Örgütsel Zamanın Etkili Kullanılması

Büro personelinin zaman kayıplarını önlemek için öncelikle “hareket etüdü/metot etüdü” yapılması gerekir. Metot etüdü, işlerin en az emekle en kısa zamanda yapılmasını sağlamak amacıyla gereksiz hareketlerin önlenmesine yönelik bir çalışmadır. Bu çalışmanın nasıl yapıldığı 9. ünitede açıklanacağı için burada ele alınmayacaktır. Metot etüdünün gereksiz hareketlerin ortadan kaldırılmasında kullanılması gibi, iş ölçümü de, faydalı bir işin yapılmadığı, etkili olmayan zamanın araştırılmasında, azaltılmasında ve sonuç olarak ortadan kaldırılmasında kullanılır.

İş ölçümü, nitelikli bir personelin belli bir işi, belli bir çalışma hızıyla (performansla) yapması için gereken zamanı saptamak amacıyla geliştirilmiş teknikleri içerir. İş ölçümünün amacı; işle ilgili her türlü zaman kayıplarının ortadan kaldırılması ve zaman standartlarının belirlenmesidir. Bunun sonucunda iş ölçümü, alternatif yöntemlerin etkenliğinin karşılaştırılmasını, ekip üyelerinin iş yüklerinin dengelenmesini ve bir kişinin çalıştırabileceği veya izleyebileceği makine sayısının belirlenmesini sağlar. Ayrıca belirlenen zaman standartları sayesinde üretim planlamasına ve programlamasına temel oluşturacak bilgilerin elde edilmesine yardımcı olur. Makine kullanımıyla ve işgücü performansıyla ilgili standartların saptanmasına; ücret maliyetlerinin kontrol edilmesine; standart maliyetlerin kararlılığının sağlanmasına; tekliflerin, satış fiyatlarının ve teslimat taahhütlerinin belirlenmesine temel oluşturacak bilgiyi sağlar. Kısaca iş ölçümünün, özellikle zaman faktörünün önemli olduğu sektörlerde işin tasarlanması, planlanması, örgütlenmesi ve kontrol edilmesi için gerekli temel bilgiyi sağladığı söylenebilir.

Zaman kullanım kontrolünün etkin olabilmesi için, zaman kontrolünün yapılacağı işin miktarının belirlenmesi büyük önem taşır. Bunun için iş ölçümü, hem işin tamamlanması hem de verimli olarak yapılmasıyla ilgilidir, söz konusu iş yapılırken harcanan enerji üzerinde durulmaz.

İş ölçümünde izlenen temel aşamalar şunlardır:
1) Ölçülecek işin seçilmesi,
2) İşle ilgili tüm verilerin kaydedilmesi,
3) Kaydedilen verinin analiz edilmesi; verimli olmayan faktörlerin verimli olanlardan ayrılması,
4) Her faktördeki iş miktarının zaman cinsinden ölçülmesi,
5) İşlem için gerekli standart zamanın hesaplanması ve
6) Zaman düzenlemesi yapılan etkinlik sıralamalarının ve çalışma yöntemlerinin tanımlanması; etkinlikler ve belirlenen yöntemler için standart zamanın belirlenmesi.

Bir büroda yapılan işlerin sadece üçte ikisi ile dörtte üçü arasında değişen kısmı ölçülebilir. Tekrarlanmayan ve zihinsel faaliyetlerle ilgili işlerin ölçümünde güçlüklerle karşılaşılır. Ölçülebilir işlerde de iş ölçümünün başarısı, seçilecek ölçü birimine bağlıdır. Çünkü iş ölçümünde kullanılacak ölçü birimi çok önemlidir. Büro işinin türüne bağlı olarak değişik ölçme birimleri kullanılabilir. Kullanılan ölçü birimi kolayca tanımlanabilmeli, sayılabilmeli ve anlaşılmalıdır. Aynı iş türünde aynı ölçü birimi kullanılmalıdır.

