Büro Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları

Büro faaliyetlerinin amaçlarına ulaşabilmesi için büro yöneticisinin çeşitli görev ve sorumlulukları yerine getirmesi gerekir. Bunların her biri, planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etme gibi temel yönetim işlevleri çerçevesinde oluşmaktadır. Ancak büro yöneticisinin temel görev ve sorumluluklarına geçmeden önce büro yönetiminin özelliklerinin ne olduğunu öğrenmenizde yarar vardır.

Büro yöneticisinin görev ve sorumluluklarının daha iyi açıklanabilmesi için vurgulanması gereken temel özellikler şunlardır:

– Büro yönetimi kavramı geniş olarak ele alınmalıdır: Büro yönetimi, işletmenin tüm bölümlerinde yürütülen büro faaliyetleriyle ilgili yönetsel çabaları içerir. Büro yönetimi, işletmenin tümüyle ilgili olduğu için sadece büro yöneticisinin çabaları ya da büroda yürütülen faaliyetlerle sınırlı değildir.

– Büro yönetimi tamamen mekanik bir faaliyet değildir: Büro yönetiminin temel işlevlerinin etkili bir şekilde yerine getirilebilmesinin büyük güçlükleri vardır. Tüm durumlarda izlenebilecek belirli tek bir kural yoktur. Büro yönetiminde, yönetim bilimi kadar yönetim sanatı da önem taşır. Çünkü bilimin ve sanatın işlevleri farklıdır. Bilimin işlevi olgu ve olayları açıklamak; sanatın işlevi ise çeşitli teknikleri kullanarak arzulanan sonuçları yaratmaktır.

– Büro yönetimi için karar verebilmek gerekir: Büro yönetiminin temel işlevlerinden her birinin yürütülmesinde karar verme zorunluluğu vardır. Kararlar doğru bilgi ve gerçeklere dayanmalıdır. Ancak, bu gerçeklere ulaşmak genellikle güçtür. Başarılı bir yönetici, mevcut problemle ilgili tüm bilgilerden yararlanır ve önce problemi doğru biçimde saptar. Yönetimde doğru probleme yanlış çözüm getirildiğinde geç de olsa mutlaka farkedilir ve doğrusu bulunur. Fakat yanlış probleme doğru çözümler üretmek, genellikle içinden çıkılamaz durumlara yol açar.

– Büro yönetimindeki kişiler yaratıcı olmalıdır: Bürolarda tüm yönetsel süreç, yaratıcılığa ve başarılı fikirler geliştirmeye bağlıdır. Örneğin, bürodaki iş akışının en iyi yolunu bulmak ilk olarak bir fikirle başlar. Böyle fikirler ise, gözlem ve düşüncenin ürünüdür. Yaratıcı yöneticiler üretici ve yenilikçi, dinamik yöneticilerdir. Büro yöneticisinin görev ve sorumlulukları yaşamsal, temel ve önemli olarak üç grupta toplanabilir. Bir büro yöneticisinin yaşamsal görev ve sorumluluğu iletişimi sağlamaktır. Temel görev ve sorumluluklar; planlama, kontrol etme, yöneltme, örgütleme, problem çözme ve insan ilişkilerini sürdürmedir. Önemli görev ve sorumluluklar ise; veri süreçleme, kelime süreçleme, kayıtların yönetimi, büro düzeninin sağlanmasıdır.

1865-1936 yılları arasında yaşayan İngiliz yazar R.Kipling’in şu sözü çok anlamlıdır: “Benim altı hizmetkârım var, hayatta bildiğim her şeyi bana onlar öğretti: Ne, nerede, nasıl, ne zaman, niçin ve kim.”
Büro yöneticisinin etkili bir iletişim sağlayabilmesi için, literatüre “5N 1K” olarak geçen bu soruların cevaplarını bulması gerekir:
– Ne iletilecek? Böylece müşterinin ne istediğini, kendisinin ne ürettiğini ve ne ilettiğini bilecektir.
– Niçin iletilecek? Örgütün vizyon, misyon ve değerlerini ortaya koyacak, amaç ve hedeflerin anlamlarını bilecek ve bunlar arasında uyum sağlayacaktır.
– Nasıl iletilecek? Teknolojiyi, yöntemleri ve yaklaşımları, süreçleri ve prosedürleri, kuralları ve standartları bilecektir.
– Nereye iletilecek? Dış çevresel faktörleri bilecek, çalışma ortamını ve örgüt kültürünü kavrayacaktır.
– Ne zaman iletilecek? Tüm faaliyetlerin doğru zamanını belirleyecek, plan ve program yapabilecek ve zamanını etkili ve verimli bir şekilde kullanacaktır.
– Kime iletilecek? Doğru ilişkileri kurabilecek, yetkinin kaynağını anlayacak, roller ve görevler ile bunları yerine getirenlerin yetkinliklerini bilecektir.

Doğru kişiye gidecek doğru mesajı, iletişimin zamanını ve uygun iletişim aracını seçen ve alıcının iletilen mesajı iyi anlamasını sağlayacak yolları araştıran bir büro yöneticisi, iletişim görevini başarı ile yerine getirir. Etkili iletişim sağlamak isteyen büro yöneticisinin iletişim ağını tasarlarken işletmenin diğer yöneticileri ve üst yönetimiyle fikir alışverişinde bulunmasının ve kararları onlarla ortak almasının büyük önem taşıdığının bilincinde olması gerekir.

