Kurum İçi İletişim Araçları

Kurum içi iletişimde çok sayıda araç ya da iletişim ortamı kullanılmaktadır. Ancak bunların sayısal olarak çokluğu değil, kurumsal mesajları etkin bir şekilde iletip iletemedikleri önemlidir. Bir iletişim aracının etkinliği, mesajı en anlaşılır ve en kısa zamanda iletip iletmediğine ve özellikle çift yönlü bir iletişime olanak tanıyıp tanımadığına bakılarak belirlenir. Kurumsal iletişimde çift yönlü araç ve yöntemlerin yanı sıra, tek yönlü, özellikle yukarıdan aşağıya doğru iletişimde yararlanılan araçlar da kullanılır. Tek yönlü iletişim araçları, çalışanları, kurumsal konularla ilgili olarak bilgilendiren, ilettikleri mesajlara ilişkin çalışanların tepkilerini, başka deyişle geribildirimlerini iletişim kaynağına iletmeyen araçlardır. Kurumsal iletişim araç ve yöntemlerini, tek ve çift yönlü olmak üzere iki grupta toplayarak inceleyebiliriz.

Tek Yönlü İletişim Araç ve Yöntemleri

Örgüt içi süreli yayınlar: Günümüzde özellikle halkla ilişkiler birimi olan her kuruluşun, hemen hemen tümünde gazete, dergi gibi süreli yayınlar çıkarılmaktadır. Haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık sürelerle çıkarılan bu yayınlardan kurum içi iletişimde olduğu kadar, kurumun çevresiyle iletişiminde de yararlanılır. Bugün dünyada 350 Milyonun üzerinde kurum gazetesi yayınlandığı tahmin edilmektedir. Gazete, dergi gibi örgüt içi süreli yayınların içeriği, örgütün özelliğine göre değişebilir.

Bu tür yayınlarda yer alabilecek haber ve yazıların konuları şu şekilde sıralanabilir:
A. Çalışma yaşamına ilişkin konular.
___1. Kurumun yeni tesis ya da birimlerine, yeni sahip olduğu teknolojilere ve genişleyen faaliyet alanlarına ilişkin bilgiler.
___ 2. Çalışma grupları ya da komisyonlarının iş tanımları ve çalışmalarına ilişkin bilgi ile bu grup ya da komisyon üyelerinin tanıtılması.
B. Kurumun hizmetlerine ilişkin bilgiler.
___ 1. Hizmetin yerine getirilmesine ilişkin bilgiler.
___ 2. Vatandaşların aldığı hizmet hakkında ki duygu ve düşünceleri.
___ 3. Gerçekleştirilen hizmet konularına ilişkin sağlanan başarılar.
___ 4. Kurumun kısa, orta ve uzun dönemli çalışma planlarına ilişkin bilgiler.
C. Güvenlik
___ 1. Çalışanların güvenliği ile ilgili giysi ve araçların kullanılmasını teşvik edici bilgiler.
___ 2. Güvenlikle ilgili sözgelimi, yangın durumunda alınması gereken önlemlere ilişkin bilgiler.
D. Sosyal etkinlikler
___ 1. Kuruluş içi spor takımlarının tanıtımı ve karşılaşmalara ilişkin bilgiler.
___ 2. Kurumda gerçekleştirilen ya da desteklenen konser, tiyatro, sergi, panel, seminer, konferans gibi sanatsal ve kültürel etkinliklere ilişkin bilgiler.
___ 3. Çalışanların başarılarını ve hobilerini tanıtıcı yazılar.
___ 4. Çalışanların, mutlu ve kederli günlerine ilişkin haberler.
___ 5. Kurumun toplumsal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği hizmetleri hakkında bilgiler.
E. Genel
___ 1. Kurumu ziyaret eden önemli kişiler hakkında bilgi.
___ 2. Çalışanların yapacağı özel ya da resmi fakat ilginç seyahatlere ilişkin bilgi.
___ 3. Bayram, yeni yıl kutlamaları. Kurum içi yayınlar gazetecilik ilkeleri ve teknikleri açısından incelendiğinde pek çoğunun, yetersiz olduğu görülecektir.

