Perakende Okulum Mağazacılığı Uzmanından Öğrenin
Genelde her düzeyde personel, işini iyi yapabilmek için işletmenin satın alabileceği en iyi makinelere, mobilyalara ve diğer donanımlara sahip olmak ister. İnsan kaynakları, en önemli yatırım olduğuna göre, onların işlerini doğru ve zamanında yapabilmelerini sağlayacak makinelerin, araç-gereçlerin, diğer donanımların ve mobilyaların en iyisine yatırım yapmak akıllıca bir tutum olacaktır. Kötü, yararsız ya da bozuk makineler ve mobilyalar onarım gerektirdiği için, bu onarıma harcanan zaman sonuçta para kaybına neden olacaktır. Oysa bunların iyisine ödenecek parayla bu tür kayıplar ortadan kaldırılabilir.
Büro Makinelerinin Satın Alınması ve Yerleştirilmesi
Bürolarda çok değişik amaçlarla kullanılan farklı makineler bulunur. Bunlar kelime süreçleme, veri süreçleme, iletişimi sağlama, hesaplama, çoğaltma gibi temel büro işlevlerinin yerine getirilmesini sağlayan en basit daktilodan başlayarak, ileri telekomünikasyon ve bilgisayar sistemlerine uzanır.
Telekomünikasyon sistemleri arasında çeşitli tipte telefonlar, telefon santralleri, çağrı ve elektronik yanıtlama sistemleri, teleks ve faks sayılabilir. Ayrıca daktilolar, hesap makineleri, dikte ve çevirme makineleri, teksir ve fotokopi gibi çoğaltma makineleri de genel büro hizmetlerinde kullanılan makineler arasındadır. Bunların yanı sıra tepegöz, diya projeksiyon, video projeksiyon, episkop, epidiyaskop gibi görsel işitsel cihazlar ile form ayırma makineleri, katlama, zarflama ve yapıştırma makineleri gibi belge işleme sistemleri de büro makineleri kapsamındadır. Ve tabii ki büronun bilgi işleme işlevlerini yerine getirmede günümüzün en gelişmiş cihazları olan bilgisayarları, bilgisayarlara bağlı olarak kullanılan yazıcılar, çiziciler, tarayıcılar gibi donanımları, bilgisayarlara çeşitli işlevler kazandıran genişletme kartlarını (ses, video, TV vb.), bilgisayarlar arasında iletişimi sağlayan modemleri ve ethernet kartlarını da unutmamak gerekir.
Büronun etkenliğini ve verimliliğini arttırmak amacıyla büro makinelerinin ve donanımların satın alma kararının verilmesi, seçilmesi ve kullanılması zaman, emek ve para harcamayı gerektirir. Çünkü bir fabrikanın üretim sürecinde yer alan makinelerin seçilmesi ne kadar önemliyse, büro için doğru makinelerin seçilmesi de o kadar önemlidir. Eğer makineler büro faaliyetlerine ve gereksinimlerine uygun değillerse etkenliği bozucu ve maliyeti arttırıcı pek çok sorunla karşılaşılır.
Günümüzün pazarları ve teknolojik koşulları, büro makineleri açısından pek çok seçenek sunmaktadır. Küçük işletmelerin bürolarına uygun olabilecek daha ucuz ve tek amaçlı makinelerden, çok karmaşık bilgisayar sistemlerinden yazılımlara kadar geniş seçenekler, cazip reklamlarla müşteri aramaktadırlar. Peki, bürodaki hangi işler için hangi makine uygun olacaktır? Alınacak makinede hangi özellikler aranacaktır? Diğer makinelerle uyumu nasıl olacaktır? Ödenebilecek fiyat nedir ve söz konusu makine bu parayı hak ediyor mu? Satın mı alınacak, yoksa kiralanacak mıdır? Makineyi kullanacak personel var mıdır? gibi pek çok soru yanıtlandırılmayı bekler. Bu konuda bir diğer sorun da, makinenin kullanma ömrünün ne olacağı ve teknolojik gelişmelerin hızı dolayısıyla alınan makinenin hemen demode olması korkusudur. Günümüzde makine alımları önemli bir yatırım haline gelmiştir. Bu yatırımın isabetliliğini sağlayacak ön araştırmaları, fizibilite çalışmalarını ve bazı diğer araştırma ve hesaplamaları yapmak ve ona göre karar vermek gerekir.
