İşletme İşlevleri Bilgi Sistemleri

Pazarlama, üretim, insan kaynağı, muhasebe ve finans gibi işletme işlevleri bilgi sistemlerinin başlıca özelliklerini sıralamak.

İşletme işlevleri bilgi sistemleri terimi, pazarlama, üretim, insan kaynağı, finans, üst yönetim gibi işletme işlevlerini destekleyen çeşitli bilgi sistemlerini ifade eder. Birer son kullanıcı olarak, işletme işlevlerinin baş yöneticileri, çeşitli bilgi sistemlerinin kendi işlevlerine nasıl uygulanacağını bilmek durumundadır. Bu alt bölümde, bilgisayar destekli pazarlama, üretim, insan kaynağı, finans ve üst yönetim bilgi sistemleri temel boyutlarıyla kısaca tanıtılacaktır.

Pazarlama Bilgi Sistemi

Pazarlama bilgi sistemi; pazarlama planlaması ve kontrolüne bilgi sağlayan bir işlevsel bilgi sistemidir. Bu bilgi sisteminin desteğiyle mamul geliştirme, fiyatlama, reklam, satış tahmini, pazar analizi, dağıtım kanalının seçimi gibi pazarlama kararları alınır, uygulanır ve uygulamalar kontrol edilerek gerekli düzeltici eylemlerde bulunulur. Şekil 15. 3, pazarlama bilgi sistemini simgelemektedir.

Şekil 15. 3′ten de izlenebileceği gibi, pazarlama bilgi sistemi, pazarlama işlevinin başarıyla yapılabilmesi için, pazarlama planlaması, pazarlama kontrolü ve işlem süreçlemesine ilişkin bilgiler sağlar. Pazarlama yönetiminin ürün planlama, fiyatlama, reklam giderleri, satış tahmini, dağıtım kanalının seçimi gibi konularda etkili kararlar alabilmesi için kendisine stratejik, taktik ve işlem bilgi sisteminin yardımcı olması gerekir. Aynı şekilde pazarlama yönetimi etkili bir pazarlama kontrolü yapabilmek için kendisini kontrol raporlama sistemini desteklemelidir. Pazarlama sisteminin ürettiği bilgi formlarının bir kopyası, muhasebe bilgi sistemine gider ve orada girdi olarak işlem görür.

Üretim Bilgi Sistemi

Üretim bilgi sistemi, mal ve hizmetleri üretim süreçlerinin planlanması ve kontrolüyle ilgili tüm faaliyetleri kapsayan ve işletmenin üretim işlevini destekleyen bütünleşik bir bilgi sistemidir.

Şekil 15. 4′ten de izleneceği gibi, üretim bilgi sistemi, dört alt sistemden oluşur. Bunlar, stratejik planlama sistemi, taktik ve işlem planlama sistemi, kontrol raporlama sistemi ve işlem süreçleme sistemidir. Belirtilen bu sistemler, birbirleriyle etkileşerek, üretim yönetiminin başarıyla yapılmasını sağlayan bilgi işlem işlevini yerine getirmektedirler.

Üretim bilgi sisteminde üretilen tüm bilgiler ve bunların bilgi formlarına işlenmiş birer kopyaları, muhasebe bilgi sistemine ulaştırılır. Böylece, yönetim bilgi sisteminin bütünlüğü bağlanmış olur. İşletmedeki finansal olayların izlenmesini, muhasebe bölümü yaptığı için, bütün bilgilerin bu bölümde toplanması gerekir. Üretim bilgi sistemine konu olan üretim faaliyetleri “tekrarlanabilen” bir özelliğe sahip oldukları için, üretim bilgi sistemi, bilgisayarların ve diğer bilgi teknolojilerinin en çok kullanıldığı alanlardan biridir. Bu nedenle, üretim yönetimi, mühendislik, üretim faaliyetleri, çeşitli üretim yerleri, insanlar, bilgisayarlar, iletişim olanakları ve veri tabanları, bütünleşik bir yaklaşımla üretim bilgi sisteminde bir araya getirilmeli ve etkili bir işleyişi sağlanmalıdır.

