İletişimde Etkinliği Sağlamanın Koşulları

Her iletişim davranışının bir amacı vardır. Söz konusu temel amaç, etkili olmak ve etkilemektir. Ayaküstü, belirli bir amacı olmayan iletişimlerimizde bile karşımızdaki kişi üzerinde olumlu bir izlenim yaratmaya çalışırız. Birçok durumda iletişim, alışkanlıklara dayanır ve kalıplaşmış davranışlar ve mesajlarla gerçekleşir.

Başka alanlarda olduğu gibi, iletişimde de kalıplaşmış davranışlar ve mesajlar, öngörüyü ve birlikte yaşamayı kolaylaştırsa da, kimi durumlarda rutine dönüşmüş alışkanlıklar yani otomatik pilota bağladığımız davranışlar, iletişimde yetersizliğe yol açarlar. Çünkü alışkanlıklarımız bazı durumlarda gerçek amacımızı tanımlamamıza ya da onun hakkında düşünmemize engel olabilirler. İletişimde amacın iyi tanımlanmamış olması ya da alışkanlığa bağlı olarak gözden kaçması ise, hedefe ve ortam koşullarına göre en uygun iletişim davranışlarının neler olabileceği konusunda bizi düşünmekten, karar vermekten alıkoyarak iletişimde başarısızlığa ne den olabilir.

Her iletişimin sonucunda beklenen tepki görülemeyebilir. Çünkü iletişim mesaj ile umulan etkisi arasındaki ilişki, yalın bir etki-tepki ilişkisi değildir. Birçok etkene bağlı olarak tümüyle ya da kısmen gerçekleşebilir ya da tam beklenenin aksine sonuçlar verebilir. İletişimin sağlıklı bir şekilde gerçekleşebilmesi için mesajın anlaşılır bir şekilde iletilmesi gerekir. Bunun için mesajın herşeyden önce, karşı tarafın anlamadığı için soru sormasına fırsat vermeyecek şekilde kodlanarak belirgin kılınması oldukça önemlidir. Mesajın belirgin ve buna bağlı olarak kolay anlaşılır olması ise, mesajın tek bir fikir içermesine bağlıdır. Çünkü bir mesajın birden çok fikir içermesi, karışıklığa yol açar ve anlaşılmayı zorlaştırır. Bu nedenle, bir mesaj temel bir fikri ya da savı ve onun açıklanması ya da kanıtlanması ile ilgili alt fikirleri içerecek şekilde oluşturulmalıdır.

Diğer yandan, mesajın karşımızdaki kişinin anlayacağı sözcüklerin seçilerek kodlanması da iletişimin başarısında önemli rol oynar. Günlük konuşma dilinde kullanım sıklığı fazla olan sözcüklere yer vermek, anlamayı kolaylaştıracaktır. Özellikle, farklı uzmanlık alanlarından gelen kişilerin kendi uzmanlık alanlarının sözcükleriyle konuşmamaları gerekir. Ayrıca, mesajın sözel içeriği ile sözel olmayan, yani davranışsal boyutunun birbiriyle uyumlu olması da gerekir. Örneğin, bir amirin, astının yüzüne bakmadan, “Başarılarını takdir ediyorum “sözü, davranış olarak desteklenmediği için karşı tarafça inandırıcı bulunmayacaktır. Bununla birlikte iletişimin etkinliğini sağlayan “olmazsa olmaz” koşullar/ilkeleri şu başlıklar altında sıralayabiliriz.

– Kaynağın inanılır bulunması iletişimin etkisini artırır. 
İletişimde ne söylendiği değil, kimin tarafından neyin, nasıl söylendiği önemlidir. Gerçektende, iletişim kaynağı ister kişi ister kurum olsun inanılır olarak değerlendirildiğinde iletişim büyük bir olasılıkla başarılı bir şekilde gerçekleşebilir. Bu nedenle kaynağın alıcılar tarafından inanılır bulunması ya da bulunmaması, iletişimi olumlu ya da olumsuz yönde etkileyen çok önemli bir özelliktir. İnanılırlığın ise saygınlık ve güvenilirlik olmak üzere iki faktöre bağlı olarak oluştuğu bilinmektedir.