Bu tür yayınların çalışanlarda, bilgi ihtiyaçlarının giderdiği inancını yaratması ve ilgiyle okunabilmesi için aşağıdaki ilkelere uyularak hazırlanması gerekir:
– Haberler tam ve doğru olarak verilmelidir.
– Abartılı haber başlıklarından kaçınılmalıdır.
– Haberler elden geldiğince güncel olmalıdır. Olayların gerisinde kalınmamalıdır.
– Kurumlar arsı ilişkileri geliştirici önerilere ve uygulamalara daha çok yer verilmelidir.
– Kurumun kamu yararına yönelik çalışmaları ve hizmetleri abartılmadan verilmelidir.
– Yayın, ilk bakışta okuyucuda kurumun propagandasını yapan bir izlenim yaratmamalıdır. Kurum içi yayınlar aynı zamanda birer basın bülteni olarak da işlev görürler. Bir başka deyişle bu yayınlarda yer alan haberler, gazete, radyo, televizyon gibi ulusal ya da bölgesel yayın kuruluşları tarafından değerlendirilebilir. Bu nedenle haberlerin, haber yazım tekniklerine uyularak yazılması gerekir.

Broşür, bülten, el kitapları ve diğerleri: Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu imaj yaratmaya yönelik, örgütün tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları çarpıcı bir şekilde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak kurumun hizmetleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar. Bir broşürün en önemli sayfaları, ön ve arka kapakları ile ortadaki iki sayfadır. Broşür ele ilk alındığında okuyucuların dikkati bu sayfalarda toplanmaktadır. Bu nedenle kapak sayfalarının çekici, orta sayfaların ise en önemli konuları iyi bir şekilde sunacak biçimde hazırlanması gerekir. Broşürlerin, ilgi çekici olabilmesi için, yazıların, fotoğraf, resim gibi görsel malzemelerle birlikte çarpıcı bir grafik düzeni içinde sunulmalıdır.

Kurumun çalışmaları hakkında, çalışanları bilgilendirmek amacıyla, belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar, bülten olarak adlandırılır. Bültenler, kurum içi olduğu kadar, kurumun dış çevresiyle iletişiminde de kullanılan önemli bir iletişim aracıdır. Çoğaltılarak duyuru panolarına asılan bültenler, çalışanların kendileri ve kurumu ile ilgili haberleri ve yapılan çalışmaları, alınan kararları öğrenmelerine yardımcı olurlar. Bir kitap düzeninde hazırlanan bültenlerde çekici, renkli bir kapak, içindekileri gösteren bir bölüm ve örgüte ilişkin haber, resim, fotoğraf ve yazılar bulunur. Bülten kapağının önceden çok sayıda bastırılması kolaylık sağlar. Çekici bir grafik tasarımı ile hazırlanan kapağın, bültenin her sayısında kullanılması durumunda kurum imajının pekişmesinde olumlu bir etki sağlar. El kitapları, kurumun hizmet alanları ile ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek düzenlenen yayınlardır. El kitapları, her an başvurulabilecek bir kaynak olma özelliği nedeniyle elden geldiğince yalın ve herkesin anlayacağı bir dille yazılmalıdır. Kitaplar, kuruluşun yıldönümlerinde, kurumun tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, kurumun sunduğu hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanabilir. Kurum ve çalışmaları hakkında doğru ve güvenilir bilgiler içerecek şekilde kaleme alınması gereken kitaplar, kurum tarafından hazırlanabileceği gibi, kurum dışında bir başka yazar tarafından da yazılabilir. Kitabın konusunun ilgi çekici ve iyi seçilmiş olması, kitabın okunma şansını yükseltir.

Yıllıklar, kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Kurumun açıklık politikası bağlamında yer alması uygun görülen konuların yanı sıra tarihçesi, yöneticileri, hizmet teknolojisi gibi kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler de yıllıklar da yer alabilir. Kurumun ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara ücretsiz olarak gönderilen yıllıklar aynı zamanda, basın kuruluşlarının da yararlanacağı önemli bir haber kaynağıdır. Bu nedenle, yıllıkların doğruluk ve dürüstlük ilkelerinden ayrılmaksızın yazı, fotoğraf, tablo, şekil gibi unsurların çarpıcı bir grafik tasarımı ile abartıya kaçılmadan sunulmasına dikkat edilmesi gerekir.

