İnsan Kaynağı İhtiyacının (Talebinin) Belirlenmesi

İnsan kaynakları ihtiyacı (talebi), bir mağazanın gelecekte ihtiyaç duyacağı insan kaynağıdır. İnsan kaynakları ihtiyaç tahmini ise, bir mağazanın kısa ve  uzun vadede ihtiyacı olan insan kaynağının sayı, tür ve nitelik olarak  belirlenmesidir.

Literatürde insan kaynakları ihtiyacı, işgücü ihtiyacı ve insan kaynakları talebi olarak da  kullanılmaktadır.

İnsan kaynağının planlanmasının temelinde insan kaynağı sayısını belirli bir  düzeyde tutmak yatmaktadır. Bunun gerçekleşmesi ise uygulama açısından oldukça  güçtür. İnsan kaynağı ihtiyacının planlanması kuramsal olarak, gelecekteki bir  zaman sürecinde yapılması gereken işi nitelik ve nicelik olarak önceden  belirlemek ve sonradan bu belirlenen değerlerden giderek, söz konusu işi yapacak  belirli özellikteki insan kaynağı sayısal olarak saptamaktır.

İnsan Kaynakları İhtiyacının Belirlenmesine Yardımcı Araçlar

İnsan kaynakları ihtiyacının tahminine yardımcı olan bilgilerin başında iş analizi bilgileri ve insan kaynağı dönüşüm oranı bilgileri gelmektedir. İnsan  kaynağı devamsızlık oranı ve dış çevreyle ilgili bilgilerde insan kaynakları ihtiyacının belirlenmesinde etkilidir.

İş Analizi

Ünite 2 de gördüğümüz gibi, iş analizi bir işin niteliği, niceliği, gerekleri  ve çalışma koşullarını çeşitli yöntemlerle araştırarak ortaya koyan bir  çalışmadır. İş analizleri personelin bölümlendirilmesini sağlayan işin yapısına  ve temel karakteristiklerine ilişkin temel iş bilgilerini sunmaktadır. İş analizi bilgileri belirli biçimlerde düzenlenerek iş tanımları ve iş gerekleri  oluşturulmaktadır. İş analizleri sonucu, işin içerdiği görevleri yerine  getirebilecek personelde bulunması gereken özellikler, beceriler, formel ve  mesleki eğitim gibi bilgiler insan kaynakları ihtiyacının belirlenmesinde önemli  bir role sahip olacaktır.

Gerçek İnsan Kaynağı İhtiyacı

Gerçek insan kaynağı ihtiyacı mağazanın ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi  için, hedeflenen işi fiilen gerçekleştirecek insan kaynağına olan ihtiyaçtır.  Gerçek insan kaynağı ihtiyacını hesaplamak için bir dönemde bir iş için bütün  işlemlerinin yapılması için gerekli toplam zamanın, o dönemde bir kişinin o iş için kullanacağı zaman miktarına bölünmesiyle bulunur. Bu işlemler için  aşağıdaki işlemlerin sırayla gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

ITZ: İşin bitirilmesinde yinelenecek işlemler için ihtiyaç duyulacak toplam  zaman I: İşteki bir işlemin yineleniş sayısı Z: İşlemin bir kere  yapılması için gerekli zaman i: İşlemin sıra sayısı n: toplam işlem

ITZ = I x Z

Daha sonra da bu toplam zaman kişi başına düşen çalışma zamanına bölünerek  gerçek insan kaynağı ihtiyacı bulunur.

KÇZ = Kişi başına düşen çalışma zamanı GİKİ: Gerçek İnsan Kaynağı  İhtiyacı ITZ yerine konulacak olursa

GİKİ = ITZ / KÇZ

şeklinde ifade edilir.