Saygınlık, kaynağın iletişim kurduğu konuda uzman olup olmadığı ve alıcının kaynağa duyduğu saygı ile ilgili bir özelliktir. Uzmanlık, kaynağın iletişim kurduğu konuda uzmanlık bilgisine sahip olup olmadığı ile ilgili bir konudur. Yani bizler karşımızdaki kişiye saygı duyabilmemiz için kaynağın konuştuğu konuda gerçekten bir uzmanlık bilgisine sahip olup olmadığına bakıyoruz. 17 Ağustos depreminden sonra, televizyonlara akın eden çok sayıdaki deprem uzmanı olarak tanıtılan kişilerin arasından ancak çok azının gerçekten konularının uzmanı olduğunu kısa sürede anladık. Büyük bir çoğunluğu ise uzmanlıkları konusunda inandırıcı bulunmadıkları için televizyon ekranlarından çekilmek zorunda kaldılar. İnsanlar, konularında uzman ve güvenilir olan kişilere büyük saygı beslerler. Nitekim konuyla ilgili araştırmalar da, kaynağın saygınlık düzeyine bağlı olarak alıcının olumlu bir tutum geliştirdiğini, bu tür kişilerden gelen mesajların dinlediklerini ve önerilerin çok daha kolay kabul edildiğini göstermektedir. Araştırmalar, mesajın içeriğinin kaynağın özelliklerine bağlı olarak anlam değiştirdiğini ortaya koymuştur. Örneğin, aynı mesaj saygın bir kaynaktan geldiğinde inandırıcı bulunurken, saygın olmayan bir kaynaktan geldiğinde ise inandırıcı bulunmama olasılığı çok daha yüksektir.

İletişim kaynağının uzmanlığının ötesinde, güvenilir de olması inandırıcılığın oluşumunda oldukça önemlidir. Bir iletişim kaynağı, konusunda ne kadar uzman olursa olsun, iletişimin amacı, alıcıyı kandırmak olarak yorumlanırsa, o iletişimin alıcı üzerinde fazla bir etkisi olmayacaktır. Güven kavramı günümüzde en fazla üzerinde durulan, önem verilen kavramların başında gelmektedir. Karşımızdaki kişi ya da kuruma eğer güvenmiyorsak ağzıyla kuş tutsa ona inanmayız. İnsanların güvenini kazanmak ise hem çok kolay hem de çok zordur. Zordur, çünkü güvenin sağlanabilmesi, süreklilik içinde düşünce ve davranışların tutarlılığını gerektirir. Kolaydır, çünkü bir kere güvendiğimizde bu inancımızı pek kolay değiştirmeyiz. Güvenlik güçlerimizin, görevlerini gereğince yerine getirebilmeleri için ger çekten vatandaşların güvenini kazanmalarının önemi büyüktür. Yine aynı şekilde bankacılık sistemimizin de sağlıklı işleyebilmesi halkın bankalara güvenmesini gerektirir. Fakat ne yazık ki, bilindiği gibi bankacılık sistemimiz uzunca bir süredir yasal boşlukların da etkisiyle çok yanlış bir şekilde yönetilmiş bu durum halkın bankacılık sistemine olan güveninin yitirilmesine neden olmuştur. Bu konuda çıkartılan yasalar ve alınan diğer önlemlerle yitirilen güvenin tekrar oluşturulmasına çalışılmaktadır. Fakat ne var ki yitirilen güvenin yeniden kazanılması kısa sürede gerçekleşmemektedir.