Raporlar, kurumların, faaliyet gösterdikleri konu ile ilgili sorunları, ülke ekonomisi, toplumsal sorunlar, suç işleme nedenleri gibi konularla ilgili görüşlerin, araştırmaların yer aldığı bir yayın türüdür. Kurumların toplumsal sorumluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği çalışmalarının bir uzantısı olan raporlar, kurum içi iletişim aracı olduğu kadar, bir halkla ilişkiler aracı olarak da oldukça etkilidir.

Mektuplar: Kurum yöneticilerinin çalışanlarına yazdıkları mektuplar son derece etkili bir kurum içi iletişim aracıdır. Diğer yazışma araçlarından daha samimi, daha kişisel bir özelliğe sahip olan mektuplar, kişisel ve iş olmak üzere iki şekilde kaleme alınabilir. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, kişilerin bazı konulara ilişkin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınırlar. Mektupların, kurumun üst düzey yöneticileri tarafından yazılıp, imzalanması, kişiye verilen önemi göstermesi bakımından önemlidir. Diğer yandan, kişisel ilişkileri geliştirmek bakımından, mektuplarda işin yanı sıra özel nezaket cümlelerinin de yer alması gerekir.

Bir mektubun yazılmasında uyulması gereken kuralları şu şekilde açıklayabiliriz:
– Mektubun girişi, okuyanın ilgisini çekecek şekilde yazılmalıdır.
– Eğer, kişiden bir takım şeyler isteniyorsa, bunların sağlanması durumunda bizim değil, onun elde edeceği yararları belirtmeliyiz.
– Kişiden bir iş yapması isteniyorsa bu doğrudan değil, daha dolaylı ve hoş bir tarzda belirtilmelidir.
– Elden geldiğince fakat abartıya kaçmadan nazik ve kişiyi yüceltici sözcükler ve ifadeler kullanılmalıdır.
– Kişinin bize değil, bizim ona ihtiyacımız olduğunu belirten ifadeler kullanarak kişiyi gururlandırmak ve mektupta yazılan konunun onun yardımı olmadan gerçekleşemeyeceğini vurgulamak gerekir. Ancak bu konuda da aşırıya kaçılmamalıdır.
– Yanıt istenen mektuplarda, kişinin yanıt hazırlayıp göndermek için katlanacağı güçlükleri, elden geldiğince azaltmak gerekir. Bunun için uygulanacak yöntemler arasında, mektubun içerisine önceden pullanıp, adresi yazılmış bir zarf koymak, soru içeren mektuplarda kısa yanıt formları hazırlayarak onun istediği yanıtları işaretlemekten başka bir iş yapmamasını sağlamak gibi yöntemler sayılabilir.

Afişler ve Duyuru Panoları: Afiş, genel olarak insanların yürürken ya da taşıtlarıyla hareket halindeyken bir bakışta görebilecekleri şekilde hazırlanan etkili bir iletişim aracıdır. Kurumda belirli yerlere konulan ya da asılan bu tür araçların en önemli niteliği iletilmek istenen mesaja, ilgili ilgisiz herkesin dikkatini çekmektir. Bu nedenle bir afişte yazıdan çok resim, fotoğraf gibi görsel öğelere ağırlık verilmelidir. Uzun cümlelerin yer aldığı bir afiş, dikkati çekmeyeceği için okunmaz. Afişteki görsel öğeler, konu ile ilişkili olmalı, sözlerle görsel öğe birbirini destekleyecek şekilde düzenlenmelidir.

Kurum içi iletişim araçları arasında sıkça kullanılan etkili araçlardan birisi de duyuru panolarıdır. Duyuru panoları, az masraflı fakat hızlı bir iletişim sağlar. Kurumda herkesin görebileceği belirli yerlere konulan bu panoları etkili şekilde kullanabilmek için, yazıların güncel olmasına dikkat etmek gerekir. Uzun süre asılı kalan kirli ve yıpranmış kâğıtlar, kurum hakkında hiç iyi bir izlenim yaratmaz. Duyuru panoları, renkli kâğıtlar, fotoğraflar, karikatürlerle ilgi çekici kılındığında daha etkili olur.

