Büro Kavramı

Büronun Tanımı

T.D.K.’nın sözlüğüne göre büro, “Danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü bir işyeri”; bir başka kaynakta ise, “Bir işletmenin idari işlerinin yürütüldüğü yer” olarak tanımlanmaktadır. Ancak bu tanımlarda büronun, yapılan işler ya da işlerin yapıldığı mekânla sınırlandırıldığı görülmektedir. Bu sınırlamalarla büronun tanımlanması yetersiz kalır.

Bürolarla ilgili genel bir kanı da, büro işi ile kırtasiye-kayıt tutma ve yazı işlerinin (paperwork) eş anlamlı olduğudur. Tabii ki bürolarda kayıt tutma ve yazı işleri ağırlıklı olarak yapılmaktadır. Ancak, bürolarda çok sayıda ve farklı işlerin yapıldığını öğrenince bu kanının tamamen doğru olmadığını göreceksiniz. Büro işleri, sadece işletmenin sınırlandırılmış bir mekânında, yani bir oda ya da katta değil, işletmenin tüm alanlarına yayılmış bir şekilde yapılmaktadır. En üst yöneticiden en alt düzeyde çalışan personele kadar her düzeyde, herkes, yazışmaların yapılması, dosyalama, hesaplama, kaydetme, karşılaştırma, kopyalama, iletişimi sağlama vb. pek çok büro işiyle meşguldür. Yani, büro işleri, tek bir bölümde ya da tek bir birimde değil, yaygın olarak işletmenin tümünde uygulanır. Bu nedenlerle, büronun, bir mekân ya da bazı faaliyetler olarak tanımlanması yerine işlevleri ve işlevlerinin özellikleri dikkate alınarak tanımlanması daha açıklayıcı ve doğru olur.

Büronun işletmeler açısından önemi, bilgi üretme, iletişimi sağlama; para, stok, kıymetli belge gibi varlıkları koruma merkezi olmasından ileri gelmektedir. Büroda yapılan faaliyetlere bağlı olarak, büro yöneticisinin, uygun ve yeterli bilgiyi, doğru kişilere, doğru zamanda ve doğru biçimde sağlaması ve iletmesi gerekir. Ayrıca işletmenin varlıklarının doğru biçimde korunması da büyük önem taşımaktadır. Bürolar bu temel işlevlerini yerine getirirken “insan-makine sistemleri” olarak faaliyet gösterirler. Çünkü büroların temel unsuru olan insan, bürodaki işleri yapabilmek için makinelerden yararlanır. Böylece “insan-makine-iş” üçlüsü büronun en belirgin görünümü olarak karşımıza çıkar.

Büro Sistemi

Büro sistemi, bilginin sağlanmasında ve dağıtılmasında büyük rol üstlenmektedir. Büronun işlevini tam uyum ve düzen içinde yürütebilmesi, tasarlanan bir büro sisteminin varlığına bağlıdır. Ancak bu sayede işletme yönetimi sürecini etkin kılan sistematik bir bilgi iletişim ağından söz edilebilir. Bu konunun daha iyi anlaşılmasını sağlamak üzere sistem kavramını ve sistem yaklaşımını inceleyelim. Sistem, parçaların ya da öğelerin düzenli bir biçimde bir araya getirildiği, belirli bir amacı bulunan organize ve/veya karma bir bütündür. Bileşik ve bütünleşmiş parçalardan oluşan herhangi bir yapı, olay, faaliyet ve kavram, bir sistem olarak ele alınabilir.

Sistem konusunda klasikleşmiş çeşitli örnekler verilebilir. İnsan vücudu bu örneklerden biridir. İnsan vücudu belirli bir amacı (yaşamak) gerçekleştirmeye çalışan bir sistem olarak ele alınabilir. İnsan vücudu sistemi dolaşım sistemi, solunum sistemi, boşaltım sistemi, hareket (iskelet) sistemi, sindirim sistemi, sinir sistemi vb. alt sistemlerden oluşur. Bütünü oluşturan bu alt sistemlerin kendilerine has işleyiş özellikleri vardır. Fakat sistemin tümünü anlayabilmek için tek tek alt sistemleri ve işleyişlerini anlamak gerekir. İnsan, sağlıklı bir şekilde yaşar ya da ölür. Ama nasıl? Ne sayesinde? İşte bu soruların yanıtları ancak alt sistemler incelenirse öğrenilebilir.