İletişimde kaynağın inandırıcılığın yanı sıra sevimli olması da çok önemlidir. Sevilen insanlarla beraber olmak, onlarla iletişim kurmak herkesin hoşuna gider. Dolayısıyla başkaları tarafından seviliyor olmak, iletişimde çok büyük bir avantaj sağlar. İnsanlar, asık suratlı, ters, soğuk kişilerden hoşlanmazlar. Hatta bu kişiler konularında çok değerli uzman olarak tanınsalar bile. Sevimli olmak, aslında hiç de zor bir şey değil. Yalnızca güler yüz yeterli. Fakat içten, inandırıcı bir tebessümün yüzümüzde oluşabilmesi gerçekten insanları sevmemize, dayanışma ve paylaşım duygularıyla dolu olmamıza bağlıdır. Unutulmamalıdır ki, içimizdeki insan sevgisi bizleri sevimli yapar. O nedenle herkesin içinde doğuştan var olan bu sevginin kaynaklarını güçlendirmemiz için çalışmamız gerekir.
Diğer yandan araştırmalar, insanların kendileri ile benzer görüşlere sahip kişileri sevme eğilimi içerisinde olduklarını göstermektedir. İnsanlar, sevdikleri bir kişiyle çok kolay özdeşleşirler. O kişinin tutumlarını, zevklerini, davranış ve giyinme biçimlerini kolayca benimserler. Dolayısıyla kaynağın sevilen, çekici bir kişi olma sı, iletişimin etkisini yükseltmektedir. Genel olarak kaynağın konusunda ki uzmanlık düzeyine, güvenilir ve sevilebilir olup olmadığına bağlı olarak iletişimin etkisi azalmakta ya da fazlalaşmaktadır.

– Kaynak, alıcının kendisini nasıl gördüğünü iyi değerlendirmelidir.
Kaynak, mesajlarını alıcı tarafından kendisinin nasıl görüldüğüne yani imajının ne olduğuna dikkat ederek düzenlemelidir. Çünkü kaynağın mesajı, alıcıdaki imajıyla çelişmesi iletişimi olumsuz yönde etkiler. Dolayısıyla, kaynak, mesajlarını, alıcıdaki imajıyla tutarlı olacak şekilde iletişim kurmalıdır. İmaj, bir kişi ya da kurumun diğer kişi ve kurumların zihinlerinde isteyerek ya da istemeyerek bırakmış olduğu, izlenimlerdir. Bu izlenimin oluşmasında bilgilenme düzeyi, sahip olunan yargılar ve ilişkilerin niteliği gibi faktörler rol oynar.

– Mesaj, alıcının dikkatini çekecek şekilde düzenlenmelidir.
Alıcının dikkatini çekemeyen dolayısıyla algılanmayan bir mesaj, hiç bir şekilde bir etkiye yol açamaz bir gürültü olmaktan ileriye gidemez. Gerçektende, iletişimin gerçekleşebilmesi için önkoşul, örneğin sözlü iletişimde kaynağın konuşmasının alıcının işitmesi gerekir. Bununla birlikte, alıcının dikkati, kaynak tarafından çekilmediğinde, alıcı söylenenleri duysa bile algılayamaz. Bu nedenle, kaynağın ses tonu ve diğer sözsüz iletişim kodları yani beden ve kılık kıyafeti yani tüm uyaranların alıcının dikkatini çekecek ve onu iletişime katılımını sağlayacak şekilde gerçekleşmesi son derece önemlidir.

– Mesajların kodlanmasında kullanılan simgelerin, mesajı gönderen kaynak kadar, mesajı alacak, algılayacak, açımlayacak alıcı tarafından da bilinen simgeler olması gerekir.
Simgeler, her iki tarafında ortak yaşam deneyimlerinden kaynaklanmalıdır. Aynı dili konuşmayan insanların iletişim kurması olanaksızdır. Oysa aynı dili konuşmamıza karşın, birbirimiz anlayamadığımız durumlar çok sık yaşanabilmektedir. Genellikle, farklı uzmanlık alanlarından kişilerin kendi uzmanlık terimleriyle konuşmaya kalktıklarında aynı dili konuşuyor olsalar bile birbirlerinin dilini anlamakta zorluk çekeceklerdir. Unutulmamalıdır ki iletişim, her şeyden önce insanların birbirlerini anlamaları için gerçekleştirilir. İletişim hiçbir zaman, karşımızdaki kişinin bilmediğini bile bile özel terimler kullanarak kendimizi üstünlük sağlamanın bir aracı olamaz.

