Örgüt Şemaları ve Örgüt El Kitapları

Örgüt şemaları, örgüt iskeletini grafiksel olarak ortaya koymak üzere hazırlanır. Bu iskelette yetki hattı, yönetim alanı, temel ilişkiler ve işlevler ilk bakışta anlaşılır. Şemalar genellikle temel birim olan bir işlevle başlar ve bu işlev dikdörtgen bir kutuda şekillenir. Her bir kutu bir işlevi belirtir. İkinci aşamada kutular bölüm, kısım ve örgütün diğer parçalarını oluşturacak şekilde birbirleriyle birleştirilirler. Kutular arası dikey ilişki durumuna bakarak, yetki ve sorumluluk ilişkileri anlaşılabilir. Şemalar mevcut örgüt yapısını gösterirler. Fonksiyonel bölümler, yetki ve sorumluluk hatları hakkında bilgi verir. Bunların yanı sıra ileride yapılması düşünülen planlama amaçlarını belirlemek için örgütü analiz etmeye yardımcı olurlar. İletişim ve personel ilişkilerinin gelişmesine katkı sağlarlar. Fakat yine de örgüt şemalarından elde edilen bilgiler oldukça sınırlıdır. Özellikle de sadece örgüt yapısının oluşturulduğu andaki durumu göstermeleri, bunun yanı sıra örgüt yapısının yanlışları, doğruları ya da nasıl olması gerektiği hakkında bir fikir vermemeleri önemli sınırlılıklardır.

Örgüt şemasının hazırlanmasından önce mevcut örgüt yapısının gerektiği kadar analiz edilmemesi, tüm yöneticilerin görüşlerinin alınmaması, üzerinde durulan tüm hususların yazılı hale getirilmemesi, bazen de şemaların titiz bir çalışmayla hazırlanması fakat kullanılmadan dosyaya kaldırılması veya bir kez hazırlanan şemanın güncelleştirilmemesi, onlardan gerektiği gibi yararlanılamamasına yol açar.

Doğru bir şema teorik kurallara göre belirlenmiş olanı değil, uygulanabilir bir yapıyı göstermelidir. Şemalar hazırlanmadan önce amaçlar belirlenmeli ve bu amaçlar yazılı hale getirilmelidir. Ölçülebilir bir standart elde etmek için sorumluluk hatları belirtilmelidir. Zorunlu kadrolar yaratılmamalı; yapı, elde mevcut bulunan personele göre şekillendirilmelidir. Bütün bunlara ek olarak; kusursuz bir örgüt şemasının hiçbir zaman mükemmel bir örgüt yapısının varlığını garanti etmeyeceği unutulmamalıdır; önemli olan hazırlanan şemanın uygulanabilir olmasıdır. Örgüt el kitapları (Manuel), örgüt şemalarında grafiksel olarak gösterilen örgüt yapısını açıklayan yararlı bir yönetsel araçtır. Çünkü şemalar yetki ve sorumluluk kanallarını belirtirler, fakat bu yetki ve sorumlulukların miktarlarını, işlevlerin kesin çizgilerini ortaya koymazlar; örgüt içinde görevlerin nasıl yapıldığını, dikey ve kurmay organlar arasında koordinasyonun nasıl sağlandığını ve çeşitli örgütsel ilişkilerin biçimlerini vb.lerini açıklamazlar.

Örgüt el kitaplarıyla, örgütte yer alan tüm görev, yetki ve sorumlulukların kapsamı ve sınırları, karar verecek ve kararları onaylayacak makamları, kimin kime emir vereceği, kimin kime rapor vermek zorunda olduğu, unvanları, kullanılan yöntemleri, örgütün amaçları ve politikaları, komiteleri vb. tüm örgütsel bilgiler açıklanır. Böylece iyi hazırlanmış bir örgüt el kitabı örgüt hakkında istenen tüm bilgileri veren bir kaynak oluşturur. Bunun yanı sıra örgüt içi ve örgüt dışı iletişimi kolaylaştırır, disiplini ve kontrolü sağlar. İşletmelerin amaçlarına ulaşmalarının, etkili bir örgüt yapısı oluşturmalarının ve kendilerine özgü yönetim ilkelerinin kurulmasının anahtarlarından biri olan örgüt el kitapları, günümüzde yaygın olarak kullanılan önemli bir yönetsel araçtır.