Makineler, binada büroların ve personelin dağılımına; ayrıca iş akışına göre yerleştirilir. Bu çalışma sırasında pek çok teknik konunun araştırılması gerekir. Hatta daha en başında, binanın planlanması ve inşası aşamasında, makinelerin yerleştirileceği yerlere karar verilmesi; buna göre elektrik tesisatının ve diğer teknik donanımın tasarlanması gerekir. Örneğin, günümüz bürolarında kullanılmaya başlayan bilgisayar ağlarının baştan değil de, sonradan kurulması sırasında pek çok sorunla karşılaşılır. Bunlardan biri bilgisayarların birbirine bağlanmasını sağlayan ara kabloların yarattığı kirlilik ve diğer sorunlardır. Hâlbuki bu kabloların binanın inşası sırasında gizli bir şekilde döşenmesinin, büronun çeşitli yerlerine prizler yerleştirilmesinin çok daha kullanışlı olacağı açıktır. Bazı büro mobilyaları elektrik enerjisini ve veriyi bir iş istasyonundan diğerine geçirecek şekilde tasarlanmaktadır. Bu dağıtım tamamen tabandan yapılmaktadır.
Çalışma ortamlarında artık daha fazla hareket serbestîsi ve esneklik gereksinimi duyulmaktadır. Bu nedenle bazı işyerlerinde, iletişimin radyo frekansları yoluyla gerçekleştirildiği kablosuz iletişim teknolojileri kullanılmaktadır. Kablosuz teknolojiler henüz tam olarak yaygınlaşmasa da, şu anda bazı yetersizlikleri bulunsa da ve genellikle kablolu sistemleri desteklemek amacıyla kullanılsa da, gelecekte kablolu sistemlerin yerini alması beklenmektedir. Kablosuz sistemlerde masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar, çağrı cihazları, avuçiçi bilgisayarlar (PalmPilot ve PDA’lar) ve e-posta yeteneği olan mobil (cep) telefonlarla iletişim sağlanmaktadır.
Büro Mobilyalarının Satın Alınması ve Yerleştirilmesi
İyi bir büro mobilyası personelin gereksiz hareketlerini engeller. Örneğin, sağa sola dönebilecek ya da alttaki tekerleklerle ileri geri hareket edebilecek, yükselip alçalabilecek şekilde tasarlanmış koltuklar, çalışanlara hareket serbestîsi sağlayacağı gibi, fiziksel sağlıklarını da koruyacaktır.
Büro mobilyalarının seçilmesinde ve satın alınmasında dikkate alınması gereken faktörleri şu şekilde özetlemek mümkündür:
– Mobilyaların döşeme alanı ekonomik olmalıdır. Başka bir deyişle az yer kaplamalıdır. Bu amaca en uygun olanlar modüler ya da sistem mobilyalardır. (Bkz. Şekil 5.10)
– Masa ve sandalyelerin boyutları insanın fiziksel sağlığını bozmadan, rahatsızlık yaratmadan çalışma olanağı tanımalıdır. Bu nedenle antropometrik ölçülere göre hazırlanmış olanlar tercih edilmelidir.
– Mobilyaların taşınması ve hareket ettirilmesi kolay olmalıdır.
– Gerek mobilyaların, gerekse mobilyaların konduğu tabanın temizliği kolay olmalıdır. Mobilyaların toz tutmayan türden seçilmesi özellikle önemlidir.
– Büro mobilyalarının maliyeti yüksek olmamalıdır. Tabii ki bu faktör bürodan büroya değişebilir. Çünkü işletmelerin mali bütçelerinin, dolayısıyla da ödeme güçlerinin ve kalite tercihlerinin farklı olması doğaldır. Fakat burada maliyet yüksekliğiyle daha çok fayda-maliyet karşılaştırılmasının kastedildiğine dikkat etmek gerekir.
– Bürodaki belgelerin ve kayıtların güvenliğini sağlamak için tahtadan dolaplar yerine daha dayanıklı ve güvenilir malzemelerden (örneğin, çelik gibi) yapılmış olanların seçilmesi doğru olur.
– Mobilyaların görünümlerine, renklerine, estetik özelliklerine, birbirleriyle ve büro ortamıyla uyumlarına dikkat edilmelidir.
Mobilya ve diğer donanımların en uygun şekilde yerleştirilmesini sağlamak üzere, toplam alanın detaylandırılmış bir planının hazırlanması gerekir. Bu plan üzerinde seçilen mobilyaların ölçeklendirilmiş küçük maketlerinin ya da kartondan kesilmiş örneklerinin yerleştirilmesi veya büro yerleşim düzeninin bilgisayar ortamında sanal olarak tasarlanması sonucunda karar verilir. Karar verilmesi sırasında tüm çalışanlara yeteri kadar çalışma ve hareket alanı ayrılmasına dikkat edilmelidir. Büro mobilyalarının yerleştirilmesinin amacı, büronun etkenliğini yükseltmek, elde varolan taban alanını ekonomik bir şekilde kullanmak, personelin moralini yükseltmek ve bu moral düzeyini sürdürmek olmalıdır.