Örnek vermek gerekirse, genellikle doktorlar sağlık sorunlarını ve tanılarını, hastalarının bu terimleri anlamadıklarını dikkate almaksızın, Latince terimlerle anlatırlar. Hasta da genellikle doktoruna utandığı için kendisinin anlayacağı dilden konuşmasını söyleyemez. Doktor reçetesini yazar. Fakat hasta, reçetede yazılanları bırakın anlamayı, yazıyı bile okuyamaz. Eczaneye gider, Eczanedeki çırak çocuk, hastanın yüzüne bakmadan reçetedeki ilaçları tek tek raflardan alır tezgâhın üzerine koyar. Hasta bir ilaçlara, bir eczacı çırağına bakar. Aslında hasta olan, parasını verip iyileşmek için doktora gidip, ilaçlarını alan kendisidir. Fakat ne hastalığı hakkında doğru dürüst bir şey, ne de kendisine verilen ilaçların ne olduğuna ilişkin bir şey öğrenebilmiştir. Eve gider, ilaç kutularını açar, ilaçlar hakkında bilgi içeren kâğıtları okuyarak, bir şeyler anlamaya çalışır, fakat o kâğıtlarda yazılanları da anlayamaz. Bu anlattığımız hayal ürünü bir hikâye değil. Çok sık yaşanan bir iletişimsizlik örneği. Bir kez daha yineleyelim, insanlar birbirlerini anlamıyorlarsa aralarında bir iletişimden söz edemeyiz.

– Mesaj, insanların bireysel ihtiyaçlarına seslenmeli, bu ihtiyaçların farkına vardırmalı, onları giderme isteği yaratarak, bu doğrultuda davranışa geçmeye motive edici olmalıdır.
Hiç kimse kendisinin dikkati çekilmeden, çekildiğinde de ilgisi iletişim konusuna yönlendirilmeden iletişim sürecine katılmaz. İletişime katılmak da bu yönde bir düşünce ve davranış gerektirdiğine göre, bunun ortaya çıkması için kişi ya da kişilerin motive edilmeleri gerekir. Motivasyon olarak kısa tanımı ile bir davranışın ortaya çıkmasını sağlayan itici güç olarak tanımlanabilir. Motivasyon ile ihtiyaç kavramları arasında çok yakın bir ilişki vardır. Bazı ihtiyaçlarımızın farkında olmamıza karşın bazılarının farkında olamayız. Yine bazı ihtiyaçlarımız rasyonel bazıları ise duygusaldır. Farkına varılan ihtiyaç insanda bir eksiklik duygusu yaratır. Eksikliği hissedilen ihtiyacı ise gidermek isteriz. Bu eksiklik duygusu ne kadar güçlü hissedilirse o oranda ihtiyacın giderilmesi yönünde çaba harcarız. İletişim mesajı ve bu mesajın kimin tarafından nasıl iletildiği, iletişim mesajının alıcısı üzerinde bir uyaran etkisi yaparak ihtiyacın giderilmesi yönünde bir davranışın ortaya çıkmasını sağlar.

Dolayısıyla, iletişimin etkili olması için kaynağın, alıcının iletişim konusuyla ilgili ihtiyaçlarını önceden saptaması ya da en azından tahmin etmesi gerekir. Böylece, iletişim mesajını, alıcının ihtiyacını giderme vaadini içerecek şekilde ilettiğinde de alıcının iletişime katılması büyük olasılıkla gerçekleşir. Hiç kuşkusuz, kişilerarası iletişimde çok çeşitli ihtiyaçlara yönelik iletişim gerçekleşebilir. Örnek vermek gerekirse, İnsanların en temel insani ihtiyaçları arasında yer alan kendini iyi hissetme, insan yerine konma, başkaları tarafından saygı görme ihtiyacını dikkate almayan bir iletişim kaynağının iletişiminde başarılı olmasını bekleyemeyiz. Bu nedenle herşeyden önce iletişimde karşımızdaki insan, kim olursa olsun bir canlı, bir insan olduğu için güler yüzle, saygılı bir şekilde davranarak iletişim kurmak çok önemlidir. Bunun için iletişim kurmak istediğimiz kişiye eğer biliyorsak adıyla nazik bir şekilde hitap etmek, onu dinlemek ve beden hareketlerimizle de bu olum lu duygularımızı iletmek gerekir.

