Büro Binasının Yerinin Seçilmesi

Konumuz kapsamındaki bürolar, üretim, finans ve hizmet işletmelerine ait bürolardır. Finans ve hizmet işletmelerinin tamamına yakını büro olarak düşünülürse, bu tür işletmelerin üretim bölümleri (fabrikaları) ile bürolarının ayrı yerlerde olması söz konusu olmaz. Ancak şube büroları kurabilirler. Üretim işletmelerinde ise, durum farklıdır. Günümüz teknolojik koşulları fabrika ile idari merkez arasındaki iletişim sorununa çözüm bulduğu için artık idari merkezler daha çok büyük şehir merkezlerinde kurulmakta veya buralara taşınmaktadır. Her iki durum için de büro binasının ve yerinin seçilmesi konusu önem kazanmaktadır.

Büro binası inşa edilebilir, satın alınabilir ya da kiralanabilir. 20. yüzyılda Batı dünyasında büro binalarından oluşan kuleler ve gökdelenler inşa edilmiştir. Ülkemizde de son yıllarda büyük metropollerde ya tamamı bir holdinge ait olan ya da farklı şirketlerin satın aldıkları veya kiraladıkları büroların bulunduğu gökdelenlerin yükseldiğine tanık olmaktayız. Ancak Batı dünyasında artık yüzlerce ya da binlerce kişinin çalıştığı büro binalarından uzaklaşmaya doğru bir eğilim vardır. Yerleşim konusundaki eğilimler, daha küçük çekirdek örgütlere, ağ (network) halinde çalışmaya, zamanının büyük kısmını daha çok büro dışında geçiren insanların istihdam edilmesine doğru bir gelişme göstermektedir. Bu nedenle ileri ekonomilerdeki mimari eğilimler daha küçük, daha spesifik olarak tasarlanan yeni büro binaları yönündedir.

Eski endüstriyel kriter, yatırım amacıyla spekülatif büro binaları inşa etmekti. Doğal olarak günümüzde de reel sektörde faaliyet gösteren şirketler, kendi ticari gereksinmeleri doğrultusunda hâlâ bütün bölümlerin ve çalışanların bir arada bulunabilecekleri büyük büro binalarına gerek duymaktadır. Ancak çoğu uzman tarafından bunun bir hata olduğu ileri sürülür. Çünkü dış kaynak kullanımı (outsourcing), küçülme (downsizing), çekirdek yeteneklere odaklanma vb. yeni yönetimsel fikirler daha küçük olma yönünde bir eğilim yaratmaktadır. Bütün eğilimler ve şirketlerin gereksinimleri dikkate alınarak etkenliği ve etkililiği sağlayacak bir büro binasının inşa edilmesi istenen bir durumdur. Ancak bu, özellikle de şehir merkezlerinde, her zaman mümkün olamamaktadır. Böyle olunca genellikle büro olarak kullanılacak bir yerin satın alınması ya da kiralanması yoluna gidilmektedir.

Binanın satın alınması büyük sermaye yatırımı gerektirir ve devamlı işletme giderlerine neden olur. Buna karşılık sürekli aynı yerde kalma olanağı, bina içinde istenen değişiklikleri yapabilme ve başkasına kiralama serbestîsi elde edilir. Binanın kiralanması durumunda daha az sermaye yatırımı gerekir. Ancak, kiranın sürekli yükselme riski bulunması; kira sözleşmesinin süresinin kısa olması; mülk sahibinin binanın kullanımıyla, düzeltme ve değişiklik yapılmasıyla ilgili hakları kısıtlayan koşullar ileri sürmesi önemli sakıncalar yaratabilir.

Satın alınacak ya da kiralanacak bina seçiminde önemli konulardan biri de, binanın eski ya da yeni olması arasında bir tercih yapılmasıdır. Yeni binalar daha nitelikli ve yeni gereksinimleri karşılayacak şekilde tasarlanmış ve inşa edilmiş oldukları için çoğu zaman tercih edilmektedir. Bunun bir diğer nedeni de, eski binaların satın alma ya da kiralama maliyetlerinin düşük olmasına karşılık, restorasyon, ısıtma, aydınlatma, sigorta vb. olası değişken maliyetleri yaratma olasılığıdır.