 

Pazarlama bilgi sistemi ile üretim bilgi sistemi arasında ne tür bir etkileşim vardır? Pazarlama Bilgi Sistemi, pazarlama işlevinin başarıyla gerçekleştirilmesi için gerekli bilgileri sağlar. Bu bilgiler ürün planlaması, fiyatlama, reklâm, satış tahmini, dağıtım kanalının seçimi kararlarında kullanılır. Pazarlama bilgi sistemi ile toplanan bu tür bilgiler üretimde kullanılmak üzere üretim bilgi sistemine aktarılır. Üretim bilgi sisteminin etkinliği, ürün ve piyasalarla ilgili olarak pazarlama bilgi sisteminden gelen bilgilerin yeterli düzeyde olmasına bağlıdır. Güncel Yaşam Değişecek başlıklı örnek olayımızda Fred Poses’in tüketicilerle ilgili düşünceleri konuyu değişik bir bakış açısıyla açıklamaktadır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

İlk bilgisayar destekli bilgi sistemi uygulaması, ücret bordrolarının hazırlanması, personel sicillerinin tutulması gibi konularda olmuştur. Ancak, bugün insan kaynağı bilgi sistemi personel seçme, işe yerleştirme, personel değerleme, personel verimliliği, personel eğitimi, personel sağlığı ve güvenliği konularını da kapsamına almıştır. İnsan kaynağı bilgi sistemi, insan kaynağı yönetimini destekleyen ve diğer bilgi sistemleriyle etkileşim içinde bulunan bir bilgi sistemidir. İnsan kaynakları bilgi sistemi, işletmenin diğer bölümlerinde çalışan personeli izler ve başta onların özlük hakları olmak üzere her türlü kayıtlarını tutar. İşletmede çalışan tüm personele ilişkin bilgiler, bilgisayar veri tabanına girilir. Gerektiği zaman, herhangi bir personele ilişkin kayda hızlı bir erişim sağlanarak, gerekli bilgiler elde edilir. Personelin durumunda değişiklikler meydana geldikçe, gerekli değişiklikler, aynı formda, kolayca yapılabilir.

Muhasebe Bilgi Sistemi

İşletmedeki bütün finansal olaylara ilişkin veriler, muhasebede toplandığı ve orada yasal deftere kaydedildiği için, muhasebe bilgi sistemi, Türk Vergi Sistemine ve Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak işlemek zorundadır. Aslında, muhasebe bilgi sistemi, işletmenin finansal bilgi sisteminin bir alt sistemidir. İşletmenin iç ve dış çevresiyle ilgili olarak açılan tüm hesapların birbirine bağlılığı, büyük önem taşır. Muhasebe bilgi sistemi, işletmelerde kullanılan en eski ve en geniş boyutlu bir bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sistemi, çift taraflı kayıt ilkelerine bağlı kalarak, bir taraftan finansal kayıtları yaparken, diğer taraftan da başta bilanço ve gelir tablosu olmak üzere, istenen her türlü muhasebe raporlarını hazırlayabilecek şekilde tasarlanır. Şekil 15. 5, muhasebe bilgi sistemini göstermektedir. Muhasebe bilgi sistemi bilgisayar yazılımları, hem geleneksel muhasebe işlevlerini yapabilmeli, hem de yönetim muhasebesi, maliyet muhasebesi, işletme bütçesi gibi yönetsel işlevleri yerine getirebilmelidir.

Finansal Bilgi Sistemi

Finansal bilgi sistemi, işletmenin finansal kaynaklarının bulunması, bu kaynakların işletme varlıklarına yatırılması ve tüm finansal faaliyetlerin denetimini destekleyen bir bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sistemi, finansal bilgi sisteminin en temel alt sistemini oluşturur. Sermaye bütçelemesi, finansal tahmin, kasa ve hisse senetleri, finansal bilgi sisteminin diğer önemli alt sistemleridir. Şekil 15. 6 bütünleşik finansal bilgi sistemini simgelemektedir. Şekil 15. 6′dan da izleneceği gibi, finansal bilgi sistemi, finansal yönetime, finansal planlama, finansal raporlama ve finansal işlem desteği verir. Böylece finansal yönetim, çeşitli finanslama, yatırım ve muhasebe kararlarını alma olanağına kavuşmuş olur.