Bütünün amacı, ancak alt sistemler amaçlarına ulaştığı zaman gerçekleşebilir. Örneğin kalp, damarlar ve kan, taşıma görevini yerine getirmek üzere işbirliği yaparak dolaşım sistemini meydana getirirler. Kalp, damarlardaki kanı pompalar. Kan, hücrelerdeki besinlerin yakılması için gerekli oksijeni taşır. Eğer dolaşım sistemi bu amacını gerçekleştiremezse, insan vücudunun yaşama amacı da gerçekleşmez. Sistemi anlayabilmek ve kontrol edebilmek için alt sistemler arasındaki ilişkinin de bilinmesi gerekir. Çünkü alt sistemlerin birinde meydana gelen bir değişme veya aksaklık diğerlerini de etkiler. Örneğin, kan, hücrelere taşıyacağı oksijeni solunum sisteminin işleyişi sayesinde elde eder. Hücrelerde besinlerin yanarak enerjiye dönüştürülmesi için oksijen gereklidir. Boşaltım sistemi, dolaşım ve solunum sistemi ile birlikte çalışarak hücrelerde oluşan su, karbondioksit ve üre gibi zararlı atıkların vücuttan atılmasını sağlar. Görüldüğü gibi tüm alt sistemler birbirine bağlıdır. Kalbin rahatsızlanarak kanı iyi pompalayamaması sonucunda damarlardan yeterli kan, hücrelere gerekli oksijeni taşıyamaz. Böylece de vücuttaki diğer sistemler etkilenir ve onlar da işlevlerini tam olarak yerine getiremezler.

Sistem kavramı esasen fen bilimlerinden, özellikle fizik biliminden gelmektedir. Sosyal bilimciler bu kavramı alarak, sosyal olaylara uygulamışlardır. Sistem kavramının yönetim koşullarının ele alınışında yeni bir yaklaşım olarak kullanılmaya başlanması, II. Dünya Savaşı yıllarına rastlamaktadır. Sistem yaklaşımı olarak bilinen bu düşünceyle, olayları (sistemleri) tek bir açıdan ve başka çevre şartlarından kopuk incelemek yerine, her olayı belirli bir çerçeve içinde, başka olaylarla ilişkili olarak incelemenin olayları anlama, tahmin etme ve kontrol etme açılarından daha etkili olduğu ileri sürülmüştür. Böyle bir bütüncü ve genelci görüşün yönetim koşullarına uygulanmasıyla sistem yaklaşımı adı verilen yeni bir yaklaşım tarzı ortaya çıkmıştır.

Belirli bir olaya sistem yaklaşımı açısından bakıldığında, esasında “Bu sistemin gerçekleştirmek istediği amaçlar nelerdir? Bu sistemin önemli parçaları nelerdir? Bu parçaları birbirine bağlayan ve birbirine uyumunu sağlayan başlıca süreçler nelerdir?” şeklindeki soruların yanıtları araştırılmaktadır.

Sistem yaklaşımı, örgütü (işletmeyi); çeşitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluşan bir bütün olarak ele alır. Örgüt sisteminin alt sistemleri; üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları vb.leri; parçaları (unsurları) ise çalışanlar, makineler, maddi kaynaklar, görevler, formel yetki ilişkileri ve küçük informel gruplardır. Bütün bu unsurlar örgütün amacını gerçekleştirmek için iletişim ve karar verme süreçleriyle birbirine bağlıdır.

Bir işletme örgütü sistem yaklaşımı açısından şu genel özelliklere sahiptir:
– Her işletme açık sistem özellikleri taşır. Açık sistemler kapalı, mekanik sistemlerin tersine çevreleriyle sürekli bir ilişki, alış-veriş ve etkileşim halindedirler.

• Tüm örgütsel sistemlerin işleyişi aşağıdaki şekilde görüldüğü gibidir. Buna göre sistem, dışarıdan, başka sistemlerden girdi (emek, enerji, bilgi, hammadde, materyal vb.) alır, bunları belirli teknolojileri kullanarak işler, bunları dönüştürerek çeşitli formlarda yeni bir çıktı (mal, hizmet, bilgi vb.) üretir ve dış çevrede yer alan diğer sistemlere girdi olarak gönderir.

• Örgütsel sistemlerin hepsi bir çevre içinde yer alır. Bu çevre bölgesel, ulusal ya da uluslararası bir ortam olabilir. Bu nedenle örgütsel sistemler, ekonomik koşullardan, ticari uygulamalardan, rekabetten, politik faaliyetlerden, hukuk ve eğitim sisteminden vb. çeşitli dış çevresel koşullardan etkilenirler ve onlar da çevrelerini etkilerler.

