Amaçların Tanımı ve Özellikleri

Amaçlar mevcut hareketleri ve tepkileri yönlendiren kişisel ya da sosyal olarak saptanmış değerdirler. Her insan sosyal bir varlık olarak yaşamını sürdürürken, bazı maddesel ve tinsel değerleri elde etmek için çalışır. Bunlara ulaşmak için hareket ve davranışlarını düzenler. Bazılarınca “durumlar” bizimse “değerler” olarak ifade ettiğimiz amaçlar, maddesel yani parasal değerde olabilir ya da maddesel olmayan sosyal ve tinsel özellik ve nitelikte olabilirler.

Örgütsel açıdan ya da İşletme Yönetimi açısından amaçlar, örgütlerin faaliyetlerinin ve hatta varoluşlarının nedenini oluştururlar. Örgütsel amaç, organizasyonun bir bütün olarak gerçekleştirmek istediği geleceğe ilişkin bir konudur. İşletme ya da örgütler toplumda sosyal bir varlık olarak yaşayabilmek için tıpkı insanlar gibi birtakım amaçlar peşinde koşarlar. Amaçlar işletmenin projelerine ya da planlarına yol gösteren bir unsur oldukları gibi, hedeflerine ne ölçüde ulaştığını yönetime bildiren birer araç görevini de yerine getirirler. Amaçlar sürekli ve değişmez bir unsur olarak işletmeyi diğer örgüt türlerinden ayıran, onun yapısal özelliğini oluşturan temel unsurlardır. İşletme bütün faaliyetlerini amaçlarını gerçekleştirmek için yapar. Amaçları gerçekleştirmede işletmenin uğradığı başarısızlık, işletmenin varlığını tehlikeye düşürücü bir durum yaratır. Amaçlar planlamayla elde edilmeye çalışılan hedeflerin açıklanmasıyla bir planlama süreci içinde ulaşılacak bir hedef olarak açıklığa ve kesinliğe kavuşmuş olur.

Amaçlar zamanla nitelik ve nicelik bakımından değişirlerse, bu durum doğrudan doğruya onlara ulaşmak için bir araç rolünü oynayan işletme ya da örgütün de nitelik ve nicelik yönünden değişmesini gerektirebilir. Örneğin, işletmenin faaliyet alanları (ürettiği ürünlerle hizmetler) çalıştığı pazarlarda değişiklikler meydana getirebilir.

Açıklamalarımıza başlarken amacı önce kişisel yönden tanımlamaya çalışmış ve her kişinin toplumda belli amaçlara ulaşmak için çalıştığını ve hatta yaşadığını söylemiştik. İşletme de toplumsal bir birim olarak birtakım amaçlara ulaşmak için kurulduğuna göre, onu oluşturan ve çalıştıran birtakım kişilerin ve hatta grupların amaçlarına hizmet etmekte ya da araç olmaktadır. Bu açıdan, toplumsal bir organizasyon olarak işletme, çeşitli grup ya da kişilerin amaçlarının bir bileşkesidir. İşletmelerin varoluş nedeni, başta hissedarların ya da sahiplerin tasarladıkları amaçlarıdır. Bu aracı çalıştırmak için, uzman yöneticilere ve işçilere ihtiyaç vardır. Yönetici ve işçiler de birer insan olmak sıfatıyla, kendi amaçlarını gerçekleştirme aracı olarak işletmeyi seçerler. Dolaylı olarak da işletmenin kendilerine devamlı olarak ürün ya da hizmetler sunduğu geniş halk toplulukları ve özellikle müşteriler işletmeyi amaçlarını gerçekleştirici bir araç olarak değerlendirirler. Bu durumda, işletme birbiriyle çelişen, birtakım amaçların dengelendiği genel amaçlar sistemidir.

