Dosyalamaya Konu Olan Belgeler

Belge sözcüğü yerine genellikle “evrak” denildiğini duymuşsunuzdur. Evrak, Osmanlıca kökenli bir sözcüktür ve sözlük anlamı ile “varak (kâğıt)”ın çoğuludur. Resmi dairelerde yapılan işler sırasında hazırlanan; yazılan ve basılan her türlü kâğıdı ifade etmek için kullanılır. Ancak kitabınızda dosyalama konusunu anlatılırken daha genel bir anlam ifade etmesi ve özel işletmeleri de kapsaması amacıyla “belge” sözcüğünün kullanılması tercih edilmiştir. Çünkü kuruluşlarda sadece kâğıtlar değil, biraz sonra göreceğiniz gibi yazılı ve basılı kâğıtlar dışında görsel, işitsel ya da hem görsel hem de işitsel malzemeler de dosyalanmaktadır.

Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır. Dosyalamaya konu olan belgeleri, hazırlanma yerleri, bilgi sunuş şekilleri, nitelikleri ve kullanım sıklıkları gibi çeşitli kriterler bakımından sınıflandırmak mümkündür. Şimdi bunları kısaca inceleyelim.

Hazırlanma Yerleri Bakımından Belgeler

Dosyalamaya konu olan belgeler, hazırlanma yerleri bakımından dışarıdan gelen belgeler, bir kopyaları alınarak dışarıya gönderilen belgeler ve kuruluş içi belgeler olarak sınıflandırılabilir.

– Dışarıdan gelen belgeler: Kuruluşa, yan kuruluşlardan, bağlı bulunan kuruluşlardan, kendi şubelerinden, resmi dairelerden, özel ya da tüzel kişilerden çeşitli belgeler gelmektedir. Kuruluşların büroları arasında sürekli bir belge akışı vardır. Dışarıdan gelen belgelerin yanı sıra, kuruluşlar da, biraz önce sıraladığımız kişilere, kurumlara ya da kuruluşlara pek çok belge gönderirler ve genellikle gönderdikleri belgelerin birer kopyalarını çeşitli nedenlerle dosyalarlar. Bu belgeler yazılı, basılı, manyetik ya da dijital ortamlara kayıtlı olabilir.

– Kuruluş içi belgeler: Dosyalanan belgelerden kuruluş içi belgeler, kuruluşun tüm bölümlerinin faaliyetleri sonucunda hazırlanırlar. Örneğin, üretim bölümünün üretim planlaması ve kontrolü, stok kontrolü ve yönetimi, satın alma ve kalite kontrolü gibi eylemlerine ilişkin düzenledikleri belgeler; pazarlama bölümünün yaptıkları pazar araştırmalarına, satış planlamasına, reklâm, fiyatlama, satış analizi ve faturalama gibi eylemlerine ilişkin düzenledikleri belgeler; personel bölümünün ücret ödemeleri, görevlendirmeler, eğitim programları ve ilgili kayıtları, işe alma, işçi ve işveren ilişkileri gibi kuruluş personeliyle ilişkilerini düzenlemek ve sürdürmek üzere hazırladıkları belgeler; muhasebe bölümünün tüm muhasebe kayıtları ve raporlarıyla varsa, kuruluşun diğer bölümleri tarafından hazırlanan değişik kayıt ve belgeler bu gruba girer.

Bilgi Sunuş Şekilleri Bakımından Belgeler

Dosyalamaya konu olan belgeler, bilgi sunuş şekilleri bakımından yazılı belgeler, basılı belgeler, manyetik ve dijital ortamlara kayıtlı belgeler olarak üçe ayrılabilir.

– Yazılı belgeler: Yazılı belgeler, İş mektupları, resmi yazılar, resmi olmayan yazılar, raporlar, form yazılar, faks mesajları vb. gibi belgelerdir. Bunlar, kuruluşa dışarıdan gelmiş ya da kuruluş tarafından bir kopyası alınarak dışarıya gönderilmiş ya da kuruluş içinde yazılı haberleşmeyi sağlamak üzere hazırlanmış belgeler olabilirler. Yazılı belgelerden özel mektuplar ve yöneticilerin gerek görmedikleri belgeler dosyalanmazlar.

– Basılı belgeler: Bunlar, fotoğraflar, resimler, resmi gazeteler, kitaplar, dergiler, kataloglar, dergi ya da gazetelerden kesilmiş makaleler, reklam broşürleri vb. lerinin yanı sıra çeşitli grafikler, çizimler, plan ve projeler vb. leridir. Bunlar da kuruluşa dışarıdan gelmiş ya da kuruluş içinde yaratılmış olabilirler. Bu belgeler yöneticilerin verecekleri karar doğrultusunda dosyalanırlar.