İnsan Kaynağı Devir Oranı (Dönüşüm Oranı)

İnsan kaynağı devir oranıyla ilgili bilgiler; personelin işten ayrılma  tarihi, nedenleri, iletişim adresi, yapılacak ödemeler, yeniden işe alınma  olasılığıyla ilgili bilgileri içermektedir. Personelin işten ayrılması insan  kaynağı açığı doğuracaktır. Personel açığının hızla kapanması, devir oranının  doğru olarak tahminine bağlıdır. Bu yüzden ayrılan personelin türü ve yerlerinin  kimlerle doldurulacağının saptanması oldukça güç olmaktadır. İnsan kaynağı dönüşümü, literatürde devir yada değişim oranı olarak da kullanılmaktadır. Bu  oran belirli bir faaliyet döneminde işletmeye giren ve işletmeden çıkan personel  sayısını ifade etmektedir. Bu oran şu şeklide hesaplanır:

Ortalama personel sayısı ise şu şekilde hesaplanır:

İnsan kaynağı devir oranı üç aylık, altı aylık ve yıllık olarak  yapılabilmektedir. İnsan kaynağı devir oranının her mağaza için geçerliliği  olan bir standardı bulunmamaktadır. mağazanın yapısına, işkoluna, insan kaynağı sayısına ve mağazanın büyüklüğüne göre bu oran değişik biçimlerde  yorumlanabilir. Genel olarak, insan kaynağı planlaması açısından bu oranın  dönemler arasında büyük değişmeler göstermemesi tahmin yapmayı kolaylaştıracaktır.

Ek İnsan Kaynağı İhtiyacı

Ek insan kaynağı ihtiyacı işten çıkmalar nedeniyle ortaya çıktığından  üzerinde durulacak konu insan kaynağı devir oranıdır. İnsan kaynağı dönüşüm  oranı, bir dönem içinde işletmede oluşan toplam çıkış ya da giriş miktarının, o  dönem içinde işletmede bulunan ortalama insan kaynağı sayısına bölünüp yüz  rakamı ile çarpılması sonucu elde edilen oran olarak belirlenir.

İnsan Kaynağı Devir Oranı = % (Çıkışlar / Ortalama İşgücü Sayısı) Buna göre  ek insan kaynağı ihtiyacı; EİKİ = İDO x GİKİ dir. EİKİ: Ek İnsan Kaynağı İhtiyacı İDO: İşgücü Dönüşüm Oranı GİKİ: Gerçek İnsan  Kaynağı İhtiyacı j: Zaman Dönemi (j = 1,. . . ,n)

Ek insan kaynağı ihtiyacı üretimin aksamaması için boşalan kadrodaki yerin  doldurulması için kullanılır. Planlayıcı açısından önemli olan, personel  kadrolarının genişlemesi ve daralması sonucu oluşan işten çıkışlar ve işe  girişlerin nasıl yorumlanacağıdır. İşletmeden çıkışlar varsa yani işletme  küçülüyorsa işletmeden çıkışlar üzerine kurulu devir oranı kullanılır. İşletmeye  girişler fazla ise mağaza büyümektedir, bu durumda işe girişler üzerine kurulu  oran işgücü devir oranı kullanılacaktır.

Devamsızlık Oranı

Devamsızlık bilgileri, insan kaynağının, izin ve yıllık tatilleri dışında  programlanmamış bir biçimde işe geç gelmesi yada hiç gelmemesi durumudur.  Devamsızlık oranı, belirli bir faaliyet döneminde devamsızlık nedeniyle  kaybedilen çalışma saatlerinin mağazanın planlanan çalışma saatlerine  bölünmesiyle elde edilir.

veya

İnsan kaynakları planlaması açısından devamsızlık oranının hesaplanması ihtiyaç tahmininin doğruluk payını artıracaktır.

