Biçimsel İletişim Kanalları

Kurum amaçlarına en etkin ve en kısa zamanda ulaşılması, üst basamaklarla alt basamaklar arasında emir ve bilgi akışını sağlayan dikey iletişim kanallarının sağlıklı işlemesine bağlıdır. Bu kanallar yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki yönlü çalışır.

Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim

Kurumun yönetimi ve bunun için gerekli olan otoritenin gerçekleşmesi, yukarıdan aşağıya mesaj iletiminin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesine bağlıdır. Otoriteden kaynaklanan emir ve talimatlar aşağıya doğru gidildikçe genişleyen iletişim kanallarından geçerek çalışanlara iletilir. Ancak bu kanallar yalnızca bu tür mesajların iletilmesi için değil, aynı zamanda alt basamakta yer alan görevlilere ihtiyaç duydukları konularda bilgi vermek için de kullanılır. Yukarıdan aşağıya iletişim çeşitli şekillerde gerçekleşir. Bunları şu şekilde açıklayabiliriz:

İş emirleri: Bunlar çalışanların işlerini ve bunları nasıl yapacaklarını açıklayan emir veya talimatlardır. Astlar, bu tür mesajları, üstlerinden sözlü veya yazılı olarak alabilecekleri gibi, eğitim amaçlı toplantılardan ya da broşür ve kitap gibi yazılı kaynaklardan da alabilirler.

Emirlerin gerekçeleri: Emir veya talimatların gerekçesi, görevlilere bir işin neden yapılması gerektiğini, söz konusu işin diğer işlerle ilişkisini ve etkilerini açıklar.

Kurum prosedürleri ve politikaları: Bu tür mesajlar, kurumun genel politikaları, prosedürleri, kuralları ile ilgili bilgileri kapsar.

Kurum amaçları: Çalışanların kurumun genel hedefleri hakkında bilgilenmelerini sağlar.

Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim

Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticileriyle kurdukları iletişimi kapsar. Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır. Konuya iletişim süreci açısından bakıldığında aşağıdan yukarıya doğru iletişim, yöneticiler tarafından iletilen mesajlara çalışanların bir tepkisi, yani geribildirimi olarak değerlendirilebilir. Yöneticiler, çalışanlardan olumlu ya da olumsuz geri bildirim alamadığında kurumun işleyişi ile ilgili bilgiyi de edinememiş olurlar. Bu nedenle bir kurumda, aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işlemesi, etkin bir yönetimin gerçekleştirilmesi açısından son derece önemlidir. Kuşkusuz, yöneticiler biçimsel iletişim kanallarını çalıştırmadan da özellikle bölüm ya da gruplarda kendilerine yakın kişilerden yararlanarak gereksinim duydukları bilgileri toplama yoluna giderek, biçimsel olmayan iletişim kanallarından yaralanabilirler. Fakat tümüyle bu yöntemin kullanılması çok önemli sakıncaları da beraberinde getirecektir.

Diğer yandan, aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işleyip işlememesi, yöneticilerin yönetim anlayışlarına, kurumun kültürel özelliklerine ve kurum kültürüne bağlıdır. Eğer bir kurumda, çalışanlarının önerilerini önemsemeyen bir yönetim anlayışı egemen ise çalışanlar, yöneticilerin emir ve talimatlarına benimseme değil de kayıtsız şartsız itaat yoluyla uyuyorlarsa, bu kurumda aşağıdan yukarıya doğru iletişim etkin bir şekilde işlemez. Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, en otoriter yönetim biçimlerinde dahi bir ihtiyaç olarak ortaya çıkabilmektedir. Burada yönetimin, çalışanların iletişim ihtiyacını biçimsel bir iletişim sistemi içinde karşılayıp karşılamadıkları önemlidir. Yönetimin, çalışanların işleriyle, yöneticileriyle ve kurumlarıyla ilgili çeşitli konuları bir şekilde birileriyle paylaşma ihtiyacı içinde olduklarını bilmeleri gerekir. Eğer, yönetim bu duyguları biçimsel iletişim kanalları aracılığıyla öğrenebileceği bir iletişim sistemi kurmaz ve işletmezse, bu duygular, biçimsel olmayan kanallar aracılığıyla söylenti ve dedikodu biçiminde kendisini ifade edecektir. Bu tür bir iletişim ise kuruma zarar verecektir. Çalışanların dile getirme ve paylaşma ihtiyacı içinde oldukları duygularını şu şekilde açıklayabiliriz:

İş İle İlgili Duygular

1. İş yükü dağıtımı adil mi?
2. Çalışma saatleri makul mü?
3. Kullanılan araç, gereç sağlam ve güvenilir mi?
4. Çalışma ortamı, araç gereç rahat, uygun ve yeterli mi?
5. Kimin ne yapacağı belli mi?
6. Ödüller hak edilenlere veriliyor mu? Ödüller adil mi?

