Büroların İşletmeler İçin Önemi

Büronun bir işletme örgütü içindeki yerinin ve öneminin daha iyi anlaşılması için örgütü Şekil 1.2.’de görüldüğü gibi bir binaya benzetelim. Biliyorsunuz bir bina yapmak için öncelikle sağlam bir temel atmak gerekir. İşletmeler de sağlam yönetim ve organizasyon temeli üzerine inşa edilmelidir. Eğer bir işletmenin organizasyonu zayıf ve yönetimi yetersiz ise, o işletmede hiçbir şeyin doğru gitmesi beklenemez.

Binanın taşıyıcı kolonları ve destekleyici duvarları finansal kontrol ve üretim kalitesidir. Eğer bu kolonlar ve duvarlar zayıf ise, tüm yapı çökebilir. İşletmenin bütün faaliyetlerini destekleyecek geliri sağladığı için pazarlama, koruyucu çatıyı oluşturur. Çünkü bir işletmenin yaşamını sürdürebilmesi büyük ölçüde üretebilme ve ürettiği mal ve/veya hizmeti pazarlayabilme başarısına bağlıdır.

Kolonların, destekleyici duvarların ve koruyucu çatının işlevlerini görmelerini sağlamak için ara katlarda yer alan bölümlerin ve bu bölümleri birbirine bağlayan merdivenlerin/asansörlerin işlevlerini tam olarak yerine getirmesi gerekir. Ara katlardaki işlevlerin tümü büro hizmetlerinden oluşmaktadır. Temeli sağlam, kolonları ve çatısı dayanıklı bir binanın ara katlarının ve bunların bağlantılarının inşa edilmediğini düşünebiliyor musunuz?

Bu açıklamalara göre büronun işletme içindeki yeri ve önemi için şunlar söylenebilir:
– Büronun yönetimi işletmenin ana amacının yanında ikinci derece öneme sahiptir. Çünkü genellikle üretimin önceliği vardır.
– Büro, işletmenin amacının gerçekleştirilmesinde bütün bölümlere yardımcıdır; onlara destek hizmeti sağlar ve onların işlerini kolaylaştırır. Örneğin, işletmenin amacı üretmek ve ürettiklerini satmaksa, bürolarda pazar araştırması, ürün tasarımı, satın alma, sipariş süreçleme, muhasebe ve maliyet kontrolü, stok ve finansal kontrol vb. işler yapılmaksızın bu amaca ulaşmak mümkün değildir.
– Büro faaliyetlerinin miktarını değişik faktörler belirler. İşletmenin büyüklüğü, üretilen ya da pazarlanan mal ve/veya hizmet miktarı ve türü, kullanılan otomasyonun derecesi ve işletmede çalışanların sayısı gibi faktörler, büro faaliyetlerinin miktarının az ya da çok olmasını belirler.
– Büro faaliyetlerinin işletme kârına katkısı dolaylıdır. Büro faaliyetleri üretim, pazarlama, finans, satın alma, personel gibi bölümlerin daha etken ve verimli çalışmalarını sağlayarak işletme kârının artmasına yardımcı olur. Diğer bir ifadeyle büro faaliyetleri sonucunda doğrudan kâr elde edilmez; bu faaliyetlerin işletme kârına katkısı dolaylıdır.
– Büro; yönetim, bilgi, insan ve para gibi üretim faktörlerinin kontrolünü sağlar.