Formların Amacı ve Önemi

Gerek özel işletmelerin, gerekse kamu kurum ve kuruluşlarının bürolarında oldukça yaygın olarak kullanılan formlar, sayı ve tür olarak çok fazladır. Birçok iş alanı, veri toplamak için standart formlar kullanır. Bu formlar maliyet raporları, iş başvuruları, sipariş istekleri vb. belgeleri içerebilir. Tipik bir üretim işletmesinde işlemlerin yüzde 75’inin formlar üzerinde yapıldığı tahmin edilmektedir. Hizmet işletmelerinde ise, bu oran yüzde 90’ın üzerine çıkabilmektedir. Bu nedenle bir büro için formların önemi büyüktür.

Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. Tren ve otobüs biletleri; hesap, sipariş, satın alma ve satış makbuzları; faturalar, vergi beyannameleri, diplomalar vb. leri tipik form örnektir. Dikkat edilirse bu formlar üzerinde sürekli ve değişmez bir takım bilgilerin olduğu görülür. Örneğin şehirlerarası yolculuğunuz için bir otobüs bileti aldınız. Biletin üzerinde bazı bilgilerin önceden basılı olduğunu görürsünüz. Ayrıca yola çıkacağınız tarih, gideceğiniz yer, otobüsünüzün hareket saati ve oturacağınız koltuk numarası gibi diğer bilgiler, bırakılan boşluklara sonradan elle yazılır.

Formlar, büro işini basitleştirir ve standardize ederler. Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlarlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan büro faaliyetlerinin koordinasyonuna rehberlik eden formlar, yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak üzerinde çok çeşitli bilgiyi toplayan formlar, bir rapor niteliğindedirler.