Personelin Eğitilmesi ve Geliştirilmesi

Genel olarak eğitim, insanların dünyaya geldikleri andan itibaren başlayan ve yaşamları boyunca devam eden bir bilgilenme ya da öğrenme sürecidir. Bir insan, sahip olduğu zihinsel potansiyel doğrultusunda sürekli olarak, yaşamının her aşamasında eğitim süreciyle iç içedir. İş yaşamı boyunca da eğitim devam etmektedir. Bu bölümde işle ve çalışma yaşamıyla ilgili eğitimleri, işe alıştırma eğitimi, hizmet içi eğitim ve geliştirme eğitimi olarak üç başlık altında inceleyeceğiz.

İşe Alıştırma Eğitiminin Verilmesi

İşe yeni başlayan bir kişinin en çok zorlandığı ve yorulduğu dönem, işe başladığı ilk günleri içeren dönemdir. Çünkü bu kişinin bazı soruları ve endişeleri vardır. Örneğin, “Yöneticim kimdir, nasıl bir insandır? Onunla iyi geçinebilecek miyim? Bana verilen görevleri başarabilecek miyim? Birlikte çalışacağım iş arkadaşlarım nasıl insanlardır, beni gruplarına kabul edecekler mi?” gibi sorular yeni personeli tedirgin eder. İşe alıştırma programıyla, işe yeni başlayan kişinin bu ve benzeri soruları yanıtlanmaya çalışılır.

İşe alıştırma, işe yeni başlayan bir personelin iş çevresini tanımasını ve iş ortamına alışmasını sağlamak üzere belirli bir program çerçevesinde ve bazı ilkelere uyularak yapılan eğitim faaliyetidir. İşe alıştırma eğitiminin temel amaçları, işe yeni başlayan kişi üzerinde başlangıçta olumlu bir izlenim oluşturmak, güven ve aidiyet duygusu yaratmak, uyumunu kolaylaştırmak, örgütün kültürüne ve amaçlarına bağlılık yaratmak ve kişiler arası kabulü artırmaktır. Böylece personelin verimli ve etkili çalışması sağlanacak ve personel devir oranı düşecektir.

İşe alıştırma süreci, yeni personeli karşılamaya hazırlanmakla başlar. Bunun için personel hakkındaki bilgiler gözden geçirilir, yapacağı işin tanımı incelenir, çalışacağı ortam (odası, masası, dolabı, araç-gereçleri, makineleri vb.) hazırlanır. Bir sonraki aşamada yeni personel işyerine ilk gelişinde yetkili bir kişi tarafından karşılanır; ev, ulaşım durumu, avans vb. gibi ihtiyaçların karşılanmasına yardımcı olunur. Yeni personele çalışacağı işle ve bölümüyle ilgili ayrıntılı bilgi verilir. Daha sonra işyeri gezdirilir ve iş arkadaşlarıyla tanıştırılır. İşyerinin özellikleri, uygulanan kurallar, işletmeye ait genel bilgiler, personele sağlanan çeşitli olanaklar ve hizmetler açıklanır.

İşe alıştırma sırasında, örgütü tanıtıcı yayınlar (örgüt şemaları ve el kitapları, broşürler, dergiler, yıllıklar vb.), konferanslar, açık oturumlar, grup toplantıları, görsel-işitsel teknikler, işletme içi geziler vb. gibi yöntemlerden yararlanılır. İşe alıştırma, işe alma işlevinin bir parçası olarak görülmelidir ve iş teklifi yapılması aşamasından başlatılmalıdır. İşe yeni başlayan kişi sayısının çok olması durumunda bile bireysel farklılıkların olması nedeniyle personel grup olarak değil, tek tek ele alınmalıdır. İşe alıştırma programları ne kadar süreyle, hangi düzeyde, hangi birimde ve bölümde çalışacağına bakılmaksızın yeni personelin tümüne uygulanmalıdır. Program, yeni personeli öğrenmek istediği her konuda bilgilendirmelidir. Eğitim süresi bir günlük, bir haftalık ya da bir aylık süreyle kısıtlanmamalı, bu dönem uzun tutulmalıdır. Örneğin, yeni personele altı aylık ya da bir yıllık deneme ve alışma süresi tanınmalıdır.

