Form Türleri

Formlar, farklı açılardan sınıflamalara tabii tutulabilirler. Bu bölümde formlar kağıt üzerine hazırlanan ve genellikle elle doldurulan formlar ile elektronik ortamda hazırlanan ve bilgisayar ekranında doldurulan formlar şeklinde iki ana başlık altında incelenecektir.

Kağıt Üzerinde Hazırlanan Formlar

Kağıt üzerine hazırlanan formları çeşitli şekillerde sınıflandırmak mümkündür. Bu sınıflandırma, formların kopya sayılarına, tasarımlarına ve üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre yapılabilir.

Kopya Sayılarına Göre Formlar

Formlar, tek yapraklı, çok yapraklı ya da sürekli form şeklinde olabilirler:
– Tek yapraklı formlar: Bunlar genellikle manüel sistemlerde kullanılırlar. Örneğin, satış makbuzları, çeşitli biletler, talep fişleri, diploma, davetiye, etiket vb. düz formların basit olmaları nedeniyle, tasarlanmaları ve hazırlanmaları diğer formlara göre daha kolaydır. Bu tür formlar bilgisayarda hazırlanarak çoğaltma araçlarıyla kopyalanabilecekleri gibi, standart olan bazıları bir kırtasiyeciden alınabilirler ya da matbaalara bastırılabilirler.

– Set halinde formlar (Çok kopyalı formlar): Bu formlar, sayfaları arasına önceden bir kullanımlık karbon kağıtları ilave edilerek basılmış birden fazla kopyalı formlardır. Karbon kağıdı, aynı anda bir ya da birden çok kopya elde etmek amacıyla, elle ya da makineyle yazılmış bir yazıyı basınç ve darbe yoluyla başka bir kağıda aktarmaya yarayan, bir yüzü genellikle renkli pigment katmanıyla kaplı bir kağıt türüdür. Bu tür formlar, baskı maliyeti yüksek olmasına rağmen, daktilograf ya da bilgisayar operatörünün tek tek kopyaların hepsini elle ya da makineyle doldurmasına gerek kalmadığı ve set halindeki formların hepsi bir kerede hazırladığı için, zamandan tasarruf sağlar.

– Karbonlu formlar: Bunlarda formun arka yüzünün tamamına ya da bazı bölümlerine kimyasal yöntemler kullanılarak waks karbon benekleri uygulanır. Karbonlu formlar, karbon kağıt kullanmaksızın bir kopyadan diğerine geçiş sağlar. Bu tür formlar bazen NCR (karbon gerektirmeyen formlar) olarak da adlandırılır. Bazı formlarda her kopyanın sadece belirli alanları karbonlu bölüme sahiptir. Formların bu şekilde tasarlanmasının nedeni, sadece gerekli olan bilgiyi kopyalara geçirmek ve baskı maliyetinden tasarruf sağlamaktır. Karbonlu (kendinden kopyalı) formlarla daktilo üzerinde 8’e kadar; tükenmez kalemle 4’e kadar; bilgisayar sisteminde vurmalı bir yazıcıyla en çok 5’e kadar kopya almak mümkündür. Bu tür formlar, karbonların kaldırılması ya da ilave edilmesi için harcanan zamandan tasarruf sağladığı gibi, giysilerin ve ellerin kirlenmesini ve kopyaların islenmesini önler. Sonunda karbon kağıtlarının yakılması ya da yırtılması gibi işlemlere de gerek kalmaz. Bununla beraber karbonlu formlar, karşılaştırılması mümkün olan diğer karbonlama yöntemlerine göre % 20-30 oranında daha pahalıdır.

– Sürekli formlar: Bunlar, önceden düzenlenmiş şekilde katlanmış, birbirine bağlanmış ve her formun kolayca ayrılması için formlar arası noktalarla delinmiş, bir seri formdan oluşur. Sürekli formun her iki kenarında sabit aralıklı delikli şerit bulunur. Bu delikler formun yazıcının üzerinde hareket etmesini sağlayan bir mekanizmaya takılarak sürekliliğini sağlar. Sürekli formlar tek sayfalı, araları karbonlu ya da kendinden özel kopyalı olarak set halinde birden fazla sayfayı içeren yapıda olabilirler. Telefon, elektrik, su faturaları ve özel muhasebe formları gibi formlar, sürekli formlara örnek gösterilebilir.

Sürekli formlar, her form için makineye kağıt dizilmesi ve toplama, ekleme, kaldırma, yaprakları ayırma gibi işlemlerde insan emeğini gerektirmemesi nedeniyle çok kullanışlıdır. Hatta bu tür formların yan şeritlerinin kesilmesi, birbirinden ayrılması, katlanması ve gerekirse zarflanması için otomatik makinelerin kullanılması durumunda sağlanan emek ve zaman tasarrufu daha da artacaktır.

