya da uygun yerde değilse, kâğıt etiketler yapıştırılır. Etiket üzerine dosyanın başlığı, kotu ve içinde yer alan konu, fihrist kurallarına göre yazılır. Dosyanın başlığının kısa tutulması, ancak dosyanın içindeki belgelerin ne olduğunu belirtecek kadar da açık olması sağlanmalıdır. Ayrıca dosyaya kimliğini verecek ve onun diğerlerinden ayrılmasını sağlayacak bir özellik taşımalıdır. Örneğin, “Sınav İşleri” yerine “Final Sınavları ve Değerlendirmeleri” başlığı konursa, daha açıklayıcı olacaktır.

Belgenin içine konulacağı dosyanın içerdiği konular için dosya planına dayanarak belirlenen ad veya numaraya kot denir. Kotlama, bu kotun dosya ve belge üzerine yazılmasıdır. Kotlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulur. Belge; konusuna, gönderen kuruluş ya da kişinin adına, yazıda geçen kuruluşun, kişinin adına ya da numaralı dosyalama sistemi kullanılıyorsa, fihristte yer alan ilgili numarayla kotlanır. Örneğin konu adına göre dosyalama sisteminde personelle ilgili kotlama “PER” şeklinde yapılabilir. Eğer belge bir tek konuyu değil de, birkaç konuyu birden ilgilendiriyorsa, birden fazla dosyanın konusunu kapsayabilir. Bu durumda birinci derecede hangi konuyu ilgilendiriyorsa, belgenin aslının konacağı dosyaya göre kotlanır. İlgilendirdiği diğer konuya “çapraz başvurma” yapılacağını gösteren bir işaret konur.

Belge, bir tek konuyla değil de, birkaç konuyla birden ilgiliyse, birden fazla konunun dosyasına girebilir. Bu durumda belgenin ilgili olduğu her bir dosyaya birer fotokopisi koyulabileceği gibi; belge, birinci derecede ilgili olduğu dosyaya da konur, diğer dosyalara da “referans fişi (başvuru fişi)” yerleştirilir. Şekil 11.7’de görülen bu fişin üzerine belgenin geldiği yer, tarihi, belgenin numarası ya da kotu yazılır. Çapraz başvurma denilen bu uygulamada, ilgili her dosyaya bakıldığında ortak belge hakkında bilgi sahibi olunduğu gibi, istenildiğinde bu belgeye daha çabuk ulaşılır.

Çapraz başvurma işleminin daha iyi anlaşılması için şu örneği verebiliriz: Bir sözlüğe baktığınızda aynı anlama gelen sözcükler için benzer açıklamaların tekrarlanmadığını görürüz. Örneğin, sözlükte “amaç” sözcüğünün anlamı açıklanır; “gaye” sözcüğü amaç sözcüğüyle aynı anlamı taşıdığı için ikinci defa tekrar olmasın diye, yanına “bkz. amaç” yazılır. Gaye sözcüğünün anlamını öğrenmek için “amaç” sözcüğünü bulup okumanız gerekir. Dosyalamada çapraz başvurma da buna benzer bir uygulamayı getirir.

Belgelerin dosyalarına yerleştirilmesi sırasında öncelikle belgenin hangi dosyaya konacağına doğru karar verilmelidir. Belgenin doğru dosyaya konması, bu konuda yanlışlık yapılmaması büyük önem taşır. Daha sonra belgenin üzerinde yapılması gereken tüm işlerin tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilmelidir. Dosyalanacak belge, gönderilen bir belgeye karşılık olarak gelmişse, bu iki belgenin birbirine iliştirilerek dosyasına yerleştirilmesi gerekir. Belgenin ekleri varsa kontrol edilmeli, tam olduğundan emin olunmalıdır. Bunun yanı sıra belgenin gereksiz ekleri ya da fazla kopyaları varsa, dosyada şişkinlik yaratmaması için ayrılmalı ve atılmalıdır. Belgenin kıvrılmış ya da yırtılmış kısımları varsa, onarım için gerekli işlemler yapılmalıdır. Belgeler dosyaya en son gelen belge, en üste gelecek şekilde, temiz ve düzenli olarak yerleştirilmelidir.