Yedek İnsan Kaynağı İhtiyacı

Yedek insan kaynağı ihtiyacı; hastalık, kaza, izin ve benzeri nedenlerle  ortaya çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında, işin aksatılmadan  yürütülmesi için gereksinilecek insan kaynağını ifade eder. Yedek insan kaynağı ihtiyacı devamsızlık durumunda ortaya çıkar. Süreç içinde devamsızlık “beklenir” ya da “beklenmedik” bir nitelik gösterir. Yaz aylarında yıllık izinlerin  kullanılması beklenir niteliğe, mazeret izinleri, hastalık izinleri de  beklenmedik niteliğe örnek gösterilebilir. Devamsızlık, genellikle beklenmedik  nitelik gösterir, bu nedenle yedek insan kaynağı ihtiyacının optimize edilmesi  ihtiyacı doğmaktadır. Yedek insan kaynağı ihtiyacının optimize edilmesi için  işletmedeki insan kaynağı kayıtlarının titizlikle incelenmesi ve  devamsızlıklarla ilgili istatistiksel bilgilerin yorumlanması gerekmektedir.  Yedek insan kaynağı ihtiyacı uygulamada iki şekilde belirlenebilir. Birincisi,  yedek insan kaynağı ihtiyacını karşılayacak işgücü miktarının gerçek insan  kaynağı ihtiyacı içinde yer almasıdır. Bu durumda olması gereken insan  kaynağı sayısı = gerçek insan kaynağı ihtiyacı + yedek insan kaynağı ihtiyacı olacaktır.

İkincisi ise yedek insan kaynağı ihtiyacını karşılayacak işgücü miktarının  gerçek insan kaynağı ihtiyacını karşılayacak miktardan ayrı olarak sağlanması  şeklinde olur. Bu durumda işe gelmeyenlerin yerine gerçek insan kaynağı kadrosundan kimin bakacağı planlanmalıdır.

Devamsızlık yüzdesi belirlendikten sonra yedek insan kaynağı ihtiyacı matematiksel olarak aşağıdaki gibi hesaplanır:

YİKİ = DO x GİKİ

DO = % Devamsız Sayısı / Ortalama İnsan Kaynağı Sayısı Ortalama İnsan  Kaynağı Sayısı = (Dönem başı insan kaynağı sayısı + Dönem sonu insan kaynağı sayısı) / 2 YİKİ: Yedek İnsan Kaynağı İhtiyacı DO: Devamsızlar Oranı GİKİ: Gerçek İnsan Kaynağı İhtiyacı j: Zaman Dönemi (j = 1,. . . ,n)

İnsan Kaynakları İhtiyacını Belirleme Yöntemleri

İnsan kaynakları planlamacıları, hem iç hem de dış kaynaklarla ilgili  bilgileri toplayarak insan kaynağı ihtiyacını tahmin edeceklerdir. Gelecekte ne  kadar hangi özelliklere sahip insan kaynağına ihtiyaç olacaktır? Sorusunu  yanıtlamaya çalışırlar. Bu tahminler geçmiş ve şu an hakkındaki bilgilerden ve  geleceğin tahmin edilmesinden çıkartılır. İhtiyaç tahmini farklı yöntemler  kullanılarak yapılabilir ve farklı tahmin sonuçları belirlenebilir. En çok  kullanılan tahmin yöntemleri geçmiş eğilimleriyle geleceği gösteren değişkenler  arasındaki ilişkilerdir. Örnek olarak, verimlilik oranı üretilen birimlerin  sayısındaki artışa göre sabit yada özel bir eğim takip edebilir. Bunlarla  birlikte, organizasyonun iş planları, satış tahminleri ve benzerleri gelecekte  ne olacağını tanımlamaya yardımcı olur. Tabii ki yeni kurulan bir mağaza için  bu tür tahminler geçerli olmayacaktır. İnsan kaynakları ihtiyaç tahmin  yöntemleri temelde iki gruba ayrılabilir. Bunlar:

• Sezgisel yöntemler – Matematiksel yöntemlerdir.

Uygulamada çoğu organizasyon iki metodun kombinasyonunu kullanmayı tercih  etmektedir. Örnek olarak, insan kaynakları planlama uzmanları bazı değişkenlerin  değerlerini sezgisel olarak tahmin edebilir ve sonra bu değerleri tahmin  denklemlerinde de kullanabilir yada matematiksel yöntemlerin sonuçlarıyla daha  az niceliksel bilgilerin sonuçlarını birleştirerek son tahminlerini  yapabilirler.

