İşletme Örgütü İçinde Büronun Yeri

Bildiğiniz gibi çok sayıda ve farklı büro faaliyeti, işletmenin tüm bölümlerinde yapılmaktadır. Böylesi yaygın faaliyetlerin örgütlenmesinde, işletme örgütü ile büronun ilişkisi büyük önem taşımaktadır. Ancak işletme içinde büronun yerinin belirlenmesi, çeşitli faktörlere bağlı olarak oldukça güçtür. İşletmenin örgüt yapısı içinde büronun yerini etkileyen faktörler, işletmenin yapısıyla, büro faaliyetlerine verilen önemle, kullanılan otomasyonla ve merkezleşme yaklaşımlarıyla ilgilidir.

– İşletmenin yapısı: Büro faaliyetlerinin içeriği ve şekli, büyük ölçüde işletmedeki üretim, pazarlama ve finans faaliyetlerinin taşıdığı önemden etkilenir. Eğer işletme öncelikli olarak bir üretim işletmesi ise, örgütünde büro biriminin önemi büyük olasılıkla daha az olacaktır. Buna karşılık işletmede finansal faaliyetler hakimse (örneğin, banka ve sigorta işletmelerinde olduğu gibi) büronun önemi artacaktır.

– Büro faaliyetlerine verilen önem: İşletmenin üst düzey yöneticisi büro faaliyetlerinin gerekliliğine ve önemine inanıyorsa, örgütünde, bu birim için özel bir yer ayıracaktır. Tersine büro faaliyetlerini önemsemiyorsa, büyük olasılıkla işletme örgütünde büronun öncelikli bir yeri olmayacaktır.

– Kullanılan otomasyonun derecesi: Büro faaliyetleri yerine getirilirken kullanılan makineler az ya da işlev açısından yetersiz olduğunda, bu durumun örgüt yapısına etkisi olmaz. Fakat, özellikle otomasyonun kullanıldığı bir büronun örgüt yapısı ve işletme örgütü içindeki yeri büyük ölçüde değişir. Bu durum büro faaliyetlerinin tek bir merkezden, özel bir bölüm oluşturularak yönetilmesini gerekli kılar.

– Merkezleşme derecesi: Büro faaliyetleri tek bir merkezden yönetilebilir ya da her alt birime kadar yayılabilir. Ancak bu iki uygulama da uç noktalardır; gerçekte bunlardan sadece biri kullanılmaz.

Teorik olarak büro hizmetlerinin tümünün merkezleştirilmesi arzulanır. Böylece büro faaliyetlerinin sorumluluğu tek bir kişiye verilmiş olur. Çalışanların iş yükleri dengeli bir şekilde dağıtılır ve denetim kolaylaşır. Fakat büro faaliyetleri, niteliği dolayısıyla kesin çizgilerle tanımlanamadığı için, teoride önerilen tam merkezi uygulamanın hayata geçirilmesi güçtür. Çünkü bazı işletmeler bütün ülkeye yayılmış birçok fabrikaya ya da şubeye sahiptir. Bazı işletmelerin diğerlerine göre daha çok büro faaliyeti vardır. Örneğin, hayat sigortası şirketlerinde, bankalarda ve komisyoncu firmalarda büro işinin miktarı bir üretim veya perakende satış örgütüne göre çok daha fazladır.

