Finansal Planlama ve Kontrol

 

Finansal planlama ve kontrol sürecini ifade etmek.

Finansal başarı, öncelikle faaliyetlerin etkin bir biçimde planlanmasına bağlıdır. Beklenmeyen finansal problemlerle karşılaşmamak için, finansal yöneticiler para giriş ve çıkışlarının nasıl olduğunu analiz etmek, sonra da uygun finansal planlar geliştirmek zorundadırlar.

Örnek olarak, bazı işletmelerin stokları ve alacakları mevsimlik olarak artabilir. Finans yöneticisi bu gereksinmeleri anlayarak, ihtiyaç duyacağı finansmanın önceden sağlanması konusunda gerekli önlemleri alma yoluna gitmelidir. Bir işletmenin karşılaşacağı en zor durumlardan birisi nakitsiz kalmasıdır. Böyle bir durumda ödemeler zamanında yerine getirilemeyeceği için, işletmenin iflası bile söz konusu olabilir. Nakit ihtiyacının önceden görülememesi, işletmenin nakit yetersizliği ile karşılaşması finans yöneticisi için affedilmeyecek bir hatadır. Finansal planlama süreci üç çalışmayı içerir. Bunlar; finansal gereksinmelerin tahmini, bu ihtiyaçları karşılamak için bütçelerin geliştirilmesi ve finansal kontrolün yapılmasıdır.

Finansal Gereksinmelerin Tahmini

Finansal tahminler, işletmenin amaçlarının ve faaliyetlerinin kapsamlı bir şekilde analiz edilmesine bağlı olarak yapılmalıdır. Satış tahminleri, pazarlama harcamaları, üretimle ilgili tahminler ve genel yönetim giderleri tahminleri ancak böyle bir analiz sonucunda sağlıklı biçimde ortaya konabilir. Tahminler kısa ve uzun dönemli olarak yapılır. Kısa süreli planlama, bir yıldan daha kısa süreli olarak yapılır. Uzun süreli planlama bir yılı aşan süreler için genellikle de 5-10 yıllık süreyi kapsamaktadır. Gerek kısa gerekse uzun süreli planlamalar satış tahminlerine bağlı olarak yapılır. Şekil 17. 3′de kısa ve uzun süreli satış tahminleriyle, finansal planlama sürecindeki çeşitli finansal tablolar arasındaki ilişkiler ortaya konulmaktadır.

Bir işletmenin finansman gereksinimini belirlemede kullanılan en uygun yöntemlerden biri, proforma tablolar olarak da adlandırılan, tahmini finansal tablolardır. Planlar içinde yer alan harcamalar, genellikle yöneticiler tarafından belirlenir. Bununla birlikte, bütçenin en son şekli, üst yönetimin stratejik planlarını da kapsamalıdır. Stratejik planlar, işletmelere gerçek bir rekabet üstünlüğü sağlamaya yönelik olarak yapılan planlardır. Stratejik planlama, büyük ölçekte bir sermaye bütçelemesidir. Stratejik planlamacılar tek tek proje temelinde değil, tek tek projeleri bir araya getirerek, bir proje gibi ele alırlar. Diğer bir ifade ile ağacı değil ormanı görmeye çalışırlar. Etkili bir finansal planlamanın üç koşulu vardır. İlki, iyi tahmin yapmaktır. İyi tahminden anlaşılması gereken şey, sapması az olan tahmindir. Tahminlerin tam olarak gerçekleşmesi mümkün değildir. Bununla birlikte en iyi tahminlerin yapılmasına çalışılmalıdır. Tahmin yapılırken gerekli bilgiler değişik kaynaklardan toplanır. Bu nedenle de farklı kaynaklardan alınan tahminler farklı olacaktır. Bu gibi durumlarda tahminlerin, belirli makro ekonomik varsayımlara göre istenmesi uygun olmaktadır.

Örneklersek, ekonominin daralması, genişlemesi ve aynen devam etmesi gibi durumlar için tahmin yapılması gerekebilir. Etkili finansal planlamanın ikinci koşulu, en uygun finansal planın seçimidir. En uygun planın nasıl seçileceğini belirlemek güç bir iştir. Bu konudaki deneyimler, sezgiler önemli rol oynamaktadır. Etkili finansal planlamanın üçüncü koşulu, uygulanan planın izlenmesidir. Finansal planlar uygulamaya konulduğunda eskimeye başlarlar. Başka bir deyişle, satış hedeflerine ulaşılamayacağı anlaşıldığında plan eskimiş olur. Bu gibi durumlar için planların, değişikliğe olanak verecek esneklikte hazırlanması gerekmektedir.