– Manyetik ve dijital ortamlara kayıtlı belgeler: Bunlar, radioteyp, videoteyp ve bilgisayar aracılığıyla kaydedilmiş belgelerdir. Bu tür belgeler dışarıdan gelen telefonların, konferans ve çeşitli toplantıların, özel günlerin, özel projelerin ve programların; bilgisayar ağlarından, viewdata sayfalarından, teletekst’ten, Internet’ten vb. lerinden alınan yazı, resim, grafik, ses, görüntü vb.lerinin disk, disket, film, mikrofilm, ses bandı, videobant, disket, CD, DVD, VCD vb. leri üzerine kaydedilmesiyle oluşur. Bu tür belgeler de yine dışarıdan gelebilir ya da kuruluş tarafından hazırlanmış olabilir. Bunlar yönetimin vereceği karar doğrultusunda dosyalanırlar ancak manyetik ortamlara kayıtlı belgelerin arşivlenmeleri özel donanım gerektirir.

Nitelikleri Bakımından Belgeler

Dosyalamaya konu olan belgeler nitelikleri bakımından resmi, ticari, gizli ve kıymetli belgeler olarak sınıflandırılabilir.

– Resmi belgeler: Resmi kurum ve kuruluşlara gönderilen ya da buralardan gelen belgelerdir. Örneğin, vergi beyannameleri, sigorta bildirgeleri, kuruluş tarafından verilen dava dilekçeleri vb. hükümet emirleri ve sirküleri, genelgeler, yönetmelikler, resmi kurumlarla ve kuruluşlarla yazışmalar da resmi belgeler grubuna girmektedir. Bu tür belgelerin genellikle tümü dosyalanırlar.

– Ticari Belgeler: Kuruluşun iş ilişkileri ve yasalar gereği hazırladığı belgeler ve yine bu amaçla dışarıdaki kişi ve kuruluşlara gönderdiği ya da onlardan aldığı belgelerdir. Örneğin, muhasebe defterleri, faturalar, ticari sözleşmeler, iş raporları, faaliyet raporları, kuruluş içi raporlar, verilen ya da alınan sipariş formları, fiyat listeleri, satın alma istekleri vb. leri ticari belge grubuna girer. Bu belgelerin bir kısmı yasal zorunluluk, bir kısmı da yöneticilerin tercihleri doğrultusunda belli bir süre dosyalanırlar.

– Gizli Belgeler: Bu tür belgeler, resmi ya da ticari nitelik taşıyabilecekleri gibi kişisel de olabilirler. Fakat farklı yanları, belgenin üzerinde “gizli” ya da “çok gizli” işaretlerinin bulunmasıdır. İçerdikleri bilgilerin gizli olması nedeniyle, bu tür belgelerin herkesin rahatlıkla ulaşamayacağı şekilde saklanmaları gerekir. Ayrıca yok edilmeleri durumunda da aynı titizlik gösterilmelidir.

– Kıymetli Belgeler: Bunlar, bono, çek, poliçe, hisse senedi, tahvil, pul ya da para gibi nakit ve nakde çevrilebilir değerlerdir. Ayrıca teminat mektupları, kuruluşların önemli ticari işlemleri nedeniyle yazdıkları ve aldıkları bazı mektuplar (bazı telgraf ve hesap özetleri de dahil), para ihbarnameleri, tapu belgeleri vb. belgelerin ve bunlara ekli yazıların tümü kıymetli belge sayılırlar. Kıymetli belgelerin de gizli belgeler gibi teslim alınmaları, ilgili bölümlere gönderilmeleri ve dosyalanmaları dikkat ve titizlik gerektirir; gizli belgelerle birlikte güvenli dolaplar ya da çelik kasalar içinde korunurlar.

Kullanım Sıklıkları Bakımından Belgeler

Belgeler kullanım sıklıklarına göre, aktif ve pasif belgeler olarak ikiye ayrılırlar.

– Aktif belgeler: Bunlar, sık sık kontrol edilmesi ya da çeşitli işlemler nedeniyle devamlı kullanılması gereken ve el altında, yakın bir yerlerde bulundurulması tercih edilen belgelerdir. Örneğin, stok kartları, müşteri bilgi formları, faaliyet raporları, aylık satış raporları gibi belgeler aktif belgeler arasında yer alırlar.

– Pasif belgeler: Bunlar, ileride kullanılması düşünülen, ihtiyaten ya da yasalar gereği saklanması gereken ya da yakın geçmişte sıkça yararlanılmış olmasına rağmen uzun bir süre kullanılmayacağı tahmin edilen belgelerdir. Örneğin, başka bir kuruluşla yapılan uzun süreli bir ticari sözleşme, kuruluşun açılış törenlerine ait videokasetler, personelle yapılan sözleşmeler, tapular, uzun süreli kira sözleşmeleri, geçmiş yıllarda açılan dava sonuçlarına ilişkin hukuki belgeler, geçmiş yıllara ait vergi ve çeşitli ödeme kayıtları vb. leri pasif belgeler grubunda yer alır. Bu belgelere çok sık başvurulmayacağı için güvenli fakat el altında olmayan bir yere konmaları uygun olacaktır.