Tasarımlarına Göre Formlar

Tasarımlarına göre formlar çizgi form, kutu form, yazışma formu ve karma form şeklinde olabilirler:

– Çizgi formlar: Bu tür formlarda veriler önceden dizilmiş olan satırlar arasına yazılır. (Bkz. Şekil 10.1) Bu satırlar bazen yatay, bazen de dikey olarak tasarlanabilir. Eğer veri elle yazılacaksa, form üzerine yatay satırlar tercih edilir. Forma uzun rakamsal veri ya da el yazısıyla çok uzun veri kaydetmek gerektiğinde dikey sütunlar şeklinde tasarlanır.

Formun el yazısıyla doldurulması isteniyorsa, her yatay satır arasında, bir inçlik (1 inç = 2,540 cm.) yer için 8 karakterlik ve her dikey sütunda bir inç için 3 ya da 4 karakterlik yer bırakılmış olmalıdır. Eğer istenen bilginin yazılması için yeteri kadar yer ayrılmamışsa, satırlar birbirine karışır, yazının okunması ve anlaşılması zorlaşır. Ayrıca yatay çizgilerin kullanıldığı formlarda gözün soldan sağa doğru satırı rahat izlemesini sağlamak amacıyla, her üç satırda bir koyu renk çizgi çizilmelidir. Çizgi formda formun daktiloyla doldurulması isteniyorsa, 10 puntoluk yatay satır arasına her inç için 12 karakterlik matbaa harfi; 12 puntoluk satır için de her inç’e 10 karakter sığacak şekilde düzenlenmelidir. Bazı makinelerin ve bazı karakterlerin boyutları farklı olduğu için, özel ayarlama yapılması gerekir.

– Kutu formlar: Bu tür formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır. (Bkz. Şekil 10.2) Bu yöntem, formu doldurma zamanından tasarruf sağladığı, daha az yer kapladığı ve okunmayı kolaylaştırdığı için çok kullanışlıdır ve mümkün olan her yerde kullanılması önerilir. Kutular içine, her madde için bir başvuru numarası konur. Böylece veriye ulaşılması ve bir başka yere aktarılması kolaylaşır. Verinin, kağıdın boyuna doldurulması gerektiği durumlarda, dikey sütunlar yerine genellikle açık kutu stili uygulanır.

Kutu formların bir başka uygulamasında da, kutular içlerine sadece tek bir karakter girecek şekilde tasarlanır. Bu tür formlara verinin genellikle mürekkepli kalemle, büyük harflerle girilmesi istenir. Bunun nedeni düz yazıda küçük harflerin okunaklı yazılmamasıdır. Şekil 10.3’de bir örneği görülen bu tür formlar, düzenli, doğru ve okunaklı bir el yazısıyla, yazılan veriyi elde etmek amacıyla yaygın olarak kullanılmaktadır.

– Yazışma formları bazı bölümleri daha sonra doldurulmak üzere boş bırakılan formlardır. Bu tür formları kullanmanın amacı, aynı tipteki bilginin tekrar tekrar yazılmasını önlemektir (Bkz. Şekil 10.4).

– Karma formlar: Bu tür formlarda, formun bir kısmı yazışma formu, bir kısmı çizgi ya da kutu form şeklinde dizayn edilir. Ya da form yatay-dikey sütunlardan oluşabilir. Bir başka karma form örneğinde ise, satırlar ve kutular bir arada kullanılabilir. (Bkz. Şekil 10.5)

Üzerlerindeki Veriyi İşleme Yöntemlerine Göre Formlar

Bilgisayar teknolojisindeki ilerlemelerle özel formlar üzerine kaydedilmiş verinin okunması sağlanmaktadır. Tabii ki bu durumda formlar, bilgisayar sisteminin gerektirdiği şekilde dizayn edilir. Üzerlerindeki veri işleme yöntemlerine göre formlar optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakter tanıma ve optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar şeklinde gruplandırılabilir.

– Optik işaret tanıma (Optical Marc Recognition- OMR): Bu yöntem, el yazısı ya da daktilo karakterlerini okuma yöntemidir. Bu yöntemde bir bilgisayar formunun gerekli yerleri kullanıcı tarafından genellikle kurşun kalemle işaretlenir. Daha sonra bu form tarayıcıyla taranarak bilgisayar ortamına aktarılır ve bilgisayar tarafından değerlendirilir. OMR’lerin en yaygın kullanım alanları, ÖSS, AÖF ve diğer sınavlarda kullanıldığı gibi standardize edilmiş testler, anketler ve kontrol listeleridir.