Yöneticiyle İlgili Duygular

1. İyi çalışanlar da takdir ediliyor mu?
2. Yönetici çalışanların kişisel sorunlarıyla ilgileniyor mu?
3. Yöneticinin gözdesi olan, kayrılan kişiler var mı?
4. Çalışanlar, yeterince denetleniyor mu?
5. Çalışanların şikâyetleri hemen ele alınıyor mu?
6. Yönetici çalışanların görüşlerini alıyor mu?

Örgütle İlgili Duygular

1. Çalışanların terfi etme şansı var mı?
2. Kurum politikaları adil mi?
3. Çalışanlar, kurumun dış çevresindeki itibarıyla iftihar ediyorlar mı?
4. Kurumun sağladığı sosyal güvenlik, fazla mesai, yıllık izin, hastalık izni gibi haklar çalışanları tatmin ediyor mu?
5. Kurumsal değişiklikler konusunda çalışanlara bilgi veriliyor mu?

Aşağıdan yukarıya iletişimin çalışanlar açısından sağladığı en büyük yarar, onların temel kişisel ihtiyaçlarının giderilmesini sağlamaktır. Ayrıca çalışanların fikirlerinin sorulması, çalışanlara verilen değerin bir göstergesi olacağı için çalışanların morallerinin yükselmesine ve kurum amaçlarını benimsemelerini kolaylaştırır ve daha doğru bir şekilde işlerini yapmalarını sağlar.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişim biçimsel iletişim kanalları aracılığıyla çok çeşitli şekillerde gerçekleşebilir. Bunlardan bazılarını şu şekilde açıklayabiliriz:

Verilen Görevlere İlişkin Durum Raporları: Durum raporları, bitmiş ya da bitirilmekte olan bir işle ilgili yazılı veya sözlü açıklamadır. Çalışanların sorumlu oldukları iş ve görevleriyle ilgili, üstlendikleri projelerin aşamalarına ilişkin bilgileri içeren bu raporların yöneticilerce değerlendirilmesi ve raporlara ilişkin görüşlerin mutlaka raporu gönderenlere iletilmesi gerekir. Aksi takdirde, çalışanlar, zorunlu olmadıkça üstleriyle iletişimlerinde rapor kullanmaktan kaçınırlar ya da rapor yazımına pek fazla özen ve dikkat göstermezler.

Rapor yazımı için bazı önemli noktalara dikkat edilmesi gerekir. İyi bir raporun taşıması gereken özellikleri şu şekilde açıklayabiliriz:
– Rapor, yalın ve açık bir dille yazılmalıdır.
– Rapor, yalnızca ilgili olduğu konuyu ele almalı ve diğer sorunlara yalnızca bu konuyla ilgisi ölçüsünde değinmelidir.
– Rapor, özünü zedelemeyecek ölçüde kısa olmalıdır.
– Rapor, bilgileri eksiksiz bir şekilde yansıtabilmeli, gerekli görülen ayrıntılar, raporun özünü yitirtmeyecek şekilde ya ayrı ek biçiminde ya da çok kısa olarak yer almalıdır.
– Rapor, hazırlandığı andaki varolan durumu yansıtmalı ve kapsadığı bilgiler yeni ve güncel olmalıdır.
– Raporun içerdiği bilgiler doğru olmalıdır.
– Rapor, aydınlatıcı olmalı ve yöneticinin dikkatini çekmesi istenen kısımlar belirtilmeli, uygunsa ilgili çözüm yolları yarar ve sakıncaları ile birlikte verilmelidir.
– Rapor, okuyucunun konuya ilişkin sağlıklı bir değerlendirme yapabilmesi için eski ve yeni durum ya da koşullara ilişkin karşılaştırmalı bilgiler içermelidir.
– Raporun gizli olup olmadığı belirtilmelidir.
– Rapor, okuyacak kişinin kişilik özellikleri de dikkate alınarak göze hoş görünecek şekilde hazırlanmalıdır.
– Rapor, zamanında verilmelidir. İyi işleyen bir rapor sisteminde en önemli nokta, raporun kimin hazırlayacağının ve kime gönderileceğinin saptanmış olmasıdır.

Karar Almada ya da Sorun Çözmede Yardım İstekleri: Çalışanlar, zaman zaman yöneticilerden yardım isteyebilirler. Genellikle sözlü olarak gerçekleştirilen bu iletişimin, verimli olabilmesi için bazı kurallara dikkat edilmesi gerekir. Özellikle çalışanların kiminle, neyi, ne zaman, nerede ve ne tür bir sonuç elde etmek için görüşeceklerini önceden belirlemeleri gerekir. Bu noktalardan birisinin bile yanlış ya da eksik olması iletişimin istenilen şekilde gerçekleşmesini engeller. Örneğin yönetici, önemli bir toplantı öncesinin telaşesini yaşadığı bir sırada kendisine iletilen daha az önemde bir sorunla yeterince ilgilenemeyebilir.