– Mesajın etkili olabilmesi için, alıcının temel değerlerini, tutumlarını, inançlarını bilmek ve bunları mesajın kodlanması sırasında dikkate almak gerekir.
Bir önceki ilkeyle çok yakından ilişkili olan bu ilke, iletişimin olmazsa olmaz koşulları arasında yer alır. İnsanlar farklı kişiliklerde, farklı kültür ve değerlerle donatılmış bir şekilde karşımıza çıkabilirler. Karşımızdaki kişinin bizim gibi olmasını, bize benzemesini beklemek son derece yanlıştır. Aynı ailenin çocukları bile birbirlerinden kişilik olarak farklıdır. Öyleyse öncelikle farklılıklar arasında benzerlikler aramak ve onları güçlendirerek iletişimi etkinleştirmek gerekir. Bir diğer noktada hiçbir kültür ya da ırk, bir diğer kültür ya da ırktan ne üstün ne de aşağıdadır. Her kültür ve ırkın kendine has özellikleri vardır. Bu özellikleri saygıyla karşılamak, bunları kabul etmek değil, anlamaya çalışmak gerekir. Bir insanı dersinin rengi, dini, dili bizimkinden farklı olduğu için aşağılamak artık günümüzde çoktan geçerliğini yitirmiş çağdışı anlayış ve davranışlardır. Diğer yandan, iletişimde bulunduğumuz kişi ya da kişilerin bu özelliklerini dikkate almadan iletişim kurmak iletişimin boşa harcanan bir çaba olmasından başka bir işe yaramaz. Ülkemizde, namus kavramı bir değer olarak özellikle kırsal kesimde son derece önemlidir. Bizler bu konuda bu kavramı hafife alarak konuştuğumuzda iletişimin bir çatışmaya dönüşmesini engelleyemeyebiliriz. Ayrıca, konuşurken seçtiğimiz sözcüklere, bedenimizin diline de özen göstermemiz gerekir. Bazı sözcükler bazı yörelerimizde bizim kullandığımız anlamlardan farklı anlamlar içeriyor olabilir. Anlaşılacağı gibi iletişim kurmak, özellikle sözlü iletişim, biz insanların doğuştan kazandığı bir özellik olmasına karşın üzerinde çalışılarak, öğrenilmesi gereken bir beceridir.

– Mesajın dili anlaşılır, içeriği açık ve seçik olmalıdır.
Mesaj, verdiği bilgilerden sonuç çıkarmayı alıcıya bırakmayacak, açık ve anlaşılır bir şekilde ifade edecek şekilde kodlanmalıdır. Daha önceki satırlarda da belirttiğimiz gibi iletişimde amaç anlaşılır olmaktır. Bu nedenle, ne üzerinde konuşuyor olursak olalım, mesajımızın konusunu önce bizim çok iyi anlamamız gerekir. Bilmediğimiz ya da yeterince anlayamadığımız bir konuyu karşımızdaki kişiye de anlatamayız. Ancak, iyi bilinen ve anlaşılmış bir konu oldukça yalın bir şekilde anlatılabilir. Bu nedenle önce iletişim kaynağının, iletişime geçmeden önce dersini iyi çalışması, ne üzerinde konuşacaksa onu iyi bilmesi ve anlaması gerekir. Diğer yandan, iletişim kurduğumuz kişinin eğitim ve zekâ durumu da mesajımızı nasıl düzenleyerek ileteceğimiz konusunda belirleyici olur. Eğitim düzeyi düşük, sınırlı bir çevre içinde, dünyada olan, bitenden pek de haberli bir şekilde yaşamayan, gazete, kitap okumayan bir kişi ile iletişim kurarken, mesajımızı net bir şekilde ifade etmemiz gerekir. Alıcı, bizim kendisine ne söylediğimizi, ondan ne istediğimizi anlamalıdır. Özellikle, mesajımız, tartışmalı bir konuda birbiriyle karşıt düşünceleri içerdiğinde, karşımızdaki kişi bunları anlayabilecek eğitim ve zekâ düzeyine sahip olmayabilir. Bu durumda, karşıt düşünceleri uzun uzun anlatmak yerine basit bir şekilde tek bir düşüncenin iletilmesi daha doğru olacaktır. Karşımızdaki kişi, eğitim ve zekâ düzeyi yüksek olduğunda ise karşıt düşünceleri anlaşılır bir şekilde iletmek ve sonucu onun çıkarmasını beklemek yerinde olur. Tersi durumda, alıcı, kendisinin iletişim kaynağı tarafından hafife alındığını, kandırılmak istendiğini düşünebilir.