Amaçların İşlevleri

Bu kadar geniş bir bütünleşik yapıyı oluşturan üyelerin istek ve ihtiyaçları karşısında işletme için genel amaçları saptamanın zorluğu, açıkça kendisini göstermektedir. Bu nedenle, birçok işletme açıkça belirlenmiş amaçlara sahip bulunmadan yaşarlar. Yönetim kademelerini dolduran yöneticiler, işletmenin amaçları açısından birbirlerinden tamamen zıt fikirlere sahiptirler. Bu durum, her ne kadar eksik koordinasyon ve haberleşme sonucu ortaya çıkıyorsa da, asıl neden çıkar grupları arasında işletmenin genel amaç dengesini sağlayabilme güçlüğünden doğmaktadır. Günümüzde çok sayıda ortakları olan, bunların dışında çok sayıda yöneticiler tarafından yönetilen, çok sayıda işçi çalıştıran büyük bir tüketiciler topluluğunun ihtiyaçları için mal üreten işletmeler, amaçlarını saptarken her çıkar grubunu tatmin edecek şekilde davranmaktadır.

İşletmelerde amaç saptanırken işletme yöneticilerinin, işçi temsilcilerinin oluşturduğu bir grupla ortaklıkları temsil eden işletme yönetim kurulunun birlikte hareket etmeleri zorunludur. Bu grupların dışında kalan müşteriler ve halk toplulukları için onların arzu ve ihtiyaçlarını belirlemeye ilişkin araştırmalara ve kamuoyu yoklamalarına girişmek zorunludur. Amaçlar saptanırken ya da yeniden gözden geçirilirken bu hususların da göz önünde bulundurulmaları gerekir.

Amaçlar işletme için sadece bütünleşik bir yapı oluşturma işlevini mi üstlenirler yoksa başka işlevleri de var mıdır?

Bu açıklamalardan sonra diyebiliriz ki; amaçların bazı faaliyet türlerini belirgin kılmak için, soyut olmaktan çok, yeterli ölçüde açık ve kesin olması gereklidir. Bu anlamda, örneğin; amacın “kâr yapmak” olarak tanımı yetersiz ve soyut bir saptama olmaktadır. Hâlbuki “elektrik ürünleri üreten bir işletme kurarak, önümüzdeki üç yıl içinde %15 kârla çalışan bir işletme durumuna ulaşmak” daha anlamlı olacaktır.

İyi belirtilmiş ve işletmenin yönetim kadrolarını dolduran yöneticilere tam olarak duyurulmuş amaçlar yöneticilerin birbirlerinden farklı ya da birbirleriyle çelişen kararlar almalarını önleyecektir. Böylece yöneticiler daha kontrollü hareket etmeye çalışacaklar, işletmede faaliyetler arası koordinasyonun kurulması kolaylaşmış olacaktır. Amaçlar yönetici hareketlerine yol gösteren pusulalar oldukları gibi, elde edilen faaliyet sonuçlarının değerlendirilmesinde ölçü ya da kontrol aracı işlevini de görürler. Şu halde, diyebiliriz ki amaçlar, bir işletmenin ya da ona bağlı birimlerinin faaliyetlerini değerlendirmede kullanılabilecek standartlardır.

Amaçlar saptanırken, işletme içi ve işletme dışı koşullar, durumlar değerlendirilir. İşletme amaçlarını belirlerken mümkün olan ya da yapabileceği noktaları saptar. Bu durumsa, amaçların gerçekçi olması ilkesi yanında, işletmenin kendi içinde ya da yaşadığı çevrede hangi yönlerden güçlü ve özellikle de hangi yönlerden zayıf olduğunun açığa çıkarılmasına yardımcı olur. O halde, amaçlar işletmenin iç ve dış zorluklarını ya da güçlüklerini öğrenmemizi sağlayan önemli bir işleve de sahiptirler.

Buraya kadar devamlı olarak işletmenin genel amaçlarından bahsetmiş bulunuyoruz. Ancak, işletme amaçlarının işlevlerini belirtirken, işletmede sadece genel amaçların olmadığı unutulmamalıdır. Genel amaçların yanında, onlara bağlı olarak organizasyonun yukarı ve aşağı kademelerinde daha özel amaçlar mevcuttur. Bu amaçlara ulaşılması genel amaçlara göre daha kısa zaman süresini gerektirir. Daha sonra ele alacağımız konular açıklayacağımız üzere, amaçlar işletmenin bütününü ilgilendirecek yerde bir bölümün ya da bölüme bağlı kısım ya da servislerin belli zaman süreleri içinde ulaşmak istedikleri hedeflerle ilgili hususlar ya da verim normlarıdır. Ancak, alt seviyedeki amaçlar ya da verim normları genel amaçlara bağlı olarak meydana getirilirler.