Bir büronun çıktısı, bir gün içinde yanıtlanan mektup, görüşme yapılan kişi, daktiloda yazılan sayfa, dosyalanan belge sayısı vb.leriyle hesaplanabilir. Örneğin daktilo etme işi yazılan sayfa sayısıyla; satın alma emirleri, doldurulan form sayısıyla ölçülebilir. Kullanılabilecek diğer ölçüler ise, işlev başına harcanan süre (örneğin, bir bankada bir akreditif açma ya da bir sigorta şirketinde sigorta başvurularını gözden geçirdikten sonra bölümde bir dosyayı inceleme ve işleme koyma işlevleri için), yazılan çek ve hazırlanan fatura sayısı, giden postanın TL. cinsinden tutarı, gelen postanın ağırlığı, fotokopi işinde kağıt topu vb.leridir. Bazı durumlarda kullanılacak ölçü biriminin seçilmesi güç olurken bazı durumlarda birden fazla seçenek bulunabilir. Örneğin, daktilo etme işinde kullanılabilecek ölçü birimleri, sayfa sayısı, standart uzunluktaki satır sayısı, paragraf sayısı, daktilo edilen sayfanın büyüklüğü, yazıların kaydedildiği disketlerdir. Bunlardan hangisinin seçileceği, ölçülecek işin özelliklerine göre değişir. Bürolarda iş ölçümünde bazen değişken ölçü birimlerinin de kullanıldığına rastlanmaktadır.

Zaman standardı, nitelikli bir personelin belli bir işi, belirli bir çalışma temposuyla yapması için gereken süre olarak tanımlanabilir. Ayrıca bu tür sistemler belli temel etkinliklerin yapılması için gereken zamanı sabit kabul ederler. Standartlar genellikle yönetim tarafından belirlenen kontrole kolaylık getiren temel ve basit ölçülerdir.

Bir iş için standart zaman, bileşenlerin tekrarlanma sıklıklarının dikkate alınıp, ek olarak dinlenme için gerekli süre tanındıktan sonra, işin tüm bileşenlerinin yerine getirilebilmesi için gerekli olan standart zamanların toplamıdır. Zaman standartlarının saptanması ve uygulanması sonucunda sağlanabilecek yararları şu şekilde özetlemek mümkündür:

– Personelin zaman kullanımının kontrolü yapılabilir. Çünkü kontrolün yapılabilmesi için, sonuçların ne olması gerektiği ya da bir faaliyetten neler beklendiğini saptamak gerekmektedir.

– Her iş grubu için ne kadar zaman gerektiği bilindiği için, iş hacminin ve bu iş hacmi için gerekli personel sayısının belirlenmesi kolaylaşır. İş yüklerinin eşit bir şekilde dağıtılmasında, her personele eşit iş sağlanmasında ve büro faaliyetlerinin planlanmasında önemli rol oynar.

– Çeşitli işlerin başlama ve bitme tarihlerine ilişkin planlama yapılabileceği için, büro, daha iyi hizmet verir.

– Zaman standartları, personelin ulaşmaları beklenen hedeflerdir. Bu hedeflere göre personelin performansı saptanabilir. Personelin zaman kullanımının ölçümünde, onun her zaman bir işle meşgul olması değil, işini saptanan standart zamanda bitirmesi üzerinde durulur. Başarısız personel için gerekli önlemler zamanında alınabilir.

– Personel işlerini önceden saptanmış zaman sınırları içinde bitirirse, başka işleri yapma zamanı kalır. Böylece personelden en etken biçimde yararlanılmış olur ve bu da işçilik maliyetlerinin düşürülmesine katkı sağlar.

– Zaman standartları, personelin ne kadar sürede, ne miktar iş yapması gerektiğini ve kendisinden ne beklendiğini gösterir. Bu da personelin işini daha çekici hale getirir, bir hedefinin olmasını sağlar ve işin hiç bitmeyecekmiş gibi görünmesini engeller. Bunları hissetmesi, personeli genellikle daha mutlu kılar, moralini yükseltir.

– Zaman standartları personele eşit davranılmasını sağlar. Bazı kişilerin kayrılmasını önler. Terfilerine karar verilirken daha adil davranılır. Zaman standartlarına ulaşamayan personel için gereken eğitimin türü ve süresi daha kolay belirlenir.

– Zaman standartlarıyla, şeflerin ne denli etkin gözetim ve denetim yaptıkları ortaya çıkarılır. Çünkü personelin zaman standartlarına uymalarını denetleyenler, yöneticiler, şeflerdir.

Büro zaman standartları insan, araç-gereç ve parasal kaynakların nasıl kullanılacağını gösterir. Bu nedenle zaman standartlarını oluşturmadan önce birçok temel etkeni iyi gözlemlemek gerekir. Şu hususlar üzerinde dikkatle durulmalıdır:

– Büro personelinin katkısı sağlanmalıdır. Çünkü zaman standartları personeli doğrudan ilgilendirir. Bu nedenle personel, kendileri için belirlenen ve uygulamaları istenen standartlara ilişkin her şeyi bilmek ister. Ancak bu yolla onların desteği sağlanabilir.

