Temel Bilgi Sistemleri

Temel bilgi sistemlerini açıklayabilmek

İşletme yönetimlerinin yukarıda sıraladığımız düzeylerde ortaya çıkabilecek bilgi gereksinimlerini karşılayacak çeşitli bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bilgi teknolojilerinin gelişimine bağlı olarak gelişme gösteren ve “Temel Bilgi Sistemleri” olarak adlandırılan işletme bilgi sistemlerini 6 grupta toplamak mümkündür.

Temel bilgi sistemleri:
– Veri İşleme Sistemleri,
– Ofis Otomasyon Sistemleri,
– Bilgi Çalışanları Sistemleri,
– Karar Destek Sistemleri,
– Yönetim Bilgi Sistemleri,
– Üst Yönetim Bilgi Sistemleri’dir.

Şimdi bu 6 grupta toplanan sistemleri teker teker ele alarak inceleyelim.

Veri İşleme Sistemleri

Örgütün işlem (faaliyet) düzeyindeki faaliyetlerine hizmet veren veri işleme sistemleri, işletmenin temel sistemlerinden biridir. Veri işleme sistemleri, işletmenin yürütmesi gereken günlük ve rutin işlemleri kaydeden, işleyen, güncelleştiren bilgisayarlı sistemlerdir. Genellikle çalışanlar tarafından verilerin girilmesi ve güncellenmesi amacıyla kullanılan sistemdir.

Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyon sistemleri, bir ofiste çalışanların verinin verimliliğini artırmak amacıyla tasarlanmış olan kelime işlemci, elektronik mektup (mail), elektronik takvim, randevu, program ve planlama sistemi gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir.

İşletmede iletişimin sağlanmasını, veri ve bilginin paylaşılmasını sağlayarak faaliyetlere etkinlik, verimlilik ve hız sağlayan bir sistemdir. İşletmede telefon, faks, elektronik mektup, intranet uygulamaları ve video konferans uygulamaları, ofis otomasyon sisteminin sayabileceğimiz birkaç unsurunu oluşturmaktadır. Ayrıca, kelime işlem sistemleri, tablolama ve hesaplama sistemleri, masaüstü yayıncılık ve doküman görüntüleme sistemleri de ofis otomasyon sisteminin diğer unsurlarıdır.

Bilgi Çalışanları Sistemleri

Bilgi çalışanları sistemleri, örgütte yeni bilginin yaratılması ve örgütün yeni bilgiyle bütünleşmesinde bilgi çalışanlarına destek sağlayan bir sistemdir.
Bilgi çalışanları sistemleri, örgütün bilgi düzeyindeki gereksinimlerini karşılar.

Genellikle bilgi çalışanları üniversite ve lisansüstü derecesi almış; muhasebeci, mühendis, doktor, hukukçu, bilim adamı, ekonomist vb. mesleklere sahip kişilerden oluşmaktadır. Onların temel görevi; yeni, özel ve genel bilgiler üretmektir. Bilgi çalışanları genellikle, bu amaçları gerçekleştirebilmek amacıyla, ofis otomasyon sistemlerinden yararlanmaktadır.

Karar Destek Sistemleri

Karar destek sistemleri, örgütün yönetim düzeyine hizmet sunar. Karar destek sistemleri; ileri düzeyde kolaylıkla tanımlanamayan, çabuk değişen, yapısal ve yarı yapısal nitelikteki ve tek kararların alınmasında yöneticilere destek verir. Karar destek sistemleri, işletme yöneticilerinin bu kararlar alınmasında onlara yardımcı olmak amacıyla, çeşitli model ve araçları, veri tabanı aracılığıyla yöneticilerin kullanımına sunar. Bu bilgi sistemlerinden, orta ve üst düzey yöneticiler tarafından karmaşık, stratejik ve nadiren karşılaşılan durumlar için kararların verilmesinde yararlanılır.

Yönetim Bilgi Sistemleri

Yönetim bilgi sistemleri, örgütün güncel performansı ve tarihsel kayıtlarına eş zamanlı (on-line) ulaşarak bazı örnekleri ve raporları yöneticilere sağlayarak ve örgütün yönetim (orta düzey yönetim) düzeyine destek sağlar.

Yönetim bilgi sistemi; özellikle, planlama, denetleme ve düzeltici faaliyetlerde bulunabilmek amacıyla geliştirilmiş ve üretim, pazarlama, muhasebe, finans ve insan kaynakları gibi işletme işlevlerine ilişkin bilgileri çeşitli araçlar aracılığıyla yöneticilere sunan bir sistemdir.

Yönetim bilgi sistemleri, kavramsal olarak “Yönetim, Bilgi, Sistem” kavramlarından oluşmakta olup, yönetim ve bilginin birlikte irdelenmesi, bunların bir sistem içinde bütünleştirilmesi düşüncesine dayanmaktadır. İşletme yönetimi için gerekli olan zamanlı, ilgili, anlamlı iç ve dış bilgilerin sağlanması; ancak, böyle bir düşünceden kaynaklanan bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve kullanılmasıyla olur.

Üst Yönetim Bilgi Sistemleri

Tepe (üst düzey) yöneticiler karar almak amacıyla “Üst Yönetim Bilgi Sistemleri” olarak adlandırılan bilgi sistemlerini kullanırlar. Üst yönetim bilgi sistemleri, örgütün stratejik düzeyine hizmet sunar. Bu sistem, başta genel müdür ve yönetim kurulu üyeleri olmak üzere, işletmenin vizyonunu, misyonunu, değerlerini ve stratejilerini belirleyen kişiler için oluşturulmaktadır. Bu kadar önemli konularda yapılacak bir hata işletmenin geleceğini risk altına almış olur. Bu nedenle üst yönetim bilgi sistemi, iç ve dış çevre koşulları konusunda tam ve doğru olarak zamanında bilgilendirilmelidir. Üst yönetim bilgi sistemi, tamamıyla stratejik, karmaşık ve önceden programlanamayan kararların alınmasında kullanılan bilgi sistemleridir. Özetle yönetim bilgi sistemleri, diğer bilgi sitemlerine göre nadiren karşılaşılan ve üst düzey yöneticiler tarafından stratejik kararlarda kullanılan bilgi sistemleridir. Aşağıdaki Şekil 2. 3, İşletme bilgi sistemleriyle yönetim düzeyleri arasındaki ilişkiyi göstermektedir.