Sezgisel Yöntemler

Sezgisel yöntemler, geleceğin tahmininde insan bilgisinden yararlanır.  Sayısal verileri göz önünde tutar fakat sezgilere ve deneyimlerden gelen  bilgilerin kullanılmasına da olanak verir. Sezgisel yöntemler, küçük  mağazalarda ve insan kaynakları planlamasına yeni başlayan henüz bir veri  tabanı olmayan yada karmaşık matematiksel modelleri kullanma deneyimi olmayan  mağazalarda kullanılmalıdır.

 

Bir mağaza insan kaynakları planlaması için hangi durumlarda sezgisel yöntemleri tercih  etmelidir?

Bir organizasyon yada çevresi değişim yada karışıklık içindeyse, önceki  eğilimler ve korelasyonlar gelecek takında tam bir tahmin yapmaya olanak  vermiyorsa sezgisel yöntemler tercih edilebilir. En basit sezgisel  yöntemler;

• Aşağıdan yukarıya (birim) tahmin yöntemi – Yukarıdan aşağıya tahmin  yöntemi – Delphi yöntemidir.

Aşağıdan yukarıya (birim) tahmin yöntemi: Her birim yada  bölüm kendi insan kaynağı ihtiyaçlarını tahmin eder. İdeal olarak yöneticilerin  bazı verileri alırlar ve bunları kendi bakış açılarıyla birleştirerek tahminde  bulunurlar. Özet olarak, birim ihtiyaçlarının tahmininin toplamı organizasyonun  ihtiyaç tahminidir. İnsan kaynakları planlamacıları, birimlerden gelen  tahminleri özetleyip birleştirmeden önce gözden geçirirler.

Yukarıdan aşağıya tahmin: Deneyimli üst yöneticiler  tarafından yukarıdan aşağıya yapılan tahmindir. Bu uzmanlar, eğilimlerin nasıl  olduğunu, mağaza planlarını ekonomiyi ve diğer faktörlerin organizasyonun  değişik düzeylerindeki ihtiyaca etkisini tartıştıkları toplantılar düzenlerler.  Tahminleri en iyi ve en kötü durum senaryoları oluşturarak en yakın biçimde  belirlemeye çalışırlar. Pek çok matematiksel tahmin yöntemi bu tip what-if  analizlerini kullanmaktadır.

Delphi yöntemi: Tahmin için grubun ortak karar vermesi  yöntemini kullanan oldukça yapılanmış sezgisel bir yöntemdir. Bu yöntemde  uzmanlar yüz yüze gelmez. Eğer uzmanlar farklı yerlerde ise oldukça ekonomik bir  yöntemdir. Yıkıcı kişilik çatışmalarını en aza indirerek ve karar sürecinde  baskın grup üyelerinin baskısını önleyerek karar vermenin kalitesini  artırabilir. Bu süreçte ilk adım, uzmanlara bir fikri yada bu fikre nasıl sahip  olduklarını soran bir anket formu geliştirmektir. Bu anketin sonuçları toplanarak uzmanlara ikinci bir formla geri bildirilir. Bu yolla uzmanlar ikinci  form üzerinde dikkatle inceleme yapabilir yada değişiklik yapabilirler. Bu süreç  uzmanların bir sezgi üzerinde fikir birliğine varmasına kadar pek çok kez devam  eder. Delphi yöntemi pek çok kez tekrarlanan isimsiz anketleri kullanır ve  anketlerin tamamlanması zaman alıcı bir iştir. Bu nedenle bu yöntem sonuçların  çok hızlı alınması gereken durumlara uygun değildir. Sezgisel yöntemlerde  katılımcılar konu hakkında bilgili olmalıdır. Onların bilgisi, geçmiş ve şu  andaki insan kaynağı sayısı, iş performansı, iş planları ve benzeri konularda  sağlanan bilgiye eklenecektir.