Büro örgütlenmesinde merkezleşme ve merkezleşmeme arasında ortak noktalar bulunarak şu yollar izlenebilir: – Büroyla ilgili çoğu faaliyet bir odada ya da bir binada yürütülür ve yönetim de aynı yerde merkezleştirilir. Kalan büro faaliyetleri şeflerin gözetiminde, bölümlerde yerine getirilir. – Büro faaliyetleri bölümler arasında dağıtılır fakat bir kişi gereken koordinasyonu sağlamak amacıyla sürekli şekilde büro faaliyetleriyle ilgilenir. – Her bölümde bağımsız olarak yapılan büro faaliyetleri, bölüm yöneticileri tarafından yönetilir. – Büronun fiziksel yerleşimi merkezleştirilebilir ve diğer bölümlerdeki yöneticiler, bu bürodan eşit yetkiyle yararlandırılabilirler. Ancak bu tür örgütlenmede, sekreterlik uygulamalarının dışında, bir takım sorunlar ortaya çıkar. Bütün büro işleri bir tek bölge ya da binayla sınırlı olduğunda, büro faaliyetlerinin büyük bir kısmını, deneyimli ve nitelikli bir yöneticiye veya çeşitli faaliyetlere nezaret eden şeflere bağlı olarak merkezileştirmek mümkün olur.

Şekil 3.1’deki örgüt şeması örneğinde, büro faaliyetlerinin yönetilmesi için ayrı bir bölüm oluşturulduğu görülmektedir. İdari hizmetlere bağlı sistem ve prosedürler bölümünde, tüm işletmedeki büro sistemleri, prosedürleri ve yöntemleri tasarlanır, iyileştirilir ve yerine getirilmesi sağlanır. Tüm büro makineleri ve donanımlarıyla, en etkin fiziksel iş ortamını yaratacak büro yerleşimi hakkında araştırmalar yapılarak önerilerde bulunulur. Büroda hizmet ve kalite standartları belirlenir. Her türlü büro israfını ortadan kaldırmak için iş basitleştirmesi programları uygulanır. Böylece işletmenin tümü için etken ve verimli büro hizmeti sağlanır.

İşletmelerde bilgisayar kullanımı arttığı için, merkezi bir bilgi-işlem bölümünün koordinatörlüğünde bilgisayarlar, ağlar ve bağlı donanımlar büro faaliyetlerinde etken bir şekilde kullanılır. Genel büro hizmetleri bölümüyle, fabrika, bölge büro ve şube hizmetleri sağlandığı gibi, haberleşme ve çoğaltma bölümlerinde de en etkin makineler kullanılarak ilgili faaliyetler yürütülür. Aynı zamanda merkezi dosyalama ve arşivleme bölümünde, daha az maliyet ve daha az nezaretle kayıt yönetimi işlevi yerine getirilir. Bu durumda gizli ve özel dosyaların bölüm sekreterleri tarafından korunması sağlanabilir.

Bir işletmenin çeşitli yerlerde fabrika ve büroları varsa, faaliyetlerin etkililiğini sağlamak için büroların çoğu adem-i merkezi (yerinden yönetim, merkezkaç-merkezden yönetmeme şeklinde) olarak örgütlenir. Bu durumda ek nezaret ve yatırım gereksinimi ortaya çıkar. Merkezdeki büro yöneticisinin sorumluluğu azalır. Fakat örgütlenme biçiminde çoğu kez muhasebe uygulamalarının merkezleştirildiği görülür. Özellikle bilgisayar teknolojisi ve bilgisayar ağları sayesinde muhasebe verileri merkezdeki muhasebenin bilgisayarlarına iletilmektedir. Muhasebe işlevlerinin merkezleştirilmesi; maliyeti düşürmektedir. Ayrıca bilgilerin tek elden izlenmesi dolayısıyla finansal raporların doğruluğu ve zamanlılığı, yönetime büyük yararlar sağlamaktadır.

Bazı işletmeler faaliyetlerinin bir kısmını yürütebilmek için şube büroları kurarlar. İşletmeden işletmeye farklılık göstermesine rağmen çoğunun şube bürosu, sadece bir satış bürosu şeklindedir. Şube büroların faaliyetlerine şube satış müdürü nezaret eder. Merkezi büro müdürünün bu konudaki görevi ise, genellikle büro politikalarının ve yönetmeliklerinin uygulanmasını sağlamak üzere rehberlik etmek ve dönemsel kontrolleri yapmaktır. Bazı şubeler yarı bağımsızlık temeline göre kurulur. Şubedeki büro müdürü, diğer büro müdürlerinin yetki ve sorumluluklarına sahiptir. Eğer şube büronun bağımsızlığı kesin çizgilerle belirlenmediyse, büro işinin çoğu, merkez büronun bir uzantısı olarak yapılır.