Bürolarda masaların ayrı bir anlamları ve önemleri vardı. Bürolar için büyük önem taşıyan masalardan biri kişisel masalar, diğeri toplantı masalarıdır. Her iki masa türü de geleneksel bürolarda pek çok yönetici tarafından prestij sembolü olarak algılanmaktadır. Genellikle masaların üretildikleri malzemenin, büyüklüklerinin, yüksekliklerinin ve odada yerleştirildikleri yerin hem işlevsel hem de sembolik değeri vardır. Bazı yöneticiler kendilerini daha önemli, masanın önündeki koltukta oturan kişiyi daha az önemli hissetme eğilimindedir. Ancak bazı yöneticiler de, masaya bağlılıktan kaynaklanan yorgunluktan kurtulmak için ve astlarıyla aralarındaki etkileşimi engellediği gerekçesiyle masalarını ya tamamen kaldırmakta, bunun yerine bir kahve sehpası koymakta ya da hem normal masa hem de bir sehpa kullanmayı tercih etmektedirler. Bazı yöneticiler ise, odalarına normal masalarının dışında ayrı bir masa daha eklerler.
Toplantılar için de genellikle dikdörtgen masaların kullanıldığı görülür. Bu masalar da hiyerarşiyi temsil eden bir oturma düzenini sağlar. Oysa yuvarlak bir toplantı masasında oturanlardan hiçbiri diğerinden daha iyi ya da daha kötü bir yere oturmuş olmaz. Yuvarlak masa tam bir eşitlik simgesidir. Bu tip masalar bir toplantıda herkesin görüşünü çekinmeden söyleyebilmesini kolaylaştırır. Yuvarlak masaların en önemli sakıncası dikdörtgen masalara göre daha fazla alan kaplamalarıdır. Çalışma masalarının yerleştirilmesi oldukça önemlidir. Pek çok yönetici, masasını kapıyı rahatça görebileceği şekilde konumlandırır. Bu, onlara ziyaretçileri rahatça karşılama ve alanına sahip olma duygusu verir. Ancak bu konumda oturan bir kişinin gözünün kapının önünden geçen herkese takılması mümkündür. Yapılan araştırmalarda, masaların çok fazla dikkati dağıtabilecek pencerelere; açık kapı ağızlarına ve kalabalık koridorlara dönük olmaması durumunda genellikle daha fazla iş üretilebildiği görülmüştür.
Büro personelinin masalarının yerleştirilmesinde genel ilkelere uyulmasının yanı sıra, insanların da bireysel olarak dikkate alınması gerekir. Bir büroda her bir çalışanın fiziksel yerleşimi tek tek gözden geçirilmelidir. Bundan sonra, örneğin, konuşarak fazla zaman harcamaya eğilimli personel birbirinden ayrılabilir. Bireyler uzun, gereksiz tartışmalara girebilecekleri kadar uzun süre aynı çalışma yerinde tutulmayacak şekilde (stratejik olarak) yerleştirilebilir.
Büro düzenlemesi, mobilya ve diğer aksesuarların yenilenmesi anlamına gelmez. Ancak rahatlık ve büronun estetik duygulara hitap etmesi de önemli bir faktördür. Masalar ve sehpalar üzerinde kirli çay ve kahve fincanları, dolu kül tablaları; tozlu, lekeli masalar, sandalyeler ve sehpalar; uzun süre temizlenmediği için dışarısını göstermeyen pencereler; sigara dumanı sarmış bir ortam; son derece bakımsız ve zevksiz bir dekorasyon; loş ışıklar; dağınık bir büro… Ne kadar iç karartıcı bir görünüm değil mi? Bu büronun ciddi bir düzenlemeye gereksinimi var. Büro yeniden düzenlenir, duvarlar iç ferahlatıcı bir renge boyanır, iç açıcı resimlerle süslenir, taban güzel halılarla döşenir ve birkaç bitki de etrafı süslerse iyi olmaz mı? Böyle bir ortamda çalışanların morali yükseldiği gibi, çalışma hevesleri de artar. Ancak büro ortamında aşırı rahatın da üretkenliğe engel olabileceğini göz ardı etmemek gerekir.