Dilek Kutuları: Çalışanların kuruma ve yönetime ilişkin görüş, öneri ve yakınmalarını dile getirmeleri için kullanılın dilek kutuları da kurum içi iletişim araçları arasında önemli bir işleve sahiptir. Dilek kutularının kendilerinden beklenen yararı sağlayabilmesi, çalışanların istek ve dileklerinin yöneticilerce ciddi şekilde değerlendirilmesine ve sonuçlarının açıkça görülmesine bağlıdır.

Eğitsel Faaliyetler – Konferans ve Seminerler: Kurumlarda, konferans ve seminerlerden aynı zamanda birer kurum içi iletişim ortamı olarak da yararlanılır. Çalışanların, bu tür toplantılarda yöneticilerini aralarında görmeleri, eğitimin sağlayacağı yararı yükselteceği gibi, çalışanlarla yöneticiler arasındaki ilişkiyi de olumlu yönde etkiler. Özellikle eğitim programları kurum dışında, tatil yerlerinden birinde yapılıyorsa, sosyal programlara da yer verilmesi gerekir. Çevre gezileri, yemekler, eğlenceler, alışveriş gibi sosyal etkinlikler, halkla ilişkiler görevlileri tarafından planlanmalı ve aksamadan yürütülmesine çalışılmalıdır.

Çeşitli konularda uzman kişilerce verilen konferanslar tek yönlü bir iletişim ortamı yaratır. Konferansların başarısı, büyük ölçüde konuşmacının başarısına bağlıdır. Çalışanlara belli bir konuda tutum ve davranış kazandırmakta oldukça etkili olan konferanslar, örgüt içinde bilgi ve düşüncelerin çok kısa sürede yayılmasını sağlarlar.

Çeşitli konuların bilimsel bir eksen üzerinde tartışılmasına olanak sağlayan seminerde ise ele alınan konu birden fazla konuşmacı tarafından çeşitli yönlerden incelenir. Bazı durumlarda konferans ve seminer konularının işle sınırlı olmayıp örneğin çocuk eğitimi gibi herkesi ilgilendirecek konuları içermesi yerinde olur. Böylece çalışanlar aileleriyle birlikte bu tür organizasyonlara katılma olanağı elde edebilirler.

Telefon: Bu sistem, örgütün en yetkili üst düzey yöneticisi tarafından doldurulan, kuruma ve yönetim anlayışına ilişkin açıklamaları içeren bir teyp bandının telefon sistemine bağlanması şeklinde çalışmaktadır. Böylece herhangi bir çalışan, herkes tarafından bilinen telefon numarasını çevirdiğinde teyp bandı otomatik olarak çalışmakta ve kayıt yapılan metin telefona okunmaktadır. Yine aynı şekilde, çalışanlar da bu sistem aracılığıyla görüş, öneri ve yakınmalarını yöneticilere iletebilirler. Böylece kurum içinde yöneticilerden çalışanlara ve çalışanlardan yöneticilere doğru çift yönlü bir iletişim ağı yaratılabilir.

Kapalı Devre Radyo ve Televizyon: Kapalı devre radyo ve televizyon yayınları, kurum içi bilgi akışının sağlanması, dayanışma ruhunun geliştirmesi bakımından son derece yararlıdır. Kapalı devre radyo ve televizyondan yayınlanacak programlar, çalışanların yeni bir teknolojiyi uygulamadaki başarıları, işe yeni başlayan bir yöneticiyi ya da çalışanı örgüte tanıtmak, kurumun yeni iş ya da hizmet konularını açıklamak, eğlence ve moral toplantıları gibi pek çok değişik konuda hazırlanabilir. Kapalı devre radyo ve televizyon yayınlarının inandırıcılığını ve izlenebilirliğini yükseltmek için yalnızca yöneticilerin görüş ve beklentileri, emir ya da talimatları değil, çalışanların da çeşitli konularda ki görüşlerinin ve beklentilerinin yayınlanması gerekir.