Amaçların Yapısı ve Hiyerarşisi

İşletmenin Yaşam Koşullarının Belirlenmesi

İşletmenin her şeyden önce, bir dizi müşterek amaçlar için kurulmuş bir organizasyon olduğunu daha önce açıklamıştık. Burada açıklanmak istenen ilk konu, işletmenin bu müşterek amaçları gerçekleştirebilmesi için, zaman içinde elverişli bir biçimde varolması ya da ağırlığını devam ettirmek zorunda bulunmasıdır.

İkinci bir konu da, işletmenin sosyal ve ekonomik bir bileşim içinde yaşamak, gelişmek zorunda bulunmasıdır. Aynı toplum ya da ekonomi zamanla herhangi bir işletmeyi ortadan kaldırabilir. İşletme toplum ve ekonomi onu istediği sürece, yani topluma ve ekonomiye gerekli, faydalı, verimli olduğu sürece varlığını devam ettirebilecektir denilebilir.

İşletmenin yaşatılmasının özel amacı ve hatta varolmasının nedeni topluma ürün ya da hizmet sunmasıdır. Eğer, bize nispeten, daha avantajlı (ekonomik ve verimli) ürünler, hizmetler sağlayan başka kuruluşlar varsa, işletmenin yaşama gücü tehlikeye gerecektir. Bu nedenle, işletme mümkün olduğu kadar ucuz (ekonomik) ve ihtiyaçları en iyi tatmin edici bir kuruluş olmak zorundadır.

İlk çağlardan beri, aşağı yukarı bütün aile, hükümet, ordu, dinsel kuruluşlar daima değişmelere karşı çıkmışlar ve değişimi insan güvenliği için tüyler ürpertici bir korku olarak değerlemişlerdir. Hâlbuki zamanımızda işletmeler değişiklik ve yenilik yapmak görevini yükümlenmiş özel kuruluşlar olarak karşımıza çıkarlar. Bu görev onların yaşama koşullarıyla ilgilidir. Onu yerine getirdikleri sürece yaşamalarına devam edebilirler. Ancak, burada sözü edilen gerçek “yeniliktir”. İşletmeler yaşayabilmeleri için kendileri dışında yaratılan yenilikleri kabullenip uygulamaları yanında, kendileri de bizzat yenilik yaratmak zorundadırlar. Şunu belirtelim ki, adı geçen yenilik sadece teknolojik yenilikleri değil, aynı zamanda teknolojik olmayan özellikle tecimsel (ticarî) yenilikleri de kapsamaktadır.

Sıralanan yaşama koşullarını oluşturan etmenler, temel ve mutlak bir yaşam koşullarının doğuşuna neden olmaktadırlar. Bu koşul, işletmelerin kârlılığıdır. Görülüyor ki, işletmelerin yaşama koşulları birtakım tehlikeler ortaya koymakta ya da riskleri göze almayı gerektirmektedir. Şu halde, işletmeler birtakım riskler içinde hayatını sürdürür. Risklerse maddî ve tinsel (manevî) kayıplara sebep olur. Faaliyetlerden asgarî bir kârlılık beklemek, yani en azından riskleri kapsamaya olanak veren ve bu nedenle elde etmek zorunluluğu olan bir kârlılık, işletmelerin ve hatta toplumun mutlak bir koşuludur.

