İntranet ve Extranet Kavramları

İşletmeler İnternet teknolojisinin kendilerine birtakım avantajlar sağladığını çok çabuk fark etmişler, bu teknolojileri yaptıkları işleri daha verimli hale getirebilmek için kullanmaya başlamışlardır. Ancak, bu kolay bir iş değildir. Bu teknolojilerin gerçekten işletmelerde verimlilik sağlamaya başlayabilmesi için işletmelerin bu teknolojileri iyi anlayarak değerlendirmeleri ve daha sonra birtakım yapısal değişiklikler geçirerek teknolojilerle yaptıkları işleri bütünleştirmeleri gerekmektedir. İzleyen bölümde bu teknolojiler kavramsal olarak tanımlanacaktır.

İntranet

İşletmelerin İnternet ağ yapısı standartlarını ve web teknolojisini kendi özel bilgisayar ağlarını oluşturmak için kullanmalarına intranet uygulamaları adı verilmektedir. Web herkese açık bir teknoloji olmasına karşın, intranetin doğası gereği özel olması ve işletme dışındaki kullanıcıların erişiminde uzak tutulması gerekmektedir. Bu elektronik duvar adı verilen güvenlik sistemi sağlayan özelleşmiş yazılımlarla işletme dışındaki kişilerin işletmelerin gizli bilgilerine erişimleri kısıtlanmaktadır. Elektronik duvar işletmenin kendi içerisinde kullandığı iç bilgisayar ağı ve dış ortamla işlem yapmak için kullandığı dış bilgisayar ağı ortamı arasında yer alan bir yazılım ve donanım bileşenlerinden oluşmaktadır.

İnternet ve onun işletmenin iç çevresinde uygulanması olan intranet işletmelere birçok açıdan rekabet avantajı sağlamaktadır. İnternet, işletmeyi dünya ile bütünleştirirken, intranet de işletmeyi iç çevreleriyle bütünleştirir. İşletmelerin özel ağlar oluşturmak amacıyla İnternet teknolojisini ve web araçlarını kullanmalarına intranet adı verilmektedir. İşletme içerisinde herkesin erişmesi gereken bilgiler, bölümler istenirse bireyler tarafından bir web sayfası şeklinde düzenlenerek intranet üzerine yerleştirilebilir.

Web ile intranet arasındaki temel fark, webin bütün insanlara açık olmasına karşın, intranetin halkın ziyaretine ya da işletmenin dış çevrelerinin ziyaretine kapalı olması, yalnızca işletmenin ilgili çalışanlarına açık olmasıdır. Bu kapalılık özelliğini sağlayan elektronik duvar yazılımlarıdır.

Tahminlere göre dünyada İnternet içinde yer almakta olan bilgisayar sayısının yaklaşık beş katı kadar bilgisayar intranet ağlarında yer almaktadır. Bir işletme farklı birimlerin birleşiminden oluşan bir ağ üzerine kurulu bir e-posta ve bilgi sistemlerine sahipse intranet o işletmeye etkinlik verimlilik kazandırarak, maliyetleri düşürür. İşletmeler, intranet ağı oluşturmaya karar vermeden önce bir fayda maliyet analizi yapmalıdırlar. Bunun için önce kuracakları kapalı işletme içi bilgisayar ağının kaça mal olacağı saptanır. Daha sonra işletmenin kuracağı intranetin kapasitesinin yüzde kaçından yararlanılacağı öngörülmelidir. İşletme ve bağlı şirketler farklı şehirlerde ve ülkelerde etkinlik gösteriyorlar ise, bu işletme için intranet büyük kolaylıklar sağlayacak, iletişim için gerekli olan süreyi büyük oranda kısaltacaktır.

Extranet

Bazı durumlarda işletmenin kullandığı intranete işletmeye destek sağlayan kuruluşların, örneğin tedarikçilerin, işletme için pazarlama ve satış işlerini yapan yan kuruluşlar olan bayilerin ya da müşterilerin erişmesi gerekebilir. Bu durumda işletme çalışanı olmayan kişi ya da kuruluşlara intranet içerisinde yer alan bilgi ve işlemlere erişme hakkı verilebilir. İşte işletme içinde yer alan intranete dış ortamdan erişim hakkının verildiği durumlarda bir extranetten söz edilmektedir. Extranet uygulamalarında, işletmeler birlikte iş yaptıkları bazı kişi ve kurumlara, işletme içinde kullanılan intranete sınırlı bir erişim hakkı verirler. Bunu bir tanıma dönüştürmek istersek, extranet işletmenin intranetinin işletme dışındaki birtakım kullanıcıların erişimlerine yetki verilmesi suretiyle açılmasıdır demek doğru olur. Extranetler yapılan işin niteliğine göre çok farklı amaçlarla, uygulama alanı bulabilmektedirler.