Büro yöneticisi veri süreçleme ve kelime süreçleme için uygun büro sistemlerini, prosedürlerini ve yöntemlerini geliştirmelidir. Etkili büro formları, raporları ve mektupları kullanarak bilgi formatlarını tasarlamalıdır. Düzenli bir posta dağıtımını, çoğaltma tekniklerini kullanarak bilginin uygun zamanda, gereken kişilere ulaşmasını sağlamalıdır. Bilginin zamanında hazır olmasını sağlamak üzere kayıt yönetimine önem vermeli, iletişim işlevinin hızlı ve doğru biçimde gerçekleşmesi için teknolojik gelişmelerden yararlanmalıdır. Biçimsel iletişim, büro sisteminin iyi işlemesi için yeterli değildir. Bu sistem, bütün hiyerarşik kurallar dışında, memurların ve diğer çalışanların birbirine yakınlaşmalarını sağlayan, kişisel ilişkilerle ya da bir başka deyişle biçimsel olmayan iletişim ağıyla tamamlanmalıdır.

Büro yöneticisi bu yaşamsal görevi yerine getirirken iletişim hızını ve kalitesini yükseltebilmek için, bir iletişim değerlendirme programına ve ortaya çıkan eksiklikleri yok etmek için gerekli önlemleri alma becerisine gereksinim duyar. Büro yöneticisinin temel görev ve sorumlulukları, genellikle yönetim işlevlerinin yerine getirilmesini ifade etmektedir.

Bu bağlamda büro yöneticisi öncelikle hangi büro faaliyetlerinin yapılacağını ve hangi grup faaliyetlerin beraber yapılacağını saptar. Örneğin, karşılaştırma ve kayıt tutma faaliyetleri muhasebe bölümünde ağırlıklı olarak yapılırken; personel bölümünde iletişimi sağlama, işe alma, işten çıkarma, ücret ödeme, izinlerin takibi gibi işlemler ağırlık kazanır. İşleri ve iş gruplarını belirlendikten sonra uygun personeli bulur, atamalarını yapar. Bunların işlerini verimli yapmalarını sağlayacak yetki-sorumluluk ilişkilerini kurar.

Kurulan örgüt yapısının ve planların uygulanmasını sağlamak üzere çalışanların yardımını ve katkısını sağlar. Bunu sağlamak üzere çalışanlara emir verir ve onları bu emri yerine getirmeye isteklendirir. Büro yöneticisinin etkili yürütmeyi gerçekleştirmesinde önkoşul güven ortamını sağlamak, çalışanlarla arasında kuracağı kişisel ilişkiler sayesinde takım ruhunu yaratmak ve takım çalışmasını gerçekleştirmektir. Bu amaçla bir büro yöneticisi özellikle tekdüze işlerin nitelik ve yapısını değiştirmeli, işlerin yapılış şekillerini ve bu işlerin diğer işlerle ilişkilerini incelemelidir. Yönetici ayrıca ödül dağıtımı, iş rotasyonu, çalışanların kararlara katılmasını sağlama, büro çalışanlarını eğitme, iletişim kanallarını oluşturma ve sürekli açık tutma gibi hususlara dikkat etmelidir.

Büro yöneticisi büro faaliyetleriyle ilgili miktar ve kalite standartlarını belirler ve faaliyetlerin bu standartlara göre yapılmasını sağlar. Bunun yanı sıra büro bütçesini hazırlar, uygular ve kontrol eder. Bütçe, planlanan işlerin başarılması için kontrol programlarının belirlenmesi ve sürdürülmesi ile büro maliyetlerinin kabul edilebilir sınırlarda tutulması amacıyla hazırlanır.

Büro yöneticisinin veri yaratılması ile iç ve dış kaynaklardan verilerin toplanması ve bu verilerin süreçlenmesi aşamasında önemli görev ve sorumlulukları vardır. Bu aşamada büro yöneticisine en büyük yararı sağlayan araç bilgisayardır. Çağdaş büro yöneticisi veri süreçlemeyle ilgili görevlerinin tümünü kavramak, veri süreçleme sistemlerini tanımak, bilgisayar teknolojisi hakkında bilgi edinmek, gelişmeleri izlemek ve kullanmak zorundadır. Bu nedenle bir bilgisayar fizibilite çalışmasının nasıl yapılacağını, bilgisayarlı büro sistem ve prosedürlerini nasıl geliştireceğini bilmelidir. Günümüzde ancak bilgi ve bilgisayar çağının bilincinde olan büro yöneticilerinin daha başarılı olacaklarını söylemek yanlış olmaz. Büro yöneticisi bazen personele yarar sağlayan farklı yardımcı hizmetlerden sorumlu olabilir. Bunlar yemekhane, kafeterya, kreş, araba yıkama, park yerleri vb.lerinin yönetimiyle ilgili olabilir. Ayrıca büro yöneticisi büronun güvenliği, bakımı, onarımı ve temizliğiyle ilgili sorumlulukları da üstlenebilir. Bu hizmetler genellikle küçük ve orta boy işletmelerde büro yöneticisinin görev ve sorumluluğu olarak görülmektedir.