Bilgi Teknolojileri Bilgisayar-intranet: İletişim çağı olarak adlandırılan bu çağda kurumların, gelişmiş iletişim teknolojilerini kullanmamaları düşünülemez. Günümüzde, çağdaş iletişim teknolojileri, kurum içi iletişim de olduğu kadar, kurumun çevresiyle iletişiminde de yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Bu teknolojilerin kullanılması, gerek kurum ve gerekse bireyler üzerinde çok önemli bir takım değişimlerin yaşanmasına neden olmuştur. Özellikle bilgisayar tabanlı iletişim sadece teknolojik faydalarıyla değil, kurumlarda yöneticinin, yöneticilik anlayışı ve davranışlarını da etkilemektedir. Bu teknolojileri etkin bir şekilde kullanan kurum ve yöneticilerin, bilgiye ulaşma ve paylaşma olanakları her geçen gün artmaktadır. Bu durum daha etkin yönetsel karar ve uygulamaların fazlalaşmasına neden olmaktadır.

Bilgi teknolojileri alanında yaşanan gelişmeler, bilgisayar tabanlı yönetim bilgi sistemiyle yakından ilgilidir. Bilgisayarlarla birlikte telefon ve televizyon teknolojileri kullanılmakta, böylece günümüzün bilgisayarları hem telsiz taşınabilir telefon sistemlerine, hem de fiber optik ağlarla sabit sistemlere sahip oldukları için kurum içi ve dışı iletişimde çok geniş olanaklar sunmaktadır. Bu iletişim olanakları arasında, özellikle elektronik posta, sesli mesaj iletimi, elektronik ilan tahtası gibi uygulamalar, kurum içi iletişimde yeni boyutlar açmıştır. Bilgisayar ağları, özellikle internet ve intranet kanalıyla geniş ölçekte bilgiyi saklayan ve ileten araçlar olarak günümüzde gelişmiş bir bilgi ve iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. İntranet, internetin sağladığı teknolojileri, kurum içinde kullanması sonucunda ortaya çıkmış ve kurumun kimi uygulamalarının web tabanlı hale gelmesini sağlamıştır.

Kurumlarda, bilgi ve belge yönetimi amacıyla kullanılan intranet genellikle, aşağıdaki yöntemlerle uygulanmaktadır.

– İletişim amaçlı intranet: Kurum içi iletişimin, web sayfaları üzerinden yapılmasıyla bölümler, birimler veya kurum içinde “bir kişiden çok kişiye” bilgi akışı gerçekleştirilmektedir. Bu yolla bilginin belli noktalarda yığılması engellenmiş olmaktadır. Böylece, ortak kullanılan bilginin üretim, basım ve gönderim maliyetleri ortadan kalkmaktadır.

– Uygulama amaçlı intranet: Kurum içi yardım uygulamaları, iç yazışmalar ve benzeri iki yönlü etkileşimlere açık bir iletişim ortamı sağlar. Çalışanların rapor üretimi, verileri incelemek ve ya ilişkide bulunduğu kesimler hakkında bilgi edinmek amacıyla ortak veriye erişim olanağı sağlar.

– İş birliği amaçlı intranet: Birçok kişiden yine birçok kişiye karşılıklı etkileşimi ifade eden intranetin bu türünde kurumda kullanılan bir ortak bilgi tabanı bulunmaktadır. Bu yolla her hangi bir birim tarafından gönderilen bilgi diğerleri tarafından da kullanılmaktadır. İntranetin bu yöntemle kullanılması birimler ve elemanlar arası doğrudan bilgi değişimini kolaylaştırır.

 

Ünite 1′de sözü edilen halkla ilişkiler ve kurum içi iletişim açısından tek yönlü iletişim araç ve yöntemlerine kendi kurumunuzdan örnekler geliştirerek, bu araç ve yöntemlerin olumlu etkilerini tartışınız.

Çift Yönlü İletişim Araç ve Yöntemleri

Danışma ve Çalışanlarla İlişki Büroları: Kurumlarda genellikle halkla ilişkiler ya da insan kaynakları birimlerine bağlı olarak görev yapan bu bürolar, işe yeni başlayan çalışanların kuruma uyumlarını kolaylaştırmak eski ve yeni çalışanlar arasında iyi ilişkilerin kurulmasını sağlamak amacına yönelik olarak çalışırlar. Özellikle yeni işe başlayan kişilerin kurumla ilgili bilgi ihtiyaçlarının tek elden ve doğru bir şekilde karşılamak, bu büroların en önemli işlevleri arasında yer alır. Bu büroların düzenleyeceği çeşitli toplantı, tanışma çayları, kokteyller, yemekler, piknikler, geziler yalnızca işe yeni başlayan kişilerin eski çalışanlarla tanışmalarını ve iyi ilişkiler kurmalarını değil, tüm çalışanlar arasında olumlu ilişkilerin sağlanmasında da önemli rol oynar.