– Zaman standartlarının saptanacak işin başlangıcından sonuna kadar özenli bir şekilde tanımlanması gerekir. Bir işin bitişi, bir başka işin başlangıcı olduğu için, mümkünse bu devamlılık arasında zaman boşluğu olmamasına dikkat edilmelidir.

– Zaman standartları açıkça tanımlanmalı ve personele duyurulmalıdır.

– Zaman standartları ulaşılamayacak kadar yüksek ya da çok kolay ulaşılabilir şekilde düşük tutulmamalıdır. Eğer personelin çabalarından yeterince yararlanmak isteniyorsa, zaman standartları personel arasında bir yarışma havası yaratacak derecede de iddialı olmalıdır. Ancak tabii ki bu iddialılık elde edilebilecek düzeyde tutulmalıdır.

– Belli konularla ilgili en iyi sonucu verecek nitelikteki standartların belirlenmesini sağlayacak yöntemin seçilmesi gerekir.

İş ölçümünde kullanılan belli başlı teknikler soyut değerlendirme, geçmiş performans kayıtlarını inceleme, zaman etüdü, iş örneklemesi, önceden belirlenmiş zaman standartları ve standart zaman verileridir. Her yöntem çeşitli kriterlere göre değerlendiğinde değişiklik göstermektedir. Bu nedenle standardı belirlenecek her bir iş için söz konusu yöntemlerin hangi açılardan uygun olacağının saptanması gerekir.

– Soyut değerlendirme: Standartlar, yalnızca yöneticilerin deneyimlerine ve tahminlerine dayalı olarak belirlenir. Ancak yöneticilerin bu yolla belirlenen standartları kullanmaları önerilmez. Çünkü standartlar yönetici tarafından doğru olarak belirlense bile, bunun çalışanlara açıklanması güçtür; çoğunlukla bu durumda tartışmalar ve sorunlar çıkmaktadır.

– Geçmiş performans kayıtlarını inceleme: Bu standartlar, daha önce yapılmış olan işlerin kaydedilmesi sonucunda oluşturulan standartlardır. Normal bir personelin, normal bir performansla yaptığı tüm işler ayrıntıları da içerecek şekilde, yeterli bir süre içinde kaydedilir. Kaydedilen işlem sayısı toplam çalışma saatine bölünerek geçmişe ait performans standardı elde edilir. Bu yaklaşımla saptanan standartlar yöneticiler için değerlidir. Ancak bu şekilde oluşturulan standartta, yapılması gereken değil, fiilen yapılan işlemlerin kaydedilmesi sağlanmalıdır.

– Zaman etüdü: Zaman etüdü, belli bir miktardaki işi, o iş için tanımlanan bir çalışma hızında (performansla) tamamlama için gerekli/yeterli zamanı belirleme sürecidir. Zaman etüdü bir görevin tamamı ya da bir parçası için yapılabilir. Zaman da, 1 veya 100 parça başına düşen dakika olarak, ya da saat başına parça sayısı olarak ifade edilir. Zaman etüdü yapılırken kullanılan bazı yardımcı araçlar vardır. Bunların başında kronometre gelir. Ayrıca zaman etüdü tablası, zaman etüdü formları, takometre vb. araçlar da kullanılır.

Kronometreyle ölçüm esasına dayalı olan zaman etüdü, kısa fakat tekrarlı işler için uygundur. Bu yöntemde iş bütün olarak değil, gözlemlenebilecek ve zamanı ölçülebilecek parçalara ve küçük hareketlere ayrılarak ölçülür. Personel işini yaptığı sırada gözlenir ve belirlenen her hareketin ne kadar süre içinde yapıldığı kronometreyle ölçülür. Kronometre çalışmasının güvenilir sonuçlar verebilmesi için uygun koşulların oluşturulması gerekir.

Zaman etüdü çalışmaları aynı zamanda, çalışma hızının belirlenip, çalışma hızı ile standart çalışma temposu arasında bağlantı kurulabilmesi için performans değerlendirme gibi tekniklerin yoğun biçimde kullanılmasını gerektirir. Standart çalışma temposunda çalışıp uygun dinlenme zamanları da kullanıldığında, bir personel iş günü boyunca standart performans düzeyine ulaşmış olacaktır.