Büro örgütlenmesinde merkezleşme uygulamasının sağlayacağı üstünlükler şu şekilde sıralanabilir:

• Büro faaliyetleri tek bir merkezden yürütülmesi ve çalışanların tümünün burada istihdam edilmesi, örgüte esneklik kazandırır. İşlerin, yoğun olduğu durumlarda, çalışanlar arasında paylaşılarak zamanında yapılması sağlanır.

• Büro makineleri tam kapasiteyle kullanılır.

• Etkili bir performans değerleme sistemi kurulabilir ve buna bağlı olarak adil ücretler ödenir.

• Büro çalışanlarının eğitimi daha kolay olur. Gerek yeni işe girenlerin ve gerekse, eski çalışanların eğitilmeleri merkezleşen büroda sorun yaratmaz.

• Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde uygulanır. Tüm örgütte geçerli olacak standartların saptanması kolaylaşır. Bu yolla büronun hizmet kalitesi artar.

• Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti; makinelerin yatırım, bakım ve onarım maliyeti, mobilya ve dekorasyon maliyeti daha düşük olur.

• Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere atanırlar. Böylece işte uzmanlık sağlanır ve çalışanların potansiyellerinden gerektiği gibi yararlanılabilir.

Büro örgütlenmesinde merkezleşmenin doğurabileceği sakıncalar şunlardır:

• Büro işlerinin çoğu gizlidir ve ancak bu gizliliği güvence altına alabilen bir birim tarafından yürütülebilir. Bazı bilgi ve kayıtların gizli olma niteliği, onlarla ilgili işlemlerin merkezi olarak yapılmasını engeller.

• Merkezleşmede gereksiz bürokrasiye doğru bir eğilim vardır. Ayrıca verimsiz dolaşımlar nedeniyle zaman kaybı olabilir. Örneğin, bir personelin zamanının büyük bir bölümü, merkezi dosyalama ya da merkezi çoğaltma bölümüne gidip gelirken kaybolur.

• İşlerin çoğu gerekli ayrıntılar hakkında bilgi sahibi olmayan kişiler tarafından yapılır. Küçük değişikliklerin ve düzeltmelerin anında yapılması mümkün olmaz. Ayrıca bilgi ve belgelerin akışındaki gecikmeler nedeniyle iletişimde aksamalar ve zaman kayıpları doğabilir.

• Merkezi bir büroda faaliyetler, genellikle önem sırası yerine belge sırasına göre yürütülür. Bölümlerin işlerinin aciliyetine ya da önemine dikkat edilmediğinde ciddi sorunlar yaşanabilir.

• Yöneticiler, büro personelinden uzak olurlar. Merkezi bürodan yararlanan yöneticiler, büro üzerinde doğrudan denetim yetkileri olmadığı için işlerini her zaman büro yöneticisi aracılığıyla yürütmek zorunda kalırlar. Bu da bazı durumlarda çatışmalara neden olabilir.

Merkezi büronun, kaynakları etkili ve verimli kullanmak ve maliyetleri düşürmek açısından sağladığı yararların, yaratacağı sakıncalardan daha fazla olduğu söylenebilir. Bu bağlamda merkezleşme uygulamasında, daha iyi sonuçları alabilmek için şu noktaların dikkate alınması gerekir:

• Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları konusunda tüm yönetim personeli arasında tam bir anlaşma ve fikir birliği sağlanmalıdır.

• Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle ilgili kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro dışı personel tarafından verilmesi sağlanmalıdır.

• Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde yararlanılmalıdır.