Basit Matematiksel Yöntemler

Basit matematiksel yöntemler, ihtiyaç tahmininde sadece bir faktörü göze  alarak tahmin yapılan yöntemlerdir. Örnek olarak, insan kaynağı ihtiyacının  tahmini, başka hiçbir faktörü ele almadan sadece son beş yıldaki insan kaynağı düzeyi ele alınarak yapılabilir. İyi bir tahmin yöntemi gelecek yılların  satışları, üretimi, diğer iş faktörlerini insan kaynağı ihtiyacıyla ilişkili  olarak kullanarak tahminde bulunmalıdır. Basit matematiksel yöntemler  temelde;

• Verimlilik oranı – Kadrolama oranı – Öğrenme eğrileri olmak üzere  üç oranı göz önüne alır.

Verimlilik oranı: Bir yılda üretilen ortalama ürün sayısının  direkt insan kaynağı sayısına oranı olarak belirlenir. Örnek olarak Bir  mağazanın kanepe ürettiğini düşünelim. Geçmiş verilere dayanarak verimlilik  oranının yılda yaklaşık 50 kanepe için bir işçi olduğunu biliyorsak sipariş verilen 10000 kanepe için işletmemizin 10000 / 50 = 200 işçiye ihtiyacı olacaktır.

Kadrolama oranı: Direkt ve endirekt işçiliğin kullanıldığı kadrolama oranı diğer işlerdeki insan kaynağı ihtiyaçlarının sayısını hesaplayarak bulunur. Verimlilik oranıyla ilgili verdiğimiz örneğe devam  edersek, kanepe üreten işletmemiz yine geçmiş deneyimlerine dayanarak her 25  işçi için bir şef bulunduruyorsa 10000 ürün için gerekli 200 işçi için 8 şefe  ihtiyaç duyacaktır. Geçmiş deneyimlerimiz her 50 işçi için 3 muhasebe ve insan  kaynakları personeline ihtiyacımız olduğunu gösteriyorsa işletmemizin toplam 12  ofis personeline ihtiyacı olacaktır. Verimlilik ve kadrolama oranlarıyla ilgili  verdiğimiz örneklerde çalışma saatlerinde yapılacak bir azaltma verimlilik  oranının değişmesine, ofis işlerinde bilgisayar kullanımına gidilmesi, aynı sayıdaki insan kaynağı için daha az ofis personeline ihtiyaç duyulacağından  kadrolama oranında değişikliği neden olacaktır.

Öğrenme eğrileri: Verimlilik oranı temel alınarak yapılan  tahminlerde öğrenme eğrileri de kullanılabilir. Verimlilik oranı kazanılan  deneyimle değişmeye başlayacaktır. Başlangıç periyodundan sonra verimlilik oranı giderek artmaya başlayacaktır. Artış ortaya çıkar çünkü çalışanlar yaptıkları işi tekrarlayarak daha etkin olmayı öğrenirler. Öğrenme eğrisi analizi  yapabilmek için planlamacılar gelişim indekslerini hesaplamalıdır. Gelişim  indeksi, her çıktının birim zamanda ikiye katlanması durumunda ortaya çıkan  öğrenmenin oranıdır.

Karmaşık Matematiksel Yöntemler

Bazı tahmin yöntemleri karmaşık istatistiksel teknikleri kullanırlar. Uzun  zamandır insan kaynakları planlaması yapan büyük organizasyonlar bu istatistiki  yöntemleri kullanmayı tercih ederler. Bu tekniklerden en çok kullanılanları;

• Çoklu regresyon – Doğrusal programlamadır.

Çoklu regresyon: Bu yöntem insan kaynakları ihtiyacıyla  ilişkili pek çok faktörü gelecekteki ihtiyacının tahmininde kullanır. Örnek  olarak; satışlar, kar, yatırımlar, gayri safi milli hasıla kullanılan faktörler  arasındadır. Tarihsel veriler her iş seviyesi için yukarıda saydığımız  faktörlerin arasındaki ilişkiyi tanımlayıp bir eşitlik çıkarmak için kullanılır.  Bu yöntem sadece etkili tarihsel veriler bulunduğunda, sabit regresyon  eşitliklerine uygun olduğunda ve verimlilik yada ürün karmasında ani  değişiklikler olmadığı zaman uygulanabilir.

Doğrusal programlama: ikinci yöntem olan doğrusal  programlama optimal insan kaynağı düzeylerinin belirlenmesi üzerine  kuruludur.