Amaçların Oluşması

Buraya kadar, adım adım yaptığımız açıklamalarla, işletmelerin ne gibi genel amaçlar gütmek zorunda olduğunu ya da yaşaması için ne gibi koşullara uyması gerektiğini belirtmiş bulunuyoruz

Ekonomik amaçlar işletmelerin çoğunun davranışı üzerinde üstün bir etkiye sahiptirler. Ekonomik amaçlar, yöneticilerin faaliyetlerine yol gösteren açık ve somut bir şekilde belirlenen amaçların esasını oluştururlar. İşletmenin ana amacı, yararlandığı kaynaklardan uzun süreli bir gelir elde etmektir. Bu amaç kapitalizmin çok güçlü olduğu devrelerde geleneksel ekonomik firma teorisinin tek hareket noktası olmuş, bu konuda yazılan bütün kitaplar “kâr maksimizasyonu” ilkesinde hareket etmişlerdir. Davranış bilimcileri bu görüşe haklı olarak karşı çıkmışlar ve bu teorinin kâr maksimizasyonunda temel faktör olarak insan unsurunun tutumu ve güdülenmesi (motivasyonu) konusunda eksik kaldığını, dolayısıyla gerçeklere uygun düşmediğini saptamışlardır.

Sosyal bilimlerdeki hızlı gelişmeler, işletmelerin sadece hissedarların ya da sermaye sahiplerinin amaçlarına hizmet eden birimler olarak faaliyet görmelerini önlemiş, serbest işletme faaliyetlerine bazı kısıtlamalar getirerek, hissedarların ve yöneticilerin davranışını ve yaklaşımlarını değiştirmiştir. Bu değişme, işletmelerde çalışanların maddî ve manevî yönlerden mutlu olmaları yanında, işletmenin müşterilerinin faaliyette bulunduğu çevre halkının ve tüm ülke halkının ihtiyaçlarına cevap veren, doğrudan ya da dolaylı onların mutluluklarına katkıda bulunan birer ekonomik unsur olma gerektiğini amaçlarına dâhil etmeleri şeklinde gerçekleşmiştir.

Yaşanan hızlı gelişmeler işletmelerin sorumluluklarını nasıl etkilemiştir?

Bazı ülkelerde, işletmelerin amaçlarını etkileyen sosyal olaylar ve (olgular akımlar) onların sosyal amaç olarak bazı noktaları benimsemesinde dış baskı unsurları olarak ortaya çıkmıştır. Bu baskılar, genellikle işletmelerin faaliyetlerini kısıtlayacak kamu gücü (kanunlar niteliğinde) ya da faaliyetlerini tamamen durduracak grevler şeklinde gerçekleşmiştir.

Doğaldır ki, bu durum işletmeyi bazı seçimler yapma özgürlüğünden alıkoyan ya da yoksun bırakan sınırlayıcı karar kıstaslarıdır. Bunlar zorlama ya da baskılar olarak nitelendirilebilir. Örneğin; kamu gücü tarafından saptanmış asgarî ücret hadleri, Avrupa’nın bazı ülkelerinde işletme bütçesinin %5′inin çalışanların eğitimine harcanması ya da harcanmadığı takdirde devlete vergi olarak bu meblağın verilmesi zorunluluğu, son zamanlarda çeşitli ülkelerde, yayınlanan çevre kirlenmesi konusundaki kanunî sınırlamalarla özellikle sendikayla yapılan toplu sözleşme hükümleri işletmelerin zoraki olarak göz önünde bulundurmaları gereken ya da amaç olarak faaliyetlerine almaları gerekli olan konulardır.

Şekilde işletme amaçlarının oluşması şematik olarak özetlenmiştir. Bunlardan işletmenin durumu, yani sermaye gücüyle diğer maddî ve özellikle insan faktörünün işletme amaçlarının oluşmasında temel unsur olmaktadır. İşletmenin yükümlendiği sorumluluklarla dış baskı unsurları çevreden gelen etkileri oluşturmaktadır. Bunun sonucu meydana çıkan durumla işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin arzusu da amaçların oluşmasını meydana getiren ikinci bir konuyu oluşturmaktadır.