Fihrist Hazırlaması

Fihristi, kütüphanelerdeki “indeks kartları”na ya da çok kalın bir kitabın en başında yer alan “içindekiler” sayfasına benzetebiliriz. Bir kütüphanede farklı katlarda ya da aynı katta farklı dolaplarda binlerce kitap, dergi vb. bulunur. İndeks kartları olmazsa, istediğiniz kitaba ulaşmanız mümkün değildir. İndeks kartlarında kitabın adı, yazarın soyadı ve adı, kitabın bulunduğu dolabı ve rafı gösteren kotlar bulunur. Bu kartlar genellikle hem kitap adına, hem de yazarın soyadına ve adına göre hazırlanırlar. Bunlardan hangisini biliyorsanız, ona göre istediğiniz kitap hakkında bilgi veren karta ulaşır, karttan gerekli bilgileri öğrenir, kitabı durduğu yerde elinizle koymuş gibi bulabilirsiniz. Benzer bir şekilde kalın bir kitapta çok fazla bölüm ve konu yer alır. Aradığınız konuyu kitabın sayfalarını çevirerek bulmanız zordur. Ama içindekiler sayfasını açarsınız, aradığınız konuyu bulursunuz ve sayfa numarasını öğrenerek, kısa zamanda ona ulaşırsınız. İşte dosya fihristleri de bu mantıkla hazırlanmış rehberlerdir.

Gerek merkezi dosyalama bölümünde gerekse, dosya tutulan diğer bölümlerde tüm dosyaları bir arada gösteren bir dosya fihristi hazırlanmalıdır. Açılan her dosya, bu fihriste dosya planında yer alan numarasıyla ya da kotuyla kaydedilmelidir. Özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemlerinin kullanılabilmesi için gerekli olan fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Konu, kişi ya da kurum adı ve coğrafi bölge temeline göre alfabetik fihrist hazırlamak mümkündür.

Dosyalar, merkezi bir dosyalama bölümü varsa orada, ayrılan yerde; eğer dosyalama bölümlerde yapılıyorsa, bölümlerde, ayrılan yerde saklanırlar. Saklama sırasında dosyalar genellikle gruplandırılmış bir şekilde klasörler içine yerleştirilir, açık ya da kapalı dolaplara konulurlar. Bazı kuruluşlarda kullanım kolaylığı nedeniyle özellikle aktif belgeler kartotek dolaplarında ya da çekmeceli dolaplarda saklanmaktadır.

Saklanmaları sırasında dosyaların içine konduğu klasörlerin sırtına yapıştırılan etiketler üzerine gerekli bilgiler kaydedilmelidir. Bu etikete klasörün içinde bulunan dosyaların konuları, kotları ve kaç dosya bulunduğu yazılır. Böylece istenen dosyaya kısa zamanda ve çaba harcamadan erişilebilir. Dosyalanan klasörler sayıca çoksa ve dağınık yerlerde bulunuyorlarsa bulundukları dolapların, çekmecelerin ya da rafların da kotlanması gerekir.

Dosyaların korunmaları son derece önemlidir. Özen gösterilmeden saklanan dosyaların en büyük düşmanı güneş ışınları, rutubet, ateş ve sudur. Ayrıca gizli ve kıymetli belgelerin çalınmaya ya da kopyalanmaya karşı korunmaları gerekir. Bu nedenle gizli dosyalar ve kıymetli belgeler ayrı ve daha güvenli bir yerde, çelik kasalar içinde saklanmalıdır.

Dosyaya Erişilmesi

Belgeler gerek duyulduğunda kullanılmak üzere dosyalanırlar. Fakat dosyalar ve kullanımlarıyla ilgili karşılaşılabilecek en büyük sorunlardan biri, yerlerini bulmaya çalışırken ortaya çıkar. İşyerlerinde aranan bir dosyanın bulunamayıp, aylar sonra ortaya çıktığı ya da yanlış bir yere konmuş olabileceği düşünülerek araştırıldığı, fakat sonuçta dosyanın kaybolduğunun anlaşıldığı durumlarla sık karşılaşılır. Bu tür sorunları ortadan kaldırmanın en iyi yolu bir izleme sistemi oluşturmaktır. Dosyaların izlenmesi amacıyla kurulacak böyle bir sistem çok resmi ve sistematikten, pek de katı olmayan biçimlere kadar değişik şekillerde uygulanabilir. Örneğin, dosyayı alan kişilerin kimlik bilgilerinin ve dosyayı aldıkları tarihin kaydedildiği imza formu, dosyaların yanında bulundurulan küçük bir not defteri ve kurşun kalemden oluşabilir. Bazı uygulamalarda dosyayı görmek isteyen kişinin bir “dosya istek fişi” doldurması istenir. Ya da dosya boyutlarında bir kart biçiminde, alınan dosyanın yerine konmak üzere hazırlanmış bir form olabilir. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, dosyayı alan kişinin kayıt işlemlerine uyması ve geri getirmesinin sağlanması önemlidir.