Üst Düzey Yöneticilerin Bölüm ya da Birimleri Ziyaretleri: Zaman zaman üst düzey yöneticilerin programsız, yani önceden haber vermeden, bölümleri ziyaret etmeleri çift yönlü bir iletişim fırsatı yaratır. Ziyaretler, çalışanların yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletme olanağı sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam oluşturur. Üst düzey yöneticilerin, çalışanları denetlemek için değil, onlarla işlerinin başında tanışmak, birbirlerini yakından tanımak amacıyla yaptıkları bu ziyaretler, çalışanların üzerinde son derece olumlu bir izlenim yaratır.

Çalışanların Ailelerine Yönelik İletişim: Çalışanların eş ve çocukları; anne, baba ya da diğer aile bireyleri de kurumu tanımak, kendilerini de o kurumun bir çalışını gibi görmek isterler. Bu bakımdan, aile bireylerinin de kurum için gerçekten önemli olduğu duygusunu yaratacak çalışmaların yapılması kurum içi iletişim açısından önem taşır.

Bu çalışmaların başında, kurum içi yayın organlarında ailelerin kurum hakkında bilgilenmesini sağlayıcı yazıları hazırlamak ve yayınlamak, çalışanların çocuklarının çeşitli konulardaki başarılarını kutlamak ve bunların kurum içinde duyurulması, gezi, piknik gibi organizasyonlar sayılabilir. Ayrıca, bu bağlamda yöneticilerin çalışanların doğum, sünnet ve evlenme gibi mutlu, hastalık, ölüm gibi kederli günlerinde ailelerin yanında olmaları gerekir.

Görüşme Yöntemi: Görüşme, belli bir amaç için iki ya da daha fazla kişi arasında gerçekleştirilen bir sözlü iletişim ortamıdır. Kurumlarda en çok kullanılan ve önemli bir iletişim ortamı olarak görüşmeden çok çeşitli amaçlar için yararlanılabilir. Görüşme, biçimsel ve biçimsel olmayan şekillerde yapılabileceği gibi planlı ya da kendiliğinden de gerçekleşebilir. Görüşmeye katılanlar, görüşen ve görüşülen olmak üzere iki temel rol üstlenirler. Görüşmenin başarısı çift yönlü bir iletişim ortamı olarak etkin bir şekilde gerçekleşmesi, her iki tarafın da üstlendikleri bu rollerinin sorumluluğunu yerine getirmelerine, aktif olarak iletişime katılmalarına bağlıdır. Görüşmede, aşağıdaki konulara özen gösterilmesi gerekir:

Görüşen kişinin sorumlulukları: Anlaşılır bir dil kullanmak: Konuşulan dilin anlaşılır olmasına çalışmak, karşı tarafın bilmediği özel terimlerden, jargonlardan ve argo sözcükleri kullanmaktan kaçınmak.

– İçten olmak: Jest, mimik ve ses tonuna dikkat ederek, görüşmenin içten bir şekilde gerçekleşmesine çalışmak.

– Görüşmenin amacıyla biçimini dengelemek: Görüşmeler bir amaca ulaşmak için yapılır. Görüşmeyi amacından saptıracak konu ve davranışlardan sakınmak. Örneğin, görüşme yapılan kişi ya da kişilerin rahatsız olacağı kişisel konular üzerinde yoğunlaşmamak, konuyla ilgili olmayan kişisel kanıları dile getirmemek gibi. Görüşülen kişilerin aktif bir şekilde katılımını sağlamak için görüşmecilerin kendilerini görüşülenlerin yerine koyarak yani empatik iletişim kurmaya çalışmak.

– Görüşmeye önceden hazırlanmak: Görüşme öncesi hazırlık, görüşmenin başarısında son derece önemli rol oynar. Bu hazırlık çalışması yalnızca görüşme planı yapmayı değil, görüşülecek kişi ya da kişilere ilişkin bilgilenmeyi sağlayacak çalışmaları da kapsar.