Amaçların Hiyerarşisi

Amaçların kaynaklarını belirttikten sonra, şimdi işletmenin belli başlı genel amaçlarının neler olduğunu, bunlara bağlı olarak ne gibi alt amaçlar oluşturulduğunu gözden geçireceğiz. Bu doğrultuda, amaç ölçülerinin meydana getirilebileceği sekiz alan tanımlanmıştır.
Bunlar;
– Çalışılan pazarın belirlenmesi,
– Yenilik,
– Verimlilik (prodüktivite),
– Fiziksel ve finansal kaynaklar,
– Kârlılık (rantabilite),
– Yönetici yerleştirme ve geliştirme,
– İşçi yetiştirme ve geliştirme,
– Halka karşı sorumluluk.

Görüleceği üzere bunların ilk beşi temel ekonomik amaçlar grubu içine girmektedir. Daha sonra bu sekiz alana “otonomi”, “güvenlik” ve “esneklik” amaçları ilâve edilmiştir. Bir başka çalışmada, ayrıca ekonomik amaçlar grubuna işletmenin “prestij” ve “likidite” amaçlarını da ilâve etmektedir.

İşletmenin genel amaçları belirlendikten sonra, büyük işletmelerde (holding, banka ve benzeri kuruluşlar gibi) her bağlı kuruluşun amaçlarını ya da daha küçük çapta olan ve yaygın bulunmayan işletmelerde her bölüm, servis ya da kısmın amaçlarının ne olması gerektiğini inceleyerek, her birinin amaçlarını aynı biçimde saptamak gerekecektir. Bu amaçlar “ikincil amaçlar” olarak tanımlanabilir. Dikkat edileceği gibi bu amaçların saptanması, doğrudan doğruya genel amaçların saptanmasına ve onların özelliklerine bağlıdır. O halde, ikincil amaçlar genel amaçların (temel ekonomik ve sosyal amaçlar) bir türevidir ve onları gerçekleştirmek için oluşturulurlar.

Genel amaçların çok uzun süreli amaçlar olmalarına, hatta bazılarının işletmenin ömrü boyunca devam edebilecek özelliklerde bulunmalarına rağmen (küçük değişiklikler ve revizyonlar hariç tutulursa), ikincil amaçlar daha kısa süreli amaçlardır.

Hâlbuki işletmenin temel amaçları daha ziyade onun stratejisini ilgilendirmektedir. İkincil amaçlara örnek olarak aşağıdaki liste verilebilir. Böylece, açıklamalarımız daha da somutlaşmış olacaktır.

– Yüzde olarak kesinleşmiş pazar kısımlarının çeşitli satış birimleri arasında, ulaşılacak hedefler olarak bölünmesi.
– Toplam satış tutarı için belirlenen rakam.
– Kazanılması gereken müşteri sayısı için belirlenen bir sayı.
– Mümkün olabilecek iş anlaşmazlıkları için kaybedilecek azami çalışma saatleri sayısı.
– Ulaşılması düşünülen likidite oranı.
– Faaliyetleri etkin bir biçimde başarabilmek için gerekli olan işgücü sayısı.
– Satışlardan beklenen kârlılık için ürün tipi ve müşterilere göre saptanmış hedef rakamları.
– Toplam işgücü içinde personel devri oranı ya da mümkün istifaların sayısı.
– Organizasyonda mesleksel eğitim için ayrılması gereken bütçe tutarını belirten bir meblağ.
– Yenilenmesi gereken yatırım tutarları için saptanan rakamlar.

Bütün bu ikincil amaçlar farklı zaman süreleri için hesaplanabilirler. Bunlar bağlı kurumlar, bölümler ve birimler içinde beklenen sonuçlar ya da ulaşılacak hedefler olarak saptanırlar. Bu hedeflerin saptanması genel işletme amaçlarının gerçekçi bir biçimde belirlenmesi yönünden de çok yararlıdır. Çünkü alt seviyelerde saptanan ve uygulanmaya daha yakın olan hedefler, genel amaçların revizyonunda kullanılırlar. En azından, geçen üç yılın başarıları, (etkili bir rapor sistemi yardımıyla) göz önünde bulundurularak, genel amaçlar yılda bir defa gözden geçirilmelidir.