– Mesajın alıcıya ulaşabilmesi için en uygun iletişim aracı seçilmelidir.
Alıcının iletişim araç ve ortam türlerine ilişkin tercihleri ile alıcıya ulaşmada kolaylık sağlayan araçların kullanılmasına dikkat edilmelidir. Kişilerarası iletişimde, yüz yüze yapılan iletişim en etkin iletişim biçimi olarak kabul edilir. Fakat her zaman, karşılıklı, sözlü olarak iletişim kurma olanağı bulunmayabilir. Bazı durumlarda telefonla ya da yazıyla iletişim kurmak gerekebilir. Ayrıca her bir iletişim aracının da kendine özgü bir mesaj değeri vardır. Bir başka deyişle, yüz yüze ya da telefonla konuşmak arasında bu araçların kendi özelliklerinden kaynaklanan farklı anlamları vardır. Ünlü iletişim bilimcisi Marshal McLuhan “Araç iletişim mesajıdır” sözüyle bu konuya bizlerin dikkatini çekmiştir.

– Alıcıya aynı anda ne kadar çok iletişim aracı ile ulaşılırsa, örneğin, mesajın sözel olarak iletilmesi ile yetinmeyip, bunun yazılı olarak da iletilmesi durumunda iletişim de o derece etkili olur.
Söz uçar yazı kalır derler. Gerçektende, sözlü iletişim en ekili iletişim biçimi olmasına karşın yazılı iletişimde kalıcı olması nedeniyle önemlidir. Yazılı iletişim kültürü, gelişmiş toplumların en belirgin özellikleri arasında yer alır. Ne yazık ki bizler çok az okuyup, çok az yazmayı, buna karşılık, çok konuşmayı tercih ediyoruz. Bu ikisini dengelediğimizde çok daha iyi ve bir iletişim düzeyine kavuşabiliriz. Diğer yandan kurumsal yani iş ilişkilerinde resmi iletişimde sözlü iletişimi çoğu kez yazılı iletişimle destekleme ya da sözlü yerine yazılı iletişim kurma zorunluluğu vardır. İletişim etkisinin güçlü bir şekilde gerçekleşmesi açısından sözün yazıyla desteklenmesi gerekir.

– Alıcının, iletişime katılma isteğinin derecesi, iletişimin etkinliğini yükseltmekte ya da azalmaktadır.
Bu nedenle iletişim tek yönlü değil, alıcının tepkisini dile getirmesine olanak sağlayacak şekilde çift yönlü olmalıdır. İletişim en az iki kişinin birlikte yaptığı uyumlu bir dans gibidir. Bu nedenle, bir kişinin sürekli konuşup diğerinin sürekli dinlemek zorunda kaldığı bir iletişim, iletişim olarak değerlendirilemez. Bu durumda ancak, diyalogdan değil, monologdan söz edebiliriz. Diğer yandan, böyle bir iletişim, karşı tarafın dinliyor gibi görünse de kısa sürede iletişimden kopmasına yol açar. Ayrıca, karşımızdaki kişinin ilettiklerimize ilişkin tepkisini almadan sürekli konuşmak iletilenlerin ne ölçüde anlaşılıp, anlaşılmadığını öğrenmemizi engeller. Bu da en az iki kişinin duygu ve düşüncelerin paylaşımı olarak tanımladığımız iletişimin gerçekleşmesini sekteye uğratır.