Üst Yönetim Bilgi Sistemi

Üst yönetim bilgi sistemleri, işletmelerin üst yöneticilerinin (özellikle yönetim kurulu üyelerinin) bilgi gereksinimlerini karşılamak amacıyla, bilgisayar temelli bilgi girişini, bilgi üretilmesini ve bilgi aktarımını sağlayan yazılımlardır. Üst yönetim, üst yönetim bilgi sistemleriyle, işletmenin yaşamsal başarı koşullarını kolayca anlayabilmekte ve bu sistemlerle stratejik planlama ve kontrol işlevlerini daha etkin olarak yapabilmektedir. Aslında, üst yönetim bilgi sistemleri, bilgi raporlama sistemleri (information reporting) ile karar destek sistemlerinin (decision support systems) ortak özelliklerini taşır. Ancak, üst yönetim bilgi sistemlerinin amacı, üst yönetimin stratejik planlama ve kontrol için gereksinme duyduğu bilgileri, özel, öncelikli, hızlı ve bir bakışta anlaşılacak biçimde karşılamaktır. Aslında üst yöneticiler, gereksinme duydukları bilgileri, çeşitli mektuplardan, şikayetlerden, yazılı ve sözlü uyarılardan, periyodiklerden, brifinglerden, telefon konuşmalarından ve benzeri bilgi kaynaklarından alırlar. Dolayısıyla, tepe yönetim bilgilerinin büyük bir kısmı, bilgisayar dışı kaynaklardan sağlanır. Ancak, bu dağınık bilgilerin işletme kararlarında kullanılabilmesi için gereksinme duyulduğu anda ve kolayca anlaşılabilecek biçimde tepe yöneticilerine sunulması gerekir.

Üst yönetim bilgi sistemi geliştirmenin başlıca üç nedeni vardır;
– tepe yönetimine çok önemli stratejik bilgiler sunmak,
– işletmenin stratejik amaçlarına ulaşmasını etkileyen temel etkenleri kolayca belirlemek ve bunları üst yönetime hızlıca ulaştırmak,
– stratejik işletme amaçları açısından yaşamsal nitelikteki karar değişkenlerini, üst yöneticilerin bir bakışta anlayabileceği etkinlikte sunmak. İşletme üst yöneticilerinin temel görevi, dış çevrenin yarattığı fırsat ve tehlikeleri, bir vizyon yeteneğiyle görmek ve gerekli kararları rakiplerden önce almaktır.

Üst yönetim bilgi sistemleri, üst yöneticiler bu konuda yardımcı olmak için, kolay erişilebilir ve kolay anlaşılabilir stratejik bilgileri sunacak biçimde geliştirilir. Özellikle grafik gösterimler, bu amaçla çok yoğun bir biçimde kullanılmaktadır. Üst yönetim bilgi sistemi yazılımları, işletmenin çeşitli iç ve dış veri tabanlarına kolayca erişip, stratejik temel faktörleri kolayca seçerek grafiğe dönüştürecek biçimde hazırlanmaktadır.

Son yıllarda uygulama alanına giren birçok ileri teknoloji, üst yönetime sunulan bilginin türlerini de değiştirmiştir. Örneğin, audio aracından işitsel, video aracından görsel bilgi çıktıları verilmektedir. Bilgiler, önce, magnetik teyp ve diskle re, optik disklere ve mikro filmlere kaydedilmekte ve gerektiği zaman kolay bir erişimle ve hızla canlandırılmaktadır. Aynı şekilde, düz yazılar, sayısal gösterimler ve grafik gösterimler, çok değişik biçimlerde tasarlanmakta ve çok değişik renklerle kullanıma sunulmaktadır. Üst yönetime sunulan biçimsel bilgi türleri, dört grup altında toplanabilir:

– İşletme grafikleri
– Dönemsel raporlar
– İstisnai raporlar
– Verimlilik raporları