İşe alıştırma sürecinde en büyük sorumluluk ilk düzey yöneticiye aittir. Bunun yanı sıra uzmanlar, kıdemli personel, insan kaynakları yöneticisi ve üst düzey yöneticilerden biri ya da birkaçı da rol üstlenebilirler. İşe alıştırma döneminde, yeni personel pasif bir alıcı olarak düşünülmemeli, öğrenmekten sorumlu tutulmalı ve sürecin sonunda katılanlara başarı belgesi verilmelidir. Zaman içinde, işe alıştırma programının amaçlara ulaşmayı sağlayacak etkenlikte olup olmadığı araştırılmalı ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.

 

Aday açısından doğru iş seçimi ne kadar önemlidir?

Hizmet İçi Eğitimin Verilmesi

Hizmet içi eğitimi, büroda çalışan personelin bilgi, beceri ve yetenek düzeylerini işlerinin gerekleriyle eşitlemek amacıyla yapılır. Eğitim, rekabet üstünlüğü kazanmak amacıyla kullanıldığında, entelektüel sermayeyi yaratma yolu olarak görülür. Personel eğitimiyle öğrenme süresinin kısaltılması, iş veriminin artırılması, personelde örgüte karşı bağlılık ve olumlu tutum yaratılması, gözetimin azaltılması ve buna bağlı olarak işbirliğinin artması, hata oranının azalması ve özdenetimin geliştirilmesi amaçlanır. Ayrıca eğitim sonucunda personelin tatmininin artması beklenir. Bu yolla devamsızlıkların azaltılması, devir oranının düşürülmesi, kazaların ve çatışmaların ortadan kaldırılması sağlanır. Eğitim sonucunda personel açısından da pek çok kazanımlar ortaya çıkar. Örneğin, personelin bilgileri ve becerileri gelişir, değerli olduklarını hissederler, iş güvenceleri artar, kendilerine güvenleri ve başarma duyguları gelişir ve terfi etme olanağı kazanırlar.

Etkili bir hizmet içi eğitim için önce eğitim politikasının geliştirilmesi gerekir. Çünkü örgütlerde eğitim işlevinin etkili bir biçimde sürdürülebilmesi ve eğitimden beklenen yararların sağlanabilmesi için genel bir eğitim politikasına gereksinim vardır. Eğitim politikası belirlenirken eğitim faaliyetlerinden kimin sorumlu olacağı, eğitimle neyin başarılmasının düşünüldüğü, hangi yöntemlerin kullanılacağı, eğitimin nerede ve nasıl yapılacağı gibi soruların yanıtları bulunur.

Eğitim sürecinde izlenmesi gereken aşamaları şu şekilde özetlemek mümkündür:

– Eğitim ihtiyacının belirlenmesi: Bu aşamada bireysel eğitim ihtiyacı ve örgütsel eğitim ihtiyacı ayrı ayrı analiz edilir. Bireysel analiz, kimin eğitime ihtiyacı olduğunun belirlenmesine yardım eder. Örgütsel analiz ise, eğitimin örgütün stratejik hedeflerine uyup uymadığını ve örgütün eğitime zaman ve para ayırıp ayırmayacağını belirlemeyle ilgilidir.

– Eğitim bütçesinin hazırlanması: Bu aşamada eğitime ne kadar kaynak ayrılacağı belirlenir.

– Önceliklerin belirlenmesi: Bu aşamada eğitimin öncelikle hangi düzeylerdeki, hangi işleri yapan personele, hangi alanlarda verileceği konusundaki öncelikler belirlenir. Bu önceliklerin belirlenmesi, eğitime ayrılan kaynakların en etkili şekilde kullanılmasını sağlar.

– Eğitim amaçlarının belirlenmesi: Eğitim amaçları programın değerlendirilmesinde ve yönlendirilmesinde kullanılacaktır. Bu nedenle ölçülebilir olmaları gerekir. Örneğin, eğitim sonucunda ulaşılmak istenen üretim miktarı ya da kalitesi, satış oranları, maliyet oranları, ıskarta ve hata oranları, kaza oranları vb. (bireyler ya da gruplar için) belirlenebilir.

– Eğitim konularının belirlenmesi: Eğitimde hangi konuların ele alınacağı önceden belirlenir. Örneğin, finans, satış, pazarlama, kalite, iletişim, ekip çalışması, liderlik vb. konular.