– Manyetik mürekkep karakterleri tanıma (Magnetic Ink Charactar Recognition- MICR): Bu yöntem, tanıyacağı karakterler için özel mürekkep gerektirir. Özel MICR tarayıcısı, bu özel mürekkeple basılmış MICR karakter verilerini okur ve sıralı işleme için onları manyetik teyp ya da disk üzerinde depolar, bastırır ya da başka bir bilgisayara iletir. Genellikle bankacılık alanında yaygın olarak kullanılan bu yöntemde, MICR karakterleri banka müşterisinin hesap numarasını, banka tanımlamalarını ve hesabındaki para miktarını gösterir. Ayrıca çek işlemleri için de bu yöntem kullanılır. Tipik bir çekin alt kısmında özel mürekkeple basılmış, bankayı, çek hesabını ve çek numarasını belirleyen karakterler bulunur. MICR tarayıcı, bilgisayar için dijital forma çevirmek üzere keş edilmiş ve bankaya gönderilmiş olan çeklerin karakterlerini çevirir.

– Optik karakter tanıma (Optical Character Recognition- OCR): Bu sistem, formlar üzerinde bulunan sayısal ya da alfabetik veriyi okuyan ve manyetik ortama aktaran bir tarama (scanning) sistemidir. Bu sistemler daha çok kredi kartlarında ve diğer banka kartlarında kullanılmaktadır.

 

Bu bölümdeki form türlerinden en kullanışlısı hangisidir?

Bilgisayar Ekranında Doldurulan Formlar ve Elektronik Formlar

Dünyanın her yerinde hızlı enformasyon ve bilgi çağının etkilerini yaşamaktayız. Turizmden bankacılığa, giyimden sigortaya, süpermarket alışverişlerine kadar pek çok işlem artık bilgisayar ortamında yapılıyor. Örneğin, bilgisayarınızın başında tatilinizi yapabilmek için en uygun yeri seçerek rezervasyon yaptırabilirsiniz. Bilgisayar ya da televizyon ekranından çevrenizdeki en yakın mağazaların bir listesini görebilir, istediğiniz ürünü yazarak, sipariş verebilirsiniz. Bilgisayar ortamında bankacılık işlemlerinizi yapabilir, sigorta poliçenizi doldurabilirsiniz. İş başvurularınızı bilgisayar ortamında yapabilirsiniz… Bütün bu işlemleri yapabilmeniz için bazı formlar doldurmanız gerekmektedir. Doğal olarak bu formlar, bilgisayar ortamında oluşturulan, bilgisayar ortamında dağıtılan, işlenen ve depolanan formlar olacaktır.

Bilgisayar ortamında doldurulan formlar ve elektronik formlar Word programıyla hazırlanabileceği gibi, HTML ile de hazırlanabilir. Word ortamında hazırlanan elektronik bir forma makrolar eklenebilir. Makrolar formdaki veriyi yeni bir belgeye kaydetmek, o yeni belgeyi açıp içinden veri seçmek ve veriyi bir Excel çalışma sayfasına yapıştırmak gibi karmaşık veri yönetme işlemlerini gerçekleştirebilirler.

HTML, açılımı HyperText Markup Language olan, kullanıcılarına browserlar tarafından görüntülenebilen web sayfaları tasarlama imkanını sunan bir programlama dilidir. Ya da metin biçimlendirme dili dense daha doğru olur. Ancak formlar bu tanımın istisnasıdır. Formlar, HTML kullanarak web sayfanızı ziyaret edenlerle temas kurmanızı sağlarlar. Formlar yoluyla ziyaretçilerinizin herhangi bir konuda görüşlerini alabilirsiniz veya hazırlayacağınız bir formla ziyaretçilerinizden kişisel bilgilerini isteyebilirsiniz.

