Bilgi Saklama Yöntemleri

Bilgiler YBS’lerde manyetik ortamlarda saklanmaktadır. Bilgisayar donanım ve yazılımdaki gelişmeler çerçevesinde bilgi saklama ortamları da değişmekte ve gelişmektedir. Sizlerle bu konuda iki temel kavramı göreceğiz. Bunlardan birinci kütük (file) yapısı diğeri ise çağdaş yaklaşım olarak kullanılan veri tabanı (database) kavramıdır.

Kütük (File) Yapısı

Bilgisayarların işletmelerde kullanılmaya başladığı yıllarda bilgiler Kütük (file) yapısında saklanırdı. Bu kütüklerde bilgiler sıralı olarak yazılır ve yine sıralı olarak okunurlardı. Her kütüğün kendine özgü bir yapısı (formatı) bulunurdu. Örneğin;

Bir işletmenin çalışanlarına ait ücret bilgilerini saklayan temel kütük formatı şöyle olurdu:
1 – 6___İşçinin işyeri numarası
7 – 22__Adı
23 – 42_Soyadı
43 – 47_Çalıştığı Birim Kodu
48 – 50_Çalıştığı gün
51 – 56_Günlük ücreti

Bu temel bilgilerden yararlanarak çalışanın o ay alacağı ücret hesaplanırdı. Hesaplama yöntemleri kurumlara ve kurallara göre değişebilmektedir. YBS açısından bilgileri kütüklerde saklamak oldukça zahmetli bir işlemdi. Bilgi girişleri zor olmakta ayrıca girilen bilgileri güncelleştirmek içinde ayrıca programlar geliştirmek gerekmekteydi.

Bu yöntem bilgi işlem çalışanlarına büyük yükler getirirdi. Her iş için ayrı ayrı kütüklerde bilgiler tutulurdu. Kütük sayısı çoğalınca birbirleri arasındaki iletişim kopmakta, bilgiler arasında uyumsuzluklar oluşmaktaydı. Bir kütükte güncellediğiniz bir bilgiyi ilgili diğer kütüklerde yapmazsanız pek çok sorun çıkmaktaydı. Günümüzde artık pek kullanılmayan bir bilgi saklama yöntemidir.

Veri Tabanı Sistemleri

 

Veri tabanı sistemlerini kavrayabilmek

Çağdaş YBS’lerin bilgi saklamada ve sonrası işlemlerinde kullanılan bir yöntemdir. Şimdi veri tabanının temel kavramlarını görelim. Veri tabanı, birden fazla uygulamada kullanmak için gereksiz yinelemelerden arınmış, bilgisayarın manyetik ortamlarında saklanan birbirleri ile ilişkili bilgiler topluluğudur.

Veri tabanı kullanmanın yararları şunlardır:
1. Veri tabanında bilgiler yinelenmez. Her kayıttan sadece bir tane vardır. Bunu açıklamak istersek herhangi bir YBS’de müşterilere ait adresleri içeren bir veri tabanı varsa her müşteri için tek adres bilgisi vardır.

2. Veri tabanında bulunan bilgiler standart hale getirilir. Yine aynı örnek üzerinde açıklamak gerekirse her müşterinin adres bilgileri standart olur. Her müşterinin bulunduğu ile Eskişehir ise hepsinde Eskişehir’dir. Bilgi girişinde yanlışlık yapılarak bazı müşterilerde Eskişehir bazılarında Eskişehir bazılarında Eskişehir gibi yanlış şehir ismi olarak girilmez.

3. Veri tabanında bulunan bilgiler çeşitli kullanıcılar tarafından farklı işlemler için paylaşılabilir. YBS içinde kurulmuş bulunan ve YBS’nin gerçekten en önemli parçasını oluşturan veri tabanında bulunan bilgiler kullanıcıların amaçları doğrultusunda farklı bakış acıları ile aynı anda kullanılabilir. YBS’deki veri tabanında yine müşterilere ait bilgiler varsa bir kullanıcı müşterilere ait adresleri kağıt üzerine çıktı alırken bir başka kullanıcı müşterilere ait hesap işlemlerini yapabilir.

4. Veri tabanı üzerinde güvenlik sınırları oluşturulur. Tüm bilgiler aynı yerde saklandığı için giriş ve çıkışlar kontrol altında tutulur. İstenmeyen, güvenlik açısından sakıncalı kullanıcıların veri tabanına erişimi engellenir.

5. Veri tabanındaki bilgilerin periyodik olarak yedekleri alınır. Böylece istenmeyen herhangi bir durumda bilgi kaybı en aza indirgenir. Veri tabanının işleyişini bir şekil ile anlatalım.