– Eğitim yönteminin seçilmesi: Bu süreçte, Eğitimin amacı, eğitime katılacakların sayısı ve bireysel farklılıkları, eğitime ayrılan zaman ve para, programda yer alan konuların özellikleri, araç-gereç, tesis olanakları, eğitilecek ve eğitimi verecek kişilerin nitelikleri vb. hususlar dikkate alınarak eğitimde hangi yöntemin kullanılacağı belirlenir.

– Eğitimi verecek kişilerin belirlenmesi: Eğitim, konularında uzman olan yöneticiler, örgüt dışından ve özellikle üniversitelerden eğitimciler, danışmanlık şirketlerinin eğitimcileri ya da istihdam edilen profesyonel eğitimciler tarafından verilebilir.

– Eğitimin değerlendirilmesi: Eğitim sürecinin sonunda ulaşılan sonuçlar amaçlarla karşılaştırılarak ne ölçüde başarılı olunduğu değerlendirilmelidir. Değerlendirme amacıyla ön test-son test yöntemi kullanılabilir. Eğitimi alanlar, eğitimi verenler ya da her iki grupla görüşülerek onların değerlendirmeleri alınabilir ya da bu gruplara anket uygulanabilir. Başka bir yol da, ulaşılmak istenen sonuçların ölçülmesidir.

Eğitimde çeşitli yöntemler kullanılabilir. Bunlar sunuş yöntemleri, uygulamalı yöntemler ve teknolojinin yoğun kullanıldığı yöntemlerdir. Eğitilenlerin, bilginin pasif alıcıları olduğunu varsayan sunuş yöntemi, sadece anlatımı ya da anlatımın görsel-işitsel tekniklerle desteklenmesini içerir. Eğiticinin eğitilenlerin öğrenmesini istediği şeyleri konuşarak iletmesi şeklinde uygulanan anlatım yöntemi, çok miktarda bilginin geniş katılımcı gruplara organize bir biçimde sunulmasını sağlayan ucuz ve az zaman alan bir yöntemdir. Anlatım yöntemi, standart anlatım, ekip öğretimi (iki ya da daha fazla konuşmacının farklı konuları ya da bir konunun farklı yönlerini anlatması), konuk konuşmacının katılımı, panel (iki ya da daha fazla kişinin bilgi aktarması ve soruları yanıtlaması) ve öğrenci sunumları gibi farklı şekillerde uygulanabilir. Bu yöntem tepegöz, slayt ve video, projeksiyon gibi görsel-işitsel araçlarla desteklenebilir. İletişim, görüşme ve müşteri hizmetlerinin geliştirilmesi ve prosedürlerin nasıl izleneceğinin gösterilmesi için yapılan eğitimlerde video en çok tercih edilen araçtır.

Eğitimde, eğitilenin öğrenmeye aktif olarak katılımını gerektiren uygulamalı yöntemler de kullanılır. Bu yöntemler arasında iş başında eğitim, simülasyon, örnek olay çalışması, işletme oyunları, rol oynama ve davranış modelleme sayılabilir. Uygulamalı yöntemler, spesifik becerilerin geliştirilmesi, beceri ve davranışların işe nasıl transfer edildiğinin anlaşılması, kişiler arası sorunlarla başa çıkma yollarının öğrenilmesi için çok uygundur. İş başında eğitim, yeni veya deneyimsiz personelin işi yapan çalışma arkadaşlarını veya yöneticilerini gözlemlemesini ve onların davranışlarını taklit yoluyla öğrenmesini sağlar. İş başında eğitim, yeni işe alınan personelin eğitilmesi, yeni teknoloji geldiğinde personelin beceri düzeylerinin yükseltilmesi, personelin bir departmanda veya iş biriminde çapraz eğitiminin yapılması ve terfi alan personelin yeni görevine alıştırılması durumlarında yararlıdır.

Günümüzde teknoloji, eğitim programlarının tasarlanmasında ve uygulanmasında önemli bir etkiye sahiptir. Eğitimde, teknoloji kullanılarak multimedya eğitim (yazı, grafik, animasyon, ses ve görüntüyü birleştiren), bilgisayar destekli eğitim (interaktif video, CD-ROM ve bilgisayar sürümlü diğer sistemleri içeren), sanal eğitim (Internet ve intranet aracılığıyla tamamen bilgisayar ortamında gerçekleşen), uzaktan eğitim (Internet ve bilgisayar teknolojisinin birlikte kullanıldığı) vb. eğitim yöntemleri ile zeki eğitmenlik sistemleri (yapay zeka kullanımını içeren) kullanılmaktadır.

