Bilgi Sisteminin İşletme İçindeki Yeri ve Rolü

Bilgi sistemleri işletmeler için birçok fırsatlar yarattığı gibi aynı zamanda yöneticiler için sorun ve tehlikeler de yaratmaktadır.

İşletmeler bilgi teknolojisini kullanırken rekabetçi, etkili ve aynı zamanda dijital girişimciliğe olanak tanımalıdır. Birçok işletme için dijital bir işletme yaratmak ve avantajlarından yararlanmak uzun ve zor bir yolculuktur. Yoğun bilgi teknolojisi yatırımlarına rağmen birçok işletme ne önemli işletme avantajı elde edebilmekte ne de dijital işletme olabilmeyi başarabilmektedir. İşletmeler, bilgisayar yazılım ve donanımın hızlı gelişimine teknoloji ve uygulama alanında kendilerini uyarlamakta zorlanmaktadır. Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerden faydalanabilmek için işletmelerin birçoğu yeniden tasarlanmalıdır. İşletmeler, örgütsel davranışlarda köklü değişiklikler yapmalı, yeni işletme modelleri geliştirmeli, modası geçmiş verimsiz örgüt yapılarından kurtulmalıdır.

İşletmeler için küresel ekonomik çevrenin işletme ve sistem gereklerini kavramak çok önemlidir. Uluslararası ticaretin hızlı gelişimi ve küresel ekonominin ortaya çıkışı, değişik ülkelerde hem üretim hem de satış olanağı sağlayan bilgi sistemlerine gereksinim doğurdu. Geçmişte, çok uluslu şirketlerin yerel ofisleri problemlerini kendileri çözmeye çalışırdı. Ancak, dil, kültür ve siyasi farklılıklar merkezi yönetimin yerel ofis üzerindeki denetimini olanaksız hale getirmektedir. Bu nedenle, bütünleşik çok uluslu bilgi sistemleri geliştirmek için işletmeler küresel yazılım, donanım ve iletişim standartları geliştirmeli ve kültürlerarası bütünleşme sağlayan muhasebe ve rapor yapılarını oluşturmalıdır.

İşletme koşulları ve teknoloji çok hızlı değişirken, işletmelerin hedeflerine ulaşmasını destekleyen bilgi mimarisi ve bilgi teknolojisi altyapısının geliştirilmesi önemli bir konudur. Günümüz dijital ekonomisinin işletme ve teknolojik zorluklarıyla başedebilmek işletmenin yeniden tasarlanmasını ve yeni bilgi mimarisi ve bilgi teknolojisi altyapısının kurulmasını gerektirir.

İşletmeler dijital olma yolunda ilerledikçe, bilgi mimarisi, yönetim düzeylerinden başlayarak işletme uygulamaları ve süreçlerini de kapsayacak şekilde tasarlanmaktadır. İşletme içinde yöneticiler ve çalışanlar, bu sistemle etkileşimli çalıştığı için bilgi mimarisinin şimdi ve gelecekte işletme gereklerini karşılaması önemli bir konu olmaktadır. Dijital bir işletme için bilgi mimarisi ve bilgi teknolojisi altyapısının yaratılması çok büyük sorunlar yaratmaktadır. Yetersiz bilgisayar donanımı, yazılım ve iletişim ağı, İnternet standartlarının bazı iletişim sorunlarını çözmesine rağmen, bilgi sisteminde bilginin serbestçe akışını engellemektedir.

İşletmelerin bilgi sistemlerine yapacakları yatırımlar kritik bir konudur. Yapılan yatırımın gerçekten istenilen bilgi sistemini kurmak için yeterli olup olmadığı ve yapılan yatırımın karşılığının alınıp alınmadığı çok iyi değerlendirilmelidir. Teknolojinin olanaklarından faydalanılarak bir sistem kurulurken bu sistemin sadece teknolojiyi değil aynı zamanda yönetim ve işletmeyi de içermesi çok önemlidir. Kurulan sistem için yapılan yatırım gerçekten buna değer olmalı ya da karşılığını fazlasıyla vermelidir. Her zaman bilgi sistemini kurmak için en son teknolojiye yapılan yatırım, sistemin mükemmel olduğu ve istek ve gereksinimleri karşıladığı anlamına gelmez. İşletme içi ve dışı iletişim çok iyi incelenmeli ve buna uygun teknoloji yatırımı yapılarak sistem kurulmalıdır.

İşletmeler açısından, kullanılan bilgi sisteminin denetim altında tutulabilmesi çok önemlidir. Bilgi sistemi üzerinden yapılan tüm çalışmaların ahlaki olması ve sosyal sorumluluk taşıması dikkat edilmesi gereken bir konudur. Bu nedenle, bilgi sistemleri kurulurken etkin bir denetim mekanizmasını da içermelidir. Bilgi sistemindeki denetim mekanizması işletmenin karşılaşabileceği güç durumları oluşmadan önlemeye yönelik çalışmalıdır.

Son olarak, bilgi sistemleri işletmeni istek ve gereksinimlerini karşılayabildiği ölçüde faydalı olacaktır. Bir işletmede etkin bir bilgi sisteminin kullanılmasıyla rakiplerine göre değişime hızlı uyum sağlayabilen, değişen istek ve gereksinimlere anında cevap verebilen, karlı, rekabet avantajına sahip ve verimli bir işletme yaratılabilir.