Sanal organizasyonlar nedir, nasıl yönetilir konularını kavrayabilmek

Postmodern toplumlarda otorite, hiyerarşiden çok artan oranda bilgi ve yeteneğe dayanmaktadır. Profesyonel çalışanlar kendi kendilerini yönetmeye eğilimli oldukları ve karar verme sorumluluğunun artık bir merkezden değil de dağıtılması yoluna gidilmesi, organizasyon yapılarını yalın hale getirmekte, düzleştirmektedir. Bilgi teknolojileri, kısa vadeli gelişigüzel eğilimleri benimsemeye teşvik etmekte ve içerisinde bir grup profesyonelin bulunduğu, ağ tipi organizasyonları oluşturmaktadır. Yüz yüze veya elektronik olarak gerçekleştirilen bu organizasyonlar, belirli bir işi (yeni bir otomobilin yaratılması gibi) yerine getirmek için kısa zaman aralıklarıyla geçici bir işbirliği oluştururlar. Pek çok işletme coğrafi yerleşim olmadan sanal organizasyonlar olarak işletilebilmektedir. Sanal organizasyonlar, insanları, varlıkları ve fikirleri birleştirmek için ağları kullanmaktadır. Geleneksel organizasyon veya fiziksel yerleşimle sınırlamaksızın, yeni ürün ve hizmetleri yaratmak, dağıtımını sağlamak amacıyla, tedarikçileri, müşterileri ve hatta bazen rakipleri kullanmaktır (Laudon, 2002, s. 77) .

Sanal bir organizasyon belirli bir esasa göre yarıştığı bilinen ve takımı oluşturmak için ayrı ayrı pozisyonları bir araya getirmede başarılı olan oyuncuların bulunduğu bir futbol milli takımıyla karşılaştırılabilir. Oyun sona erdikten sonra oyuncular takımlarına geri dönerler ve başka bir karşılaşma için çağrılana kadar düzenli olarak görevlerini yerine getirirler. Benzer şekilde bir sanal organizasyon da belli bir alanda uzmanlığa sahip olan işletmelerin geçici ortaklığıdır ve özel bir proje çalışması için bir araya gelirler. Proje sona erdikten sonra da grup dağılır ve işletmeler, yeni bir proje çalışmasına kadar eski günlük görevlerine geri dönerler (Kim, 1998, s. 59) .

Sanal organizasyon, kâr sağlayacak bir işi yerine getirmek için yoğun bir şekilde hâkimiyet kurduğu işletme bölümlerindeki insanlar ve iş süreçlerindeki iş birimlerinden oluşan bir gruptur. Sanal organizasyonlar, işin yapılandırmasına göreceli bir işletme yaklaşımını, işletme bölümlerini veya bazı zamanlar var olan organizasyon yeteneklerini birleştiren temel kavramları oluşturmaktadır. Bu işletme bağlantıları, bir değer zinciri içerisinde işlem ve faaliyetleri daha fazla koordine etmek için organizasyonlara imkân vermektedir. Bu yeni işletmeler, küresel pazarların belirsizliğinin pazar tarafından kabul ettirildiği gibi kaynakları yaratma ve dağıtmayı yansıtmaktadır. Küresel yerleşim, teknik, işgücü ve pazara yönelik uzmanlık bilgisi avantajları, sanal organizasyon yapısının kullanımıyla artmaktadır.

Sanal organizasyon yapısının belli başlı özellikleri aşağıda sıralanmıştır (Speier, 1998, s. 264):
– Her bir organizasyon kaynağını dağıtan işletmeler ağı
– Dikey olarak sanallığın bütünleştirilmesi
– Kurumsal işletme ve üretim sistemlerinin karşılıklı olarak birbirine bağlanması
– Azaltılmış iş çevrimi zamanının hedeflenmesi
– Bir dizi hizmetin tek paket halinde sunulmasının hedeflenmesi.

Sanal organizasyondaki her bir işletme ortak bir amaçla sınırlandırılır ve aynı strateji ve süreçleri paylaşır. İşletmeler, güvenilir tedarikçiler ve güvene dayalı ilişki içerisindeki müşteriler arasında yeni bir vizyon ve ortak bir amaca sahip olmalıdır. Bilgi, sanal organizasyonun temelidir. Bu yüzden, dünya çevresinde yer alan sanal organizasyonu oluşturan birbirinden farklı işletmeler arasında esnek ve eksiksiz bir bilgi ağı oluşturulmalıdır. Ürün yaratırken işletmelerin sahip olduğu organizasyon yeteneği, onun bilgi toplama, işleme ve birleştirme yeteneklerine bağlıdır (Kim, 1998, s. 60) .

 

Bir sanal organizasyon örneği verebilir misiniz?

Sanal Organizasyonların Yönetimi

Pek çok farklı bilgi teknolojisi, sanal organizasyonların yönetimini destekleyen bilgi altyapısını oluşturmak için bütünleştirilebilir. Yeni örgütsel tasarım örnekleri, sanal organizasyon alt birimleri, teknolojik düzenleme (bilgi teknolojisi yönetim kademeleri ve birkaç yönetim görevinin yerine geçebilir) , üretim otomasyonu, elektronik iletişim ve elektronik müşteri-tedarikçi ilişkilerini kapsamaktadır. Bu bilgi teknolojilerinin avantajını elde eden sanal organizasyonlar, örgütsel tasarım değişkenlerine imkân verir. Bilgi teknolojisinin günümüzdeki yetenekleri olmaksızın, sanal örgütsel yapı çok zorlanacaktır. Bir sanal organizasyon genellikle elektronik depolama ve bilginin paylaşımına ihtiyaç duyan işletmeler arasındaki bütünleşme ve koordinasyon paylaşımına gereksinim duyar (Strader, 1998, s. 76) .

Bütün bir sanal organizasyon yönetimi bilgi altyapısını oluşturmak için şekildeki her bir parçanın bütünleştirilmesi gerekir. Bu bilgi altyapısının belirli parçaları arasındaki ilişkiler şekilde açıkça görülmektedir.

Etkin bir sanal organizasyon yönetimi birkaç mekanizmaya ihtiyaç duyar. Bu mekanizmaların her biri üç mekanizmadan her birinin içinde yer almaktadır: A. Önoluşum mekanizması B. Dışsal erişim mekanizması C. Organizasyonlar arası koordinasyon mekanizması

Önoluşum mekanizması;
1) Tanıma aşamasındaki potansiyel pazar fırsatlarını tanıma
2) Potansiyel üyelere işletme yeteneklerini tanıtma
3) Oluşturma aşamasında; potansiyel sanal organizasyon üyelerini tanıma

Dışsal erişim mekanizması;
4) Bütün aşamalarda, dış çevreden pazar araştırmasına benzer bilgi toplama
5) İşlem aşamasında sanal organizasyonun ürün ve hizmetlerini tanıtma
6) Sanal organizasyon ve müşterileri arasındaki işlemleri destekleme Son olarak organizasyonlar arasında koordinasyon mekanizması;
7) Oluşturma aşamasında seçilmiş üyelerin izleyeceği süreçleri birleştirme
8) İşlem aşamasında üyeler arasındaki faaliyetleri koordine etme
9) İşlem aşamasında, tasarım, üretim, dağıtım, muhasebe gibi işletmeler arasında işlemsel fonksiyonları destekleme