Bürolarda Biçimsel Olmayan Örgüt Yapıları

Örgüt yapısıyla ilgili olarak buraya kadar anlatılanlar biçimsel (formel-resmi) örgüt yapısını yansıtmaktadır. Biçimsel örgüt, örgütsel yapının resmi ve kurallara göre düzenlenmiş olan bölümünü temsil eder. Başka bir deyişle, biçimsel örgüt, yönetimin arzu ettiği örgüt yapısı ve biçimsel örgüt ilişkilerinin bir görüntüsüdür. Bu biçimsel örgüt yapısının içinde insanlar arasındaki doğal ilişkiler sonucunda biçimsel olmayan, ya da “doğal örgüt” denilen bir başka örgüt yapısı daha oluşur. Bu yapının biçimsel örgüt şemalarında görülmesi mümkün değildir. Biçimsel olmayan örgüt, biçimsel örgütün tersine, yönetimin saptadığı amaçlarla sınırlandırılmamıştır ve bu yönde planlanarak ortaya çıkmamıştır. Doğal örgütlerin kendilerine özgü ve biçimsel örgütlerden farklı bir yapısı vardır. Ancak bu iki örgüt arasında kesin bir çizgi de oluşturulamaz. Bunlar birbirlerinin içine geçmiş, karmaşık sistemlerdir.

Biçimsel olmayan örgütlerin ortaya çıkmasının nedeni temel sosyal gereksinimleri karşılamaktır. Bu temel sosyal gereksinimler, kişilerin diğerleriyle ilişkide bulunma isteklerinden kaynaklanır. Çünkü bir işyerinde sürekli olarak aynı işleri yapan insanlar, bir noktadan sonra sürekli çalışmanın verdiği sıkıntıları üzerlerinden atabilmek için çeşitli yollar ararlar. Bu yollardan biri de belli bir gruba girerek, o grupla özdeşleşmek ve bir kimlik kazanmaktır.

Kişilerin belli bir gruba girmesinde ya da işyerinde bir arkadaş grubu oluşturmasında çeşitli faktörler rol oynar. Bu faktörler; aynı, benzer ya da birbirini tamamlayan mesleklere sahip olmak ya da eğitim benzerlikleri bulunmak (örneğin muhasebe memuru-veznedar, bilgisayar mühendisi-bilgisayar operatörü, memur A-memur B, aynı üniversite ya da koleji bitirmiş iki memur vb.); ortak ilgi alanlarının ve çıkarların bulunması (örneğin, beraber öğle yemeğine çıkma, fazla mesai yapma, birlikte ava gitme, spor yapma vb.); aynı yaşlarda ve aynı kıdemde olma (örneğin, yeni işe girenler, emeklilik yaşı gelenler vb.); medeni durumdaki benzerlikler (örneğin evliler, bekarlar); ırk, dil, din, hemşehrilik gibi ortak noktaların olmasıdır.

Biçimsel olmayan örgütlerin hiçbir resmi yönü ve niteliği, hukuksal dayanağı yoktur. Çalışmaları, genellikle yalnızca o gruba girenler tarafından bilinir. Bu tür örgütte bulunanlar çalışmalarını saklama yoluna gidebilirler. Büro yöneticisine, şeflerine ya da bazı kişilere cephe almak ya da bazı girişimlerde bulunmak üzere örgütlenme yoluna gitmiş olabilirler. Biçimsel olmayan örgütün üyeleri arasında ortak bir kader duygusu meydana gelir. Aralarında dayanışmayı sağlama ve sürdürme, bazı sorunlarını birlikte çözümleme çabaları vardır. Örgüt üyelerinden biri hakkında yapılan bir işlem hepsini ilgilendirir.

Biçimsel olmayan örgütlerin kendilerine özgü ve biçimsel örgütten farklı bir ilişki ve iletişim sistemi bulunabilir. Bazı durumlarda biçimsel örgüt gibi kendi içinde basamaksal bir yapısı olabilir; ilişkiler hiçbir zaman biçimsel örgüt şemasındaki hatları izlemez, çoğunlukla biçimsel emir komuta zincirinden diğerine atlayan çapraz ilişkilere rastlanır.

Biçimsel olmayan örgütlerde kişiler arasında meydana gelen işbirliği ve dayanışma, örgüt amaçları doğrultusunda yönlendirilirse, işlerin yapılması daha da kolaylaşır. Çalışanlar arasında iletişimin artması sağlanır. Artan iletişimin olumlu ya da olumsuz yönde gelişmesi mümkündür. Olumsuz iletişim daha çok dedikodular şeklinde kendini gösterir ki, bu arzulanan bir durum değildir. Ancak etkili bir yönetici doğal yollarla oluşan iletişimi olumlu ve yapıcı yönde kullanabilir. Bunun için yöneticinin, neler söylendiğini, bu söylenenlerin gerçek nedenini, doğruluğunu ya da yanlışlığını ve kaynağını araştırması gerekir. Çoğu durumda biçimsel olmayan örgüt, biçimsel örgütün bazı eksikliklerinin giderilmesi açısından yönetime katkı sağlar. Ayrıca çalışan kişiler arasındaki dostluk ve arkadaşlık ortamı, çalışma şevkini ve heyecanını arttırarak örgütsel etkililiği yükseltir.

Biçimsel olmayan örgütün amaçları ile biçimsel örgütün amaçları birbiriyle çatışıyorsa, örgütsel amaçlara ulaşmak zorlaşır. Eğer biçimsel olmayan örgütün koyduğu kural ve yöntemler, biçimsel örgütün koyduğu kural ve yöntemlere ters düşüyorsa, çalışanların ve işin kontrolü güç olur. Biçimsel olmayan örgüt yapısındaki dedikodu, müşterek bahis, uzun sohbet molaları, işe geç gelme gibi bazı durumlar işin yavaşlamasına neden olur.

Biçimsel olmayan örgütlerin, yöneticileri çok yakından ilgilendirmesi gerekir. Eğer yönetici bu örgütleri, başında bulunduğu biçimsel örgütün amaçları doğrultusunda çalıştırabilirse, başarı oranı artar. Bu nedenle yönetici, örgüt içindeki gruplaşmaları yakından izlemeli, onların eğilimlerini öğrenmek için çaba göstermeli ve her grubun isteklerini yerine getiren bir örgüt iklimi yaratmalıdır.