Aşağıda proforma gelir, proforma bilanço ve nakit bütçesiyle ilgili bilgilere yer verilecektir. İşletmelerde uzun süreli finansman gereksiniminin belirlenmesinde proforma gelir tablosu ve proforma bilançolardan faydalanılırken, kısa süreli finansman ihtiyacının belirlenmesinde nakit bütçelerinden faydalanılır. Daha önce de belirtildiği gibi, planlama faaliyetleri satış tahminlerine dayalı olarak gerçekleştirilir. Proforma gelir ve proforma bilançonun hazırlanmasında en önemli konu gelecekteki faaliyet hacminin ne olacağıdır. Bu amaçla istatistiki tahmin yöntemlerinden ve benzeri hassas yöntemlerden yararlanılır. Satış tahminleri ne kadar doğru yapılırsa proforma tabloların doğrululuğu da o kadar artacaktır.

Bütçelerin Geliştirilmesi

Proforma tabloların hazırlanmasında en yaygın olarak kullanılan yöntem satışların yüzdesi yöntemidir. Oranlar ve regresyon yöntemi de proforma tabloların hazırlanmasında kullanılan diğer yöntemlerdir. Aşağıda, proforma gelir tablosu ve proforma bilançonun hazırlanmasında satışların yüzdesi yönteminin nasıl kullanıldığı anlatılacaktır.

Proforma Gelir Tablosunun Düzenlenmesi

Satışların yüzdesi yöntemiyle gelir tablosunun hazırlanmasında temel varsayım, geçmişteki satışlarla gelir tablosu kalemleri arasındaki ilişkinin gelecekte de benzer şekilde devam edeceğidir. Eğer gelecekte önemli değişimler beklenmiyorsa yöntemin başarılı olma şansı artmaktadır. Ayrıca yöntemin başarı şansını arttırmak için bir yıla ait satışlarla gelir tablosu kalemleri arasındaki ilişki yerine, birkaç yıl ele alınarak ortalama değerden hareket edilebilir.

Yöntemin uygulanmasında ilk iş, geçmiş yıla ait gelir tablosundaki her bir kalemin satışlara oranının bulunmasıdır. Daha sonra, gelecek dönemin tahmin edilen satışlarıyla gelir tablosu kalemleri arasında da aynı oranın olacağı varsayımına dayalı olarak, gelecek dönemin tüm gelir tablosu kalemlerine ilişkin değerler bulunur. Örneğin geçmiş dönemde satışlar 50 milyar TL. , satılan malların maliyeti 30 milyar TL. ise geçen yılın satışlarının %60′ı (30/50 = %60) satılan mal maliyetini oluşturmaktadır. Gelecek yıl için tahmin edilen satışlar 70 milyar TL. ise, bunun da %60′ını geçen yıl olduğu gibi satılan malların maliyeti olacaktır. O halde proforma gelir tablosunda satılan malların maliyeti (70 milyar TL. x %60) 42 milyar TL. olmalıdır. Benzer biçimde diğer kalemlere ilişkin hesaplamalar yapılarak, proforma gelir tablosu oluşturulacak ve o yılın net kârı bulunacaktır. Elde edilen net kârın ne kadarının işletmede bırakılıp, ne kadarının ortaklara dağıtılacağı, yönetimin ve işletmenin hukuki yapısına bağlı olarak belirleneceği için, satışlara oranlamaya gerek kalmayacaktır.

Proforma Bilançonun Hazırlanması

Proforma bilançonun hazırlanmasının ilk aşamasında, satışlarla, satışlara doğrudan doğruya bağlı olarak değişen bilanço kalemleri belirlenir. Bilançonun pasif tarafında, kısa süreli borçlarla satışlar arasında, doğrudan bir ilişki varken, uzun süreli borçlarla aynı ilişkiyi görmek mümkün değildir. Yine satışlarla öz sermaye kalemleri arasında da doğrudan bir ilişki kurulamaz. Ancak, öz sermaye kalemleri içinde Dağıtılmamış Kârlar kalemi değişecektir. Dağıtılmamış karlar kalemi; proforma gelir tablosuna göre belirlenen net kârın dağıtılmayan bölümü kadar artacaktır.

Bilançonun aktif tarafında ise satışlarla doğru orantılı olarak değişen kalemler, kasa, alacaklar, stoklar yer alır. Satışlarla peşin ödenmiş giderler ve sabit varlıklar arasında doğrudan bir ilişki kurmak güçtür. Sabit varlıklarla satışlar arasında ancak üretim kapasitesini arttırmak gerektiğinde doğrudan bir ilişki kurulabilir. İşletme tam kapasitede çalışıyor ise satışların artması sabit varlıkları da arttıracaktır. Ancak atıl kapasite ile çalışan bir işletmenin satışlarındaki artış, sabit varlıklarında bir artışa neden olmayabilir. Bilançoda yer alan kalemlerden hangilerinin satışlarla doğrudan ilişkili olduğu belirlendikten sonra, sıra işletmenin geçmiş yıl bilançolarından bu ilişkilerin yüzdesel değerlerinin bulunmasına gelir. Bulunan bu yüzdelerin, gelecek yıl için tahmin edilen satışlarla çarpılmasıyla proforma bilançodaki değerleri hesaplanmış olur. Satışlarla doğrudan ilişkinin kurulamadığı kalemlerin değeri, geçmiş dönemdeki değeriyle proforma tabloya alınacaktır.