Eğitimde teknoloji kullanıldığında, personel, eğitimi nerede ve ne zaman alacağı konusunda bütün kontrolü eline alır. Personel ve yöneticiler, bilgiye ihtiyaçları doğrultusunda erişme olanağı bulurlar. Personel, eğitim süresince istediği medyayı seçme şansına sahip olur, eğitim yönetimi (kurs kayıtları, testlerin yapılması, sonuçların duyurulması vb.) elektronik ortamda yapılır, eğitim süreci daha yakından izlenir.

Personelin Geliştirilmesi

Geleneksel bakış açısıyla yönetici olmayan personel, gerekli özel becerileri kazanması için eğitilir, buna karşılık yönetici personel geliştirilir. Yönetimsel potansiyele sahip olan personelin geliştirilmesi zorunludur. Ancak eğitimin stratejik önemi arttıkça, eğitim ile geliştirme arasındaki farkın daha da azaldığı görülmektedir. Özellikle geliştirme, ekip çalışmasının ve personel katılımının önemli olduğu örgütlerde sadece yöneticiler için değil tüm personel için çok önemli hale gelmektedir. Bu tür örgütlerde tüm personelin geliştirilmesi, kalitenin artırılmasının, küresel rekabete ve sosyal değişime uyum sağlanmasının, teknolojik gelişmeler ile iş tasarımlarının birleştirilmesi çabalarının gerekli bir parçasıdır.

Geleneksel olarak eğitim, personelin mevcut işindeki performansını geliştirmeye yöneliktir. Geliştirme ise, personeli örgütteki diğer konumlara hazırlamaya yardımcı olur ve görev değiştirmeleri için gerekli olan becerileri artırır. Geliştirme, aynı zamanda personeli, mevcut işindeki yeni teknolojilerden, iş tasarımlarından, müşterilerden ya da ürün pazarından kaynaklanan değişimlere de hazırlamaya yardımcı olur.

Personel geliştirmede izlenen temel yaklaşımlar biçimsel eğitim, değerlendirme, iş deneyimleri ve kişiler arası ilişkilerdir. Biçimsel eğitim programları, kurum içi ve kurum dışı olmak üzere büro çalışanları için tasarlanmış özel programları, üniversitelerde sunulan kısa kursları, MBA programlarını ve çeşitli üniversite programlarını içerir. Bu tür programlar uzmanlar tarafından hazırlanmış işletme oyunları, simülasyonlar, macera öğrenmeler ve müşterilerle yapılan toplantıları içerebilir. Personeli öğrenmeye yönelten biçimsel programlar, memurlar, uzmanlar, orta ve üst düzey yöneticiler için ayrı ayrı hazırlanır.

Değerlendirme, personelin davranışları, iletişim şekilleri veya becerileriyle ilgili bilgi toplamayı ve onlara geribildirim sağlamayı amaçlar. Bu tür bilgiler personelin çalışma arkadaşlarından, yöneticilerinden, astlarından, müşterilerinden ya da bizzat kendisinden alınır. Değerlendirme, genellikle yönetimsel potansiyele sahip personeli belirlemek ve yöneticilik yapanların güçlü veya zayıf yönlerini saptamak için yapılır. Geliştirme değerlendirmelerinde performans değerlendirmesi ve psikoteknik yöntemler kullanılabilir.

İş deneyimleri ise, personelin gelişimini sağlayan ilişkilerle, problemlerle, isteklerle, görevlerle vb. ilgilidir. İş deneyimleri yoluyla gelişme üzerinde yapılan araştırmalar yöneticiler üzerinde odaklanmışsa da, yönetici olmayan personelin iş deneyimlerinden çok şey öğrenmeleri mümkündür. Çünkü artık sadece yöneticilere özgü olduğu düşünülen çoğu yetkinliğe örgütteki diğer personel gruplarının da sahip olmaları beklenmektedir. İş deneyimlerini artırmak için iş genişletme, iş zenginleştirme, iş rotasyonu, transfer etme, terfi ettirme, mevki düşürme ve başka örgütlere geçici atama gibi yöntemler kullanılır.