Web sayfalarında kullanılan formlar, web sayfalarını daha interaktif hale getirirler. Bu bakımdan Şekil 10.6’da bir örneğini görebileceğiniz formlar, web sayfalarının yalnızca yazı ve resimlerden ibaret olmadığını gösteren, aynı zamanda sayfaya bilgi akışını da sağlayan öğelerdir. Bu tür formlarda kullanıcının çeşitli eylemlerden birini yaparak girdi sağlamasına izin veren HTML komutlarından oluşan bir tasarım yapılır. Kullanıcılar bir grup radyo butonundan birinin üzerine tıklayabilirler, bir ya da birden fazla işaret kutusunu işaretleyebilirler, daha önceden tanımlanmış bir listeden bir öğeyi seçmek için mönüyü açabilirler ya da bir metin alanına gereken veriyi girebilirler. Tablo 10.1’de ve Tablo 10.2’de de görebileceğiniz gibi kullanım alanları birbirinden tamamen farklı olan bu form öğelerinin yaptıkları işlemler de farklılık içerir. Tüm veriyi girdikten sonra kullanıcılar formu tamamladıklarını onayladıkları buton (submission button) üzerine tıklayarak, bu veriyi web sayfasını sunan server’e gönderirler. Bu noktada server’da formda gönderilen veriyle ilgili işlemleri yapabilmek için CGI (Common Gateway Interface) olarak adlandırılan bir programın bulunması gerekir.

Bir elektronik form tasarlanırken öncelikle forma hangi alan türlerinin ve diğer otomatikleştirilmiş özelliklerin eklenebileceği kararlaştırılmalıdır. Daha sonra tablo kullanılarak, çerçeveler eklenerek ya da basit bir şekilde metin girilerek, alanlar eklenerek bunları biçimlendirme araçlarıyla düzenlemek mümkündür. Form alanları, kullanıcı bir alanı her tıkladığında veri girme seçenekleri, yönergeler ve diğer bilgileri göstermek için tanımlanabilir. Tanımlanabilecek form alanlarından bazılarına örnek olarak onay kutusu, metin alanı, açılır form alanı ve password alanı örnek gösterilebilir.

Onay kutusu alanları bir elektronik formdaki evet/hayır ya da doğru/yanlış kararlarını göstermek için kullanılır. Onay kutuları istenen boyutta tasarlanabilir. Ayrıca kullanıcılar formu gördüklerinde kutunun işaretlenmiş ya da işaretlenmemiş olduğunu belirlemeleri sağlanabilir. Onay kutusu ayarlarında kullanıcıların herhangi bir değişiklik yapmaları engellenebilir.

Kaynak: http://www.geocities.com/crazygroup_2000/formlar.htm (Erişim Tarihi: 12.03.2005)

Bir metin form alanı, kullanıcının formda metni girdiği yerdir. Bu alan kullanıldığında girdinin olabileceği en büyük uzunluk ya da yazı, sayı, tarih veya saat mi olması gerektiği gibi parametreler önceden belirlenmelidir.

Elektronik forma, açılır bir form alanı eklenebilir. Bunun amacı kullanıcılara önceden tanımlanmış bir seçenekler listesi sunmaktır. Başlangıçta listedeki ilk öğe, alan tıklandığında da diğerleri görünür. Kullanıcılar, bir seçenek belirlemek için listeyi aşağıya sürükleyip seçeneği görmek için farenin düğmesini serbest bırakabilirler. Seçenekler önceden belirlenmiş olduğu için açılır listeler pek çok yazım hatasını engeller ve kullanıcının kararsızlık yaşamadan seçeneklerden birini işaretlemesine olanak tanır. Böylece daha standart veri elde edilmiş olur.

Bir siteye izinsiz girişleri engellemek amacıyla şifre giriş (password) alanı eklenebilir. Şifre, kullanıcının yazması gereken örneğin, “asteriks” gibi özel bir karakter ya da bir rakam grubu olabilir. Genellikle gizlenmiş password alanları kullanılır. Gizlenmiş password alanında istenen parola yazıldığında, kutu içinde sadece xxxx şeklinde görünür. Böylece güvenlik sağlanır.

Kaynak: http://www.bilgisayardershanesi.com/htmlders12.htm (Erişim Tarihi: 12.03.2005)

Alanlar, bir formdaki bilgiyi geri dönüştürmeye ya da başka otomatikleştirilmiş veri girme işlemlerini gerçekleştirmeye yardım edebilir. Örneğin, bir faturadaki posta adresi alanı bir müşteri adresi içerdiğinde, gönder alanı, posta alanı adresinin yer işaretinden veri ekleyen bir formül içerebilir. Bu yolla gönder alanı, posta adresi alanıyla aynı veriyi içerecektir. Bu durum, gönderilecek adres, posta adresinden farklı olduğunda kullanıcıların gönderme adresini düzenlemelerine izin verir. Ayrıca formdaki iki ya da daha fazla alandan hesaplanmış bir sonuç üretmek için bir alan da eklenebilir. Örneğin, bir ödeme tarihi geçmiş alanı, ödemenin ne kadar geciktiğini hesaplamak için = ((Tarih-SonÖdm)-30) formülünü içerebilir.