– İş örneklemesi: Bu yöntemde zaman standartları; faaliyet ve gecikme sürelerinin, toplam süreç zamanına oranlanmasıyla bulunur. İş örneklemesi, maliyeti yüksek ve pratik olmayan sürekli gözlem yönteminden farklı olarak, “olasılık” kavramına dayanır. Olasılık, “bir olayın oluşma olasılığının derecesi” olarak tanımlanabilir. Örneğin, bir büroda ölçülecek işi yapan personelin günler, haftalar boyunca gözlenmesi oldukça güç ve pahalıdır. Bu yöntem yerine, üzerinde standart saptama çalışması yapılan faaliyeti gerçekleştiren personel, günün değişik saatlerinde (tesadüfi olarak seçilen) kısa sürelerle gözlenir. Gözlem sonuçları kaydedilir. Böylece seçilen örnekle, her bir faaliyet türünün toplam gerekli zamanı ve ona bağlı olarak zaman standardı belirlenebilir. Bu yöntemin başarısı, yeterli sayıda gözlem yapmaya ve düzenli kayıt tutmaya bağlıdır.

– Önceden saptanmış zaman standartları: Bu, temel beden hareketleri için hesaplanmış sürelerden (bunlar hareketlerin doğal özelliğine ve yapıldığı andaki koşullara göre sınıflandırılmıştır) yararlanarak belli bir performans düzeyinde yapılan bir işin süresinin saptanmasında kullanılan bir tekniktir. Önceden saptanmış zaman standartları, hareketin niteliğine ve koşullarına göre değişir. Bu yöntem özellikle çok tekrarlanan işlerde kullanılmaktadır. Doğrudan gözlemlerle yapılan ölçümleri ve derecelendirmeyi ortadan kaldırdığı için standart sürelerin saptanmasında daha tutarlı sonuçları verir.

Önceden saptanmış zaman standartlarının kullanılmasıyla sürenin saptanması, verilen işlemin incelenerek, işlemi oluşturan temel hareketlerin belirlenmesi ve verilen koşullar altında yapılan bu tip hareketin standart sürelerini gösteren çizelgelerin kullanımıyla olmaktadır. Örneğin, bir yazıcıdan çıktı almak için kağıdın konulması amacıyla yapılan bir işteki temel hareketler personelin kağıda uzanması (kağıdın çekmeceden alınma durumunda, eğilmeden kaynaklanan bir bedeni hareket söz konusu olabilir), kağıdı kavraması, kağıdı yazıcıya doğru hareket ettirmesi, kağıdın yazıcının tablasına koyulması ve kağıdın bırakılması olarak ifade edilebilir. Kağıdın kişiye uzaklığı, standart sürenin belirlenmesi için önemlidir. Belirlenen bu temel hareketler için özel olarak ve her bir temel hareket temelinde hazırlanmış çizelgeler kullanılarak işin standart süresi belirlenebilir.

– Standart zaman verisi: Bürolarda yapılan işlerin çoğunda ortak hareketler ve elemanlar olmaktadır. Özellikle birbirine benzer işler için aynı elemanların ayrı ayrı gözlenmesi ve ölçülmesi, hem zaman kaybına neden olacak, hem de elde edilen sonuçların güvenirliği olumsuz etkilenecektir. Bu nedenle yapılan işlerde sık sık oluşan hareketler için standart veri bankaları oluşturulmakta ve gerek duyulduğunda benzer işler için oluşturulan bu standart veriler kullanılarak işlere yönelik standart süreler belirlenmektedir.

Bu yöntemde zaman ile uzaklık, büyüklük, ağırlık vb. gibi bazı anlamlı değişkenler arasındaki ilişkiler belirlenir. Kronometre çalışmasıyla elde edilen zaman verilerinin matematiksel analizleri yapılır. Bu analizlerden yararlanılarak örneğin, zaman ile uzaklık arasındaki ilişki belirlenir. Bulunan değerler bir tablo, denklem ya da grafiklerle ifade edilir.

Bildiğiniz gibi kontrol işlevi için öncelikle standartlar saptanır, daha sonra bu standartlara ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir ve eğer ulaşılamadıysa düzeltici önlemler alınır. Zaman kontrolü için standartların nasıl belirlendiği yukarıda anlatıldı. Bundan sonraki aşamada yapılması gerekenler, şu şekilde özetlenebilir.

– Zaman standartlarının gerekliliği ve sağlanacak yararlar personele anlatılmalıdır. Personelin saptanan standartları benimsemeleri sağlanmalıdır.

– Personel saptanan zaman standartlarına ulaşma konusunda motive edilmelidir. Yapılan değerlendirmeler sonucu zaman standartlarına uyan, yüksek performans göstererek başarılı olan personel ödüllendirilmelidir.

– Personelin zaman standartlarına ulaşıp ulaşmadıkları sık sık gözden geçirilmeli, sorunlar çözülmeli ve engeller geciktirilmeden ortadan kaldırılmalıdır.

– Standartlar değişmez kurallar değildir. Değişen koşullara ve gereksinimlere göre güncelleştirilmeleri gerekir.