Biçimsel Olmayan İletişim Kanalları

Biçimsel iletişim, kurumun faydacı ihtiyaçlarını karşılarken, biçimsel olmayan iletişim, çalışanların insani amaçlarla iletişim kurma ihtiyaçlarının sonucunda gerçekleşir. Biçimsel olmayan iletişim sistemi, biçimsel olarak yapılandırılmış bir organizasyonda, biçimsel düzenlemelere bağlı olmayan iletişimi kapsar. Kurumun iletişim ihtiyacını, biçimsel iletişim sistemi tek başına karşılayamaz. Biçimsel organizasyon yapısının bu eksikliğini biçimsel olmayan iletişim sistemi tamamlar. Biçimsel yapı “olması gerekeni”, biçimsel olmayan yapı ise “olanı” gösterir. Bu açıdan iki iletişim sistemi, kurumun iletişim sistemini tamamlayan birbirinin eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler.

Bu iletişim sistemi, kurum üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve etkileşimler sonucunda ortaya çıkar. Genellikle söylenti veya dedikodu terimleriyle anılan biçimsel olmayan iletişim kanalları, her zaman kurumsal amaçların gerçekleşmesine hizmet etmez. Söylenti ya da dedikodu, daha çok çalışanların, kişisel amaçlarını tatmin etmelerini sağlar. Kurumsal ve kişisel amaçlar ya birbirini bütünleyip, ya da birbirleriyle tutarsızlık gösterdiğinden söylenti konusu bilgiler de, kurumun amaçlarını ya güçlendirir ya da zayıflatır. Kurumlarda biçimsel olmayan iletişim kişilerden çok, durumların yarattığı bir sonuçtur. Her birey ve grup, endişe ve güvensizlik dönemlerinde, dedikodu iletişim sisteminin en aktif üyesi olabilir. Örneğin işten çıkarma ya da yeniden yapılanma kararlarının alındığı dönemlerde grubun bu gelişmelerden fazlasıyla etkilendiği ve dedikodu mekanizmasının hızla çalıştığı görülür. İşte bu gibi durumlarda yöneticilerin son derece uyanık olmaları ve iletişim kanallarını gerçek mesajlarla beslemeleri gerekir.

Dedikodu bir insanın çıkar ve anlayışına bağlı olduğu için bir kişiden diğerine geçerken değişikliğe uğrar. Bu değişiklik, iki yönde gelişir. Bir kısım dedikodular, bir kişiden diğerine geçerken duygusal etkiler ve çıkar düşünceleri ile yeni şeyler eklenerek aktarılır. Bazen de tersi görülür yani her geçişte bir kısmı ayıklanır ve kendi işine geldiği gibi iletilir. Her ikisi de gerçek dışı haberlerin iletilmesi biçiminde işlediği için çoğu kez çalışanlar arasında gereksiz yere tedirginlik ve huzursuzluk yaratır. Dedikodular genellikle gerçek dışı olmakla birlikte, yine de çalışanlar, “ateş olmayan yerde duman tütmez” varsayımı ile çıkarılan her türlü dedikoduyu ilgiyle izleme eğilimindedirler. Özellikle, çok sayıda çalışanı yakından ilgilendiren bir konuda çıkarılan olumsuz bir söylenti çalışanların moralleri üzerinde çok kötü bir etki yaratabilir. Dedikodulara karşı en önemli panzehir, gerçekleri bütün açıklığıyla biçimsel kanallardan ve sürekli olarak çalışanlara iletmektir.

Biçimsel olmayan iletişim, kurumun, aksaklıklarını yansıtan bir ayna gibidir. Bir kurumda, biçimsel olmayan iletişim kanalları yaygın ve yoğun biçimde kullanılıyorsa, bu durum, o kurumun biçimsel iletişim kanallarının iyi işlemediğini gösterir. Böyle bir ortamda, gerekli gereksiz birçok gruplaşmalar veya klikler oluşur.

Biçimsel olmayan iletişim kanallarının yaygın ve yoğun olduğu kurumlarda, alınacak önlemleri şu şekilde açıklayabiliriz:
– Kurumun çeşitli bölümlerindeki kadro şişkinliği azaltılmalıdır.
– Merkezcil bir yönetimden çok, merkezi olmayan bir yönetimi yeğlenmelidir.
– İletişime engel olan insanlar varsa, bunlar önemli yerlere getirilmemeli ya da davranışlarının düzeltilmesine çalışılmalıdır.
– Yazılı ve sözlü iletişimde terim birliği sağlanmalıdır. Bunların dışında, dikey iletişim kanallarında görülen tıkanıkları gidermek gerekir. Bu kanallar sağlıklı çalışmıyorsa, biçimsel olmayan iletişim kanallarının bu görevi yüklenmesi kaçınılmaz olacaktır. Biçimsel olmayan iletişimin olumsuz özelliklerine karşın bazı olumlu yönlerine de değinmek gerekir.
– Biçimsel olmayan iletişim, kurumdaki iletişim yükünün önemli bir kısmını taşıyarak, kurumun iletişim ihtiyacını karşılamak bakımından biçimsel iletişime yardımcı olur ve onu tamamlar.
– Biçimsel olmayan iletişim, kurum üyelerinin moralinin yükselmesini ve örgütte birlik ruhunun gelişmesini sağlar.
– Biçimsel olmayan iletişim, iyi kullanıldığı takdirde, yöneticiler için etkili bir yönetim aracı olabilir.
– Biçimsel olmayan iletişim, özellikle dilek ve yakınmaların üstlere ulaştırılmasında, biçimsel iletişimin bir aracı olarak işlev görür.
– Biçimsel olmayan iletişim, kurumun çevresindeki değişiklikler ilişkin zamanında haber almasını ve değişen koşullara uymak üzere içyapısında gerekli değişiklikleri devamlı ve etkin bir biçimde yapmasını sağlar.