Aşağıdan yukarı ve yukarıdan aşağı olmak üzere iki tip planlama yöntemi vardır. Yukarıdan aşağı yönteminde üst yönetim, bütün hedefleri belirleyip bütün organizasyon birimleri için taslak planı hazırlar. Aşağıdan yukarıya yönteminde ise birimler, deneme niteliğindeki kendi hedef ve planlarını kendileri hazırlayıp onay için üst yönetime gönderirler, bu yöntem daha doğru netice verir.

Satış bütçesi hazırlığı, satış bölümü departmanının en alt kesiminden başlar ve yukarı kademelere doğru çalışır. Bütçe sürecinde en alt birim bir kâr merkezi oluşturduğu için satış yöneticisi satışa ait birimin getirisini ve götürüsünü hesaplamak durumundadır. Alt birimlerin gelir ve giderleri birleşerek bölümlerin gelir ve giderlerini; bölümler birleşerek şirketin kâr ve zararını oluşturur.

Üst düzey satış yöneticisi pazarlama bölümünün elde tuttuğu fonları etkin biçimde dağıtmak zorundadır. Satış yöneticisi, müşavir yönetici, pazarlama araştırma yöneticisi, müşteri hizmetleri yöneticisi, ürün yöneticisi veya pazarlama departmanındaki başka bir üst yönetici gibi tepe pazarlama yöneticilerine bütçe teklifleri yapar.

Tepe pazarlama yöneticisi kendisine gelen bu tekliflerden şirkete en çok fayda sağlayanını seçer ve fonlar bu doğrultuda değerlendirilir. Satış bütçesi pazarlama yöneticileri tarafından şirket yönetimine, bir satış elemanının ürününü tanıtması gibi sunulur. Şirket yönetimi, kendilerine sunulan bütçeyi uygun bulduğu takdirde gerekli fonların ilgili birimlere dağıtılması hususunda nihai kararı alır.

Bütçenin Kontrol Amaçlı Kullanımı

Öncelikle onaylanmış bütçe bütün birimlere dağıtılır. Buna göre bütün birimler kendi performanslarını yıl içinde kontrol edebilir. Performans ölçümü için hedefler ile gerçekleşen değerler uygulamaya göre haftada bir, ayda bir veya üç ayda bir rapor haline getirilebilir.

Enflasyonist ortamlarda, fiili değerler ile bütçelenen değer farkının, geçmiş yıllar ile mukayesesinde nominal fark fazla anlam ifade etmeyeceğinden yüzdesel oranları kullanmak daha doğru olur. Örneğin, pazarlama giderlerinin, satış cirosu içindeki payı anlamlı bir veridir. Bu değer geçmiş yıl değerleri ile mukayese edildiğinde şirketin bu kaleme yaptığı masrafın durumu hakkında bilgi edinilebilir.

Bütçe Tahmininde Hata Payı

Faaliyet ortamına göre bazen tahmin edilen ile gerçekleşen değerler farklılık gösterebilir. Yani tahminler tutmayabilir. Satış hacmi, harcamalar, kâr hedefleri ve fiyat önemli sapma gösterebilir. Değişen durumların açıklanabilirliği ölçüsünde bütçe kullanılmaya devam edilir ya da gözden geçirilir. Bu bağlamda, bütçenin esnekliği de konuşulmalıdır. Değişen piyasa şartları gereğince kolay revize edilebilen, alternatifli bütçeler hazırlanmalıdır.

Bütçenin Esnekliği

Bütçe yapıldığı anda revize edilmeye muhtaçtır. Çünkü zaman ve değişim çok hızlı hareket etmektedir. Esnek bütçe hazırlamak yöneticinin beklenmeyen darboğazlar karşısında önceden önlem almasını sağlayacağından çok önemlidir.

Genellikle uzun vadeli yapılan tahminlerde hata payı yüksek olur. Bu bakımından ya birden fazla yani alternatif bütçeler hazırlamak ya da kısa vadeli yani esnek bütçeler hazırlamak gerekir. Esnek bütçe, değişen etkenler karşısında en duyarlı bütçedir diyebiliriz.

Satış Kontrolü ve Maliyet Analizi

Satış yöneticileri birden fazla aktiviteden sorumludur. Örneğin; satış, kâr hedefi, pazarlama politikası, satış stratejileri kararlarının alınmasına katılırlar. Satış programını taşıyabilecek bir satış organizasyonu oluşturur ve uygularlar.

Bütün bu görevlerini ifa edebilmek için bir kontrol mekanizması kurmak zorundadırlar. Bu ihtiyaçlarına satış bütçesi cevap vermektedir. Satış etkinliğini ölçebilen diğer kontrol mekanizmaları satış kontrolü, satış analizi ve maliyet analizidir.