Daha kısa bir zaman süresi içerisinde alt kademelerde çalışan işçilerin ve uzman personelin verimini saptamak için “çalışan personelin normları tablosu” adı altında belirten ayrıntılı bir tablo hazırlanır. Bu tablo, işletmenin çok kısa süreli ve hatta kişisel hedeflerini gösterir, her yıl en azından bir defa bütçe kontrol sistemiyle denetlenir.

Bu hedefler, ikincil amaçların (bölümlere ilişkin amaçlar) daha da geliştirilerek, hiyerarşinin alt kademelerine ve hatta şahıslara yayılmasıdır. Çünkü hiyerarşinin alt kademelerinde, faaliyetleri yerine getirmekle görevli kadroların ve şahısların verimleri, işletmenin gelecekteki başarısı ya da başarısızlığı üzerine büyük ölçüde etki edecektir. Diğer yönden, verim normları işçileri ve icra şeflerini harekete geçirici bir güdüleme faktörü olarak da önemli bir role sahiptir. Ayrıca, bu normlar, kişisel performansların (başarıların) değerlendirilmesinde hiyerarşik yöneticiler bakımından yönetim ve kontrol aracı olarak da hizmet görürler.

Bu normlar ikincil amaçlara kıyasla, çok daha kısa zaman süreleri için saptanırlar demiştik. Örneğin; aylık normlar çok sık olarak kullanılırlar. Eğer bu normlar, yürütme merkezleri ve maliyet merkezleri olarak yıllık plana doğrudan bağlanırlarsa, bu sistem daha etkili bir hale gelmiş olacaktır.

Aşağıda birkaç norm örneği verilmiştir.
– Bir satıcı için zorunlu kılınan asgari satış miktarı.
– Satıcıların çeşitli ürünlerle ilgili olarak gerçekleştirmeleri gereken aylık, üç aylık, altı aylık ya da yıllık satış hacimleri.
– Her satıcı için yeni kazanılacak müşteri sayılarının faaliyette bulundukları bölgelerin özelliklerine göre saptanması.
– Her satıcının yaptığı müşteri ziyaretleri oranı.
– Müşteri gruplarına göre asgari satış tutarları.
– Müşteriler için yapılacak azami ve asgari reklâm sayıları.
– Çalışılacak azami ve asgari ek mesai saatleri.
– Çeşitli görevler için teorik, insan gücü saatleri sayısı.
– Kabul edilebilir maksimum kayıp ya da bozulmaların miktarı.
– Stoklama esnasında ortaya çıkabilecek kayıplar için, kabul edilmiş azami miktar.
– Üretimin çeşitli evreleri ya da çeşitli işletme elemanları için uygulanabilecek maliyet normları.
– Verilmiş sabit bir zamana göre, çalışan işçiler için azami ve asgari getiri miktarları.
– Ambalajlama ya da yeniden ambalajlama faaliyetleri esnasında meydana gelebilecek azami kayıplar.
– Tartı aletlerini kontrol etmek için saptanmış zaman süresi.

Açıktır ki bu normlar, olanaklı olduğu kadar gerçekçi olmalıdır. Aksi takdirde, güdüleyici ve amaçlara hizmet edici birer yönetim aracı olmaktan çıkarak, işletme için tehlikeli birer unsur haline gelebilirler. Normlar saptanırken, iş özellikleriyle iş çevresinin özellikleri ve normal bir insanın yetenekleri dikkate alınmalıdır. Bazı normlar mevsimlik ve aylık dalgalanmalarla sıkı sıkıya ilgilidir. Zaman aralığı içinde saptanırlarken, bu özelliği de mutlaka göz önünde bulunmalıdır.

Şekilde işletmelerde amaç sistemine bağlı olarak meydana getirilebilecek hiyerarşi özetlenmektedir.

Hiyerarşinin en üst kademelerinde, tepe yöneticilerinin sorumluluğu altında, genel işletme amaçları saptanmaktadır. Bu saptama işlemine bölüm yöneticileri de katılırlarsa, daha yararlı olacaktır. İkincil amaçlarsa saptanan genel amaçlara ulaşmak için departman yöneticilerinin sorumluluğu altında hazırlanır. Çalışan personelin normları tablosuysa, icra şeflerinin sorumluluğu altında meydana getirilir.