• Her sistemin kendine özgü sınırları vardır. Sistemin sınırları, sistem elemanlarının yetki ve sorumlulukları ile sistem faaliyetlerinin başlangıç ve bitiş noktalarını ifade eder. Sistemin sınırlarının belirlenmesi, sistemler arası ilişkilerin kurulmasında büyük rol oynar. Bir sistemin çıktısının diğer bir sistemin girdisi olacağı düşünülürse, sistem sınırlarının belirlenmesinin önem taşıyacağı açıktır.

Sistem Yaklaşımının Büroların Yönetiminde Kullanılması

Yönetimde sistem yaklaşımından, yönetim işlevlerini yerine getirme ve karar verme süreçlerinde kullanılan bilgi sistemlerinin tasarımında yararlanılır. Sistem yaklaşımının yönetime uygulanmasında iki unsur önemli rol oynamıştır. Bu unsurlar; örgütlerin giderek karmaşıklaşması ve yönetim alanındaki gelişmelerdir. Örgütlerin karmaşıklaşmasının nedenleri teknolojik ve sosyal gelişmeler, kaynakların etkisi ve gelişmesi, ürün çeşitlemesi ve ürünlerin yaşam sürelerinin kısalması, rekabetin artması ve rekabet koşullarının değişmesi, bunlara bağlı olarak bilgi gereksiniminin artmasıdır. Karmaşıklaşan örgütler de yönetimin gelişmesine neden olmuşlardır. Bu bağlamda yöneticiler için bilgi, geribildirim sistemlerinin kurulması, karar verme sürecinin daha iyi anlaşılması, kaynakların etken ve verimli kullanılması ya da bilimsel yönetim tekniklerinin yardımıyla karmaşık problemlerin çözülmesi için bilgi işlem ve iletişim teknolojilerinin kullanılması zorunlu hale gelmiştir.

Yönetim bilgi sistemi, iletişim işlevinin yerine getirilmesini, dolayısıyla diğer temel yönetim işlevlerinin kolaylaştırılmasını sağlayan sistematik bir bilgi iletişim ağıdır. Bu iletişim ağının temel işlevi, çeşitli kaynaklardan verileri toplamak, biriktirmek, belirli amaçlara göre süreçlemek ve bu verileri gereksinim duyanların kullanımına tam, doğru, zamanında ve ekonomik olarak sunmaktır.

Örgütlerin amaçlarına ulaşmalarını sağlayacak yönetim sürecinin her aşamasında bilgi gereksinimi vardır. Politika oluşturmada, karar vermede, yöneltmede ve kontrolde iç ve dış çevreyle ilgili bilgilerin akışı kesintisiz olarak sağlanmalıdır. Çünkü hem karar verenler, hem de verilen kararları uygulayanlar gerekli bilgiye sahip olmak isterler. Bir örgüt içinde büroların temel varlık nedenleri, bilgi gereksiniminin karşılanmasıdır. Örgüt içinde bir büro, bilginin yaratılması, elde tutulması ve paylaşılması amacıyla uygun yeni iş süreçlerini geliştirmek ve yönetmek için gerekli yetkinliklere sahip bir merkez olarak faaliyetini sürdürür. Bu bağlamda bürolar, temel işlevleriyle, işletmenin yönetim bilgi sisteminin önemli bir unsurudurlar. Bilginin üretildiği ve dağıtıldığı yerler olarak işletme içindeki her büro, yönetim bilgi sisteminin bir alt sistemi olarak faaliyet gösterir. Bir başka deyişle bürolar, işletme yönetim bilgi sisteminin kayıt yönetimi bölümünün ihtiyacını karşılayacak bilgi destek hizmeti verirler.

Bürolarda amaca yönelik olarak yapılan faaliyetleri birbirinden bağımsız olarak düşünmek mümkün değildir. Birçok durumda açık olarak görülen tek bir faaliyet, genellikle çok sayıda ve oransal olarak daha az öneme sahip faaliyetler dizisinin bir parçasıdır. Yakından incelendiğinde bu faaliyetler arasında düzenli ilişkilerin olduğu görülür. Bu nedenle de bürolarda yapılan işleri ayrı ayrı işler olarak değerlendirmek yerine, tüm işlerin etkileşerek oluşturduğu bir bütünün parçaları olarak değerlendirmek daha doğru olur. Böylece büro faaliyetleri, amaçlarına daha kolay ulaşır ve örgütün genel amaçlarına daha büyük katkıda bulunur.

Büro sisteminin temel işlevleri; bilginin üretilmesi ve dağıtılmasıdır. Bu temel işlevler çerçevesinde büro sisteminin, büro bilgi işleme sistemi ve büro iletişim sistemi olarak iki alt sistem halinde incelenmesi mümkündür.