Kurum Kültürü ve İletişim

Kurum kültürü, kurum üyelerince paylaşılan, anlamlar, inançlar ve değerler bütünüdür. Kurum kültürü, kurumun içinde yer aldığı toplumun kültürel ortamından ve kurumun kendisinin ürettiği kültürel öğelerden beslenerek oluşur. Kurum içi iletişim, hem kurumun kültüründen etkilenir hem de kültürü etkiler. Kurum içi iletişim, kurumun kültürüne bağlı olarak bazı özellikler taşır. Bu özellikleri, kurum kültürlerine ilişkin geliştirilmiş kültür yapıları açısından şu çeşitli başlıklar altında açıklayabiliriz.

Güç Kültürü

Bu tür kurumlarda güç ve denetim merkezde toplandığı için iletişim yapısı da merkezi bir özellik gösterir. Kararlar, katılımcı bir yönetim anlayışı ile değil, tepe yönetimdeki kişiler tarafından alınır. Kurumsal yapı, oldukça yalındır. Bu nedenle kural ve prosedürler bu tür kurumlarda en aza indirgenmiştir. Bürokratik uygulamalara pek rastlanmaz. Bu özelliklerinden ötürü hızlı karar alıp olası bir tehlike karşısında çabuk tepki verebilirler.

Kararların isabetliliği yöneticinin niteliklerine bağlı olup politik oyunlara girmekten çekinmeyen ve risk almayı seven kişiler bu ortamda sivrilerek başarılı olma şansına sahiptirler. Yöneticiler arasında pek kuralları olmayan ve yapıcı bir rekabete dayanmayan, bir yarış söz konusudur. Bu kültürünün egemen olduğu kurumlarda özellikle orta kademe yöneticiler arasında iş değiştirme oranı oldukça yüksektir.

Bürokratik/Rol Kültürü

Uzmanlaşmanın gerektirdiği işbölümü, rol kültürünün ortaya çıkmasına yol açmıştır. Bu kültürde kurumu oluşturan birim ya da bölümler, kurumu ayakta tutan yapılar olarak görülür. Fonksiyonel yapıların, iş tanımlarının ve süreçlerin yazılı olması bu tür kültüre sahip yapıları bürokratik kurumlar olarak adlandırılmasına neden olmuştur. Rol kültürüne sahip kurumlarda bölümler, faaliyetlerini sürdürebilmeleri, diğer bölümlerle ilişkilerinin ve iletişimlerinin iyi düzeyde olmasına bağlıdır.

Bölümler arasında olması gereken ilişkinin sağlıklı yürütülebilmesi ise şu şekilde sağlanır:
– Rollere ilişkin kurallar: İş tanımları, yetki ve sorumluluk alanlarının saptanması.
– İletişime ilişkin prosedürler: Bölümlerde kimler kimlerle iletişim kuracak, kim kime bilgi, emir ve talimat verecek?
– Sürtüşme-çatışma yönetimi: Bölümler arasında sürtüşme ya da çatışma ortaya çıktığında başvuru birimi kim olacak, arabulucu ya da sorunu kim çözecek? Bu kurum kültüründe, yöneticinin rastgele uygulamaları en aza indirgenmiştir. Yönetsel ve kurumsal faaliyetlerde kesinlik, hız, netlik ve uzmanlaşma ön plana çıkmıştır. Hiyerarşiler belirgin ve terfiler uzmanlığa dayalı olup ödül ve cezalara ilişkin standartlar geliştirilmiştir. Yükselme ya da kariyer açısından çalışanlar kişisel amaçlarını örgüt amaçlarıyla kesiştirdikleri ve kurumla bütünleştikleri ölçüde başarılı olmamaları için bir neden kalmaz.

Bürokratik kültürde bireysel kararlar, keyfi alınmayıp yazılı yetki ve sorumluluk tanımları çerçevesinde kalmak zorundadır. Roller tanımlanmış, kural ve prosedürler olabildiğince her duruma yanıt verecek şekilde hazırlanmıştır. Kurumda, bütün bilgilerin yazılı olması bu kültürün en önemli özelliğidir. Bürokratik kültürlerde bölümler arasındaki eşgüdümü en üst basamaktaki yöneticiler gerçekleştirir. Faaliyetler, prosedür ve yönetmeliklerle düzenlendiği için iş tanımlarına uyulması çalışanların inisiyatif almasından daha önemlidir. Çalışanlar, kendilerinden iş tanımlarının dışında bir takım görev talepleriyle karşılaşılmaz. Bu kültürde, çalışana sahip olduğu uzmanlık bilgi ve becerisinin bir güç sağlayabilmesi oldukça zordur. Güç, ancak resmi olarak tanımlanmış bir yetkiye sahip olunduğunda ortaya çıkar. Bu kültürde faaliyetlerin etkinliğini belirleyen en önemli unsur, iş ve sorumlulukların dağılımındaki akılcılıktır. Bireysel özellikler ikinci plandadır. Çalışanlar açısından rol kültürü, güvence unsurudur. Belli süreler içinde kendilerinden bekleneni verirlerse ilerleyeceklerini bilirler ve konularında uzmanlaşırlar.

İş-Süreç Kültürü

Bu kurum kültüründe, çeşitli fonksiyonlar birbiriyle kesişmiştir. Örgüt şemasında dikey olarak yer alan bölümlerle, yatay olarak gösterilen bölümler arası gruplar, işin özellikleri ve uzmanlık türlerine göre oluşturulur. Yönetsel güç, dikey ve yatay fonksiyonların kesiştiği noktalarda toplanır ve uzmanlığa dayalıdır. Başarının ölçütü, işin en iyi, kaliteli bir şekilde yapılmasıdır. Bu nedenle işin gerçekleştirilmesinde kullanılacak kaynaklar, işinin uzmanı olan kişilere bırakılır ve onlardan da işin yüksek kalitede gerçekleştirmeleri beklenir. Grup lideri, katılımcı bir yönetim uygular. Amaçları gruba aktarır, anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlar. İş kültürlerinde ekipler, müşteri odaklı ve bölümlerin katı bürokratik engellerinden uzak bir şekilde çalışırlar. Belirli bir proje, müşteri veya iş akışı dikkate alınarak oluşturulmuş gruplar, iş bitince dağılabilirler veya başka bir projeye uyarlanırlar.

Birey Kültürü

Bu tür kültüre sahip kurumlarda birey kuruma değil, kurum bireye hizmet etmektedir. Bireyler, kurumsallaşmamanın kendileri için yararlı olacağına inandıklarında biraraya gelerek çıkarlarını daha iyi gözeteceklerine inandıklarında bu tür bir kültüre dayalı bir kurum kurabilirler. Hiyerarşi olmadığı için bu tür kültürlerde denetim olanaksızdır. Ancak bireylerin ortak rızası ile bir özdenetim mekanizması geliştirilebilir. Kurumun varlığı, bireyin varlığı yanında ikinci planda kaldığı için, kurum bireyi bünyesinden ihraç edemez, birey arzu ederse ayrılır. Yönetsel güç, bireyler arasında paylaştırılmış olup uzmanlığa dayalıdır.