Bir diğer seçenek de, önceden başka amaçlarla kullanılan (Örneğin, ev, otel, restoran, depo, garaj vb.) binaların yeniden düzenlenerek büro haline getirilmesi ve yeni kullanıma sunulmasıdır. Son yıllarda yaratılan nostalji rüzgârlarının da etkisiyle Batı ülkelerinde, zaman zaman da ülkemizde, eski ve özellikle tarihi değeri olan binaların restore edilerek büro şekline sokulması yönünde bir eğilim dikkat çekmektedir. Bu tercihin kişisel nedenleri olabileceği gibi, toplumsal ve kültürel değerlere sahip çıkıldığı imajı yaratma isteği de olabilir. Hangi amaçla yola çıkılmış olursa olsun bu tür özveri ve yaratıcılık isteyen uygulamalar toplum tarafından genellikle takdir görmektedir.

Çoğu alanda faaliyet gösteren büroların çalışmalarında ve başarılı olmalarında kuruluş yerinin önemi ve etkisi, geçmişe oranla giderek azalmaktadır. Uygun teknoloji ve yöntemler kullanılarak sanal piyasalar ve sanal örgütler yaratılabilmekte ve buralarda kesintisiz hizmetler verilebilmektedir. Ancak geleneksel olarak faaliyet gösteren ve fiziki yerleşimin öneminin sürdüğü bürolar için yerleşim yerinin seçilmesi hâlâ önemli bir konudur. Bunun en belirgin örneklerinden biri bankalardır.

Bilindiği gibi günümüzde bankacılık alanında şubesiz bankacılık, Internet bankacılığı (web tabanlı finansal hizmetlerin insansız ortamlarda gerçekleştirilmesi), otomatik para çekme (ATM) vb. hizmetlerin giderek yaygınlaşmasıyla birlikte geleneksel banka şubelerinin sayıları azalmış olmasına rağmen tamamen ortadan kalkmamışlardır. Önümüzdeki yıllarda bankalarla ilgili işlemlerin daha da fazlasının elektronik ve sanal ortamlarda yapılması halinde, fiziki bankalar yine de varlıklarını sürdürmeye devam edecektir. Çünkü diğer nedenlerin yanı sıra fiziksel bir banka sembolüne ihtiyaç olacaktır.

Büro binasının yerinin seçiminde üzerinde durulması gereken ilk faktörler, işletmenin yapısı ve büyüklüğü ile personel sayısı ve bu sayının azalma ya da çoğalma olasılığıdır. Yerleşim alanının şu andaki ve gelecekteki gereksinimlere uyarlanma uygunluğu araştırılmalıdır. Düşünülen yerin diğer işletmelere, kamu kurum ve kuruşlarına, bankalara, sivil toplum kuruluşlarına, müşterilere uzaklığı araştırılmalıdır. Binanın, ulaşım araçlarına, postaneye, restoranlara, pazara ve danışmanlara uzaklığı ve bu uzaklığın sağlayacağı yararların ve yaratacağı sakıncaların neler olabileceği üzerinde durulmalıdır.

Şehir dışı yerleşim satın alma ya da kiralama durumunda, bina maliyetlerinin daha düşük olması; hava kirliliği, gürültü, trafik vb. olumsuz çevre koşullarının bulunmaması; depo, araç parkı vb. için ya da ilerde gelişme ihtiyacını karşılayacak daha çok alan olması gibi yararlar sağlar. Bunun yanı sıra şehir dışı yerleşimin bazı sakıncalar yaratan yönleri de bulunmaktadır. Örneğin, şehir merkezinde bulunan iş topluluğundan ve müşterilerden uzak olunması, bazen geçici itibar kaybına yol açabilmekte; personelin ulaşımını güçleştirebilmekte; mağaza, restoran vb.lerinin yokluğu personelde olumsuz duygular yaratabilmekte; bilgisayar terminallerini yerleştirmek için şehir merkezinde bir büroya daha gereksinim duyulabilmektedir. Çünkü ülkemizde özellikle şehir merkezinden uzaklaşıldıkça nitelikli elektrik enerjisi sağlanmasında sorunlar doğmaktadır.