Dosyasına konulduktan sonra, bir belge onu görmek isteyen biri için dosyasından çıkarılmaz. Çünkü belge o dosyanın bir parçası olmuştur ve dosyasıyla birlikte dolaşır. Ancak belge örneğin, en üst yönetim ya da mahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamlar tarafından istenmesi gibi özel durumlarda dosyasından çıkarılabilir. Bunun nedeni, belgenin yıpranmasını, kaybolmasını engellemektir. Ayrıca, görmek isteyen kişiye belge dosyasıyla ulaştığında, konuyla ilgili diğer belgelerle birlikte daha ayrıntılı inceleme olanağı elde edeceği düşünülür.

Dosyanın izlenmesi, ödünç alınan dosyanın geri dönmesini hızlandırmak amacıyla hatırlatma dosyasının ya da dosya izleme formunun periyodik olarak kontrol edilmesini ve dosyanın geri gelmeme nedeninin saptanmasını gerektirir. Dosyanın geri gelmeme nedenlerinden biri, dosyayı ödünç alan kişinin dosyayı başka bir kişiye ya da bölüme vermiş olmasıdır. Bu durumu dosya memuru ya da sekreter ödünç verilen kişiye telefon ederek öğrenebilir.

Dosya geri geldiğinde mutlaka kontrol edilmelidir. Bu kontrolde eksik ya da fazla belge olup olmadığı; belgelerde tarih ve konu açısından sıralamanın doğru olup olmadığı üzerinde durulur. Bazı durumlarda dosyada belge sayısı artar; fazla belgelerin çıkarılması ya da içeriği açısından bölünmesi ve bir başka dosyaya aktarılması gerekebilir. Bazı durumlarda da dosyadaki bilgilerin eksikliği ortaya çıkar. O zaman bu eksikliklerin giderilmesi amacıyla gerekli bilgiler eklenmelidir.

Dosyaların Güncelleştirilmesi

Dosyaların güncelleştirilmesi üç aşamalı işlemlerden oluşur.
Bunlar;
1) Gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılması ve yok edilmesi için periyodik gözden geçirme,
2) Gelecekteki olası kullanımlar için belirli belge ve kayıtların saklanması ve
3) Yöneticilerin sürekli kullanacağı belgelerin her an ulaşılabilecek şekilde hazır bulundurulmasıdır.

Kayıtların periyodik olarak gözden geçirilmesi sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar yasal gerekler, yönetsel gerekler ve yönetimle ilgili şahsi kararlardır. Çünkü belgelerden bazılarının, yasalar gereğince ve yasaların emrettiği sürece saklanması gerekir. Bazıları, kuruluşun ticari işlemleri ve yönetim için gerekli belgeler olmaları nedeniyle saklanır. Bazı belgelerin saklanması ise, yönetimin tercihine bağlıdır. Genellikle her kuruluşta faturalar, sipariş mektupları, vergi kayıtları, personel kayıtları ve bordroları, her türlü yazışmalar vb. leri dosyalarda birikme eğilimindedir. Artık yararlı olmadıkları anlaşıldığı ya da yasal saklama süreleri dolduğu anda, bu tür dosyaların ve içlerindeki belgelerin yok edilmesi gerekir. Eğer böyle bir uygulamaya gidilmezse, tekrarlanan (rutin) kayıt ve belgelerin oluşturduğu yığınlar meydana gelir; sonuçta önemli belgelerin saklanması ve gerektiğinde bulunması güçleşir. Kayıtların tekrar kullanılmalarının sağlanması, kayıt yönetiminin önemli bir parçasıdır ve diğer büro yönetimi faaliyetleriyle uyumlu olmalıdır. Böylece bürolarda gerekli kırtasiye işleri en düşük maliyetle yapılır ve buna karşılık en yüksek yarar sağlanır.

Dosyaların Yok Edilmesi ya da Arşivlenmesi

Dosyalar, ister merkezi dosyalama bürosunda, ister bölümlerde saklansın, mutlaka güncelleştirilmelidir. Bu uygulama gereksiz ya da pasif dosyaların yer işgal etmesini önler. Özellikle bölümlerde yapılan dosyalamada, bu amaçla ayrılan yer kısıtlıdır. Bölümlerde genellikle aktif dosyalar bulundurulur. Hiçbir zaman kullanılmayacağı düşünülen belgeler yok edilir. Uzun süre beklemesi gereken belgeler ise, arşive gönderilir. Böylece yeni açılacak dosyalara yer bulunabilir. Kitabınızın 12. ünitesinde arşivleme konusuyla birlikte dosya ve belgelerin yok edilmesi konuları incelenecektir.