Örnek olarak, geçmiş yılın alacaklar kaleminin satışlara oranı %15 ise, gelecek yılın tahmini satışlarının %15′i de proforma alacak kalem değerini verecektir. Benzer hesaplamalar diğer ilgili kalemler için de yapılır. Daha sonra bilançonun varlıklarıyla(aktif tarafı) kaynakları (pasif tarafı) toplanır. Eğer işletmenin varlıklar toplamı, diğer bir ifadeyle fon kullanımı fazla ise fon açığı, kaynaklar toplamı fazla ise fon fazlalığının olacağı görülmüş olur. Fon açığı bu şekilde tespit edildikten sonra, finansal analizle işletmenin ortaya konulan finansal yapısı dikkate alınarak bu açığın giderilmesine çalışılır. Finansal analiz sonucunda, işletmenin borç yükü yüksek olarak görülmüş ise, borçlanma dışında kaynak sağlama yoluna gidilmelidir. Değil ise, kısa ya da uzun süreli borç durumu ve risk durumu dikkate alınarak fon açığı kapatılmaya çalışılır. Pasif taraf fazla veriyor ise, bu durumda da işletme bu fazlalığı nasıl kullanabileceğini düşünmelidir.

Proforma bilançonun hazırlanabilmesi için öncelikle proforma gelir tablosunun hazırlanması gerekir. Çünkü, yukarıda ifade edildiği üzere gelecek yıl için proforma net kârın belirlenmesi ve buna bağlı olarak da işletmede bırakılacak karın bulunması gerekmektedir. Satışların yüzdesi yöntemi genellikle bir yıl için proforma finansal tabloların hazırlanmasında ve ilave finansman ihtiyacının saptanmasında kullanımı kolay bir yöntemdir. Bununla birlikte, satışlarla ilişki kurulan kalemlerin oranı zaman içinde değişebileceği gibi, sakıncalarının olduğunu bilmek gerekir. Daha doğru sonuçları yakalayabilmek için regresyon yöntemi kullanılmalıdır. Regresyon yönteminde her bir bilanço ve gelir tablosu kalemiyle satışlar arasındaki ilişki 5 – 10 yıl gibi uzun dönemler itibariyle ortaya konulur. Dolayısıyla geleceğe ilişkin tahminler diğer yöntemlere göre daha sağlıklı bir biçimde yapılabilmektedir.

Nakit Bütçesi

Kısa dönemli nakit gereksiniminin belirlenmesinde işletmelerce kullanılan planlama aracı nakit bütçeleridir. Bütçeleme sürecine geçmeden önce plan ve bütçeleme kavramlarını tanımlamakta fayda vardır. Plân, bütçeye oranla daha genel kapsamlı, çok defa bir yıldan daha uzun bir döneme ilişkin ve sayısal açıdan sınırlı bir çalışmadır. Bütçelerin oluşturulması ise, kısa süreli, ayrıntılı ve sayısal bir çalışmayı gerektirir. Bütçe ile plan arasında böyle bir ayrım yapılsa da aralarında sıkı ilişki vardır. Çünkü bütçeler plan hedefleri içinde düzenlenirler.

Nakit bütçesi, bir işletmenin gelecekteki bir zaman döneminde nakit giriş ve çıkışlarının tahminidir. Tipik olarak nakit bütçeleri 6 aylık, 3 aylık ya da aylık olarak hazırlanır. Bununla birlikte bir çok işletme, para yönetiminde etkinliği arttırabilmek için, haftalık ya da günlük nakit bütçeleri hazırlamaktadırlar. İyi hazırlanmış bir nakit bütçesiyle, nakit giriş ve çıkışları arasında eşgüdüm sağlanarak işletmenin fon gereksinimi en az düzeye çekilebilmektedir. Nakit bütçesinin esas olarak iki bölümü bulunur; ilki nakit girişlerini, ikincisi nakit çıkışlarını gösterir. Nakit bütçesinin hangi zaman dilimi için hazırlanacağı belirlendikten sonra, bu döneme ilişkin satış tahminleri yapılarak işe başlanır. Sonra satış tahminleri ve işletmenin satış politikaları dikkate alınarak, o döneme ilişkin nakit girişleri hesaplanır. Bir çok işletmenin esas faaliyetlerinden nakit girişleri olabileceği gibi, diğer faaliyetlerinden de nakit girişleri olabilir.