– Aktif bir şekilde dinlemek: Görüşmecileri en yakın bir arkadaşı dinler gibi içten bir şekilde, dikkatle dinlemek gerekir. Dinlenmediğini anlayan bir görüşmeci, iletişim kurmaktan kaçınır. Ayrıca aktif dinleme, görüşmeyi yapanın daha önce aklına gelmeyen ya da başka bir açıdan ele almayı düşünmediği konuların tartışılmasını ve görüşmenin çok daha başarılı bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.

– Uygun geribildirim vermek: Söylenen bir sözün ya da düşüncenin anlaşılmaması durumda bunu örneğin, “Özür dilerim anlamadım, Şunu mu demek istiyorsunuz. . . ?” diyerek anında bildirmek. Diğer yandan, sözsüz iletişime de dikkat etmek gerekir. Örneğin, görüşülen kişi konuşurken, pencereden dışarıya bakmak, o anda başka bir yerde olmak isteğini ya da görüşmenin bir zaman kaybı olarak görüldüğü duygusunu karşı tarafa anlatabilir. Görüşülen kişiyle araya konan uzaklık da olumlu ya da olumsuz duygular yaratabilir. Öne doğru eğilmek ise, görüşülen kişi ve konunun önemini karşı tarafa göstereceği için görüşülen kişinin konusunu daha ayrıntılı bir şekilde anlatmaya teşvik edebilir.

– Çevre baskısını en aza indirmek: Genellikle görüşmeler her iki taraf için de bir stres ortamı oluşturur. Bunun nedeni, bilinmeyenden duyulan korkudur. Görüşmenin başarılı olması için stresi olabildiğince azaltmak gerekir.

Bunun için görüşmeyi yürütenin aşağıdaki önlemleri alması yerinde olur:
1. Masanın arkasında mevzilenmektense, görüşülenin yanında oturmak,
2. Görüşülen kişiyi gülümseyerek karşılamak, el sıkışmak, hal-hatır sormak,
3. Hoş iyi ışıklandırılmış ve görüşmenin kesintiye uğramayacağı bir fiziksel ortam sağlamak,
4. Selamlaşmadan sonra görüşmenin konusuna geçişte inisiyatif almak,
5. Görüşülen kendini rahat hissedinceye kadar görüşmeye aktif bir şekilde katılamayacağı için stres düzeyine dikkat etmek.

– Ahlaki konularda duyarlı olmak: Görüşme biçimsel bir iletişim türüdür. Görüşmelerde gizlilik çok önemli ahlaki bir konudur. Görüşülen kişiye gizlilik sözü verildiğinde görüşme sırasında konuşulan konuların kurum içinde ve dışında başkalarına duyurulmayacağına ve görüşülen kişinin adının gizli kalacağına söz verilmiş anlamına gelir.
– Konuşmaya teşvik etmek: Görüşülen kişiye, yalnızca “evet” ya da “hayır” demekle veya kısa yanıtlar vermekle yetinmeyeceği sorular sormak.

Görüşülen kişinin sorumlulukları: Görüşen kişiye ait sorumluluklarda olduğu gibi şu başlıklar altında toplanabilir.
– Olumlu bir tutum geliştirmek.
– Gerekli bilgileri vermek.
– Açık sözlü olmak.
– Sorular sormak.
– Uygun tepkiler vermek.
– Aktif bir şekilde dinlemek.
– Görüşmeye hazırlanmak.
– Sözsüz iletimin inceliklerine ve dış görünüşe dikkat etmek. pekiştirmesine yardımcı olur.

Toplantılar: Kurumların amaçlarını gerçekleştirebilmesi, büyük ölçüde için çalışanların inanç ve desteğini kazanmaya bağlıdır. Kurum içinde bireysel amaçlarla kurumsal amaçların bütünleştirilmesi, çalışanların kararlara, uygulamaya ve denetime katılmalarını gerektirir. Bu açıdan toplantılar, çift yönlü etkin bir iletişim yöntemi olarak son derece önemli bir işleve sahiptirler. Düzenlenen bir toplantının amacı ne olursa olsun, çalışanların toplantıya katılmaları, düşünce ve önerilerini özgürce açıklamaları, kendilerine değer verildiğini duygusunu yaşamalarına, mutluluk ve güven duymalarına neden olacaktır.