Örneğin, işletmenin ürettiği ürünlerin fiyatları intranet üzerinde yer alıyorsa ve extranet uygulamasıyla da bayilere bu noktaya erişim hakkı verilmiş ise, ürünlerin satışını yapan bayiler yeni bir fiyat düzenlemesi gerçekleştikten sonra kendilerine yeni fiyat bilgilerinin gönderilmesini beklemek ya da telefonla bilgi almak yerine, kendilerine verilen şifrelerle intranet üzerindeki en güncel fiyat bilgilerini anında öğrenebilirler. Diğer bir uygulama, işletmenin mal ürettiği kuruluşların, işletme içindeki intranete erişerek verecekleri siparişleri herhangi bir aracı olmaksızın işletme bilgi sistemine girmesi örneğidir.

Extranetler söz konusu olduğunda güvenlik konusu intranete göre çok daha fazla önem kazanmaktadır. Çünkü extranetler, kurum intranetlerinin dış ortama açık hale gelmesini gerektirir. İşletmenin intranetinin güvenliğinin sağlanabilmesi için elektronik duvarların yanı sıra çoğu kez şifreler, kriptografi, elektronik imza gibi güvenlik açısından daha ileri teknolojilerin uygulanması gerekir.

Extranet uygulaması aslında yeni bir uygulama değildir. Birlikte iş yapan işletmeler, uzun yıllardır kullandıkları bilgi sistemleri arasında iletişim sağlayarak birtakım verilerin bilgisayar ağlarıyla iletilmesi halinde büyük oranda verimlilik artışı sağlayabileceklerin fark etmişler ve bunu gerçekleştirmeye yönelik çalışmalarda bulunmuşlardır. İşte önceki ünitede anlatılan elektronik veri değişimi EDI (Electronic Data Interchange) sistemleri bunu gerçekleştirme yolunda geliştirilen sistemlerdir.

Aşağıda EDI’nin işletmelere sağladığı avantajlar ve dezavantajlar sıralanmıştır.
– Özellikle satın almalarda doğruluğu ve kaliteyi artırır.
– Veri girişindeki hataları azaltır.
– Var olan telekomünikasyon altyapısına güvenmezler.
– Dolayısıyla, ayrı bir uzmanlık ve oldukça büyük bir altyapı maliyeti gerektirir.
– Veri formatları arasında tam bir anlaşma yapılmasını gerektirir.
– Küçük şirketler böylesine büyük maliyetlere katlanmayı istemezler.

İnternet, intranet ve extranetler teknolojileri işletmeler açısından çok kolaylıklar sunan verimli bir ortam sağladıkları için elektronik ticaret, elektronik işletme ve dijital işletmeler gibi yeniliklerin gelişebileceği temel ortamı sağlar hale gelmişlerdir. İnternetin tüm dünya üzerinde yaygınlaşmış kullanıcı kitlesine sahip olması, kullanımının kolaylığı, düşük maliyetli, hızlı bir iletişim ortamı sağlaması ve multimedya özellikleri, kullanıcılar ile interaktif özelliği olan yeni uygulamaların yaratılmasını desteklemektedir. Böylelikle de geleneksel olarak pazarlamada kullanılan mal ve hizmet dağıtım kanallarının yanında, mal/hizmetlerin tüketicilere ulaştırılabileceği yeni, farklı bir satış ortamı ortaya çıkmıştır. İnternet teknolojisini kullanarak, işletmeler iletişim ve işlem yapma maliyetlerini azaltabilirler, koordinasyon ve işbirliğini artırabilirler ve bilginin gerek işletme içinde gerekse işletme dışında dağılımına ivme kazandırabilirler.

İnternet başlangıçta eğitim ve araştırma amaçlı kullanılmasına rağmen, artan bir şekilde ticaret amaçlı olarak kullanılmaya başlanmıştır. Bunu yansıtan göstergelerden birisi, İnternet Domain Name (DNS) sahibi olan kuruluşların, geçmiş yıllarda daha çok eğitim kuruluşları, organizasyonlar ve hükümet kuruluşları (edu, org, gov uzantılı kuruluşlar) olmasına rağmen, son zamanlara doğru, ticari kuruluşların (com uzantılı kuruluşlar) sayısında artış görülmektedir. Bu değişikliklere bağlı olarak İnternet’in tüketim amaçlı olarak kullanılması da artış göstermektedir. Bu konuyla ilgili olarak pek çok kuruluş tarafından, değişik veriler ve geleceğe ait farklı tahmin bulunmasına rağmen, genel beklenti, büyük oranda artış olacağıdır.