Bürolarda Verimliliği Etkileyen Faktörler

Bir büroda verimliliği etkileyen faktörleri dış faktörler ve iç faktörler olarak iki grupta incelemek mümkündür. Dış faktörler hükümet politikalarını ve kurumsal mekanizmaları; siyasal, ekonomik ve sosyal koşulları; iş ortamı, finansman, enerji ve iletişim olanaklarının sağlanmasını kapsar. Bunlar büronun verimliliğini etkileyen faktörler olmakla birlikte aynı zamanda da kontrol edemediği faktörlerdir. Ancak bu faktörlerdeki değişimlerin ve gelişmelerin yönetim tarafından sürekli izlenmesi, büro üzerinde yaratabileceği olumlu ya da olumsuz etkilerinin tahmin edilmesi ve bunların verimlilik programlarının planlanması ve uygulanması aşamasında dikkate alınması gerekir.

Büronun verimliliğini etkileyen en önemli iç faktör, ürettiği çıktı (hizmet) ve bunun gerekli özelliklere uygunluk derecesi, bir başka deyişle kullanım değeridir. Üretilen hizmetin kullanım değeri, müşterilerin (iç ve dış) belli kalitede hizmete ödeme yapmaya hazır oldukları miktarla ölçülür. Kullanım değerinin daha iyi tasarım ve spesifikasyonlara artırılabilmesi mümkündür. Ayrıca hizmetin uygun fiyatla, doğru yerde ve doğru zamanda hazır bulundurulması gerekir. Son olarak da, aynı maliyetle daha çok fayda, ya da aynı fayda daha düşük maliyetle sağlanarak fayda-maliyet faktörü artırılabilir.

Bürolarda verimlilik, makinelerle ve donanımlarla ilgili bir bakım sisteminin kurulmasıyla, onların optimum süreç koşullarında çalıştırılmalarıyla, iş akışındaki tıkanıklıkların giderilerek kapasitelerinin artırılmasıyla, boş zamanların azaltılmasıyla ve varolan makinelerin ve donanımların kapasitelerinin daha etkili kullanılmasıyla yakından ilgilidir. Bunun için bürolarda makinelerin, donanımların ve yazılımlarının performansları, onların etkin kullanılmaları, yaşları, maliyetleri, yatırımları, modernizasyonları, kapasitelerinin sürdürülmesi ve artırılması vb. konular üzerinde durulmalıdır.

Yeni bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak verilen hizmet miktarının artırılması, kalitesinin geliştirilmesi ve maliyetlerin düşürülmesi mümkün olabilir. Örneğin, yapılan araştırmalara göre elektronik maliyetler manüel maliyetlerin yarısı kadardır; otomasyon uygulanan bir büronun genel maliyetlerinde üçte bir oranında azalma olmaktadır. Teknoloji eskimesine karşı savaşım, süreç tasarımı, araştırma ve geliştirme gibi verimlilik artırma programları insanların ve makinelerin boş zamanlarının azaltılmasını, fazla mesai harcamalarının düşürülmesini ve yeni teknolojilerin kullanımının yaygınlaşmasını sağlamıştır. Örneğin, bankalarda ayın belirli günlerinde, yılın belirli aylarında sabahlara kadar yapılan çalışmalar teknolojinin etkin kullanımıyla ortadan kaldırılmıştır.

Bürolarda malzeme ve enerji tüketimini azaltmak için harcanacak en ufak bir çabayla dikkate değer sonuçlar alınabilir. Bu nedenle bürolarda verimliliği artırmak için doğru malzeme seçilmesi, malzeme kalitesinin kontrol edilmesi, süreç denetiminin yapılması, hata oranının azaltılması ve arz kaynaklarının geliştirilmesi üzerinde durulmalıdır. Örneğin, bürolardaki sarf malzemelerinin başında kağıt gelmektedir. Bürolarda otomasyonun (iş akışlarının dijital ortamda gerçekleşmesi) temel hedeflerinden biri, kağıtsız büroların yaratılmasıdır ve otomasyon uygulamaları sonucunda kağıt tüketimi yüzde 80 oranında azaltılabilmektedir. Bu uygulamada sağlanacak kazanç sadece kağıt tüketiminin azaltılmasıyla kalmamakta, aynı zamanda manyetik mürekkep (yazıcılar için), toner (fotokopi için), zaman, insan emeği vb. gibi pek çok alanda tasarruf sağlanmaktadır.

Verimlilik artırma çabalarının temel kaynağı ve ana faktörü olarak bürodaki herkesin oynayacağı bir rol vardır. Bu rollerden her birinin de uygunluk ve etkililik olarak iki boyutu bulunmaktadır. Uygunluk, insanların kendilerini işlerine verme dereceleridir. Bunun için insan kaynakların planlanması, onların dikkatle seçilmesi ve işe alınmaları (işe göre adam), uygun oldukları işlere yerleştirilmeleri ve etkili teşvik sistemleriyle motive edilmeleri verimlilik artışı için çok önemlidir. Verimlilik aynı zamanda çalışanların işbirliği ve katılımları sağlanarak da artırılabilir. Etkililik ise, insanların çabalarının çıktı ve kalite için konulan hedefleri gerçekleştirme derecesiyle ölçülür. Etkililik, eğitim ve geliştirme, iş rotasyonu, sistematik iş geliştirme/zenginleştirme, kariyer planlama ve performans yönetimiyle artırılabilir. Örgütlerin çoğunda görülen düşük verimliliğin nedeni, aşırı ya da eksik örgütlenmedir. Bir örgütün amaçlara ulaşmayı sağlayacak dinamik ve esnek bir yapıda olması zorunludur. Bunun için örgüt geliştirmeye önem verilmelidir.

Sermayenin kıt olduğu, teknolojinin etken kullanılmadığı, işlerin daha çok emek yoğun bir şekilde yapıldığı bürolarda iş etüdü tekniklerinin kullanılması gerekir. İş etüdü teknikleri, işin yapılma biçimini, insanların hareketlerini, kullanılan araçları, işyeri düzenini, malzeme ve makinelerin kullanım şeklini geliştirerek elle yapılan işlerin verimini artırmayı amaçlar. Bunun için varolan yöntemlerin sistematik olarak analiz edilmesi, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması ve yapılması gereken işlerin daha az çaba harcanarak, daha az zamanda ve daha düşük maliyetle yapılmasını sağlayacak yöntemler geliştirilebilir.

Bir bürodaki verimlilik artışı, yönetim etkenliğinin bir fonksiyonu ve bir sonucudur; iyi yönetimle eş anlamlıdır. Bu nedenle bürodaki yönetim biçimi verimliliği etkilemektedir. Bazı ülkelerde verimlilik kazançlarının yüzde 75’inden yönetimin sorumlu olduğu yönünde bir görüş vardır. Ancak verimlilik artışını sağlayacak kusursuz bir yönetim biçiminden söz edilemez. Etkililik, yöneticinin bir yönetim biçimini ne zaman, nereye, nasıl ve kime uyguladığına bağlıdır. Yönetim biçimi ve uygulamaları örgütsel tasarımı, personel politikalarını, iş tasarımını, işlemlerin planlanmasını ve kontrol edilmesini, bakım ve satın alma politikalarını, sermaye maliyetlerini, sermaye kaynaklarını, bütçe sistemlerini ve maliyet kontrol tekniklerini etkiler.