Kurum Geliştirmeyle İlgili Öneriler: Kurumlarda öneri sistemi, aşağıdan yukarıya doğru iletişim kanallarının çalıştırılmasında son derece etkin bir yöntem olarak değerlendirilmektedir. Öneri sistemi, kurumlarda çalışma yöntemlerinin ve koşullarının düzeltilmesi amacıyla çalışanların görüş ve önerileriler ile yönetime yardımcı olmalarını sağlar. Öneriler, kurumsal yapı, teknik konular, çalışma koşulları, sosyal hizmetlerin düzenlenmesi, eğitim ihtiyaçları ve iş güvenliği gibi konulara ilişkin olabilir.

Öneri sisteminin iyi bir şekilde işletilmesi için yerine getirilmesi gereken koşulları şu şekilde açıklayabiliriz:
– Yapılan önerinin kabul edilmesi ya da geri çevrilmesinin gerçek nedenleri açıklanmalı ve tartışılmalıdır.
– Yapılan önerinin değerlendirilme sürecine ilişkin bilgi verilmelidir.
– Eğer kurum, yapılan önerilerden ekonomik ya da sosyal bir kazanç sağlamışsa öneri sahipleri uygun bir biçimde ödüllendirilmelidir.

Her önerinin olumlu bir sonuç yaratması beklenmemelidir. Önemli olan çalışanların önerilerini iyi niyetle, kişisel olmaktan çok, kurum çıkarları için iletmiş olmalarıdır. Bu nedenle her önerinin az ya da çok ödüllendirilmeyi hak ettiği söylenebilir. Çalışanlar açısından öneri sisteminde dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktaların da altını çizmemiz gerekiyor. Her şeyden önce, önerinin kişisel değil, kurumsal çıkarlarla ilgili olması gerekir. Özellikle, konusu gereği, ilk başta kişisel bir çıkara yönelik olarak algılanma olasılığına sahip önerilerin sunuluşunda, önerinin kurum açısından sağlayacağı yararların açık bir şekilde ifade edilmesi gerekir. Diğer yandan, yöneticiler önerinin ne kadarlık bir harcamayla, nasıl bir yarar sağlayacağını açık bir şekilde görmek isteyecekleri için, önerinin uygulama maliyetine ilişkin yaklaşık bir bilgiye yer verilmelidir. Ayrıca, önerinin nasıl uygulanacağı da açıklanmalıdır. Yararlı olacağı konusunda kuşku duyulmamasına karşın, kurumun koşullarıyla uyuşmayan ya da kuramsal olarak bir değeri olmasına karşın, uygulanma şansı bulunmayan bir önerinin yöneticiler tarafından pek dikkate alınmayacağının da bilinmesi gerekir.

Yatay İletişim

Yatay iletişim, aynı kademedeki yöneticilerin, ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan, başka deyişle, üst kademenin emrine gerek kalmadan karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği yapmaları durumunda gerçekleşen bir iletişim biçimidir.

Kurum içinde dikey ilişkiler her zaman verimli ve etkin bir şekilde çalışmayabilir. Bu nedenle, dikey organizasyon modelinin yaratıcısı olarak bilinen H. Fayol, yalnızca hiyerarşik ilişkilerin geçerli olduğu bir kurumda iletişim sorunlarının giderek yoğunlaştığını ve çözüm olarak da yatay ilişkilerin geliştirilmesi gerektiğini savunmuştur.

Fayol’a göre, dikey kanallar aracılığıyla iletilen mesajların çeşitli basamaklardan geçmesi, mesajların gerçek anlamını ve amacını önemli ölçüde yitirmesine yol açmaktadır. Ayrıca basamaksal bir akış izlenmesi hem zaman kaybına yol açmakta, hem de iletişimin etkinliğini azaltmaktadır. Fayol, bu sorunları ortadan kaldırmak ya da azaltmak için köprü kurma yöntemini bir çözüm olarak önermiştir. Bu yöntem, aynı düzeyde görev yapan kişiler arasında karşılıklı, yatay boyutlu bir iletişimi olanaklı kılmaktadır.

Kurumda yatay iletişimin en önemli işlevi, eşgüdümün sağlanmasına yardımcı olmaktır. Kurumlar büyüyüp, genişledikçe, yetkilerin giderek yayılması ve çeşitlenmesi sonucunda birimler arasında ortak amaçlardan sapma tehlikesi baş gösterir. Bu nedenle büyüyen bir örgütün en önemli işi, belirlenen amaçlarla uyumlu bir çalışma düzeni sağlamaktır. Bu açıdan yatay iletişim, amaç ve işbirliğini sağlamada oldukça etkili bir yöntem olarak değerlendirilmektedir. Ancak yatay iletişimin sağlıklı bir şekilde çalışabilmesi için üst düzeydeki yöneticilerin alınan kararlardan ve girişilen eylemlerden bilgilendirilmeleri gerekir. Diğer yandan yatay iletişim, kurumlarda karşılıklı dayanışma ve takım ruhunun gelişmesine de yardımcı olur. Çalışanlar arasında kurulan sıkı ilişkiler inanç, amaç ve davranış birliğini güçlendirir.