Nakit bütçesi hazırlanırken tüm nakit girişlerinin dikkate alınması gerekir. Dolayısıyla bu nakit girişlerinin de hangi aylara ilişkin ise o ayın nakit girişleri olarak gösterilmesi gerekir. İkinci adımda; ilgili zaman dilimi için nakit çıkışlarının belirlenmesine çalışılır. Bilindiği gibi işletmelerin nakit çıkışını gerektiren başlıca gider kalemleri, hammadde alışları, ücretler, satış ve reklam giderleri, genel yönetim giderleri gibi giderleridir. Bunların yanı sıra borçları, faiz ve anapara taksitleri, tahvillerin itfası, vergi ödemeleri, yatırım harcamaları ve dividant ödemeleri gibi ödemelerin de unutulmaması gerekir.

Tüm nakit girişleri belirlendikten sonra, işletmenin dönem başı nakit mevcudu dikkate alınarak ilgili ayın toplam nakit mevcudu bulunur. Bulunan bu nakit mevcudundan o aya ait tüm nakit çıkışları düşüldüğünde, pozitif ya da negatif bir değer elde edilecektir. Değer pozitif ise nakit fazlalığının, değer negatif ise nakit eksikliğinin olacağını gösterir. Nakit bütçesiyle; hazırlandığı dönem süresince nakit girişleri ve nakit çıkışları arasındaki fark ortaya konularak hangi dönemde nakit açığının, hangi dönemde nakit fazlalığının olacağı görülmüş olur. Finans yöneticisinin görevi, nakit bütçesi aracılığıyla önceden görebildiği fon açıklarını gidermek ya da fon fazlalıklarını değerlendirmeye yönelik hazırlıkları önceden yapmaktır. Nakit bütçesinin başlıca yararları şu şekilde sıralanabilir:

– İşletmenin borçlanmasını bir plan dahilinde yürütmesini sağlar,
– Borçların ödeme zamanlarının planlanmasını olanaklı kılar,
– Dividant ödemelerinin ne zaman ve ne miktarda yapılacağının belirlenmesini sağlar,
– Nakdin etkili bir biçimde kullanılmasını sağlar.

Nakit bütçesi ödemelerin nakit iskontosu elde edecek şekilde planlanmasını olanaklı kılar. Ayrıca fon fazlalıklarının ne kadar süreyle kullanılmayacağını gösterdiği için, bu fonların işletmeye gelir getirecek geçici yatımlarda kullanılmasını olanaklı kılar. Eğer nakit açığı söz konusu ise, bu açığın kısa süreli borçlanmalarla giderilmesine ve/veya satış ve alış politikalarında değişikliklere gidilmesini sağlar. Nakit bütçelerindeki bir çok kalemin beklendiği gibi gerçekleşmesi zordur. Bu nedenle işletmelerin özellikle riskin yüksek olduğu koşullarda, yeterli düzeyde nakit tutmaları gerekmektedir. Bunun için her an paraya dönüşebilecek menkul kıymetlere yatırım yapılarak, likidite ve kârlılık dengelenmeye çalışılmalıdır. Proforma bilanço ve proforma gelir tablosuyla bir dönemin sonu itibariyle fon açığı ya da fazlalığı ortaya konulabilirken, nakit bütçesiyle dönem içinde fon hareketleri görülebilmektedir. Kısa süreli nakit planlamasında nakit bütçeleri çok faydalı bir araçtır. Ancak belirsizliğin büyük boyutlarda olduğu durumlarda nakit bütçeleri çeşitli varsayımlara göre hazırlanmalıdır. İşletmelerde bilgisayar kullanımı arttıkça, çeşitli varsayımlara dayalı olarak nakit bütçeleri hazırlamak zor olmamaktadır.

Finansal Kontrol

Finansal planlama, işletmenin başarısında büyük öneme sahiptir. Ancak bir işletmenin kontrol sistemi yoksa, planlamanın fazla anlamı olmayacaktır. Finansal kontrol sistemi;
a) planlanmış politikaların uygulanmasını güvence altına alacaktır,
b) eğer piyasa koşullarında bir değişiklik varsa, bu değişikliklere göre hızla düzeltmelere olanak sağlayacaktır.

Finansal kontrolde fiili durumla, diğer bir ifadeyle gerçekleşenle tahminin karşılaştırılması yapılır. Eğer gerçek sonuçlarla tahminler arasında önemli farklılıklar varsa, bunun nedenleri ve nasıl düzeltilebileceği araştırılmalıdır. Sapmaların nedenleri içsel ve kontrol edilebilir özellikte olabileceği gibi, dışsal ve kontrol edilemez özellikte olabilir. Kontrol edilebilir ise, gerekli tedbirlerin alınmasıyla planlamadan istenen fayda sağlanabilecektir.