Birkaç kişinin bir araya gelmesiyle toplantı yapılabildiği gibi, pek çok kişinin katılmasıyla da belli bir amacı gerçekleştirmek için toplantı düzenlenebilir. Genel olarak kurumlarda yönetici ve çalışanların haftalık çalışma saatlerinin ortalama olarak dörtte birini toplantılarda geçirdiği bilinmektedir. İyi düzenlenmeyen ve amaca uygun olarak gerçekleştirilemeyen toplantıların, ciddi bir zaman ve para kaybına yol açtığını, dahası bir iletişim yöntemi olarak toplantılara duyulan güveninin yitirilmesine neden olduğunu belirtmeliyiz.

Toplantıların en önemli özelliği ve yararı, toplantıya katılan bireylere kendi düşüncelerini söyleme fırsatı vermesi kadar, başkalarını da dinleme ve görüşlerini öğrenme olanağı sağlamasıdır. Toplantı sırasında tartışmanın belirli kişiler arasında geçmemesi ya da her üyenin görüş ve düşüncelerini rahatlıkla söyleyebilmesi için toplantıyı yöneten kişinin tartışmaların dengeli geçmesine çaba harcaması gerekir. Toplantının Planlanması: Toplantıların başarılı bir şekilde gerçekleşebilmesi her şeyden önce iyi bir planlama çalışmasının yapılmasını gerektirir. Planlama çalışması ise niçin, ne zaman, kim ve nerede sorularına gerçekçi ve birbiriyle tutarlı yanıtların verilmesine bağlıdır.

Bu soruların yanıtlanmasında dikkat edilmesi gereken noktaları şu şekilde açıklayabiliriz:

Niçin?

Toplantının niçin yapılacağının belirlemek, son derece önemlidir. Toplantının bir sorunu çözmek, düşünce alışverişinde bulunmak, yeni stratejiler geliştirmek, kurum içinde bir anlaşmazlığı çözmek için mi yapıldığını işin başında iyi bilmek ya da belirlemek gerekir. Çünkü iyi bir neden olmadan yapılacak bir toplantının zaman ve dolayısıyla para kaybı olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle toplantı amaçlarını açıkça belirlemek ve gerçekten bir toplantı yapmanın gerekip gerekmediği üzerinde düşünmek gerekir. Toplantının gerekli olduğuna karar verildiğinde, sıra açıkça tanımlanmış toplantı hedeflerinin saptanmasına gelir.

Ne zaman?

Toplantıya katılacak herkesin aynı anda bir araya gelmesi gerektiğinden, toplantıların zamanlaması önemlidir. Toplantıları planlarken, katılması gerekenlerle görüşüp toplantıya geleceklerinden emin olmak gerekir. Toplantıya mutlaka katılması gereken kişilerden bir ya da bir kaçı gelemeyecek olursa ya toplantıyı ertelemek ya da onlardan kendi yerlerine görüş bildirecek birer temsilci göndermelerini sağlamak gerekir.

Kim?

Toplantıya kimlerin katılacağını belirlemek son derece önemlidir. Toplantı ne kadar az kişiyle yapılırsa o kadar yararlı olur. Bu konuda 5 ile 7 kişi en iyi sayı olarak kabul edilir. 12′den fazla kişinin katıldığı toplantıların verimsiz olduğu saptanmıştır. Bir anlaşmaya varmayı amaçlayan toplantıların başarılı olması, katılımcıların sayısının sınırlı olmasına bağlıdır.

Nerede:

Toplantıların planlanması ile ilgili aşamaların içinde en güç olanı budur. Toplantı yerinin belirlenmesi, katılımcıların toplantıya nasıl çağrılacağı, toplantıda kullanılacak teknik araçlar, kahve ve yemek molaları, gerekli malzemelerin hazırlanması ve bunun gibi daha birçok hazırlık bu aşamada planlanır.

 

Çift yönlü iletişim araç ve ortamlarının çalışanlar açısından taşıdığı önemi değerlendirerek, bu tür iletişim araçlarının kendi kurumunuzdaki örneklerinin etkinliğini tartışınız.